6 Contoh Nota Dinas dan Cara Penulisannya yang Baik dan Benar!

Apakah Anda sering kali bingung saat harus membuat nota dinas? Jangan khawatir. Di dalam artikel ini, Anda akan menemukan panduan praktis tentang cara membuat nota dinas yang baik dan benar. Kami juga akan memberikan contoh-contoh nota dinas yang dapat Anda gunakan sebagai referensi.

Dalam dunia administrasi pemerintahan atau instansi resmi, nota dinas memiliki peran penting dalam menyampaikan informasi dan instruksi secara resmi. Namun, banyak yang masih belum familiar dengan cara penulisan yang benar. Mari kita eksplorasi mengenai nota dinas di sini!

Apa itu Nota Dinas?

Pertama, kita perlu mengetahui pengertian dari nota dinas terlebih dahulu. Nota dinas adalah sebuah bentuk komunikasi tertulis yang digunakan dalam lingkup pemerintahan atau instansi resmi untuk menyampaikan informasi, keputusan, atau instruksi kepada pihak terkait. 

Nota dinas berperan sebagai sarana komunikasi internal antara pejabat atau pegawai dalam suatu instansi atau departemen. Dokumen ini mencakup berbagai hal seperti keputusan rapat, pengumuman, pemberitahuan, atau instruksi yang perlu disampaikan secara resmi.

Ciri-ciri Nota DInas

Dalam praktiknya, nota dinas memiliki ciri-ciri yang membedakannya dengan surat biasa. Ciri-ciri tersebut meliputi:

• Nota dinas biasanya dikeluarkan oleh pejabat yang memiliki wewenang dan kekuasaan tertentu, seperti kepala instansi atau atasan langsung. 
• Dokumen nota dinas mencerminkan tingkat formalitas dan otoritas yang diwakili oleh pengirimnya. 
• Biasanya, nota dinas menggunakan format dan gaya penulisan yang resmi.
• Nota dinas juga dilengkapi dengan nomor dan tanggal yang menunjukkan keabsahan dan acuan dokumen tersebut.

Apa Saja Fungsi Nota Dinas?

Melalui penggunaan nota dinas yang tepat, komunikasi internal yang efektif dapat tercipta, informasi dapat disampaikan dengan jelas, dan koordinasi dalam menjalankan tugas dapat ditingkatkan. Simak di bawah ini penjelasan lengkap untuk fungsi dari nota dinas!

1. Sarana Komunikasi Resmi

Fungsi utama nota dinas adalah sebagai alat komunikasi resmi di lingkungan pemerintahan atau instansi resmi. Dokumen ini digunakan untuk menyampaikan informasi, keputusan, atau instruksi kepada pihak terkait dengan cara yang jelas, terperinci, dan mengikat. 

Penggunaan nota dinas membantu memastikan bahwa komunikasi yang disampaikan memiliki legitimasi resmi dan diakui oleh semua pihak yang terlibat.

2. Pengendalian dan Koordinasi 

Kedua, nota dinas juga berfungsi sebagai alat pengendalian dan koordinasi di dalam sebuah instansi. Dengan menggunakan nota dinas, pimpinan atau pejabat yang berwenang dapat memberikan instruksi atau keputusan yang akan dijalankan oleh unit atau individu terkait. 

Dengan begitu, dapat membantu menciptakan pengelolaan yang efisien dan terorganisir dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab masing-masing pihak.

3. Penyampaian Informasi Penting

Selanjutnya, nota dinas digunakan untuk menyampaikan informasi penting yang perlu diketahui oleh semua pihak yang terlibat. Informasi tersebut bisa berupa pengumuman resmi, kebijakan baru, peraturan internal, atau perubahan penting dalam operasional instansi. 

Fungsi nota dinas dalam menyampaikan informasi penting ini membantu menciptakan pemahaman dan kesadaran yang sama di antara seluruh anggota instansi.

4. Pembuktian dan Keabsahan

Terakhir, nota dinas memiliki fungsi sebagai bukti tertulis resmi dalam sebuah transaksi atau keputusan yang dilakukan oleh suatu instansi. 

Dokumen ini dapat menjadi referensi yang kuat dan legal dalam menghadapi permasalahan hukum atau sengketa yang terkait dengan keputusan atau instruksi yang dijelaskan dalam nota dinas tersebut. Fungsi ini memberikan perlindungan hukum dan kepastian kepada semua pihak yang terlibat dalam proses tersebut.

Format dan Bagian dalam Nota Dinas

Format dan bagian dalam nota dinas memiliki peran penting dalam menjaga kesesuaian, keseragaman, dan kejelasan komunikasi yang disampaikan. Dalam artikel ini, kita akan membahas secara lengkap mengenai format dan bagian-bagian yang terdapat dalam nota dinas.

1. Kepala Nota Dinas

Bagian pertama dalam format nota dinas adalah kepala nota dinas. Kepala nota dinas mencakup identitas instansi yang mengeluarkan nota dinas. 

Hal ini meliputi nama instansi, jabatan pengirim nota dinas, alamat instansi, nomor telepon, dan logo instansi. Kepala nota dinas berfungsi sebagai pengenal resmi instansi dan menciptakan identitas yang jelas bagi penerima.

2. Nomor dan Tanggal

Bagian selanjutnya adalah nomor dan tanggal nota dinas. Nomor nota dinas memberikan identifikasi unik dan acuan untuk pengarsipan serta rujukan di masa depan. 

Sementara itu, tanggal nota dinas menunjukkan tanggal pengeluaran nota dinas tersebut. Penggunaan nomor dan tanggal yang akurat memastikan keabsahan dan ketepatan waktu dalam komunikasi.

3. Perihal

Perihal adalah bagian dalam yang mencantumkan judul atau subjek dari komunikasi yang akan disampaikan. Perihal sebaiknya ditulis dengan jelas dan singkat, menggambarkan tujuan utama dari isi nota dinas. Hal ini membantu penerima untuk segera memahami pokok pesan yang hendak disampaikan dalam nota dinas.

4. Isi Nota Dinas

Isi nota dinas adalah bagian terpenting dalam format nota dinas. Bagian ini berisi konten utama yang meliputi informasi, keputusan, instruksi, atau pemberitahuan yang hendak disampaikan. 

Isi nota dinas harus ditulis dengan jelas, ringkas, dan padat. Gunakan bahasa yang formal, tegas, dan mudah dipahami agar pesan yang disampaikan dapat diterima dengan baik oleh penerima. Dalam isinya, nota dinas memiliki struktur sebagai berikut:

a. Pembuka

Bagian pembuka dalam nota dinas berisi salam pembuka yang sopan, seperti “Yth.” atau “Dengan Hormat”, diikuti dengan nama dan jabatan penerima. Bagian ini menciptakan kesan profesional dan mengarahkan pesan kepada penerima yang dituju.

b. Pembukaan

Pada bagian pembukaan, sampaikan tujuan dan maksud dari nota dinas secara ringkas. Jelaskan mengapa nota dinas tersebut dikeluarkan dan apa yang ingin dicapai melalui komunikasi tersebut.

c. Isi

Bagian isi adalah inti dari nota dinas. Jelaskan informasi, keputusan, instruksi, atau pemberitahuan dengan jelas dan terperinci. Gunakan bahasa yang tegas, singkat, dan mudah dipahami oleh penerima. Hindari penggunaan frasa yang ambigu atau membingungkan.

d. Penutup

Pada bagian penutup, sampaikan salam penutup yang sopan seperti “Hormat saya” atau “Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya”. Tandai penutup dengan nama dan jabatan pengirim nota dinas.

5. Tanda Tangan

Selanjutnya, nota dinas harus ditandatangani oleh pengirim nota dinas. Penandatanganan ini memberikan keabsahan dan tanggung jawab atas isi nota dinas. Cantumkan nama lengkap, jabatan, dan tanda tangan pengirim.

6. Lampiran

Terakhir, bagian lampiran adalah tempat untuk mencantumkan lampiran-lampiran yang relevan dengan isi nota dinas. Lampiran dapat berupa dokumen-dokumen pendukung, data statistik, atau informasi tambahan yang diperlukan oleh penerima untuk memahami secara menyeluruh konten yang disampaikan dalam nota dinas. 

Cantumkan lampiran jika diperlukan dan beri penomoran untuk memudahkan rujukan.

Dengan memahami format dan bagian-bagian dalam nota dinas, Anda dapat membuat nota dinas yang terstruktur dengan baik dan memastikan pesan yang disampaikan dapat diterima dengan jelas oleh penerima.

Cara Penulisan Nota Dinas

Dengan memahami pengertian dan fungsi nota dinas, penting bagi setiap pejabat atau pegawai dalam lingkungan pemerintahan atau instansi resmi untuk menguasai cara penulisannya dengan baik dan benar.

Sebelum membaca contoh-contoh nota dinas di bawah ini, mari kita perhatikan cara dan langkah-langkah dalam membuat nota dinas yang baik dan benar. 

1. Tentukan Tujuan dan Isi 

Identifikasi tujuan komunikasi yang akan disampaikan dalam nota dinas. Rencanakan isi nota dinas dengan jelas, ringkas, dan terstruktur.

2. Gunakan Format dan Gaya Penulisan yang Resmi

Pastikan nota dinas ditulis dengan format dan gaya penulisan yang resmi, sesuai dengan aturan dan standar yang berlaku.

3. Gunakan Bahasa yang Tepat

Selain itu, gunakanlah bahasa yang formal, jelas, dan sopan dalam penulisan nota dinas. Hindari penggunaan bahasa yang ambigu atau terlalu teknis, kecuali jika ditujukan kepada pihak yang memiliki latar belakang atau pengetahuan khusus.

4. Periksa dan Koreksi

Setelah menulis nota dinas, periksa kembali untuk memastikan tidak ada kesalahan tata bahasa, ejaan, atau ketidaksesuaian informasi.

6 Contoh Nota Dinas

Mulailah membaca dan memahami contoh-contoh nota dinas yang telah disediakan di bawah ini!

1. Contoh Nota Dinas Penetapan Jadwal Rapat 

Kepada:

Seluruh Karyawan

PT ABC

Jl. Jalan Raya No. 123

Kota ABC

Nomor: ND/2023/001

Tanggal: 5 Januari 2023

Perihal: Penetapan Jadwal Rapat

Dengan hormat,

Berdasarkan kebutuhan perusahaan dalam rangka mendiskusikan perkembangan proyek-proyek terbaru dan upaya peningkatan kinerja, kami dengan ini menetapkan jadwal rapat sebagai berikut:

Tanggal : 15 Januari 2023

Waktu : Pukul 09.00 – 11.00 WIB

Tempat : Ruang Rapat Utama

Agenda rapat akan membahas topik-topik strategis yang perlu direspon dan dilaksanakan segera. Mohon kepada seluruh karyawan untuk mempersiapkan diri dengan membawa laporan terkait proyek masing-masing serta menyampaikan usulan dan masukan yang dapat memperbaiki proses kerja dan hasil kerja.

Kehadiran semua karyawan diharapkan dalam rapat ini untuk mencapai pemahaman dan kesepahaman yang baik dalam mencapai tujuan perusahaan. Sehubungan dengan itu, diharapkan kepada setiap karyawan untuk mengkonfirmasi kehadiran melalui alat komunikasi internal yang disediakan sebelum tanggal rapat.

Demikian nota dinas ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Tanda tangan]

[Nama Pengirim]

Jabatan Pengirim

2. Contoh Nota Dinas Permintaan Pembelian Perlengkapan Kantor

Kepada:

Biro Administrasi

PT XYZ

Jl. Jalan Utama No. 123

Kota XYZ

Nomor: ND/2023/004

Tanggal: 15 April 2023

Perihal: Permintaan Pembelian Perlengkapan Kantor

Dengan hormat,

Berdasarkan kebutuhan kami dalam menjalankan aktivitas operasional sehari-hari, kami mengajukan permohonan pembelian perlengkapan kantor sebagai berikut:

1. Meja Kantor:
   • Jumlah: 5 buah
   • Spesifikasi: Meja dengan ukuran 120 cm x 60 cm, berbahan kayu dengan finishing melamin, dilengkapi dengan laci dan rak penyimpanan.
2. Kursi Kantor:
   • Jumlah: 10 buah
   • Spesifikasi: Kursi dengan bahan dasar kulit sintetis, sandaran punggung ergonomis, dan dapat disesuaikan tinggi kursinya.
3. Lemari Arsip:
   • Jumlah: 3 buah
   • Spesifikasi: Lemari arsip dengan pintu geser, berbahan baja, memiliki rak penyimpanan yang dapat diatur ketinggiannya.
4. Printer:
   • Jumlah: 1 unit
   • Spesifikasi: Printer multifungsi berwarna, dapat mencetak, menyalin, dan memindai dokumen dengan kecepatan tinggi dan kualitas cetak yang baik.
5. Alat Tulis Kantor:
   • Jumlah: Secukupnya
   • Spesifikasi: Kertas, pena, pensil, penghapus, stapler, dan lain-lain.

Mohon agar permintaan pembelian ini segera diproses. Mohon sertakan juga informasi mengenai harga, merek, dan tempat pembelian yang direkomendasikan.

Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Tanda Tangan]

[Nama Pengirim]

Jabatan Pengirim

3. Contoh Nota Dinas Pengumuman Pelatihan

Kepada:

Seluruh Karyawan

PT ABCD

Jl. Jalan Raya No. 789

Kota ABCD

Nomor: ND/2023/003

Tanggal: 20 Maret 2023

Perihal: Pengumuman Pelatihan

Dengan hormat,

Melalui nota dinas ini, kami ingin mengumumkan pelaksanaan pelatihan yang akan diadakan untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan karyawan dalam menghadapi tantangan bisnis yang terus berkembang.

Pelatihan ini akan diselenggarakan pada tanggal dan tempat sebagai berikut:

Tanggal : 5 April 2023

Waktu : Pukul 09.00 – 16.00 WIB

Tempat : Ruang Pelatihan ABCD

Adapun topik yang akan dibahas dalam pelatihan ini antara lain:

1. Strategi Pemasaran Digital
2. Komunikasi Efektif dalam Tim Kerja
3. Keterampilan Presentasi yang Memukau

Kami sangat mendorong partisipasi aktif dari seluruh karyawan dalam pelatihan ini untuk meningkatkan kemampuan dan pemahaman di bidang terkait. Peserta diharapkan dapat hadir tepat waktu dan membawa alat tulis untuk mencatat materi yang disampaikan.

Mohon konfirmasi kehadiran Anda melalui alat komunikasi internal yang telah disediakan sebelum tanggal pelatihan. Peserta yang hadir akan mendapatkan sertifikat pelatihan sebagai pengakuan atas partisipasi dan upaya pengembangan diri.

Demikian pengumuman pelatihan ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan partisipasi Anda.

Hormat kami,

[Tanda Tangan]

[Nama Pengirim]

Jabatan Pengirim

4. Contoh Nota Dinas Pemberitahuan Kenaikan Gaji

Kepada:

Seluruh Karyawan

PT XYZ

Jl. Jalan Utama No. 456

Kota XYZ

Nomor: ND/2023/002

Tanggal: 10 Februari 2023

Perihal: Pemberitahuan Kenaikan Gaji

Dengan hormat,

Melalui nota dinas ini, kami dengan senang hati ingin memberitahukan kepada seluruh karyawan bahwa perusahaan PT XYZ telah menyetujui kenaikan gaji untuk semua karyawan.

Kenaikan gaji ini dilakukan sebagai bentuk apresiasi atas dedikasi, kerja keras, dan kontribusi yang telah Anda berikan kepada perusahaan. Kenaikan gaji akan berlaku efektif mulai bulan depan.

Berikut adalah detail kenaikan gaji yang berlaku:

1. Karyawan dengan masa kerja di bawah 1 tahun: Kenaikan gaji sebesar 10% dari gaji saat ini.
2. Karyawan dengan masa kerja 1-3 tahun: Kenaikan gaji sebesar 15% dari gaji saat ini.
3. Karyawan dengan masa kerja di atas 3 tahun: Kenaikan gaji sebesar 20% dari gaji saat ini.

Proses penggajian akan disesuaikan dengan kenaikan gaji yang telah ditetapkan. Perubahan gaji akan terlihat dalam slip gaji bulan depan.

Kami berharap dengan adanya kenaikan gaji ini dapat memotivasi Anda untuk terus memberikan kontribusi yang maksimal dalam pekerjaan dan mengembangkan diri lebih baik lagi.

Demikian nota dinas ini kami sampaikan. Terima kasih atas kerjasama dan dedikasi yang telah Anda tunjukkan. Selamat atas kenaikan gaji Anda!

Hormat kami,

[Tanda Tangan]

[Nama Pengirim]

Jabatan Pengirim

5. Contoh Nota Dinas Undangan Peringatan Ulang Tahun Perusahaan

Kepada:

Seluruh Karyawan

PT ABCD

Jl. Jalan Raya No. 456

Kota ABCD

Nomor: ND/2023/005

Tanggal: 1 Mei 2023

Perihal: Undangan Acara Peringatan Hari Ulang Tahun Perusahaan

Dengan hormat,

Melalui nota dinas ini, kami mengundang seluruh karyawan PT ABCD untuk hadir dalam acara peringatan Hari Ulang Tahun Perusahaan yang akan diselenggarakan sebagai bentuk apresiasi atas dedikasi dan kontribusi yang telah diberikan selama ini.

Rincian acara sebagai berikut:

Tanggal : 10 Mei 2023

Waktu : Pukul 19.00 – Selesai

Tempat : Ballroom Hotel XYZ

Acara peringatan ini akan diisi dengan berbagai kegiatan menarik, seperti pidato penghargaan kepada karyawan berprestasi, hiburan musik, serta makan malam bersama. Kami juga akan mengadakan undian doorprize yang menarik.

Kami mengharapkan kehadiran seluruh karyawan dalam acara ini untuk mempererat tali persaudaraan dan semangat kebersamaan di antara kita. Mohon konfirmasi kehadiran Anda melalui alat komunikasi internal yang telah disediakan sebelum tanggal acara.

Demikian undangan ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan partisipasi Anda dalam merayakan Hari Ulang Tahun Perusahaan kami.

Hormat kami,

[Tanda Tangan]

[Nama Pengirim]

Jabatan Pengirim

6. Contoh Nota Dinas Permohonan Perpanjangan Pelaksanaan Proyek

Kepada:

Biro Konstruksi

PT XYZ

Jl. Jalan Utama No. 789

Kota XYZ

Nomor: ND/2023/006

Tanggal: 20 Juni 2023

Perihal: Permohonan Perpanjangan Waktu Pelaksanaan Proyek

Dengan hormat,

Melalui nota dinas ini, kami mengajukan permohonan perpanjangan waktu pelaksanaan proyek yang sedang berjalan dengan rincian sebagai berikut:

Nama Proyek : Proyek Pembangunan Gedung ABC

Nomor Kontrak : KON/2023/001

Tanggal Kontrak : 1 Februari 2023

Waktu Pelaksanaan: 1 April 2023 – 30 Juni 2023

Alasan permohonan perpanjangan waktu ini adalah adanya kendala dan tantangan yang tidak terduga selama pelaksanaan proyek. Beberapa faktor yang memengaruhi penyelesaian proyek adalah cuaca ekstrem, kelambatan dalam pengadaan material, dan kendala teknis di lapangan.

Kami telah melakukan evaluasi menyeluruh terkait kemajuan proyek dan menyimpulkan bahwa waktu yang telah ditentukan dalam kontrak tidak mencukupi untuk menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan standar kualitas yang diharapkan.

Oleh karena itu, kami mengajukan permohonan perpanjangan waktu pelaksanaan proyek selama 1 bulan, yaitu hingga 31 Juli 2023. Perpanjangan waktu ini diharapkan dapat memberikan fleksibilitas yang cukup untuk menyelesaikan proyek dengan baik tanpa mengorbankan kualitas pekerjaan.

Kami telah mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk mempercepat proses pelaksanaan proyek dan mengatasi kendala yang ada. Kami juga akan terus berkoordinasi dengan pihak terkait untuk memastikan proyek berjalan sesuai rencana dan dapat segera diselesaikan.

Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Tanda Tangan]

[Nama Pengirim]

Jabatan Pengirim

Poin Penting dalam Nota Dinas

Setelah membaca contoh-contoh nota dinas di atas, Anda mungkin menyadari bahwa terdapat beberapa hal penting yang harus diperhatikan dalam penulisan nota dinas. Poin penting dalam nota dinas, antara lain:

1. Kekonsistenan

Pastikan seluruh bagian nota dinas tetap konsisten, termasuk format, gaya penulisan, dan tata letak.

2. Kepastian dan Kepercayaan

Lalu, gunakan bahasa yang tegas, jelas, dan meyakinkan dalam menyampaikan informasi, keputusan, atau instruksi.

3. Kesesuaian

Pastikan isi nota dinas sesuai dengan konteks dan tujuan komunikasi yang hendak disampaikan.

4. Kepastian Identitas

Nota dinas harus mencantumkan identitas pengirim, seperti nama, jabatan, dan alamat instansi dengan jelas. Hal ini penting agar penerima nota dinas dapat mengenali sumbernya dan meresponsnya dengan tepat.

5. Nomor dan Tanggal

Setiap nota dinas harus memiliki nomor dan tanggal yang jelas. Nomor nota dinas digunakan untuk memudahkan identifikasi dan referensi di masa mendatang. 

6. Perihal yang Jelas

Perihal yang jelas akan membantu penerima nota dinas memahami konten dan urgensi pesan yang disampaikan.

7. Bahasa yang Formal 

Penggunaan bahasa yang formal dan sopan sangat penting dalam penulisan nota dinas. Hindari penggunaan bahasa kasar, slang, atau ungkapan yang tidak pantas. Nota dinas harus menggunakan bahasa yang resmi dan mengikuti aturan tata bahasa yang benar.

8. Struktur yang Rapi

Gunakan paragraf yang jelas dan terpisah untuk setiap poin penting. Gunakan pula kalimat singkat dan jelas untuk menghindari ambiguitas dalam penulisan.

9. Isi yang Padat dan Relevan

Isi nota dinas harus padat dan relevan dengan tujuan komunikasi. Sampaikan informasi yang penting dan relevan dengan jelas dan ringkas. Hindari pengulangan atau informasi yang tidak perlu dalam penulisan.

10. Penggunaan Tata Bahasa yang Tepat

Pastikan penggunaan tata bahasa yang tepat dalam penulisan nota dinas. Perhatikan tanda baca, ejaan, dan tata bahasa yang benar. Hindari penggunaan frasa yang ambigu atau kalimat yang sulit dipahami.

11. Kejelasan Instruksi

Jika nota dinas berisi instruksi atau tindakan yang harus diambil oleh penerima, pastikan instruksi tersebut disampaikan dengan jelas dan tegas. Gunakan bahasa yang mudah dipahami agar penerima nota dinas dapat mengikuti instruksi dengan tepat.

12. Penggunaan Tanda Tangan atau Cap Instansi

Nota dinas yang resmi harus dilengkapi dengan tanda tangan atau cap instansi yang sah. Tanda tangan menunjukkan keabsahan dan tanggung jawab pengirim, sedangkan cap instansi menandakan legalitas surat.

Sudah Paham Contoh Nota Dinas dan Cara Penulisannya?

Demikianlah contoh nota dinas dan cara penulisannya yang baik dan benar. Dengan pemahaman yang baik tentang nota dinas dan cara penulisannya yang benar, Anda dapat menghasilkan dokumen yang efektif dan profesional. 

Ingatlah untuk selalu memperhatikan kekonsistenan dalam format dan gaya penulisan, serta menggunakan bahasa yang tegas, jelas, dan meyakinkan. Dengan mengikuti panduan dan contoh-contoh yang telah disediakan, Anda akan dapat membuat nota dinas yang baik dan jelas.