Urusan surat-menyurat itu bukan hanya terjadi antara teman dan keluarga saja. Kalangan pebisnis, pejabat, dan akademisi juga perlu melakukan urusan surat-menyurat, seperti membuat surat dispensasi. Bagi Anda yang belum paham, bacalah artikel ini untuk tahu contoh surat dispen dan cara menulisnya.
Daftar ISI
Apa Itu Surat Dispensasi?
Sebelum Anda belajar tentang macam-macam contoh surat dispen, Anda harus tahu dulu pengertian dari surat ini. Surat dispen atau dispensasi ialah sebuah dokumen resmi yang penulis ajukan kepada atasannya. Tujuannya ialah untuk menerima kebebasan dari kewajiban mereka dalam jangka waktu tertentu.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia atau KBBI, kata dispensasi kurang lebih memiliki arti pembebasan atau pelepasan. Lebih tepatnya, dispensasi adalah sebuah izin yang diterbitkan sebuah instansi atau organisasi untuk membebaskan anggotanya dari kewajiban mereka.
Oleh karena itu, surat dispensasi ini membutuhkan suatu alasan yang jelas dan dapat dibenarkan agar bisa segera atasan kabulkan secara sah. Contohnya seperti kesulitan dalam melunasi pembayaran, cuti melahirkan, dan juga perjalanan dinas ke lokasi yang jauh dari tempat kerjanya.
Hal-hal yang Tertera dalam Surat Dispensasi
Setiap surat resmi, terutama yang digunakan di kalangan pemerintahan, tentu punya struktur yang harus selalu ada. Di bawah ini ialah beberapa struktur utama yang terdapat pada sebuah surat dispensasi, yang nanti bisa Anda lihat pada contoh surat dispen di bagian berikutnya.
1. Kop Surat
Pertama, mulailah dengan menulis kop surat di bagian paling atas surat dispensasi tersebut. Ini merupakan identitas penanda perusahaan, lembaga, atau instansi pemerintah tempat Anda bekerja. Bisa juga Anda tambahkan dengan logo perusahaan atau instansi agar tampak lebih rapi dan resmi.
2. Nomor Surat
Berikutnya, hal kedua yang perlu Anda tuliskan yaitu nomor surat, yang berfungsi sebagai penanda surat Anda dalam catatan arsip. Anda sebaiknya menuliskan dulu tujuan surat dispensasi ini dalam huruf besar atau kapital, baru di bawahnya Anda masukkan nomor suratnya.
3. Tempat dan Tanggal Surat
Setelah nomor surat, jangan lupa mencantumkan tempat dan tanggal surat di bagian atas surat tersebut dalam format DD/MM/YYYY. Jika Anda kurang yakin di sebelah mana Anda harus menuliskan tempat dan tanggal itu, silakan lihat gambar contoh surat dispen yang akan dijelaskan pada artikel ini.
4. Tujuan dan Perihal
Hal keempat yang perlu Anda masukkan adalah tujuan dan perihal tentang pengajuan surat ini. Di sebelah mana Anda perlu menempatkan tujuan penulisan surat dispen tersebut? Di bagian tengah surat setelah kop surat, tulislah kata dispensasi dalam huruf kapital, baru Anda ikuti dengan nomornya.
5. Salam Pembuka
Sekarang masuk ke bagian inti surat, yang berupa kalimat salam pembuka secara formal beserta identitas lengkap dari penulis surat. Bentuk salam pembuka formal itu bisa berupa “Selamat pagi, bapak/ibu” atau boleh juga berupa “Kepada bapak/ibu yang bersangkutan”.
6. Isi Surat
Inilah bagian yang menjelaskan alasan Anda mengajukan dispensasi kepada atasan. Masukkan juga informasi pelengkap seperti nama penulis surat, nama penerima surat, dan jangka waktu dispensasi yang Anda butuhkan.
7. Penutup Surat
Pada kebanyakan contoh surat dispen, Anda akan melihat bahwa surat tersebut diakhiri dengan ucapan terima kasih dan penutup bergaya formal. Dalam hal ini, penutupnya ialah pernyataan bahwa surat itu Anda buat hanya untuk kepentingan dispensasi, bukan untuk perihal yang lain.
8. Informasi Tambahan
Informasi tambahan ini seringkali perlu Anda masukkan sebagai bukti bahwa surat dispensasi yang Anda ajukan adalah murni buatan sendiri. Misalnya seperti tembusan surat, tanda tangan, stempel, nama lengkap di bawah tanda tangan, serta tempat dan tanggal penulisan surat yang lengkap.
Cara Menulis Surat Dispensasi yang Benar
Tidak lama lagi, Anda akan bisa melihat aneka contoh surat dispen. Namun sebelum itu, ketahui dulu cara menulis surat dispensasi yang tepat. Anda tentu tidak ingin dicela atau ditegur atasan karena surat Anda tampak seperti pesan SMS, bukan? Maka dari itu, simak penjelasan di bawah ini.
1. Jangan Bertele-tele dalam Menulis
Hal pertama yang harus Anda perhatikan dalam menulis surat dispensasi adalah jangan bertele-tele atau panjang lebar. Hindari menulis hal yang tak ada hubungannya dengan kegiatan Anda, sebab itu hanya akan membuat atasan sebal dan curiga.
Misalnya begini; Anda hendak dinas ke luar kota, lalu Anda menulis surat dispen. Utarakan tujuan Anda mengajukan surat dispen dengan singkat tetapi padat, serta mengandung poin-poin penting. Jika ada hal-hal yang bukan mengenai urusan dinas ke luar kota, jangan Anda sebutkan dalam surat dispensasi tersebut.
2. Sampaikan Informasi dengan Jelas dan Jujur
Menyampaikan surat dispen secara singkat namun jelas ialah cara menulis surat dispensasi yang kedua. Apapun kegiatan yang ingin Anda lakukan, Anda harus menjabarkannya dengan rinci, baik itu nama kegiatannya, waktu dan lokasinya, serta durasinya.
Selain itu, perlu ada pula unsur kejujuran dan keterbukaan dalam menulis surat ini. Ingatlah bahwa surat dispensasi itu bukan sekadar pesan singkat melalui SMS. Anda jangan sekali-kali berbohong dalam surat dispensasi, sebab Anda bisa mendapat sanksi administratif hingga sanksi pidana.
3. Gunakan Bahasa Indonesia Formal
Setiap kali Anda melihat contoh surat dispen di internet, coba Anda perhatikan gaya bahasanya. Bahasanya pasti tampak formal dan santun, belum lagi tidak ada singkatan yang aneh-aneh. Itu karena pemakaian bahasa Indonesia yang sopan dan formal ialah cara menulis surat dispen yang ketiga.
Contohnya seperti salam pembuka pada surat itu. Anda tidak akan menemukan surat dispensasi yang pembukanya memakai kalimat “Halo, bapak dan ibu!” Anda pasti mendapati bila pembuka surat itu seperti ucapan “Selamat pagi”, atau kalimat berupa “Kepada bapak dan ibu yang bersangkutan”.
4. Hindari Salah Tulis Walau Hanya Satu Huruf
Kesalahan penulisan kata saat Anda membuat sebuah surat ialah hal yang wajar. Namun, dalam ranah menulis surat resmi, sebisa mungkin Anda hindari kesalahan penulisan, meskipun itu hanya satu huruf saja. Jika sampai ada huruf atau kata yang salah tulis, bisa-bisa surat dispensasi Anda ditolak.
Misalnya, ada contoh surat dispen yang Anda ajukan kepada atasan berupa izin dinas ke luar kota. Anda bermaksud menulis “Jakarta” di surat tersebut, tetapi Anda malah menulis “Jayarta”. Jika salah tulis ini sampai ketahuan oleh atasan, maka mereka bisa saja menolak izin dinas Anda.
5. Perhatikan Waktu Anda Mengajukan Surat
Pengurusan surat dispensasi membutuhkan waktu yang agak lama; paling cepat ada sembilan hari dan paling lambat hingga satu bulan lebih. Hindari kebiasaan berupa mengajukan dispensasi yang mendadak, sebab itu dapat mengganggu kinerja tempat kerja atau organisasi Anda.
Contoh kasusnya yaitu mengajukan surat dispen untuk cuti Lebaran, karena Anda berniat untuk mudik tiga hari sebelum tanggal merah Lebaran tiba. Daripada Anda mengejutkan atasan dengan surat yang datang tiba-tiba, lebih baik Anda ajukan surat dispen itu sekitar tiga minggu sebelumnya.
Macam-Macam Contoh Surat Dispen
Inilah bagian dimana Anda akan belajar tentang contoh-contoh surat dispensasi. Setiap contoh yang Anda lihat memiliki fungsi tersendiri, baik dalam ranah pemerintahan, bisnis, atau akademik. Ada pula gambar surat-surat dispensasi untuk membantu Anda memahami seperti apa tampilannya.
1. Dispensasi Absen
Contoh surat dispen yang pertama adalah dispensasi absen kerja bagi pegawai kantor atau pabrik yang berhalangan masuk kerja. Dalam surat ini, harus ada keterangan yang lengkap mengenai alasan mengapa si pegawai tersebut terpaksa absen dari tempat kerjanya.
Selain di dunia kerja, apabila ada siswa sekolah atau kuliah yang harus absen dari kegiatan belajar-mengajar, maka dia wajib mengajukan surat dispen juga. Guru wali kelas atau pihak tata usaha berhak melakukan pemeriksaan terhadap pengajuan surat dispen ini andaikata siswa tersebut mencoba mabal.
2. Dispensasi Ibu Melahirkan
Selain itu, ada juga contoh surat dispen yang dapat pegawai wanita ajukan apabila mereka hamil dan akan segera melahirkan. Surat dispensasi ini sebaiknya pegawai wanita tersebut ajukan sendiri daripada diwakilkan oleh anggota keluarganya demi mencegah aksi pemalsuan.
3. Dispensasi Kejuaraan
Surat dispensasi kejuaraan dapat seorang siswa sekolah atau kuliah ajukan apabila dia sedang mengikuti kejuaraan. Baik itu dalam bidang olahraga, ilmu pengetahuan, atau bahkan tilawah Al-Qur’an. Biasanya, pihak sekolah akan segera menerbitkan surat ini tanpa menunggu permintaan dari siswa.
4. Dispensasi Pembayaran
Berikutnya, ada contoh surat dispen berupa permintaan dispensasi pembayaran atas suatu transaksi. Misalnya, Anda seorang siswa universitas yang sedang berhalangan dalam melunasi SPP, maka Anda berhak mengajukan penangguhan pembayaran SPP itu lewat surat dispensasi ini.
5. Dispensasi Dinas Kerja
Bagi Anda yang kebetulan mendapat tugas dinas jauh dari rumah, Anda berhak untuk mengajukan surat dispensasi yang satu ini. Isinya bukan sekadar meminta izin untuk bertugas di lokasi yang jauh, tetapi juga mengingatkan atasan bahwa Anda akan absen dari kantor selama beberapa waktu.
6. Dispensasi Instansi Pemerintah
Inilah contoh surat dispen yang khusus beredar di kalangan instansi pemerintah, baik itu pemerintah kota, daerah, provinsi, hingga pusat. Kop surat dispensasi ini selalu menggunakan logo instansi pemerintah yang terkait beserta nomor surat yang hanya ada pada instansi tersebut.
Sudah Tahu Contoh Surat Dispen dan Penulisannya?
Demikianlah artikel ini menjabarkan informasi seputar surat dispensasi beserta cara menulis surat tersebut dan aneka contohnya. Masih ada banyak jenis surat resmi lainnya yang sering digunakan oleh masyarakat sehingga Anda perlu tahu cara menulisnya dengan benar.
