Apa itu Surat Edaran? Pengertian, Isi, Ciri & Contohnya, Lengkap

Surat edaran adalah salah satu jenis surat resmi yang bisa Anda temui dengan mudah. Surat ini berisi tentang informasi dalam sebuah instansi tertentu dengan tujuan untuk memberikan penjelasan kepada para pembaca. Ingin membuatnya, namun masih bingung? Ketahui beberapa contoh surat edaran di bawah ini!

Apa itu Surat Edaran?

Surat edaran merupakan surat resmi tertulis yang berisi tentang pemberitahuan untuk ditujukan kepada pihak tertentu dalam organisasi, lembaga, atau instansi. Menurut istilahnya, ada dua kata yang memiliki arti berbeda, yakni surat dan edaran.

Surat dijadikan sebagai sarana komunikasi dan informasi yang berbentuk tulisan kertas, ditulis oleh satu pihak ke pihak lain. Baik itu perorangan maupun organisasi. Sementara itu, kata edaran merujuk pada sirkuler yang berarti sesuatu yang dikirim ke berbagai pihak dimana memiliki isi dan bentuk yang sama.

Dengan demikian, surat edaran dapat didefinisikan sebagai surat pemberitahuan yang tertulis dengan tujuan untuk diberikan kepada berbagai pihak. Secara umum, surat edaran akan ditujukan kepada pihak dalam ruang lingkup kerja tertentu.

Selain itu, surat edaran juga kerap berisi tentang hal-hal yang berkaitan dengan lingkup kerja. Misalnya saja seperti informasi mengenai perubahan peraturan, kebijakan baru di perusahaan, dan lain sebagainya.

Isi Surat Edaran

Karena berisi perihal sesuatu yang bersifat resmi, maka surat edaran harus dikeluarkan juga oleh instansi resmi. Sebab, edarannya tertulis dan ditujukan untuk banyak pihak yang bersangkutan.

Secara umum, isi surat edaran mengenai peraturan atau kebijakan baru dalam suatu ruang lingkup. Contoh surat edaran yang paling umum misalnya seperti surat yang dikeluarkan oleh direktur kepada karyawannya.

Dari segi penulisan dan formatnya, surat edaran haru memiliki PUEBI yang jelas dengan bahasa yang resmi. Bukan hanya itu saja, surat edaran juga harus memilih kosa kata dan kalimat yang cenderung jelas, singkat, dan padat.

Ciri-ciri Surat Edaran

Sebelum membuatnya, adapun ciri-ciri surat edaran yang harus Anda perhatikan antara lain sebagai berikut:

• Bersifat resmi dengan tulisan dan bahasa yang baku.
• Memiliki bentuk yang umum, jadi bukan surat rahasia.
• Harus dibuat dengan isi dan bentuk yang sama, karena bertujuan untuk berbagai pihak.
• Surat berisi tentang pemberitahuan yang ditujukan untuk pihak-pihak yang berada di ruang lingkup tertentu.

Jenis-jenis Surat Edaran

Ada dua jenis surat edaran yang kerap dibuat, berikut ini penjelasannya:

• Surat edaran terbatas, yakni surat yang dibuat oleh suatu instansi untuk para anggota saja. Misalnya, seperti surat edaran Ketua BEM kepada anggotanya, surat edaran koperasi untuk anggota, dan lain sebagainya.
• Surat edaran tak terbatas, yakni surat yang akan ditujukan untuk masyarakat umum secara luas.

Struktur Surat Edaran

Surat edaran memiliki bagian-bagian yang wajib ada di dalamnya, sehingga surat dapat memiliki struktur yang benar. Inilah beberapa strukturnya:

1. Kepala Surat 

Bagian pertama dari surat edaran adalah bagian kepala surat, yakni berisi kop surat, logo, nama, dan alamat instansi. Pada umumnya, kop surat sering digunakan untuk menunjukkan jenis surat, apakah formal atau non formal.

Biasanya, kata “surat edaran” akan ditulis pada bagian kepala surat dengan huruf kapital dan garis bawah. Kemudian, bagian kirinya bertuliskan nomor surat dan sifat surat. Selain itu, perihal dan alamat juga tersedia. Namun, ada juga nomor surat yang dituliskan pada bagian bawah kata “surat edaran”

Pada bagian kanan, nantinya akan terdapat tanggal, bulan, dan tahun surat dibuat. Terkadang, cara penulisannya akan berbeda-beda. Itu tergantung pada si pembuat surat edarannya.

2. Isi Surat

Jika membahas bagian ini, sudah pasti isi berkaitan tentang perihal atau informasi yang akan diumumkan oleh pembuat surat edaran. Bagian ini ada urutannya, yakni mulai dari pendahuluan, isi pokok perihal, dan penutup.

3. Kaki Surat

Kaki surat menjadi bagian akhir dari struktur surat edaran. Pada bagian ini akan berisikan tentang nama jabatan, tanda tangan pengirim, nama lengkap, stempel resmi instansi, NIP, dan tembusan (jika ada).

Fungsi Surat Edaran

Jika merujuk pada maknanya, surat edaran digunakan sebagai surat pengantar yang akan memberikan informasi suatu kebijakan dengan isi yang tidak berubah, tidak menambah-nambahi, dan tidak menganulir peraturannya.

Dengan begitu peraturan yang diumumkan akan tetap utuh dan tidak memiliki makna ambigu atau ganda. Seperti yang diketahui, kini sudah banyak surat edaran yang kemungkinan ditambah-tambahi.

Jika surat edaran memiliki penambahan, maka potensi menganulir tentang kebijakan akan terjadi dan membuatnya miskomunikasi. Oleh sebab itu, surat edaran tidak boleh menyimpang dari aturan perundang-undangannya.

Dengan demikian, surat edaran berfungsi sebagai alat untuk menyampaikan perintah dan pengantar informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan atau teknis. Pada pemerintahan, surat ini berfungsi memberikan petunjuk tentang peraturan perundang-undangan.

Contoh Surat Edaran

Agar Anda lebih paham lagi, maka perhatikan beberapa contoh surat edaran di bawah ini:

1. Contoh Surat Tentang Pemberitahuan Kegiatan

No: 08/GG2/VII/2014 Banyuwangi, 13 Agustus 2015 Lampiran: 1 lembar Perihal: Surat Edaran dalam Rangka Menyambut HUT RI ke-70 SURAT EDARAN Kepada Yth. Bapak/Ibu/Saudara Warga Komplek Perumahan Asri Jaya, Di Tempat. Assalamu’alaikum Wr. Wb. Salam sehat dan sejahtera bagi kita semua. Puji syukur atas semua limpahan nikmat yang diberikan oleh Allah SWT. Semoga kita semua selalu dalam keadaan sehat wal afiat, sehingga kita tetap bisa untuk melaksanakan aktivitas sehari-hari. Amin ya rabbal amin.  Dalam rangka untuk menyambut dan memperingati Hari Ulang Tahun Kemerdekaan Republik Indonesia ke-70. Sebagaimana mestinya, kita juga harus mempererat tali silaturahmi antar warga Perumahan Asri Jaya. Maka dari itu, kami selaku panitia memberitahukan kepada semua warga bahwa akan ada aneka perlombaan dan permainan. Acara ini dikhususkan untuk keluarga dalam lingkup warga Perumahan Asri Jaya tercinta. Berdasarkan hasil dari rapat HUT RI ke-70, yakni pada tanggal 10 Agustus 2015, kami memutuskan beberapa hal sebagai berikut: 1. Jadwal lomba dan permainan (terlampir). 2. Semua warga wajib berpartisipasi dalam iuran untuk pemberiaan hadiah lomba dengan SUKARELA. 3. Iuran dapat langsung dibayarkan kepada panitia yang bersangkutan. Demikian informasi yang bisa kami sampaikan, kami sangat berharap partisipasi Bapak/Ibu dalam memeriahkan acara HUT RI ke-70 ini sebagai warga Perumahan Asri Jaya. Atas segala perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.  Wassalamualaikum Wr. Wb.                                                                                                                      Tertanda,                                                                                                      Ketua & Sekretaris,                                                                                     Agus Alfianto & Rudi Suryani.

2. Contoh Surat Tentang Informasi Pendidikan

Yth, Mahasiswa Program Magister dan Doktor, Sekolah Pascasarjana, Universitas Sebelas Maret Surakarta. SURAT EDARAN Nomor: B-527/SPs/HK.00.5/3/2022 PEMBERITAHUAN TENTANG PENIADAAN KEWAJIBAN REMEDIAL BAHASA BAHASA INGGRIS BAGI MAHASISWA LULUSAN LUAR NEGERI Assalamu’alaikum Wr. Wb. Dengan hormat, datangnya surat ini bertujuan untuk menyampaikan kepada seluruh mahasiswa Program Magister dan Doktor Sekolah Pascasarjana Universitas Sebelas Maret Surakarta bahwa mulai semester genap tahun akademik 2021/2022, telah diputuskan tentang kewajiban remedial Bahasa Inggris akan ditiadakan bagi mahasiswa lulusan perguruan tinggi luar negeri dengan ketentuan sebagai berikut: 1. Mahasiswa studi S1 dan S2 dari negara yang menjadikan Bahasa Inggris sebagai bahasa resmi akan dibebaskan dari kewajiban remedial Bahasa Inggris di UNS. Demikian surat edaran ini dikeluarkan untuk memberitahukan tentang informasi sebagaimana mestinya harus dilaksanakan oleh seluruh mahasiswa Program Magister dan Doktor Sekolah Pascasarjana Universitas Sebelas Maret Surakarta. Terima kasih atas perhatian dan waktunya untuk membaca surat edaran ini, kami ucapkan. Wassalamu’alaikum Wr. Wb.                                                                                         Surakarta, 2 Februari 2022.                                                             Rektor Universitas Sebelas Maret Surakarta.

3. Contoh Surat Edaran Organisasi 

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA SURAT EDARAN No. 0S /SE/R-02AW/2022 Assalamualaikum Wr. Wb. Shalom. Om Swastyastu. Namo Buddhaya. Salam Kebajikan.  Semoga kita senantiasa dalam lindungan dan rahmat Tuhan Semesta Alam. Sehingga kita dapat mengemban amanat-Nya sehari-hari. Amin. Dalam rangka untuk menegakkan keamanan dan kedisiplinan Sekretariat BEM Universitas Sebelas Maret, dengan ini kami menghimbau kepada seluruh anggota BEM UNS untuk melaksanakan beberapa hal, antara lain sebagai berikut: 1. Kunci sekretariat digunakan secara bijak, tidak diperbolehkan masuk ke dalam ruang sekretariat tanpa adanya agenda BEM. 2. Selalu menjaga kunci sekretariat milik masing-masing dan jangan menitipkannya pada orang lain. 3. Berpartisipasi dalam melaporkan hal-hal mencurigakan kepada pihak keamanan. 4. Dilarang keras melakukan tindakan asusila dan kriminal di dalam ruangan sekretariat BEM serta lingkungan kampus. Demikian atas pemberitahuan ini yang kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.                                                                                               Surakarta, 03 Mei 2022                                                                                                          Ketua BEM UNS

4. Contoh Surat Informasi Rapat

PEMERINTAH KOTA PEMALANG                                   DINAS PENDIDIKAN & KEBUDAYAAN                                           SMA NEGERI 1 PEMALANG           Utara, Bojongbata, Kec. Pemalang, Kabupaten Pemalang, Jawa Tengah.                                                    Telp. (0284) 321437                                      Email : sman1pemalang@gmail.com                                                    SURAT EDARAN                                           Nomor : 123/SMAN1/08/2022 Perihal : Undangan Rapat Kepada Yth, Bapak/Ibu Guru SMA Negeri 1 Pemalang, Di Tempat. Dengan hormat, Salam sejahtera untuk kita semua, semoga Bapak/Ibu selalu dalam keadaan sehat wal afiat. Dengan beredarnya surat ini, kami beritahukan mengenai program yang telah kami buat, dengan ini kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir dalam pertemuan rapat, pada: Hari/Tanggal: Rabu, 3 Mei 2023 Pukul : 10.00 WIB – selesai Tempat: SMA Negeri 1 Pemalang Agenda: Penyempurnaan Rencana Pembelajaran, Berbagai Pengalaman Dalam Pembelajaran, dan Persiapan Menjelang Ujian Semester Genap. Demikian atas perhatiannya, kami berharap kehadiran Bapak/Ibu tepat pada waktunya. Dengan demikian, kami ucapkan terima kasih.                                                                                               Pemalang, 03 Mei 2022                                                                                                               Hormat Kami,                                                                  Kepala Sekolah SMA Negeri 1 Pemalang,                                                                                               Salim Al Ghazali, M. Pd

5. Contoh Surat Edaran Pegawai

Contoh surat di atas berkaitan tentang jam kerja, presensi, dan kedisiplinan para pegawai dalam ruang lingkung Universitas Negeri Yogyakarta. Dalam surat tersebut, ada beberapa informasi tentang peraturan yang berlaku di kampus. 

Oleh sebab itu, sebagai pegawai yang baik, para penerima harus melaksanakannya secara sukarela. 

6. Contoh Surat Pemberitahuan Work From Office (WFO)

Contoh surat edaran di atas berkaitan dengan pemberitahuan perubahan sistem kerja dimana seluruh karyawan Universitas Mulawarman diwajibkan untuk bekerja di kantor atau Work from Office (WFO). Dalam surat itu, terdapat poin kapan mereka harus berangkat, sistem bekerja yang digunakan, dan lain sebagainya.

7. Contoh Surat Perintah untuk Pegawai

PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH                                                       DINAS PARIWISATA            Randusari Grompol, Gebang Rejo, Kaliwuluh, Kec. Kebakkramat, Kabupaten                                              Karanganyar, Jawa Tengah.                                              Nomor : 78/E-0721/X/2016                                                             Lamp : – Yang terhormat, Jajaran Kepala Seksi Dinas Pariwisata, Di Tempat. SURAT EDARAN TENTANG Penyiapan Rencana Anggaran Belanja Periode Tahun 2020 Berkaitan dengan solusi untuk membangkitkan minat pariwisata Karanganyar, Lidia Anastasia, S.STP., M.A.P. selaku Kepala Bidang Pemasaran dalam Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Provinsi Jawa Tengah, meminta kepada semua kepala seksi yang ada di jajarannya untuk mempersiapkan rencana program pemasaran pariwisata di masing-masing daerah. Atas perhatian dan waktunya saudara, kami ucapkan terima kasih.                                                                                         Karanganyar, 02 April 2020                                                                                          Kepala Bidang Pemasaran                                                                                               Lidia Anastasia , M.A.P.

8. Contoh Surat Tentang Informasi Pegawai Universitas

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI                  UNIVERSITAS ISLAM NEGERI RADEN MAS SAID SURAKARTA         Jl. Pandawa, Dusun IV, Pucangan, Kec. Kartasura, Kabupaten Sukoharjo, Jawa                                                                 Tengah.                                                 Telp. (0271) 781516, 57168. SURAT EDARAN NOMOR 1/UN21/SEI2O22 TENTANG PENOMORAN NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS ISLAM NEGERI RADEN MAS SAID SURAKARTA Yth. Prof/Dosen/Bapak/Ibu: 1. Wakil Rektor 2. Dekan Fakultas 3. Direktur Pascasarjana 4. Ketua Lembaga 5. Kepala Biro 6. Kepala UPT 7. Ketua SPI di lingkungan Universitas Islam Negeri Raden Mas Said Surakarta. Berkaitan dengan Surat Edaran Sekretaris Jenderal Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Nomor 57051A.A3ISE/2022 mengenai Penomoran Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Riset Teknologi dan Pendidikan Tinggi tanggal 30 Januari 2019 (sebagaimana yang telah terlampir), maka dari itu dihimbau kepada seluruh unit kerja di lingkungan Universitas Islam Raden Mas Said Surakarta agar segera melaksanakan Penyesuaian Penomoran Naskah Dinas sebagai berikut: 1. Menyesuaikan Penomoran Naskah Dinas yang berdasarkan Peraturan Menteri Riset Teknologi dan Pendidikan Tinggi Nomor 23 Tahun 2018 Tentang Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip, dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di Lingkungan Kementerian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi pada Tahun 2019. 2. Menyesuaikan penggunaan Kode Unit Kerja, yang mana sesuai dengan Keputusan Rektor Universitas Islam Raden Mas Said Surakarta Nomor 8/LrN21/HK.0212019 mengenai Kode Etik Unit Kerja di Lingkungan Universitas pada Tahun 2019. Dengan demikian, hadirnya Surat Edaran ini membuat kami berharap kehadiran dan pelaksanaan Bapak/Ibu sebagaimana mestinya.                                                                                            Surakarta, 15 Maret 2022                                     Rektor Universitas Islam Negeri Raden Mas Said Surakarta.

9. Contoh Surat Pemberitahuan untuk Karyawan

SURAT EDARAN No. 0S /SE/R-02AW/2023 Semoga kita selalu dalam lindungan dan rahmat Allah SWT, sehingga kita bisa mengemban amanat dalam kehidupan sehari-hari. Amin. Dalam rangka penegakan keamanan dan kedisiplinan pegawai PT Garmen Maju, dengan ini kami menghimbau untuk seluruh pegawai PT Garmen Maju agar melaksanakan: 1. Wajib menggunakan ID Card Pegawai dalam lingkungan UAI. 2. Agar seluruh Pegawai UAI meningkatkan kewaspadaan. 3. Ikut berpartisipasi melaporkan kepada pihak keamanan bila ada hal yang mencurigakan. Demikian atas pemberitahuan ini yang kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.                                                                                         Palembang, 22 Maret 2023                                                                                       Pemimpin PT Garmen Maju.

10. Contoh Surat Edaran Kegiatan

SURAT EDARAN Yth. Kepada Seluruh Karyawan PT Super Vision, Di Tempat. Assalamu’alaikum Wr. Wb. Salam sejahtera bagi kita semua. Kami ucapkan puji syukur kepada Allah SWT atas segala nikmat yang diberikan. Semoga kita selalu dalam lindungan dan rahmatNya. Dengan begitu, kita akan tetap semangat dalam melaksanakan semua aktivitas kita sehari-hari. Amin. Berkaitan dengan rangka memperingati Hari Ulang Tahun Perusahaan. Kami bertujuan untuk lebih mempererat tali silaturahmi antar karyawan PT Super Vision, maka dari itu akan diadakannya perayaan berupa rekreasi bersama ke Puncak.Berdasarkan hasil Rapat Panitia HUT PT Super Vision yang telah diselenggarakan pada tanggal 10 Januari 2023, perusahaan telah memutuskan beberapa hal sebagai berikut : 1. Jadwal Permainan dan Lomba (terlampir). 2. Sambutan singkat dari para Direksi. 3. Tiup lilin dan potong kue sebagai rasa syukur atas pencapaian perusahaan. 4. Makan-makan dan karaoke. Dengan adanya surat pemberitahuan ini, kami sangat berharap partisipasi Anda dalam memeriahkan acara HUT PT Super Visione. Demikian hal yang telah kami sampaikan, kami ucapkan terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya. Wassalamualaikum Wr. Wb.                                                                                               Jakarta, 8 Januari 2023                                                                                                 HRD PT Super Vision.

11. Contoh Surat Pemberitahuan Libur Kerja

Pada surat edaran tersebut, perusahaan memberikan informasi hari libur Idul Fitri kepada seluruh karyawannya. Selain itu, surat di atas juga menekankan bahwa masa cuti panjang telah ditetapkan. 

Jika ada karyawan yang ingin memperpanjang cuti, maka harus mendiskusikannya dengan masing-masing atasannya. Adanya pemberitahuan ini dimaksudkan untuk membuat kesepakatan kegiatan kerja setelah cuti bersama karyawan.

Sudah Mengenal Lebih Dalam Tentang Surat Edaran?

Itulah pengertian dan contoh surat edaran yang benar. Sebagai pemilik sebuah perusahaan atau instansi, Anda harus bisa membuat surat edaran. Dengan demikian, segala informasi tentang kebijakan dan peraturan dapat diberitahukan secara mudah.