10 Contoh Surat Keputusan Pengangkatan Jabatan dan Cara Membuatnya

Umumnya, surat keputusan merupakan salah satu jenis dokumen yang diterbitkan oleh perusahaan dengan tujuan untuk pengangkatan jabatan pada posisi tertentu dan karyawan tetap. Ada beberapa model atau contoh surat keputusan pengangkatan jabatan yang bisa Anda lihat dalam ulasan di bawah ini.

Anda bisa melihat berbagai format dan isi surat yang disesuaikan dengan tujuan pembuatannya. Kebanyakan surat keputusan bertujuan untuk kepentingan pengangkatan status karyawan dan kepegawaian. Surat ini sangat penting bagi setiap pekerja sebagai bukti legal mengenai statusnya di sebuah perusahaan.

Pengertian Surat Keputusan

Secara umum, surat keputusan merupakan penetapan secara tertulis berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan diterbitkan oleh suatu Badan Usaha, Pejabat Negara, atau Pemerintah yang berisi sebuah keputusan tertentu. 

Surat keputusan ini bersifat konkrit, individual, dan final. Artinya, setiap ketetapan yang ada di dalam surat keputusan dapat ditentukan wujudnya, definitif dan pasti, serta tidak diperuntukkan untuk umum. Jadi, surat keputusan merupakan surat resmi dan legal yang mengandung ketetapan penting terhadap sesuatu hal.

Sederhana, surat keputusan pengangkatan jabatan merupakan surat resmi yang berisi tentang pemberitahuan terkait status jabatan seseorang yang mengalami peningkatan. Contohnya, ketika Anda sudah melewati masa probation di sebuah perusahaan dan kemudian diangkat sebagai karyawan tetap.

Jenis-Jenis Surat Keputusan

Surat keputusan yang diterbitkan oleh suatu instansi maupun perusahaan biasanya terdiri dari beberapa jenis berdasarkan tujuan pembuatannya. Berikut adalah penjelasan dari jenis-jenisnya:

1. Penunjukan Terhadap Karyawan

Jenis surat keputusan yang pertama bertujuan untuk menunjuk karyawan dari sebuah perusahaan. Direktur atau pemimpin perusahaan biasanya membuat surat ini untuk mengangkat atau memberhentikan seorang karyawan dengan alasan tertentu. 

Meski begitu, format penulisannya masih sama dengan struktur surat keputusan lainnya. Perbedaannya hanya terletak pada isi dan peraturan yang ada.

Anda bisa mengetahui beberapa contoh surat keputusan pengangkatan jabatan dalam ulasan selanjutnya. Pengangkatan jabatan biasanya dilakukan apabila seorang karyawan berhasil melewati masa percobaan dan berprestasi di bidangnya.

2. Pergantian Karyawan atau Staff

Surat keputusan juga dapat digunakan untuk menentukan mutasi atau penugasan karyawan. Pergantian karyawan ini tidak bisa terjadi dan menjadi ilegal tanpa adanya surat keputusan dari perusahaan. Instansi pemerintah biasanya lebih sering melakukan mutasi karyawan untuk berpindah tugas.

3. Penetapan Visi dan Misi Perusahaan

Selain untuk kepentingan karyawan, surat keputusan juga berguna untuk penerapan visi dan misi dari sebuah perusahaan atau instansi tertentu. Pemimpin dan anggota perusahaan biasanya merumuskan visi dan misi yang kemudian disahkan bersama. 

Kemudian, seluruh karyawan atau pegawai di dalam perusahaan wajib melaksanakan visi dan misi tersebut. Jenis surat keputusan yang satu ini sangat penting untuk keperluan pengembangan sebuah perusahaan.

Landasan Hukum

Surat keputusan pengangkatan jabatan dibuat berdasarkan landasan hukum yang tercantum pada Pasal 63 Ayat 1 Undang-Undang Ketenagakerjaan. Bunyinya yaitu, “Dalam hal perjanjian kerja waktu tidak tertentu dibuat secara lisan, maka pengusaha wajib membuat surat pengangkatan bagi pekerja/buruh yang bersangkutan.”

Selain itu, ada pula Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan Pasal 60 Ayat 1. Bunyinya yaitu, “Perjanjian kerja untuk waktu tidak tertentu dapat mensyaratkan masa percobaan kerja paling lama 3 bulan.” Artinya, selama masa probation, perusahaan dilarang memberi gaji dibawah upah minimum yang berlaku.

Berdasarkan dua peraturan perundang-undangan tersebut dapat disimpulkan jika perusahaan wajib membuat surat keputusan pengangkatan jabatan apabila seseorang berhasil menjalani masa probation. Pihak perusahaan bisa mengangkat karyawan tertentu untuk menempati posisi atau jabatan yang sesuai dengan kapasitasnya.

Pentingnya Surat Keputusan

Surat keputusan pengangkatan jabatan sangat penting bagi karyawan untuk keberlangsungan karirnya di masa depan. Karena surat ini bisa membuktikan secara legal bahwa Anda termasuk karyawan tetap yang mempunyai hak-hak tertentu. Beberapa makna penting dari surat keputusan ini, antara lain:

• Bukti resmi bahwa seorang karyawan telah berhasil lulus masa probation di suatu perusahaan.
• Bukti awal masa kerja dan prestasi untuk pegawai baru.
• Dokumen legal yang menyatakan bahwa seseorang mendapatkan hak sebagai karyawan tetap dan dilindungi oleh hukum.
• Menjadi pembeda terkait hak-hak antara karyawan tetap dan karyawan kontrak atau karyawan tidak tetap.

Fungsi Surat Keputusan

Sebelum melihat contoh surat keputusan pengangkatan jabatan, ada pula beberapa fungsi utama dari adanya surat ini yang perlu Anda ketahui sebagai berikut:

1. Keputusan Tertulis dan Resmi

Penerbitan surat keputusan tentu bukan tanpa alasan. Setiap penerbitan surat keputusan biasanya dilakukan untuk menetapkan berbagai hal yang telah dipertimbangkan sebelumnya. 

Adanya surat keputusan ini bisa menjadi bukti ketetapan tertulis dan resmi yang dikeluarkan oleh suatu instansi atau perusahaan. Karena itu penggunaan bahasanya juga formal.

2. Jaminan Kepastian Hukum

Surat keputusan yang telah ditandatangani dan stempel resmi dari instansi atau perusahaan artinya sudah sah dan resmi. Apabila terjadi kesalahan atau ada gugatan di kemudian hari, maka surat ini bisa menjadi bukti tertulis yang konkrit. Oleh karena itu, surat keputusan mempunyai jaminan kepastian hukum yang kuat.

3. Solusi yang Bersifat Deterministik

Contoh surat keputusan pengangkatan jabatan merupakan salah satu cara untuk menentukan suatu keputusan terhadap peristiwa yang dilakukan oleh pemimpin instansi atau perusahaan. 

Pengambilan keputusan yang menerbitkan surat ini mempunyai sifat deterministik, yaitu menentukan ketetapan tertentu terhadap individu dari sebuah perusahaan.

4. Menjaga Privasi Individu

Surat keputusan juga bersifat individual sehingga tidak diumumkan secara resmi di hadapan publik. Oleh karenanya, salah satu fungsi dari surat keputusan adalah menjaga privasi setiap individu yang bersangkutan. Orang lain tidak mempunyai hak apapun untuk mengetahui isi dari surat keputusan tersebut.

Jadi, surat keputusan biasanya diberikan secara pribadi kepada individu yang bersangkutan untuk menjaga martabatnya di hadapan publik. Apapun surat keputusannya, hanya individu yang bersangkutan yang berhak menerima dan membacanya.

Syarat Pembuatan Surat Keputusan Pengangkatan Jabatan

Berdasarkan Pasal 52 Undang-Undang Ketenagakerjaan, ada beberapa syarat yang harus dipenuhi oleh dua pihak sebelum membuat surat keputusan pengangkatan jabatan. Apabila ada salah satu poin yang tidak terpenuhi, maka perjanjian kerja tidak sah dan dibatalkan. Berikut persyaratannya:

• Adanya kesepakatan antara pihak perusahaan dan pegawai atau karyawan yang bersangkutan.
• Mempunyai kemampuan melakukan perbuatan hukum dan terbukti sudah cukup umur. Kedua pihak yang bersangkutan dipastikan tidak mempunyai gangguan kejiwaan dan telah berusia setidaknya 18 tahun.
• Terdapat keterangan yang jelas mengenai posisi pekerjaan yang ditawarkan perusahaan kepada karyawannya.
• Pekerjaan bersifat legal dan resmi. Perusahaan harus menjamin bahwa pekerjaan yang ditawarkan tidak bertentangan dengan norma dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Contoh Surat Keputusan Pengangkatan Jabatan

Berikut ini adalah pemaparan dari masing-masing contoh surat keputusan pengangkatan karyawan atau kepegawaian. Setiap perusahaan biasanya mempunyai ketentuan sendiri mengenai peraturan penerbitan surat tersebut. Simak berbagai contohnya di bawah ini:

1. Surat Keputusan Pengangkatan Karyawan Tetap

Surat keputusan pengangkatan karyawan tetap biasanya menjelaskan status seorang karyawan yang awalnya tidak tetap menjadi karyawan tetap. Sehingga, posisi karyawan mengalami peningkatan dan bisa mendapatkan hak serta kewajiban yang sesuai dengan ketentuan perusahaan. Berikut contoh surat keputusan pengangkatan jabatan:

• Contoh Surat 1

• Contoh Surat 2

• Contoh Surat 3

• Contoh Surat 4

2. Surat Keputusan Pengangkatan Karyawan

Jenis surat keputusan pengangkatan karyawan mencakup beberapa poin penting sebagai ketentuan dan peraturan dari perusahaan. Ada pula deskripsi tentang tanggung jawab karyawan di dalam surat berikut. Cari tahu contohnya di bawah ini:

• Contoh Surat 1

• Contoh Surat 2

• Contoh Surat 3

3. Surat Keputusan Pengangkatan Jabatan Tertentu

Contoh surat keputusan pengangkatan jabatan biasanya digunakan untuk memberikan kenaikan jabatan untuk karyawan yang mempunyai potensi untuk menduduki posisi tertentu yang lebih baik. Salah satunya adalah karyawan magang yang diangkat menjadi pegawai perusahaan. Berikut ini contoh suratnya:

• Contoh Surat 1

• Contoh Surat 2

4. Surat Keputusan Pengangkatan Kepegawaian

Selanjutnya, ada pula contoh surat keputusan pengangkatan kepegawaian. Jenis surat ini biasanya digunakan untuk pengangkatan pegawai negeri. Ada sedikit perbedaan dalam bentuk surat dan tingkat keresmiannya yang bisa Anda perhatikan dalam contoh berikut:

Struktur dan Cara Membuat Surat Keputusan

Setelah mengetahui berbagai macam contoh surat keputusan pengangkatan jabatan di atas, Anda juga perlu tahu struktur untuk membuat dokumen ini dengan baik dan benar. Terdapat tiga hal penting yang harus ada di dalam surat keputusan, yaitu konsiderans, desideratum, dan diktum. Berikut penjelasan lengkapnya:

1. Kepala Surat

Kepala surat merupakan bagian pertama yang berada di posisi atas pada surat keputusan resmi. Ada beberapa komponen penting dari kepala surat pada surat keputusan seperti berikut:

• Kop surat akan terletak di bagian paling atas sebuah surat yang ditulis menggunakan huruf kapital. Umumnya, kop surat berasal dari instansi yang mengeluarkan surat keputusan dan terdapat logo instansi yang bersangkutan.
• Terdapat nomor dan tahun saat keputusan diterbitkan.
• Menampilkan kata “keputusan” dan nama jabatan dari pihak yang menetapkan surat keputusan.
• Terdapat kata tentang yang ditulis menggunakan huruf kapital di bagian tengah.
• Terdapat judul dari surat keputusan yang ditulis menggunakan huruf kapital dan terletak di bagian tengah.

2. Konsiderans

Konsiderans merupakan pertimbangan yang menjadi dasar penetapan keputusan dan peraturan terkait pengangkatan jabatan. Bagian ini berisi undang-undang, keputusan terdahulu, peraturan, usul dan saran yang rinci. Kemudian masuk ke dalam sub topik menimbang, mengingat, mendengar, membaca, dan memperhatikan.

Bagian konsiderans dalam surat keputusan umumnya tertulis secara tersirat dan mengandung landasan hukum, serta berisi minimal dua dan maksimal lima sub topik. Jumlah konsiderans ini biasanya tergantung dengan kebijakan masing-masing instansi atau perusahaan.

3. Desideratum

Desideratum merupakan bagian dari contoh surat keputusan pengangkatan jabatan yang berisi tujuan dari pembuatan dokumen. Tujuan ini biasanya berbentuk poin-poin sesuai dengan kepentingan perusahaan. 

Oleh karena itu, jumlah desideratum ada yang banyak dan ada pula yang sedikit. Keberadaan desideratum juga bisa tersirat di dalam konsiderans atau diktum.

4. Diktum

Diktum adalah bagian pokok atau utama dari sebuah surat keputusan. Bagian ini selalu ditandai dengan dua kata, antara lain “memutuskan” dan “menetapkan”. Dengan demikian, diktum berisi mengenai butir-butir yang ditetapkan oleh perusahaan dalam surat keputusan. Seluruh ketetapan dalam surat bisa Anda baca pada bagian ini.

5. Isi Surat 

Seperti yang tertera pada UU Ketenagakerjaan Pasal 63 Ayat 2, surat keputusan pengangkatan jabatan harus memuat beberapa hal pokok. Seperti nama lengkap dan alamat karyawan yang bersangkutan, tanggal karyawan mulai bekerja di perusahaan tersebut, dan jenis pekerjaan atau posisi karyawan yang bersangkutan.

Surat keputusan ini juga berisi nominal upah yang diterima karyawan berdasarkan jenis pekerjaannya. Serta kewajiban yang harus dipenuhi oleh karyawan selama bekerja, hak-hak yang akan diterima oleh karyawan sesuai status dan posisinya, dan kebijakan perusahaan yang berlaku.

Secara keseluruhan, isi surat keputusan biasanya diuraikan dalam bentuk bilangan bertingkat. Mulai dari pertama, kedua, ketiga, dan seterusnya.

6. Kaki Surat

Bagian akhir dalam contoh surat keputusan pengangkatan jabatan adalah kaki surat yang terdiri dari beberapa hal berikut:

• Tempat dan tanggal penetapan surat keputusan.
• Jabatan lengkap dari pihak yang menetapkan surat keputusan.
• Nama lengkap tanpa ada gelar dari pihak yang menandatangani surat keputusan.
• Stempel atau cap resmi dari instansi yang bersangkutan.

7. Lampiran

Anda juga bisa melampirkan beberapa aturan dasar lainnya yang berlaku di perusahaan kepada karyawan baru secara terbuka. Pastikan baik manajemen perusahaan maupun karyawan menyetujui semua yang tercantum di dalam surat keputusan tersebut. Meski demikian, surat keputusan bisa saja tidak ada lampirannya.

Berdasarkan struktur pembuatan surat keputusan di atas, Anda bisa mulai menyusun surat keputusan dengan tujuan tertentu sesuai bagiannya masing-masing. Bagian isi surat akan berbeda-beda karena mengikuti keperluan dari penerbitan surat keputusan. Meski begitu, secara umum cara membuatnya hampir sama sesuai dengan strukturnya.

Sudah Tahu Contoh Surat Keputusan Pengangkatan Jabatan?

Surat keputusan pengangkatan karyawan mempunyai kekuatan di mata hukum. Oleh sebab itu, di dalam pembuatannya harus transparan dan terbuka di antara kedua belah pihak yang bersangkutan. Sekarang Anda mengetahui bagaimana pentingnya surat keputusan dan contoh surat keputusan pengangkatan jabatan. Semoga membantu!