Organisasi merupakan hal yang tidak lepas dari kehidupan sehari-hari. Mulai dari sekolah, kampus, pekerjaan, hingga lingkungan bermasyarakat. Dalam organisasi terdapat beberapa hal yang perlu Anda perhatikan salah satunya adalah surat keputusan pengangkatan pengurus organisasi. Apa itu? Simak selengkapnya di sini!
Daftar ISI
Apa Itu Surat Keputusan Pengangkatan Pengurus Organisasi?
Surat keputusan sendiri merupakan sebuah dokumen yang dikeluarkan oleh suatu lembaga atau organisasi tertentu dan berisikan pernyataan tentang keputusan serta akan diwakili oleh seorang pemimpin. Keputusan yang tertera juga berdasarkan tata tertib organisasi.
Manfaat Surat Keputusan Pengangkatan Pengurus Organisasi
Sebelum melihat bagaimana contoh surat pengangkatan pengurus organisasi. Berikut ini adalah beberapa manfaat adanya surat tersebut bagi sebuah organisasi:
1. Mengumumkan Pengangkatan Anggota Secara Resmi
Manfaat pertama tentunya adalah untuk mengumumkan pengangkatan anggota organisasi secara resmi. Mengumumkan pengangkatan anggota secara resmi perlu dilakukan pada berbagai organisasi terlebih yang memiliki dasar hukum yang kuat. Sehingga, anggota organisasi memiliki legalitas yang sah di mata hukum.
2. Mengumumkan Pengangkatan Ketua Organisasi
Selain mengumumkan pengangkatan anggota, adanya surat keputusan organisasi juga berguna untuk mengumumkan pengangkatan ketua organisasi.
Pemilihan ketua organisasi biasanya melalui rangkaian proses yang panjang, baik melalui musyawarah atau pemungutan suara. Adanya surat keputusan dapat memberi kejelasan hasil musyawarah pemilihan ketua kepada para anggota atau masyarakat.
3. Mengumumkan Masa Jabatan Pengurus Organisasi
Dalam contoh surat pengangkatan pengurus organisasi juga akan tertera masa jabatan pengurus organisasi yang berlaku.
Selama masa jabatan tersebut, seluruh pengurus organisasi wajib menjalankan kewajiban dan menerima haknya. Sehingga, dengan adanya SK ini anggota yang melanggar dapat menerima hukuman yang sesuai.
4. Mengumumkan Tugas dan Wewenang Pengurus Organisasi
Selain masa jabatan, biasanya dalam SK juga terdapat penjelasan mengenai tugas dan wewenang pengurus organisasi. Tugas tersebut bisa berbeda-beda tergantung pada peran yang diduduki oleh setiap anggota. Lewat pernyataan tugas dan wewenang ini, maka alur organisasi akan berjalan lebih lancar.
Struktur Surat Keputusan Pengurus Organisasi
Sebelum beranjak menuju beberapa contoh surat keputusan pengangkatan pengurus organisasi, Anda terlebih dahulu harus mengetahui setiap bagian dari dokumen tersebut. Berikut ini adalah beberapa bagian dari surat keputusan pengangkatan pengurus organisasi:
1. KOP Surat
Bagian yang pertama adalah kop surat. Kop surat merupakan bagian paling awal yang menerangkan organisasi atau instansi asal surat tersebut diterbitkan. Biasanya, besar kop surat pada kertas adalah 5 sampai 10 cm dari bagian atas surat itu sendiri.
Kop surat berisikan informasi instansi atau organisasi yang meliputi nama, alamat, nomor telepon, alamat email, alamat fax, hingga akun sosial media. Pada bagian kiri kop surat seringkali juga dibubuhkan logo organisasi. Adanya kop surat ini menandakan bahwa surat tersebut memang surat resmi yang sah.
2. Nomor Surat
Bagan selanjutnya adalah nomor surat. Nomor surat ini, bagi lembaga berguna untuk mengidentifikasi banyak surat yang telah diterbitkan dalam kurun waktu tertentu. Selain itu, adanya nomor surat juga membantu memudahkan pencarian arsip surat.
Format nomor surat bisa berbeda-beda di setiap organisasi atau instansi. Namun, di setiap nomor surat pasti terdapat tahun dan bulan penerbitan serta urutan nomor surat tersebut terbit. Nomor surat umumnya terletak pada bagian awal surat, tepat di bawah kop surat.
3. Perihal
Perihal merupakan bagian dari contoh surat keputusan pengangkatan pengurus organisasi selanjutnya. Pada perihal diterangkan subjek pengiriman surat, dalam hal ini berarti subjek yang disertakan adalah ‘pengangkatan pengurus organisasi’.
Adanya perihal dalam sebuah surat berguna untuk memudahkan para pembaca memahami isi surat. Bagi instansi atau organisasi, adanya perihal ini berguna untuk memilah surat masuk berdasarkan tingkat kepentingan surat yang mana termuat dalam lampiran perihal pada awal dokumen.
4. Isi Surat
Isi surat merupakan bagian yang paling utama pada surat keputusan organisasi. Pada isi surat ini, dimuat segala informasi yang ingin disampaikan penulis surat pada pembaca. Dalam hal ini, surat keputusan pengangkatan pengurus organisasi akan memuat nama-nama yang terpilih menjadi anggota organisasi.
Sebelum memberikan daftar nama pengurus organisasi, pada bagian isi terdapat kolom menimbang dan menetapkan yang berisi dasar hukum diterbitkannya surat keputusan ini. Selain nama anggota, Anda juga bisa melampirkan jabatan, tugas dan wewenang, hingga hak yang dimiliki anggota.
Mengingat isi surat adalah bagian yang paling penting, maka sebisa mungkin Anda harus menggunakan tatanan atau kalimat yang mudah orang pahami. Hindari penggunaan kata yang bermakna tinggi. Namun, tetap gunakan kata formal dan jangan menggunakan bahasa slang mengingat surat ini adalah dokumen resmi.
5. Kota dan Tanggal Penulisan
Setelah isi surat, maka akan ada sepatah dua patah kata penutup sederhana pada surat. Setelah itu, pada bagian bawah kata dan salam penutup terdapat kota dan tanggal penulisan surat. Kota dan tanggal penulisan surat ini biasanya berada pada bagian kanan bawah pada setiap surat.
Adanya kota dan tanggal, membantu pembaca untuk mengetahui usia surat tersebut sekaligus menjadi tanda penerbitan surat keputusan tersebut. Penulisan tanggal memiliki format tanggal, bulan, dan tahun. Selain itu, bulan terbit dituliskan dengan ejaan bahasa bukan angka.
6. Tanda Tangan
Tanda tangan merupakan bagian paling akhir dari surat keputusan organisasi. Tanda tangan sendiri berada pada bagian bawah surat, tepat setelah kota dan tanggal penerbitan. Orang yang membubuhkan tanda tangan adalah mereka yang memiliki wewenang dalam pengangkatan pengurus organisasi.
Misalnya saja pada ruang lingkup kerja. Maka, pemberi tanda tangan adalah ketua personalia atau HRD. Sedangkan pada ruang lingkup organisasi non-kerja adalah dewan kehormatan.
Contoh Surat Keputusan Pengangkatan Pengurus Organisasi
Setelah mengetahui apa saja manfaat serta struktur dari surat keputusan organisasi. Berikut ini adalah contoh langsung dari surat tersebut yang bisa Anda jadikan sebagai referensi dalam pembuatannya:
1. Contoh 1
PT. SINAR PROPERTY
Jl. Jakarta No.2, Kota Malang
Telp. (0341)7537432, Fax. (022)794656
SURAT KEPUTUSAN
No.2722/SK19-HRD/1/2021
Perihal: Pengangkatan Karyawan Tetap
Setelah melalui berbagai tahap monitoring dan evaluasi terhadap performa dan kinerja Saudara Siska Savinka, terhitung per tanggal 23 Agustus 2023, PT Sinar Properti menetapkan bahwa Saudara telah memenuhi kriteria sebagai karyawan tetap pada perusahaan ini, dengan ketentuan sebagai berikut:
Menimbang : Berdasarkan penilaian dan pengamatan objektif terhadap Saudara Siska Savinka
Mengingat : Berdasarkan Peraturan Perusahaan dan Anggaran Dasar
Memperhatikan : Kebutuhan mengenai Sumber Daya Manusia di PT Jaya Properti
MEMUTUSKAN
- Mengangkat Saudara Siska Savinka sebagai karyawan tetap dengan jabatan Finance/ Accounting
- Kepada Saudara diberikan No. karyawan 1238 golongan 3
- Mendapat gaji atau honor sesuai dengan ketentuan yang berlaku
- Hal lain yang berkaitan dengan kewajiban dan hak mengikuti aturan yang telah ditetapkan
- Surat keputusan ini berlaku sejak 23 Agustus 2023
Malang, 3 Agustus 2023
Manager HRD PT Sinar Property
2. Contoh 2
SURAT KEPUTUSAN
PRESIDIUM ASOSIASI TANAMAN TOGA (ASTATO)
Nomor : 01/KPTS/PRESIDIUM/ASTATO/2023
Tentang:
PENUNJUKAN PANITIA PENYELENGGARA
MUSYAWARAH NASIONAL I ASTATO TAHUN 2023
PRESIDIUM ASOSIASI TANAMAN TOGA
MENIMBANG :
- Bahwa untuk kelancaran fungsi serta tertib organisasi, dibutuhkan penyelenggaraan musyawarah nasional I Asosiasi Tanaman Toga
- Bahwa sebagai upaya tindak lanjut poin (1) tersebut diperlukan susunan kepanitiaan sebagai penyelenggara acara
MENGINGAT :
- AD pasal 2 ayat 1 tentang susunan kepanitiaan
- AD pasal 3 ayat 2 tentang penyelenggaraan acara
- Hasil pertemuan pendiri di Hotel BI tanggal 4 April 2023
MEMPERHATIKAN :
Berbagai saran dan masukan yang masuk ke Asosiasi Tanaman Toga
MEMUTUSKAN
MENETAPKAN :
- Menunjuk saudara Sasa Sialuta sebagai ketua panitia penyelenggara Musyawarah Nasional I Astota
- Memberikan tugas kepada ketua panitia untuk menyelenggarakan acara Musyawarah Nasional I Astota
- Memberikan keputusan penunjukan panitia yang membantu penyelenggaraan acara dalam 2 minggu
- Ketentuan ini berlaku sejak tanggal dikeluarkan dan akan dilakukan peninjauan ulang jika ada kesalahan
Ditetapkan di: Banten
Pada tanggal : 10 April 2023
Rudi Septianto
Ketua Dewan Presidium
3. Contoh 3
SURAT KEPUTUSAN
KETUA JURUSAN KIMIA FAKULTAS ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS TUNAS BANGSA
NOMOR : 121 /UIM41.6/SK/2022
TENTANG
PENGANGKATAN PENGURUS HIMPUNAN MAHASISWA KIMIA
FAKULTAS MIPA UNIVERSITAS TUNAS BANGSA PERIODE 2020–2022
MENIMBANG:
a. Bahwa masa bakti kepengurusan Himpunan Mahasiswa Kimia Fakultas MIPA Universitas Tunas Bangsa Periode 2018-2020 telah berakhir.
b. Bahwa untuk meneruskan kepengurusan Himpunan Mahasiswa Kimia untuk kelancaran jalannya kegiatan jurusan maka perlu dibentuk Pengurus Himpunan Mahasiswa Kimia Periode 2020 – 2022.
c. Bahwa atas maksud tersebut perlu ditetapkan dalam Surat Keputusan
MENGINGAT
1. Undang-Undang Nomor XX Tahun YYYY tentang Sistem Pendidikan Nasional;
3. Keputusan Presiden RI Nomor XX Tahun YYYY tentang Penegerian Universitas Indonesia Maju;
5. Peraturan Kemendikbud Republik Indonesia Nomor XX Tahun YYYY tentang statuta Universitas Indonesia Maju
7. Keputusan Rektor Universitas Indonesia Maju Nomor: 241/UIM1/SK/2002 tentang pengangkatan Ketua Program Studi Kimia Fakultas MIPA
MEMPERHATIKAN: Hasil Pemilihan Pengurus Himpunan Mahasiswa Kimia Fakultas MIPA tanggal 12 Agustus 2020
MEMUTUSKAN
MENETAPKAN
Pertama: Membubarkan kepengurusan Himpunan Mahasiswa Kimia Fakultas MIPA periode 2018-2020
Kedua: Mengangkat kepengurusan Himpunan Mahasiswa Kimia yang baru periode 2020–2022, dengan susunan terlampir.
Ketiga: Pengurus Himpunan Mahasiswa Kimia bertanggung jawab langsung kepada Ketua Program Studi Kimia Fakultas MIPA
Program Studi Pendidikan Kimia
Ketua,
Dr. Latif Hirayan M.Si
Sudah Memahami Contoh Surat Keputusan Organisasi?
Sekian ulasan mengenai pengertian, manfaat, struktur, hingga contoh surat keputusan pengangkatan organisasi. Semoga melalui ulasan di atas, Anda dapat membuat surat keputusan organisasi dengan tepat dan benar demi kelancaran organisasi yang Anda kelola.
