Mempelajari berbagai contoh surat penawaran barang adalah salah satu hal penting dan wajib untuk para pebisnis, khususnya yang fokus pada bidang pemasaran. Karena dengan memahaminya, pastinya akan membantu proses pemasaran digital Anda menjadi lebih efisien.
Jika Anda ingin mempelajari apa itu surat penawaran barang, Anda bisa membaca penjelasan dalam artikel ini. Karena banyak informasi yang akan Anda pelajari, mulai dari definisi, ciri-ciri, fungsi, jenis, komponen, cara membuat dan beberapa contoh yang bisa jadi referensi untuk Anda!
Daftar ISI
Apa itu Surat Penawaran Barang?
Pada dasarnya, jika Anda mempelajari beberapa contoh surat penawaran barang, Anda akan mengetahui bahwa dokumen ini cukup penting untuk bisnis. Karena isi surat yang memiliki nama lain offering later ini merupakan penawaran dan juga informasi khusus mengenai produk yang ingin ditawarkan pada pihak tertentu.
Mulai dari perusahaan untuk perusahaan, untuk institusi, untuk mitra bisnis, atau pihak luar khususnya calon pelanggan yang potensial. Sehingga surat ini biasanya diberikan pada para individu yang sudah terlihat tertarik atau sudah mengenal bisnis Anda.
Walaupun memiliki banyak jenis, namun tujuan utamanya adalah untuk memberikan penawaran sebuah produk maupun jasa. Sehingga membuat surat penawaran barang yang baik pastinya akan membantu peningkatan level bisnis hingga berpotensi meningkatkan omzet.
Menurut beberapa ahli, jenis surat ini dapat menjadi solusi praktis dalam dokumen-dokumen bisnis. Karena melalui informasi yang Anda sampaikan dapat memicu minat beli pada produk atau jasa meningkat. Sehingga isi dari dokumen satu ini harus Anda create sedemikian rupa, agar calon pelanggan tertarik melakukan aksi.
Aksi yang dimaksud sendiri bisa Anda sesuaikan dengan kebutuhan masing-masing. Ada yang hanya butuh interest, ingin mendapatkan database konsumen, ada juga yang murni ingin meningkatkan penjualan produk. Sehingga dengan memahami dan memilih jenis dan konsep yang sesuai, pastinya akan membuat surat ini lebih efisien.
Ciri-Ciri Surat Penawaran Barang
Agar dapat membedakan contoh surat penawaran barang dengan surat lainnya, Anda bisa mempelajari beberapa ciri berikut ini:
1. Berisi Informasi Jelas dan terperinci
Karena ingin menggaet minat calon pelanggan dengan waktunya yang singkat, Anda harus membuat surat yang mengandung informasi jelas dan terperinci. Surat penawaran barang umumnya berisi tentang produk atau jasa yang Anda tawarkan. Khususnya terkait spesifikasi, kuantitas, harga, dan lain sebagainya.
2. Mengutamakan Kebutuhan Calon Pembeli
Karena ingin menawarkan produk atau jasa, ada baiknya Anda mengenal apa kebutuhan calon pembeli. Sehingga merupakan hal yang wajar jika dalam sebuah bisnis akan membuat beberapa surat penawaran berbeda untuk kebutuhannya masing-masing.
3. Bentuknya Formal Atau Resmi
Kebanyakan contoh surat penawaran barang memiliki bentuk dokumen resmi atau formal. Karena surat ini bertujuan untuk menjalin kerjasama atau agar penerima surat melakukan aksi sesuai yang Anda harapkan. Sehingga dalam surat ini umumnya akan ada kop surat resmi hingga stempel perusahaan.
4. Terdapat Nilai Tambah
Agar dapat menarik minat, sudah pasti surat penawaran barang ini akan memberikan nilai tambah kepada calon pembeli. Seperti penawaran harga yang kompetitif, diskon, hadiah, atau paket bundling yang menarik.
5. Menyertakan Kontak yang Mudah Dihubungi
Karena bertujuan untuk penerima surat melakukan aksi yang sesuai, maka pebisnis pasti menyertakan kontak perusahaan aktif yang mudah dihubungi. Contohnya seperti nomor telepon, email, atau alamat kantor
Fungsi Surat Penawaran Barang
Secara fungsi, pemanfaatan surat penawaran barang dapat memberikan banyak benefit. Berikut adalah beberapa fungsi dokumen penawaran ini:
- Sebagai alat promosi produk atau jasa untuk individu atau kelompok tertentu.
- Meningkatkan minat melakukan aksi sesuai jenis surat yang Anda gunakan.
- Bisa menjadi sarana komunikasi bisnis antara bisnis dengan bisnis, bisnis dengan mitra, atau bisnis dengan konsumen.
- Acuan untuk negosiasi harga pada sebuah produk atau jasa yang Anda tawarkan.
- Dapat menjadi bukti legalitas yang bisa menyelesaikan sengketa di kemudian hari.
- Mengingatkan penawaran kerja sama bisnis, sehingga dapat memicu penawaran segera mendapat respon dan melakukan aksi sesuai keinginan Anda.
Jenis yang Bisa Anda Aplikasikan
Dari beberapa contoh surat penawaran barang, sebenarnya dokumen ini terbagi dalam beberapa jenis. Berikut adalah beberapa jenisnya yang bisa Anda sesuaikan dengan kebutuhan:
1. Surat Penawaran Barang Umum
Penggunaan jenis surat ini bertujuan dan ditujukan kepada calon pembeli secara umum, tanpa adanya target khusus. Surat ini akan berisi penawaran beberapa macam produk atau jasa yang Anda miliki.
2. Surat Penawaran Barang Khusus
Berbeda dengan jenis sebelumnya, surat ini bertujuan untuk menawarkan produk tertentu. Serta ditujukan kepada calon pembeli tertentu yang telah Anda targetkan sebelumnya.
3. Surat Penawaran Harga
Beberapa contoh surat penawaran barang juga ada yang berisi informasi harga barang atau jasa. Sehingga surat ini mampu membantu calon pembeli untuk membandingkan harga produk atau jasa dari satu bisnis dengan bisnis lain.
4. Surat Penawaran Paket
Jenis berikutnya merupakan surat penawaran barang yang berisi penawaran beberapa produk atau jasa dalam satu paket untuk mendapatkan harga yang lebih ekonomis.
5. Surat Penawaran Eksklusif
Merupakan surat penawaran barang yang ditujukan kepada pelanggan setia atau calon pembeli khusus yang memenuhi syarat tertentu. Seperti pelanggan yang sering membeli dalam jumlah besar atau sering melakukan pembelian pada perusahaan tertentu.
6. Surat Penawaran Promo atau Diskon
Merupakan contoh jenis surat penawaran barang yang berisi penawaran produk atau jasa dengan harga lebih murah atau hadiah yang menarik dalam rangka promosi. Sehingga dapat memikat minat calon pembeli dan meningkatkan omzet pada periode tertentu.
7. Surat Penawaran Tender
Selain untuk penawaran produk untuk konsumen, dokumen ini juga bisa ditujukan untuk mitra bisnis. Sehingga pengirimannya bisa ditunjukkan dalam rangka tender atau pengadaan barang atau jasa dari pihak pemerintah atau swasta.
8. Surat Penawaran Antar Bisnis
Jenis surat penawaran barang satu ini memiliki format resmi. Serta, bertujuan untuk penawaran untuk perusahaan atau institusi resmi kepada pihak lain yang memiliki kepentingan bisnis tertentu.
9. Surat Penawaran Internasional
Walaupun format dan tujuannya sama, namun treatment dari surat penawaran internasional sedikit berbeda. Contoh surat penawaran barang ini biasanya berisi informasi tentang produk atau jasa yang Anda tawarkan, beserta informasi tentang harga, syarat dan ketentuan pengiriman, dan pembayaran internasional.
10. Surat Penawaran Personal
Jenis ini merupakan surat penawaran barang yang dikirimkan secara personal oleh penjual kepada calon pembeli tertentu. Sehingga surat ini berisi penawaran produk atau jasa yang mendapatkan penyesuaian khusus, tentunya sesuai dengan kebutuhan dan minat calon pembeli tersebut.
Komponen Penting dalam Surat Penawaran Barang
Jika Anda pelajari lagi, dalam surat penawaran barang ada beberapa komponen yang wajib ada. Beberapa contoh komponen tersebut adalah sebagai berikut:
- Adanya informasi perusahaan yang lengkap, seperti alamat, nomor telepon, email, dan lainnya. Biasanya ada dalam kop surat dan isi.
- Terdapat barang atau jasa yang ingin Anda tawarkan. Mulai dari kualitas, bahan, harga, stok, dan informasi barang lainnya.
- Penjelasan pada promosi seperti diskon, cashback, bundling, dan berbagai informasi promosi lainnya (opsional jika ada).
- Membahas metode pembayaran yang akan pelanggan lakukan.
- Lampiran informasi produk atau jasa tertentu, fungsinya sebagai penguat penawaran yang Anda berikan.
Cara Membuat Surat Penawaran Barang
Sebelum Anda melihat beberapa contoh surat penawaran barang, Anda bisa mempelajari beberapa cara membuat berikut ini:
1. Mulai Mengidentifikasi Siapa Yang Akan Anda Kirimkan Penawaran
Sebelum menulis dokumen ini, pastikan untuk memahami kepada siapa Anda ingin mengirim dokumen ini terlebih dahulu. Karena setiap penerima memiliki treatment dan pemilihan jenis yang harus Anda sesuaikan.
2. Masukkan Identitas Pada KOP Surat
Karena termasuk surat resmi, dokumen ini harus memiliki KOP surat. Secara umum KOP surat mengandung informasi dari bisnis yang Anda kelola. mulai dari logo, nama, alamat, email, dan info penting lainnya.
3. Buat Sesuai Format Umum
Ada beberapa format yang sering bisnis pakai, seperti:
- Judul: Penggunaan judul dapat mempertegas apa isi dari surat penawaran yang Anda kirimkan. Jadi, penggunaan bahasa harus jelas dan mudah pembaca pahami.
- Pembuka: Berisi kata pembuka yang mengawali serta mengandung tujuan pengiriman surat penawaran.
- Isi surat: Point paling penting dalam surat yang mengandung berbagai informasi terkait produk atau jasa yang Anda tawarkan.
- Penutup: Bagian ini berguna untuk menegaskan dan memantapkan penerima surat untuk melakukan aksi sesuai yang Anda inginkan. Bisa Anda tambahkan nilai tambah atau value tertentu. Seperti diskon, free produk, bundling, dan lain sebagainya.
Contoh Surat Penawaran Barang
Ada beberapa contoh yang bisa Anda jadikan referensi, berikut beberapa di antaranya:
1. Surat Penawaran Barang Properti
Berikut adalah referensi surat penawaran properti:
2. Surat Penawaran Barang Eksklusif
Berikut ini contoh surat penawaran barang khusus yang bisnis kirimkan pada calon pelanggan potensial:
3. Surat Penawaran Jasa
Tak hanya produk, ada juga contoh surat yang menawarkan jasa, seperti:
Sudah Tahu Bagaimana Contoh Surat Penawaran Barang?
Dari penjelasan dan beberapa referensi di atas, kini Anda tahu apa itu surat penawaran barang serta bisa mengaplikasikan berbagai jenisnya sesuai kebutuhan. Anda sudah bisa membuat surat penawaran sendiri?
