10 Contoh Surat Penawaran Barang Elektronik yang Benar & Lengkap

Dalam dunia bisnis, mungkin Anda akan sering mendengar tentang surat penawaran. Ini merupakan salah satu langkah untuk memperkenalkan barang yang dijual. Lalu seperti apa cara membuat dan contoh surat penawaran barang elektronik?

Pada dasarnya, membuat surat penawaran ini tidaklah sulit. Namun, perlu ada beberapa poin yang tidak bisa Anda lewatkan dan juga harus dijelaskan secara detail.

Mengenal Surat Penawaran

Pada prosesnya sendiri, Anda akan menemukan banyak sekali jenis surat penawaran. Hal ini cukup wajar, mengingat tiap orang pasti ingin memperkenalkan dan menjual produknya dengan lebih luas.

Surat penawaran sendiri merupakan salah satu cara untuk mengenalkan ataupun menawarkan produk yang dijual ke konsumen, dalam hal ini bisa instansi maupun perorangan.

Selain untuk menawarkan produk, baik barang atau jasa, tujuan lainnya dari penggunaan surat penawaran ini adalah memberikan penjelasan tentang produk tersebut ke calon konsumen.

Pada proses pembuatannya, surat ini akan dibuat dalam bentuk dan format yang formal. Di dalamnya akan berisi semua hal dan juga detail dari produk yang ditawarkan.

Dalam beberapa kasus, pembuatan surat penawaran ini juga dilakukan ketika adanya permintaan dari konsumen. Hal ini biasanya dilakukan untuk memenuhi suatu proses tertentu.

Fungsi Surat Penawaran

Pada proses pembuatannya sendiri, surat penawaran barang elektronik ini memiliki beberapa fungsi sebagai berikut.

1. Pengenalan Produk

Salah satu fungsi dari pembuatan surat penawaran adalah untuk mengenalkan produk yang Anda jual dengan lebih mudah. Dalam contoh surat penawaran barang elektronik ini, nantinya Anda juga akan memasukkan spesifikasi dari alat tersebut.

Ini merupakan salah satu cara paling mudah untuk Anda bisa mengenalkan dan juga menjelaskan apa saja yang menjadi kelebihan dari alat tersebut. Selain itu, dalam surat penawaran ini juga biasanya Anda akan menunjukkan perbandingan dengan beberapa produk lainnya.

2. Meningkatkan Penjualan

Sesuai namanya, surat penawaran juga bertujuan untuk mendapatkan penawaran dan penjualan. Tujuan besar dari membuat surat penawaran adalah mendapat perhatian banyak orang supaya tertarik dan akhirnya membeli produk tersebut.

Dalam hal ini, surat penawaran akan sangat berpengaruh dengan peningkatan penjualan. Singkatnya, semakin menarik penawaran yang Anda buat, maka semakin tinggi juga kemungkinan barang tersebut akan terjual.

3. Cara untuk Promosi

Fungsi lainnya dari contoh surat penawaran barang elektronik adalah untuk kebutuhan promosi. Hal ini sebenarnya akan berkaitan dengan fungsi surat penawaran sebagai cara untuk pengenalan produk.

Biasanya, surat penawaran yang berfungsi untuk melakukan promosi ini akan berisi beberapa penawaran dengan pemberian harga yang cukup menarik, misalnya memberikan diskon.

4. Proses Kerjasama

Salah satu hal yang juga menjadi fungsi dari surat penawaran adalah proses untuk menjalin kerjasama. Nantinya, pihak penjual akan memberikan sebuah penawaran, tidak hanya untuk menjual barangnya tapi juga menjalin kerjasama dan menciptakan beberapa keuntungan lainnya.

Surat penawaran yang berfungsi untuk menjalin kerjasama ini biasanya akan dibarengi juga dengan surat permintaan dari sisi konsumen. Jika kedua pihak tersebut setuju dengan apa yang ditawarkan dan didapatkan, maka kerjasama akan terjadi.

5. Pengembangan Jaringan Bisnis

Fungsi lain dari contoh surat penawaran barang elektronik adalah untuk kebutuhan pengembangan bisnis. Sebenarnya hal ini akan sangat berkaitan dengan fungsi surat penawaran untuk menjalin kerjasama. Namun, cakupannya lebih luas. 

Tidak perlu ada kerjasama berkelanjutan, fungsi ini lebih menitik beratkan pada konsumen atau wilayah yang sebelumnya belum terjangkau.

6. Meningkatkan Brand Awareness

Selain sebagai cara promosi yang efektif, surat penawaran barang elektronik ini juga bisa berfungsi untuk meningkatkan brand awareness. Surat penawaran ini bisa berguna untuk meningkatkan kesadaran akan merek.

Selain itu, surat penawaran ini juga bisa menjadi salah satu cara untuk membangun kesadaran akan merek di kalangan calon konsumen. Hal inilah yang menjadi salah satu alasan mengapa pembuatan surat penawaran biasanya mencantumkan logo dan alamat perusahaan.

7. Hemat Biaya

Jika dibandingkan dengan proses promosi lainnya, membuat surat penawaran dinilai lebih murah. Cara ini dinilai lebih efisien untuk meningkatkan penjualan, terutama jika akhirnya surat tersebut berhasil terkonversi menjadi penjualan.

Karena sifatnya yang umum, maka surat penawaran ini juga bisa digunakan untuk menjangkau banyak konsumen sekaligus. Hal ini tentu saja akan lebih banyak menghemat waktu, tenaga, dan juga biaya.

8. Profesionalisme

Penggunaan surat penawaran juga bisa meningkatkan kesan profesional yang perusahaan Anda miliki. Surat ini nantinya akan dibuat dengan format yang formal, berisi informasi dan data yang lengkap dan akurat, serta penjelasan yang rinci.

Penggunaan surat ini juga akan memudahkan proses kerjasama karena semua informasi yang dibutuhkan bisa tertulis dalam surat ini. Hal ini juga bisa menjadi salah satu cara untuk meningkatkan kepercayaan calon konsumen.

Isi dari Contoh Surat Penawaran Barang Elektronik

Dalam beberapa kasus, contoh surat penawaran barang elektronik ini akan Anda buat dalam format yang formal. Maka dari itu, ada beberapa hal yang tentunya harus ada dalam surat penawaran tersebut. Berikut adalah beberapa poin dari isi surat penawaran barang elektronik yang perlu Anda perhatikan.

1. Nama, Jenis, dan Spesifikasi

Hal penting pertama yang perlu Anda tuliskan dalam contoh surat penawaran barang elektronik adalah nama dan jenis produk yang Anda tawarkan. Selain itu, Anda juga perlu menjelaskan dengan detail spesifikasi dari produk tersebut.

Dalam hal ini, nama dan jenis produk akan berguna untuk memperkenalkan produk dengan lebih mudah. Sementara spesifikasi juga ikut disertakan agar konsumen bisa melihat produk seperti apa yang nantinya akan mereka dapatkan.

Masalah spesifikasi ini menjadi satu hal penting yang perlu Anda perhatikan. Dalam beberapa kasus, masalah spesifikasi dan perbandingan dengan harga akan menjadi penentu apakah konsumen mau membeli produk Anda atau tidak.

Pada penjelasannya, selain harus dituliskan selengkap mungkin, Anda juga perlu membuat penjelasan tentang spesifikasi ini dengan bahasa yang mudah dimengerti.

Hal ini untuk mengantisipasi orang awam yang menjadi target konsumen Anda. Apalagi tidak semua orang familiar dengan bahasa dan penggunaan istilah dalam barang elektronik.

2. Harga

Hal penting lainnya yang juga perlu ada dalam contoh surat penawaran barang elektronik adalah ketentuan harga. Anda perlu menuliskan harga satuan dan juga harga total yang ada.

Selain itu, jika ingin menawarkan diskon ataupun penawaran lainnya, maka Anda juga perlu untuk menuliskannya dengan jelas. Termasuk ketentuan untuk mendapatkan diskon ataupun penawaran lainnya tersebut.

Potongan harga sendiri berguna untuk memberikan penawaran menarik untuk calon konsumen. Langkah ini biasanya diambil sebagai salah satu cara untuk melakukan promosi.

3. Service atau Layanan

Dalam surat penawaran, Anda juga bisa menuliskan service atau layanan apa saja yang bisa didapatkan oleh konsumen. Hal ini biasanya digunakan pada penawaran alat elektronik yang membutuhkan perakitan atau pemasangan tertentu.

Selain itu, masalah ini juga biasanya berkaitan dengan garansi. Tentu saja konsumen berhak tahu apakah barang tersebut memiliki garansi atau tidak. Termasuk bagaimana cara untuk melakukan klaim atas garansi tersebut.

4. Langkah dan Cara Pembayaran

Hal yang tidak kalah penting lainnya dalam contoh surat penawaran barang elektronik adalah langkah dan cara pembayaran. Dalam hal ini maka Anda perlu menuliskan apakah pembayaran bisa dilakukan dengan cash atau bisa bertahap, lalu apakah bisa menggunakan fasilitas transfer antar bank, e-wallet, atau lainnya.

Semakin banyak pilihan untuk melakukan pembayaran maka biasanya akan semakin mudah menggaet perhatian konsumen karena memudahkan mereka. Namun, Anda juga perlu menuliskan metode pembayaran apa saja yang bisa Anda terima.

Jika Anda menerima pembayaran secara bertahap, maka Anda juga harus menjelaskan berapa nominal yang harus dibayarkan konsumen untuk tiap periodenya. Jika menggunakan uang muka, Anda juga harus menuliskan ketentuan akan hal tersebut.

5. Proses Pengiriman

Hal lainnya yang juga perlu Anda tuliskan dalam surat penawaran adalah cara dan proses pengiriman. Ini juga merupakan salah satu hal yang menjadi bahan pertimbangan konsumen.

Dalam hal ini, Anda perlu menjelaskan apakah pengirimannya akan dilakukan dengan langsung atau menggunakan jasa pihak pengiriman dari luar. Anda juga harus menjelaskan berapa lama proses pengiriman tersebut.

Jika ada tambahan biaya pengiriman, maka Anda juga perlu menjelaskan siapa yang harus menanggung biaya pengiriman tersebut, apakah penjual atau pembeli. Hal ini perlu Anda jelaskan dengan detail pada contoh surat penawaran barang elektronik.

Sifat dari Surat Penawaran

Pada proses pembuatan dan penggunaannya, surat penawaran untuk barang elektronik juga akan memiliki 3 sifat dasar. Sifat inilah yang nantinya harus diperhatikan oleh penjual atau pemilik usaha.

Berikut adalah sifat yang dimiliki surat penawaran.

1. Terikat

Dalam hal ini, surat penawaran yang sudah dibuat akan bertindak sebagai pengikat. Nantinya, penawaran yang sudah diberikan penjual kepada konsumen tidak bisa berubah sewaktu-waktu.

2. Jangka Waktu

Sifat lainnya dari surat penawaran ini adalah memiliki jangka waktu. Hal ini berlaku untuk penawaran yang sudah diberikan sebelumnya. Penawaran tersebut akan sah dan bisa digunakan selama dalam jangka waktu yang sudah ditentukan.

3. Bebas

Dalam hal ini, jika surat penawaran yang sudah diberikan ternyata melebihi jangka waktu, penjual bisa merubah informasi atau detail penawaran tanpa harus memberitahukan konsumen

Tips Membuat Surat Penawaran yang Baik

Karena fungsinya yang cukup penting, maka dalam proses pembuatannya Anda juga tidak boleh asal-asalan. Berikut adalah beberapa tips untuk membuat surat penawaran yang baik.

1. Bahasa yang Jelas

Masalah bahasa adalah hal penting yang sangat perlu Anda perhatikan. Dalam pembuatan surat penawaran ini, Anda perlu menggunakan bahasa yang jelas dan juga mudah untuk dipahami.

Selain itu, meskipun produk yang Anda tawarkan adalah barang elektronik, sebaiknya hindari penggunaan bahasa yang sifatnya terlalu teknis. Hal tersebut hanya akan membuat pembaca kebingungan dan sulit memahami isi surat tersebut.

2. Rincian Spesifikasi

Hal lainnya yang juga harus ada ketika Anda membuat contoh surat penawaran barang elektronik adalah rincian dan juga spesifikasi. Semakin jelas rincian yang Anda berikan, maka akan semakin baik.

Rincian dan spesifikasi tersebut meliputi dimensi, bobot, fitur, dan juga kualitas. Tujuan hal ini adalah membantu calon konsumen untuk memahami lebih lanjut tentang barang yang akan mereka beli.

3. Harga yang Kompetitif

Kiat membuat surat penawaran lainnya adalah dengan memberikan harga yang kompetitif. Ini merupakan salah satu cara efektif yang bisa Anda gunakan untuk menarik minat konsumen.

Dalam hal ini, pastikan harga yang Anda berikan sebanding dengan kualitas produk yang akan konsumen dapatkan. Jangan memberikan harga terlalu murah ataupun mahal.

Contoh Surat Penawaran Barang Elektronik

Setelah memahami tentang banyak hal dari proses pembuatan surat penawaran untuk barang elektronik, berikut adalah beberapa contoh dan formatnya.

1. Contoh Surat Penawaran dengan Kelengkapan Harga

Surat ini biasanya digunakan dalam proses tender atau lelang. Surat ini biasanya menjawab surat permintaan yang berisi kebutuhan akan barang elektronik. Berikut adalah contohnya.

PT Unggul Elektronik

Jl. ABC Nomor 123, Jakarta Selatan, Jakarta

Telepon dan Fax (021) 123456

Email:  marketing@ue.co.id

Jakarta, 30 April 2023

Nomor : 7/BT/VI/2019

Lampiran : –

Hal : Penawaran Harga

Kepada Yth. Bpk. Herman Santoso (Dir ops PT XYZ)

Jl. Kartini No. 16, Jakarta

Dengan hormat,

Sehubungan dengan surat permintaan barang yang PT XYZ ajukan sebelumnya, maka kami bermaksud menawarkan produk yang diminta tersebut dengan rincian harga sebagai berikut

1. TV LED 32 inch dengan merk Panasonic seharga Rp2.000.000
2. Laptop Asus 14 inch seharga Rp4.000.000
3. Speaker dengan merek Panasonic seharga Rp1.500.000
4. AC 1 PK dengan merek Panasonic seharga Rp3.500.000.

Semua spesifikasi dari masing-masing alat telah disesuaikan dengan permintaan yang diajukan oleh PT XYZ sebelumnya. Adapun harga yang tertera adalah harga satuan per unit.

Jika berminat pada produk dengan harga yang ditawarkan, maka ada beberapa metode pembayaran yang bisa dilakukan untuk menyelesaikan transaksi, yaitu

• Secara cash pada saat barang diantarkan dengan ketentuan membayar uang muka 20 persen sebelum proses pengantaran,
• Secara cash dengan metode transfer sebelum pengantaran dilakukan, atau
• Secara bertahap sebanyak 4 kali dengan uang muka 50 persen dari harga barang.

Demikian surat penawaran harga tersebut kami sampaikan. Besar harapan kami jika PT XYZ berminat pada produk yang kami tawarkan. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

PT Unggul Elektronik

2. Contoh Surat Penawaran Barang Elektronik Umum

Ini merupakan contoh surat penawaran pada umumnya. Surat ini biasanya digunakan untuk menawarkan barang secara langsung ke konsumen. Dalam surat ini juga biasanya berisi kelengkapan dan spesifikasi dari barang yang dijual. Berikut contohnya.

PT Tumbuh Bersaudara

Jl. GHI No. 25, Bandung – Indonesia

Telp. (022) 123456, Fax (022) 123789

Email : marketing@tumbuhbersaudara.com

Bandung, 1 April 2023

Nomor : 304/SPB/IV/2019

Lampiran : – lembar

Perihal : Surat Penawaran Barang

Kepada

Yth. Direktur PT Sinar Abadi

Bp. Maulana

Jl. LMN No. 145 Bandung

Di tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan surat ini, kami dari PT Tumbuh Bersaudara yang bergerak dalam bidang pengadaan peralatan mesin dan fasilitas kantor, bermaksud untuk menawarkan produk kami kepada perusahaan Bapak.

Kami menawarkan produk dengan kualitas terbaik dan merupakan versi paling baru. Tentunya dengan harga yang terjangkau dan juga waktu garansi yang panjang.

Produk yang kami tawarkan adalah sebagai berikut

• Jenis barang: Mesin Fotokopi
• Merek dan warna: Canon, warna abu-abu
• Tahun pembuatan: Thn. 2022
• Harga: Rp 60.000.000,- (harga sudah termasuk PPN 10%)
• Biaya Ongkos Kirim: Gratis
• Pilihan Cara Pembayaran: Tunai, Kredit

Sangat besar harapan kami jika perusahaan Bapak akan tertarik dengan produk yang kami tawarkan. Kami juga akan memberikan diskon 10% kepada perusahaan Bapak untuk pembelian pertama produk kami. 

Jika membutuhkan informasi lebih lanjut, Bapak dapat menghubungi kami di Jl. GHI No. 25, Bandung, Telp. (022) 123456, Fax (022) 123789.

Besar harapan kami agar penawaran ini bisa diterima. Atas segala bentuk perhatiannya, kami mengucapkan banyak terima kasih..

Bandung, 1 April 2023

Hormat kami,

Gilbert Albar

Manajer Pemasaran

3. Contoh Surat Penawaran Barang dalam Bentuk Kerjasama

Contoh surat penawaran barang elektronik lainnya juga bisa Anda buat untuk kepentingan kerjasama. Surat ini tidak hanya berisi penawaran dari produk yang Anda jual tapi juga ketentuan kerjasama lainnya. Berikut adalah contohnya.

PT Sepuluh Mei

Jalan RST No 11, Jakarta

Telp: 021-456567 Email: marketing@sepuluhmei.com

Jakarta, 1 Mei 2023

No: 1/001/005/105

Perihal: Penawaran Kerjasama

Lampiran: –

Kepada Yth.

Bpk Cahyono

Direktur PT Angkasa Jaya

Jalan Hitam Putih No 11, Bandung

Dengan hormat,

Kami dari PT Sepuluh Mei bermaksud untuk menawarkan kerjasama dengan PT Angkasa Jaya dalam hal penyediaan fasilitas alat elektronik dan mesin kantor. Produk yang kami tawarkan antara lain

• TV LED 32 inch dengan merek Samsung,
• TV LED 32 inch dengan merek LG,
• Laptop dengan merk ASUS, dan
• AC 1 pk dengan merk LG.

Kami sebagai perwakilan dari PT Sepuluh Mei dapat memberikan kompensasi yang bisa dinegosiasikan kepada PT Angkasa Jaya jika bersedia bekerjasama dengan perusahaan kami.

Untuk mekanisme kerjasama bisnis ini akan kami jelaskan lebih lanjut dan rinci jika PT Angkasa Jaya tertarik dengan penawaran yang kami berikan ini.

Kami mengucapkan banyak terima kasih atas perhatiannya.

Hormat kami,

PT Sepuluh Mei

4. Contoh Surat Penawaran Barang dengan Full Block Style

Selain berkaitan dengan tujuan, pembuatan surat surat penawaran ini juga biasanya akan memperhatikan masalah gaya penulisan. Dalam hal ini, karena surat tersebut bersifat formal maka masalah gaya ini juga akan berkaitan dengan kerapian. Surat penawaran dengan full block style sendiri memiliki format desain rata kanan dan kiri mulai dari awal sampai akhir. Berikut adalah contohnya.

5. Contoh Surat Penawaran Barang Elektronik dengan Semi Block Style

Desain lainnya yang juga biasa digunakan ketika membuat surat penawaran adalah menggunakan semi block style. Dalam hal ini, desain yang digunakan biasanya hanya menggunakan rata kanan. Berikut adalah contohnya.

6. Contoh Surat Penawaran Barang Elektronik untuk Sekolah

Contoh lainnya yang mungkin akan Anda gunakan adalah membuat surat penawaran untuk sekolah maupun institusi. Berikut adalah contohnya.

PT Abadi Jaya
Jalan Mangga 45 Jakarta Selatan
Telp. (021)964664 E-mail: abadijaya@gmail.com

Jakarta, 1 Mei 2020

Nomor : 196/5668/11/2020

Lampiran : 1 Bendel

Perihal : Penawaran Komputer

Kepada:

SMK Nusantara Jakarta

Jalan Merpati No. 10

Jakarta

Dengan hormat,

Di era seperti saat ini, komputer merupakan salah satu penunjang untuk kegiatan pembelajaran. Kemampuan untuk mengoperasikan komputer juga merupakan skill yang sangat dibutuhkan saat ini. 

Berkaitan dengan hal tersebut, kami dari PT Abadi Jaya bermaksud untuk memberikan sebuah penawaran berupa perangkat komputer keluaran terbaru yang memiliki spesifikasi bisa menunjang pembelajaran di sekolah Bapak/Ibu.

Kami memiliki beberapa produk unggulan dengan tipe yang bisa Anda pilih dengan harga yang sangat terjangkau. Kami juga menawarkan garansi satu tahun dan juga penawaran diskon yang akan memberikan keuntungan lainnya untuk Anda.

Tipe dan produk yang kami tawarkan telah terlampir bersama dengan surat ini. Kami juga melampirkan harga dan juga potongan diskon.

Demikian surat penawaran ini kami ajukan. Besar harapan kami agar Bapak/Ibu tertarik untuk membeli beberapa produk terbaru dari kami. Terima kasih atas perhatian dan juga kerjasamanya.

Hormat kami,

PT Abadi Jaya

7. Contoh Surat Penawaran Barang untuk Toko

Contoh lainnya untuk surat penawaran adalah ketika Anda ingin menawarkan barang yang Anda jual ke toko. Dalam hal ini, surat penawaran perlu Anda buat dengan semenarik mungkin.

Biasanya, surat penawaran ini juga dibuat untuk melakukan penawaran dalam jumlah besar. Cara ini juga biasa dilakukan untuk melakukan pelebaran pasar. Berikut adalah contohnya.

8. Contoh Surat Penawaran Barang Elektronik dengan Diskon

Jika Anda ingin memberikan penawaran dengan diskon tertentu, Anda juga bisa melakukannya dengan memberikan surat penawaran khusus. Berikut adalah contoh yang biasa digunakan.

9. Contoh Surat Penawaran Barang Elektronik untuk Perusahaan

Hal lainnya yang juga perlu Anda perhatikan adalah ketika membuat surat penawaran untuk perusahaan. Dalam hal ini maka surat yang Anda buat akan menggunakan format yang sangat formal.

Selain itu, dalam pembuatan surat penawaran ini biasanya Anda akan menggunakan spesifikasi yang sangat detail. Berikut adalah contoh yang sering digunakan.

10. Contoh Surat Penawaran Barang untuk Pelanggan

Jika usaha Anda sudah memiliki banyak pelanggan dan ingin memberikan penawaran produk baru, Anda juga bisa menggunakan surat penawaran untuk hal ini. Berikut adalah contoh surat penawaran barang elektronik yang biasa digunakan.

Optimalkan Penjualan dengan Surat Penawaran!

Meskipun terkesan konvensional, namun penggunaan surat penawaran ternyata masih sangat efektif. Contoh surat penawaran barang elektronik ini merupakan salah satu cara yang masih banyak orang gunakan.

Selain lebih ringkas, cara ini juga dinilai lebih profesional dan terlihat resmi. Dalam proses kerjasama, biasanya banyak orang yang memulainya dengan menggunakan cara ini.