Format dan Contoh Surat Pengunduran Diri dari Organisasi, Terlengkap!

Surat pengunduran diri merupakan salah satu jenis surat resmi yang digunakan seseorang untuk alasan tertentu. Salah satunya, seseorang bisa menggunakan contoh surat pengunduran diri dari organisasi apabila tidak ingin bergabung lagi. Isi surat ini nantinya bisa berisi alasan personal mengapa seseorang ingin mengundurkan diri.

Sebenarnya, Anda juga bisa mengundurkan diri secara lisan kepada pihak yang bersangkutan. Namun, penggunaan surat pengunduran diri bisa menjadi cara yang formal yang bisa Anda lakukan. Anda bisa membuat surat pengunduran diri dengan memperhatikan struktur dan format penulisan surat dalam ulasan di bawah ini.

Apa Itu Surat Pengunduran Diri?

Surat pengunduran diri merupakan surat yang dibuat oleh individu bersangkutan sebagai keterangan resmi. Di mana akan tertulis dan menyatakan pengunduran diri dari jabatan atau posisi tertentu. Surat pengunduran diri terdiri dari berbagai macam sesuai dengan tujuan pembuatannya. 

Jenis surat pengunduran diri yang paling umum adalah surat dari perusahaan dan organisasi. Seorang karyawan biasanya menggunakan surat ini sebagai keterangan resmi untuk mundur dari jabatan dalam suatu perusahaan. 

Sementara contoh surat pengunduran diri dari organisasi biasanya dibuat oleh individu yang terlibat dalam suatu badan instansi atau organisasi untuk menyatakan keluar dari organisasi tersebut. Surat pengunduran diri yang resmi mempunyai ketentuan tersendiri dalam pembuatannya.

Berdasarkan Undang-Undang Nomor 11 Pasal 154 A Tahun 2020 tentang Cipta Kerja, ada beberapa syarat yang harus dipenuhi untuk mengundurkan diri atas kemauan individu bersangkutan. Berikut ini syaratnya:

1. Mengajukan permohonan pengunduran diri secara tertulis paling lambat minimal 30 hari sebelum tanggal mengundurkan diri.
2. Tidak terikat dengan ikatan dinas dalam instansi atau perusahaan yang bersangkutan.
3. Tetap menjalankan tanggung jawab yang diemban individu yang bersangkutan sampai tanggal mengundurkan diri.

Selanjutnya, apabila telah memenuhi seluruh syarat di atas. Maka, Anda bisa menyampaikan surat pengunduran diri ini kepada pemimpin perusahaan atau organisasi yang bertanggung jawab sesuai kebijakan yang berlaku. Penyampaian surat pengunduran diri ini bisa melalui email atau bertemu secara langsung.

Tujuan Surat Pengunduran Diri

Sebagaimana jenis surat formal lainnya, pembuatan surat pengunduran diri juga memiliki tujuannya yang berbeda-beda. Karena itu, Anda harus mengetahui tujuan pembuatan surat agar sesuai dengan harapan semua pihak yang bersangkutan. Berikut ini beberapa tujuan dari pembuatan contoh surat pengunduran diri dari organisasi:

1. Bentuk Profesionalisme dalam Kerjasama

Etika yang baik dan sopan harus Anda pertahankan di berbagai situasi, termasuk dalam kehidupan berorganisasi. Anda tidak boleh bertindak sesuka hati meninggalkan organisasi tanpa berpamitan. Cara yang terbaik untuk berpamitan secara profesional adalah mengajukan surat pengunduran diri kepada pimpinan organisasi.

2. Membantu Rekan untuk Mencari Pengganti

Pada dasarnya, pembuatan surat pengunduran diri juga bertujuan untuk memberikan informasi kepada pihak organisasi agar segera mencari pengganti yang akan menempati posisi Anda sebelumnya. Oleh sebab itu, Anda perlu mengajukan surat pengunduran diri dalam waktu minimal sebulan agar tidak terkesan mendadak.

Jenis Surat Pengunduran Diri

Sebelum mengetahui format penulisan dan contoh surat pengunduran diri dari organisasi yang baik dan benar. Ada dua jenis dalam contoh surat pengunduran diri yang perlu Anda ketahui, yaitu surat yang bersifat one month notice dan two weeks notice. Berikut ini penjelasannya:

1. Two Weeks Notice

Jenis surat pengunduran diri yang pertama, yaitu bersifat two weeks notice. Ini merupakan bentuk pemberitahuan yang dilakukan sejak dua minggu sebelum seseorang mengundurkan diri dari suatu perusahaan atau organisasi. Anda bisa menyampaikan permohonan secara tatap muka agar lebih cepat prosesnya.

Sayangnya, jangka waktu yang hanya dua minggu ini cukup berisiko karena terlalu mendadak. Pihak organisasi akan kerepotan karena harus mencari pengganti Anda secara cepat. Oleh karena itu, Anda perlu mempertimbangkan lagi alasan yang tepat sebelum mengundurkan diri agar permintaan Anda diterima oleh pimpinan organisasi.

2. One Month Notice

Jenis kedua ini termasuk jenis surat pengunduran diri yang paling banyak diterapkan oleh berbagai perusahaan maupun organisasi. One month notice artinya seseorang yang ingin mengundurkan diri wajib menyampaikan permohonan satu bulan sebelum seseorang resmi keluar dari organisasi. 

Surat ini biasanya berisi tentang pemberitahuan tentang keputusan individu untuk mengundurkan diri dari kerja sama yang telah terjalin selama ini. Anda harus menyampaikan pemberitahuan ini kepada pimpinan atau pihak yang bertanggung jawab untuk mendapatkan persetujuan. 

Selain itu, surat pengunduran diri dengan jangka waktu satu bulan bisa membantu perusahaan untuk mencari seseorang yang bisa menggantikan posisi Anda. Jadi, tidak heran jika jenis ini banyak dijadikan sebagai standar yang paling baik di berbagai perusahaan dan organisasi.

Fungsi Surat Pengunduran Diri

Surat pengunduran diri yang baik memang harus Anda sampaikan secara tidak mendadak untuk menjaga profesionalitas. Ini juga bertujuan untuk menjaga hubungan baik Anda dengan pihak lain. Selain tujuan dan jenisnya, contoh surat pengunduran diri dari organisasi juga mempunyai beberapa fungsi penting. Berikut ini rinciannya:

1. Tanda Berakhirnya Sebuah Kerja Sama

Anda mungkin telah menandatangani surat kontrak saat bergabung dengan sebuah perusahaan atau organisasi di hari pertama. Maka, Anda juga perlu menandatangani surat pengunduran diri saat memutuskan keluar dari organisasi tersebut. Surat ini berfungsi sebagai tanda berakhirnya hubungan kerja sama Anda dengan organisasi.

2. Penentu Status Keanggotaan

Surat pengunduran diri juga berfungsi sebagai penentu status keanggotaan seseorang di dalam sebuah organisasi. Hal tersebut berkaitan dengan apakah Anda masih mempunyai tanggung jawab atau tidak di dalam organisasi tersebut. 

Apabila pimpinan organisasi telah menyetujui surat tersebut, maka Anda sudah tidak berstatus sebagai anggota organisasi. Sehingga, Anda juga tidak bertanggung jawab untuk menyelesaikan tugas apapun di organisasi ini. Pihak organisasi juga telah mengalihkan tanggung jawab Anda kepada pihak lain sebagai penggantinya.

3. Menunjukkan Etika Kerja yang Baik dan Sopan

Mengundurkan diri secara resmi menggunakan surat adalah salah satu bentuk etika kerja yang baik dan sopan. Meskipun Anda telah menyampaikan niat mengundurkan diri secara lisan, alangkah baiknya Anda tetap mengajukan pengunduran diri secara tertulis melalui surat resmi. 

Perusahaan atau organisasi tentu akan menilai bahwa Anda adalah seorang yang mempunyai sopan santun dan beritikad baik untuk menjaga hubungan baik selanjutnya. Karena tidak semua orang mempunyai etika kerja yang baik. Sementara itu, masih ada kemungkinan Anda akan menjalin komunikasi di lain waktu dan kesempatan.

Format Penulisan Surat Pengunduran Diri

Penulisan surat pengunduran diri harus memperhatikan ketentuan, seperti tata bahasa yang formal dan jelas. Pembuatan contoh surat pengunduran diri yang benar berfungsi untuk memberikan kesan yang baik dan profesional terkait alasan Anda mundur dari suatu posisi. Berikut ini beberapa format untuk membuat surat pengunduran diri:

1. Tanggal dan Nama Kota

Bagian yang berada di posisi paling atas dalam contoh surat pengunduran diri dari organisasi adalah tanggal pembuatan surat dan nama kota dari organisasi Anda. Anda harus menuliskan dengan jelas mulai dari hari, tanggal, bulan, dan tahun. Sedangkan nama kota bisa Anda tulis di posisi paling depan sebelum tanggal.

2. Alamat dan Nama Perusahaan atau Organisasi

Di sini Anda harus menulis alamat dan nama organisasi secara lengkap dan jelas. Hal tersebut bertujuan agar tidak terjadi kesalahan saat mengirim surat. Selain itu, tidak etis rasanya bila Anda sampai salah menuliskan nama organisasi yang selama ini menaungi Anda.

3. Salam Pembuka

Memasuki bagian penting dalam surat pengunduran diri, Anda harus membukanya dengan salam yang formal dan sopan. Anda bisa melihat contoh salam pembuka yang tepat di bagian selanjutnya pada artikel ini.

4. Isi Surat

Bagian isi surat berisi tentang penjelasan singkat mengenai alasan Anda mengundurkan diri dari organisasi. Selain itu, jangan lupa untuk mencantumkan identitas lengkap Anda. Seperti nama, alamat, nomor telepon, dan jabatan Anda saat ini. Semua informasi ini harus tertulis jelas di bagian isi surat.

5. Tanggal Pengunduran Diri

Tanggal pengunduran diri termasuk ke dalam isi surat. Anda bisa menuliskannya setelah penjelasan latar belakang Anda mengundurkan diri. Tuliskan secara lengkap hari, tanggal, bulan, dan tahun kapan Anda akan berhenti dari organisasi tersebut. Pastikan waktunya tidak terlalu berdekatan dengan tanggal pembuatan surat.

6. Ucapan Terima Kasih dan Permohonan Maaf

Bagian ini bukanlah bagian yang wajib ada di dalam contoh surat pengunduran diri dari organisasi. Namun, Anda bisa mengisinya sebagai bentuk profesionalitas. Bagian ini bisa berisi kalimat seperti ucapan terima kasih atas kerja sama selama ini dan permohonan maaf apabila terdapat kesalahan selama bergabung di organisasi.

7. Salam Penutup 

Bagian akhir dari isi surat pengunduran diri adalah salam penutup. Sama seperti jenis surat lainnya, surat pengunduran diri juga harus mencantumkan salam penutup yang formal. Salam penutup juga bisa Anda lengkapi dengan harapan untuk organisasi tersebut di masa yang akan datang.

8. Tanda Tangan dan Nama Terang

Tanda tangan dan nama terang harus ada di dalam dokumen resmi apapun termasuk surat pengunduran diri. Posisinya biasanya berada di bagian bawah salam penutup. Anda bisa menempatkannya di sebelah kiri maupun kanan.

Contoh Surat Pengunduran Diri dari Organisasi

Dalam sebuah organisasi, surat pengunduran diri berfungsi sebagai permohonan untuk mundur dari status keanggotaan organisasi yang disampaikan secara tertulis. Anda perlu menyampaikan alasan mengundurkan diri yang jelas dan logis. Berikut ini beberapa contoh surat pengunduran diri dari organisasi yang bisa Anda jadikan acuan.

Contoh Surat 1

Berikut ini contoh surat pengunduran diri dari posisi ketua organisasi:

Contoh Surat 2

Ini merupakan contoh pengunduran diri dari jabatan di organisasi pramuka:

Contoh Surat 3

Berikut adalah contoh surat pengunduran diri dari organisasi pasukan pengibaran bendera pusaka atau paskibraka:

Contoh Surat 4

Berikut ini contoh dokumen pengunduran diri dari keanggotaan Himpunan Organisasi Mahasiswa (HIMA):

Contoh Surat 5

Selanjutnya adalah contoh dokumen pengunduran diri dari keanggotaan organisasi secara umum. Baik organisasi di sekolah, di kampus, ataupun di lingkungan masyarakat luas:

Contoh Surat 6

Di bawah ini contoh surat pengunduran diri dari organisasi dengan posisi sebagai ketua OSIS di sekolah:

Contoh Surat 7

Berikut ini contoh surat pengunduran diri dari keanggotaan Karang Taruna di desa:

Contoh Surat 8

Ada pula surat pengunduran diri dalam bahasa Inggris untuk kepentingan pekerjaan atau organisasi tertentu. Anda bisa menyesuaikan format di bawah ini dengan kepentingan Anda sendiri:

Contoh Surat 9

Berikut adalah contoh surat pengunduran diri dari organisasi MAPALA dalam bentuk teks:

Jakarta, 1 Februari 2022

Perihal: Pengunduran Diri

Lampiran: 1 halaman

Yth.

Ketua Mahasiswa Pecinta Alam (MAPALA)

Universitas Selalu Maju

di Tempat

Dengan hormat,

Yang bertanda tangan di bawah ini, saya:

Nama : XXXX

Tempat, tgl lahir : XXXX

NIM : XXXX

Alamat : XXXX

Saya bertujuan untuk mengajukan permohonan pengunduran diri dari organisasi kampus MAPALA Universitas Selalu Maju. Periode 2021, terhitung dari bulan Maret mendatang.

Alasan pengunduran diri saya adalah kesehatan. Di mana saya dinyatakan sakit dan tidak boleh mengikuti kegiatan fisik. Sudah terlampir surat keterangan dokter mengenai kondisi kesehatan saya.

Saya mengucapkan terima kasih atas pengalaman yang telah diberikan. Saya berharap MAPALA Universitas Selalu Maju semakin tangguh dan peka pada sekitar.

Atas perhatiannya, saya ucapkan terima kasih.

Hormat Saya,

XXXX

Cara Membuat Surat Pengunduran Diri

Pada dasarnya, pembuatan contoh surat pengunduran diri dari organisasi tidaklah sulit. Anda hanya perlu menulis informasi yang jelas sesuai dengan format surat pengunduran diri. Namun, apabila Anda baru pertama kali membuat surat pengunduran diri, coba ikuti beberapa langkah membuat surat yang benar berikut ini:

1. Siapkan kertas folio bergaris apabila Anda ingin membuat surat dengan menggunakan tulisan tangan secara langsung. Namun, saat ini lebih banyak orang menyampaikannya melalui email atau surat yang diketik oleh komputer.
2. Tuliskan judul surat pengunduran diri menggunakan huruf kapital di bagian tengah paling atas.
3. Tentukan kepada siapa Anda menulis surat pengunduran diri. Anda harus menuliskan nama lengkap beserta gelarnya secara jelas di dalam surat. Dalam hal ini biasanya pihak yang bersangkutan adalah ketua organisasi.
4. Tuliskan alamat lengkap dan nama organisasi Anda dengan jelas.
5. Berikan sapaan atau salam pembuka di bagian awal surat. Biasanya, bagian ini diawali dengan kata “dengan hormat”.
6. Tuliskan identitas Anda secara lengkap termasuk nama lengkap, alamat, tempat dan tanggal lahir, hingga nomor telepon.
7. Sampaikan maksud dan tujuan Anda membuat surat pengunduran diri secara singkat dan logis. Hindari penggunaan kalimat yang terlalu panjang karena akan memberikan kesan terlalu bertele-tele.
8. Ucapkan terima kasih kepada rekan dalam organisasi atas kerjasama yang terjalin selama Anda bergabung dengan organisasi tersebut.
9. Jangan lupa sampaikan permohonan maaf atas segala kesalahan yang pernah Anda lakukan baik secara sengaja maupun tidak sengaja.
10. Berikan kalimat penutup yang formal dan sopan. Anda juga bisa menuliskan harapan Anda untuk organisasi tersebut di masa depan.
11. Tuliskan tanggal pembuatan surat pengunduran diri.
12. Tuliskan nama lengkap dan tanda tangan di bagian paling bawah.
13. Teliti kembali seluruh identitas dan informasi penting yang ada di dalam surat sebelum Anda cetak atau kirim ke pihak yang bersangkutan.
14. Surat pengunduran diri dari organisasi siap Anda kirimkan kepada pimpinan perusahaan atau organisasi.

Anda bisa mengikuti langkah-langkah di atas untuk membuat contoh surat pengunduran diri dari organisasi yang benar. Namun, langkah-langkah ini bersifat fleksibel dan bisa berubah. Tidak menutup kemungkinan Anda bisa menambahkan bagian lainnya agar lebih lengkap dan jelas sesuai dengan kepentingan Anda.

Contoh Alasan yang Logis untuk Mengundurkan Diri

Bagian yang cukup penting ketika membuat contoh surat pengunduran diri dari organisasi adalah penyampaian alasan mengapa Anda ingin mundur. Dalam hal ini, tidak semua orang mampu menyampaikan alasannya dengan jelas dan logis. Oleh sebab itu, berikut ini ada beberapa alasan yang bisa Anda gunakan sebagai referensi:

1. Alasan Lingkungan Organisasi

Alasan pertama yang bisa Anda jadikan sebagai referensi adalah mengenai lingkungan organisasi tersebut. Anda bisa menyampaikan bahwa, Anda kurang nyaman berada di lingkungan tersebut dengan bahasa yang sopan.

2. Alasan Tanggung Jawab atau Pekerjaan

Alasan selanjutnya adalah tentang tanggung jawab yang Anda terima selama bergabung dengan organisasi tersebut. Anda bisa menyampaikan dengan jelas apabila tanggung jawab atau beban kerjanya kurang sesuai dengan kesepakatan awal.

3. Alasan Pendidikan

Anda juga bisa menjadikan pendidikan sebagai alasan utama dalam membuat contoh surat pengunduran diri dari organisasi. Sampaikan saja bahwa Anda sulit membagi waktu antara urusan pendidikan dan organisasi. Selain itu, Anda juga bisa beralasan ingin lebih fokus untuk melanjutkan pendidikan yang lebih tinggi.

4. Alasan Kesehatan

Mungkin akan terdengar klasik, namun alasan kesehatan bisa menjadi alasan yang tepat untuk mengundurkan diri dari suatu organisasi. Anda bisa menjelaskan riwayat penyakit yang Anda miliki, di mana penyakit tersebut berpotensi dapat menurunkan performa dalam organisasi.

5. Pindah Domisili atau Tempat Tinggal

Selanjutnya, Anda bisa beralasan telah pindah domisili saat mengajukan surat pengunduran diri. Sampaikan juga bahwa lokasi Anda saat ini cukup menyulitkan untuk menyelesaikan tanggung jawab Anda di dalam organisasi tersebut. Sehingga, pihak pimpinan organisasi bisa menerima alasan Anda yang logis ini.

6. Jam Kerja Overtime

Beberapa organisasi mempunyai kegiatan yang sangat padat sehingga seringkali menyita waktu Anda. Oleh sebab itu, Anda bisa menjadikan jam kerja yang tidak sesuai ini menjadi alasan yang tepat untuk Anda tuliskan dalam contoh surat pengunduran diri dari organisasi.

7. Memiliki Pekerjaan Baru

Kehidupan organisasi terkadang memang menguras waktu dan tenaga Anda. Karena itu, Anda bisa menggunakan alasan ingin fokus kepada pekerjaan baru yang Anda dapatkan. Sampaikan juga jika Anda khawatir tidak bisa fokus mengurus organisasi dan membuat kinerja di organisasi menjadi tidak optimal.

8. Ingin Mencoba Hal Baru

Apabila sudah terlalu lama bergabung dengan suatu organisasi, Anda bisa menjadikan keinginan untuk mencoba hal baru di luar organisasi sebagai alasan mengundurkan diri. Sampaikan alasan ini secara jujur dan sopan agar hubungan Anda dengan rekan di organisasi tetap baik-baik saja.

9. Ingin Meningkatkan Prestasi di Bidang Lain

Hampir sama dengan alasan nomor 8, Anda bisa berdalih ingin meningkatkan prestasi di bidang lain yang berbeda dengan jabatan di organisasi saat ini. Alasan ini masih logis untuk menjadi latar belakang dalam membuat contoh surat pengunduran diri dari organisasi. Jangan lupa sampaikan secara sopan agar tidak menyinggung rekan Anda.

10. Istirahat

Alasan terakhir yang bisa Anda gunakan untuk mengundurkan diri dari organisasi adalah ingin beristirahat sejenak. Sampaikan dengan sopan bahwa Anda ingin berhenti dari kesibukan berorganisasi dan ingin meluangkan waktu yang lebih untuk diri sendiri.

Siap Membuat Contoh Surat Pengunduran Diri dari Organisasi?

Demikian informasi lengkap serta contoh surat pengunduran diri dari organisasi yang baik dan benar. Anda bisa melihat beberapa contoh di atas dan menjadikannya sebagai acuan untuk membuat surat. Pastikan Anda menggunakan bahasa yang formal dan sopan untuk meninggalkan kesan yang baik dan profesional. Semoga bermanfaat!