Surat undangan seminar ialah salah satu bentuk surat resmi yang banyak dipakai di kalangan pejabat, pebisnis, dan akademisi. Strukturnya mirip dengan surat undangan resmi lainnya, meskipun ada sedikit perbedaan. Mari kita belajar contoh surat undangan seminar beserta struktur tulisannya di sini.
Daftar ISI
Apa Itu Surat Undangan Seminar?
Sebelum Anda mempelajari macam-macam contoh surat undangan seminar, Anda harus tahu dulu definisi dari surat resmi ini. Secara singkat, surat undangan seminar adalah sebuah surat yang diterbitkan oleh instansi atau perusahaan Anda kepada peserta suatu acara seminar.
Kegiatan seminar yang Anda laksanakan wajib tercantum secara jelas dalam surat undangan tersebut. Baik itu nama acaranya, tempatnya, waktu mulai dan selesai acara itu, hingga siapa pembicaranya. Semua informasi ini wajib tertuang dalam bahasa Indonesia yang formal dan sopan.
Kegunaan utama dari surat undangan resmi ini ialah untuk mempermudah komunikasi dengan para peserta seminar melalui media massa. Kemudian ada juga kegunaan lain yang tak kalah penting, yaitu melancarkan pengaturan kegiatan dalam seminar supaya pelaksananya tidak kalang kabut.
Adapun kegunaan lainnya dari surat resmi ini ialah untuk meningkatkan ketertarikan calon peserta supaya bersedia menghadiri seminar. Selain itu, surat ini pun mampu membuat lembaga atau perusahaan yang menerbitkannya tampak lebih terpercaya dan profesional di mata pesertanya.
Struktur Penulisan Surat Undangan Seminar
Nanti ketika Anda membaca beragam contoh surat undangan seminar di bawah, Anda patut memperhatikan struktur penulisan surat tersebut. Alasannya ialah surat ajakan menghadiri acara seminar ini membutuhkan format dan konten informasi yang berbeda dari surat-surat resmi lainnya.
1. Kop Surat
Bagian pertama yang harus selalu ada pada surat undangan apapun adalah kop surat. Ini merupakan identitas resmi Anda sebagai pihak yang mengundang. Kop surat melibatkan informasi seperti nama lengkap lembaga pengundang, alamat lembaga, logonya, dan nomor teleponnya.
Logo lembaga atau perusahaan sebaiknya Anda utamakan dalam membuat kop surat undangan ini. Identitas Anda sebagai pengirim surat ini bisa Anda ditulis dengan lengkap atau sebagian saja. Namun, demi membuat peserta seminar lebih percaya, Anda tuliskan saja selengkap-lengkapnya.
2. Tujuan Penerima
Tepat di bawah kop surat adalah bagian yang berisi tujuan penerima surat undangan ini. Karena peserta acara seminar Anda pasti berjumlah banyak, Anda tak usah repot menuliskan nama penerimanya satu per satu. Cukup saja Anda tuliskan nama instansi tujuan yang mewakili penerimanya.
Pada bagian ini, selain menuliskan nama tujuan penerima surat, Anda juga boleh saja menyertakan identitas Anda sebagai pengirimnya. Hal ini bertujuan mengurangi informasi yang panjang lebar atau bertele-tele begitu nanti Anda masuk ke bagian isi surat undangan tersebut.
3. Isi Surat
Pada bagian isi surat ini menjabarkan tentang kegiatan seminar yang akan Anda laksanakan. Begitu Anda nanti melihat macam-macam contoh surat undangan seminar, perhatikanlah bagian tengah pada surat itu, yang semuanya berisi ajakan untuk datang ke seminar.
Bagian ini belum menyertakan waktu dan tempat kegiatan seminar, melainkan hanya memberitahu bahwa akan ada acara seminar pada jadwal tertentu. Anda dianjurkan untuk menulis alasan mengapa acara seminar tersebut tergolong penting sehingga para calon peserta mau menghadirinya.
4. Jadwal Acara
Pencantuman jadwal acara seminar ialah bagian keempat yang mengikuti isi surat resmi Anda. Waktu mulai dan selesainya acara seminar Anda harus dipertimbangkan dengan matang. Jangan sampai acara Anda mulai terlalu awal, namun juga jangan mulai terlambat.
Tidak hanya waktu pelaksanaan acara seminar saja yang Anda cantumkan ke dalam surat undangan tersebut. Lokasi tempat Anda mengadakan acara tersebut juga wajib tertera dengan jelas. Tambahkan juga alamat jalan atau kompleks yang lengkap, beserta nomor jalan atau gedungnya.
5. Penutup Surat
Begitu semua informasi telah Anda jabarkan secara lengkap tanpa kesalahan apapun, maka sekarang waktunya menutup surat undangan. Anda sebaiknya mencantumkan harapan kepada para pembacanya supaya mereka mau menghadiri acara seminar Anda.
Setelah salam penutup tersebut, barulah Anda menuliskan nama lengkap dan gelar di bagian bawah beserta tanda tangan Anda. Jika perlu, Anda dapat menambah bagian tembusan surat untuk ditujukan kepada pihak-pihak yang berkepentingan, misalnya sekretaris atau bendahara.
Aneka Contoh Surat Undangan Seminar
Sekarang, kita masuk ke bagian contoh-contoh surat resmi untuk datang ke acara seminar ini. Pada gambar-gambar surat di bawah ini, Anda bisa melihat bentuk surat undangan yang mungkin agak berbeda. Meskipun demikian, contoh surat ini tetap memiliki fungsi yang sama.
1. Contoh Surat Satu
Inilah contoh surat undangan seminar yang pertama, kendati bentuknya tidak lebih daripada format surat resmi pada umumnya. Format surat undangan resmi ini memang terbilang sederhana, namun ini dapat memberikan gambaran umum bagi pembacanya.
Meskipun acara seminar pada surat ini memiliki topik akademik, tetapi pesertanya bukan siswa sekolah maupun mahasiswa universitas. Format surat ini menawarkan undangan acaranya kepada para ketua prodi di sebuah perguruan tinggi.
2. Contoh Surat Dua
Ini merupakan contoh surat undangan seminar yang tergolong unik, sebab surat ini menyebutkan tujuan penerimanya dengan sangat spesifik. Anda bisa melihat bahwa surat undangan ini ditujukan secara khusus kepada lima orang penerima.
Perhatikan juga kop surat untuk menghadiri acara seminar ini, yang menggunakan logo resmi Universitas Diponegoro. Di bawah nama penerbit surat tersebut juga terdapat alamat universitas beserta nomor telepon dan faksimil mereka.
3. Contoh Surat Tiga
Surat undangan yang satu ini bisa jadi merupakan contoh yang paling mencolok, sebab tampilannya menyerupai poster. Anda bisa melihat jika undangan seminar ini bahkan sampai menyebutkan siapa tokoh yang akan menjadi pembicaranya.
Perhatikan juga bintang warna kuning yang terletak di bagian kanan bawah surat undangan ini. Bagian berwarna kuning pada undangan seminar ini mencantumkan biaya pendaftaran seminar beserta masa terakhir pendaftaran sebelum ditutup.
4. Contoh Surat Empat
Contoh surat untuk menghadiri kegiatan seminar ini lumayan mirip dengan contoh di nomor tiga, karena juga menyerupai poster. Meskipun begitu, lihatlah logo lembaga penerbitnya yang terletak di bawah surat, bukan di atas.
Surat undangan seminar ini juga sama-sama menyertakan masa akhir pendaftaran bagi peserta yang bersedia mengikutinya. Namun, coba lihat bagian tepat di atasnya; ada daftar fasilitas yang akan peserta dapatkan selama acara berlangsung.
5. Contoh Surat Lima
Mari lihat contoh surat undangan seminar yang satu ini. Tepat di bawah kop surat, ada nomor surat yang berfungsi sebagai penanda arsipnya. Nomor surat ini seringkali ditemukan pada surat yang diterbitkan oleh lembaga tertentu.
Kemudian lihat juga bagian tempat pelaksanaan acara seminar, yang menyatakan secara jelas bahwa ada lampiran dibaliknya. Sebuah surat untuk menghadiri seminar boleh Anda sertakan dokumen lampiran jika memang diperlukan, namun boleh juga tidak.
6. Contoh Surat Enam
Pada contoh surat undangan seminar di nomor enam, Anda bisa melihat satu kata yang membuatnya tidak biasa. Ketimbang memakai kata “seminar”, surat ini menuliskan kata “workshop”, istilah bahasa Inggris dari kata seminar itu sendiri.
Anda juga dapat melihat bahwa bagian penutup pada undangan seminar ini tergolong sangat pendek. Surat ini hanya memakai dua kalimat pendek sebagai penutupnya ketimbang satu paragraf yang utuh.
Tips Menulis Surat Undangan Seminar
Anda mungkin sudah tahu seperti apa contoh surat undangan seminar itu, tetapi apakah Anda tahu cara menulisnya yang benar? Apabila belum, maka bacalah tips-tips penting yang bisa membantu Anda dalam menerbitkan sebuah surat resmi untuk seminar yang tepat.
- Selalu gunakan bahasa Indonesia yang formal dan sopan demi menjaga tingkat profesionalitas Anda dan perusahaan yang Anda wakili.
- Tuliskan siapa target peserta seminar Anda dengan jelas; misalnya, seminar tentang sensus penduduk hanya boleh dihadiri oleh pejabat pemerintahan.
- Format surat undangan seminar Anda sebaiknya yang singkat, tetapi padat informasi dan jangan panjang lebar.
- Usahakan untuk menyertakan nomor telepon atau alamat e-mail jikalau ada peserta seminar yang punya pertanyaan lebih lanjut.
- Hindari adanya kesalahan penulisan, bahkan satu huruf sekalipun, demi mencegah timbulnya salah tafsir di benak peserta.
- Apabila perlu, usahakan untuk menjabarkan tujuan acara seminar supaya peserta mengerti mengapa seminar tersebut diadakan.
- Waktu kegiatan seminar jangan sampai berlama-lama supaya peserta Anda tidak menjadi bosan.
- Jika Anda sudah menentukan waktu mulainya seminar, misalnya jam 08:30 pagi, maka acara seminar wajib mulai pada waktu itu juga.
Sudah Paham dengan Contoh Surat Undangan Seminar?
Demikianlah artikel ini yang mengulas tentang surat resmi untuk acara seminar bagi kalangan pejabat, pengusaha, dan akademisi. Jika Anda bekerja di ranah pendidikan, pemerintahan, atau bisnis, Anda sebaiknya pandai-pandai mengenali beragam jenis surat yang sifatnya resmi.
