Evaluasi adalah salah satu bagian dari tahapan untuk mencapai tujuan. Proses ini sangat diperlukan oleh banyak kalangan, mulai dari pendidikan, organisasi hingga pekerjaan kantor. Karena itu, mari mengenal lebih dalam tentang apa itu evaluasi, fungsi, tujuan, hingga bagaimana tahapan melakukannya!
Daftar ISI
Apa Itu Evaluasi?
Pada dasarnya, evaluasi adalah sebuah proses untuk mengkaji suatu program, kebijakan, organisasi atau apapun yang berkaitan dengan hal tersebut. Proses ini dilakukan untuk memperbaiki kinerja yang lalu atau memaksimalkan adanya suatu kinerja tertentu.
Menurut para ahli, salah satunya adalah Frutchey, evaluation merupakan proses untuk mengumpulkan data, informasi, penetapan kriteria dan pembentukan nilai yang dilakukan secara berangkai. Dari kegiatan tersebut akan ditarik satu kesimpulan dan pengambilan keputusan pelaksanaan informasi.
Menurut Worthen dan Sanders, evaluation merupakan kegiatan untuk mencari sesuatu yang berharga atau worth. Sesuatu tersebut bisa meliputi sebuah program tertentu atau alternatif dari program yang sudah ada. Oleh karena itu, evaluation bukan menjadi hal yang baru dalam bermasyarakat.
Lalu, menurut Curtiss dan B Floyd, evaluation merupakan sebuah kegiatan proses penilaian terhadap sesuatu. Penilaian tersebut bisa berupa penilaian positif, negatif, maupun netral. Hal tersebut karena, selama proses ini orang akan mengambil keputusan terkait nilai dan manfaatnya.
Sedangkan, menurut Abdul Basir, evaluation adalah proses pengumpulan data yang dilakukan secara deskriptif, informatif dan prediktif. Kegiatan tersebut dapat terjadi secara sistematik dan bertahap untuk menemukan suatu kebijakan baru dalam hal pendidikan.
Fungsi Evaluasi
Setelah memahami apa itu evaluasi baik secara umum maupun dari ahli, kini saatnya Anda mengenal berbagai macam fungsinya yang berguna untuk organisasi. Berikut uraiannya:
1. Fungsi Selektif
Fungsi selektif pada proses ini adalah untuk menyeleksi suatu hal yang perlu dan tidak perlu. Evaluation dapat Anda lakukan untuk mempertimbangkan siapa orang yang berhak naik jabatan, siapa orang yang perlu dikeluarkan, dan lain sebagainya.
Selain itu, Anda juga bisa melakukan seleksi pada suatu objek seperti pemilihan bahan material terbaik untuk produksi atau pemilihan target pasar terbaik. Proses seleksi ini umumnya dilakukan dengan musyawarah mufakat serta pemungutan suara terbanyak.
2. Fungsi Diagnosa
Fungsi diagnosa adalah untuk menganalisis kelebihan dan kekurangan suatu subjek atau objek tertentu. Hal tersebut bisa Anda lakukan untuk melakukan penilaian terhadap calon karyawan. Tentu, Anda pasti memiliki kriteria khusus untuk seorang karyawan yang akan perusahaan rekrut.
Anda dapat menganalisis kelebihan dan kekurangannya menggunakan diagnosa ini. Kumpulkan sebanyak-banyaknya data dari subjek untuk pertimbangan yang lebih meyakinkan.
3. Fungsi Penempatan
Apa itu fungsi penempatan dalam evaluasi? Fungsi ini berlaku untuk sebuah organisasi dan perusahaan dalam menempatkan sumber daya manusia yang ada. Pada sebuah organisasi pasti terdapat beberapa posisi yang harus terisi oleh orang dengan kualifikasi tertentu yang disyaratkan.
Adanya evaluation dapat membantu proses penempatan sumber daya manusia ini sesuai dengan posisi yang bersangkutan. Tentu dengan dukungan data dan riwayat yang terpercaya.
4. Fungsi Pengukuran Keberhasilan
Suatu organisasi atau program pasti memiliki sebuah visi dan misi tertentu yang perlu dicapai. Adanya kegiatan evaluation ini berfungsi untuk memonitoring atau mengukur tingkat keberhasilan tersebut. Agar dapat melakukannya, Anda dapat menerapkan sistem berkala baik per minggu maupun per bulan.
Tujuan Adanya Evaluasi
Setelah mengetahui apa itu evaluasi dan fungsinya, selanjutnya adalah mengenal tujuan dari kegiatan tersebut. Berikut ini adalah beberapa tujuan dari evaluation yang dapat Anda jadikan sebagai acuan:
- Bertujuan untuk mengukur pemahaman atau penguasaan seseorang terhadap suatu hal yang ditugaskan atau dibebankan kepadanya.
- Mengetahui apa saja kesulitan atau rintangan yang ada selama menjalankan sebuah pekerjaan atau sebuah program. Sehingga dapat menemukan solusi atas hal tersebut.
- Berguna sebagai wadah untuk mengetahui tingkat efektivitas dan efisiensi suatu kegiatan atau sistem yang telah berjalan. Dari segi perencanaan program maupun sumber daya manusia yang ada.
- Menjadi umpan balik dan wadah untuk memperoleh informasi penting dari berbagai sudut untuk memperbaiki sebuah kekurangan. Hal tersebut dapat Anda jadikan sebagai acuan melangkah di masa yang akan datang.
- Bertujuan untuk memberikan ide dan metode terbaru dari beberapa sudut pandang dalam menjalankan sebuah kebijakan
- Menampilkan pencapaian dari suatu tujuan. Sehingga anggota organisasi dapat mengetahui seberapa jauh tujuan tersebut telah tercapai. Jika masih jauh, maka mereka dapat menentukan performa kerja mana yang perlu mereka tingkatkan.
- Bertujuan untuk menelaah suatu kelemahan yang terdapat pada proses kerja, serta penyebabnya. Hal tersebut berguna untuk menyingkirkan penyebab atau mengambil langkah lain agar dapat menghindari penyebab.
Tahapan Evaluasi
Setelah melihat penjelasan apa itu evaluasi, tentu Anda memahami bahwa kegiatan sendiri tidak bisa terjadi secara spontan. Hal tersebut karena, proses ini memiliki tujuan yang terarah. Oleh karena itu, berikut ini adalah beberapa gambaran dari tahapan evaluation yang bisa Anda jadikan sebagai acuan:
1. Menentukan Topik Evaluasi
Tahap pertama dan yang paling penting dalam melakukan evaluation adalah menentukan topik. Topik ini bisa berupa program kerja, sebuah permasalahan mendadak, ataupun penilaian kinerja dari sebuah organisasi yang ada dan dilakukan secara berkala.
Misalnya, sebuah organisasi memiliki program kerja tahunan atau bulanan. Maka, hal tersebut bisa menjadi topik evaluasi berkala. Atau, jika tiba-tiba muncul permasalahan terkait kinerja seperti perselisihan antar anggota, maka hal tersebut juga bisa menjadi topik evaluasi bersama.
2. Merancang Kegiatan
Evaluasi tidak dapat berjalan dengan lancar jika tidak ada rancangan kegiatan yang dilakukan. Adanya rancangan kegiatan ini bertujuan agar evaluasi berjalan dengan teratur dan tujuannya dapat tercapai.
Rancangan kegiatan untuk melakukan forum evaluation bisa meliputi beberapa hal berikut ini:
- Penunjukan ketua forum untuk memimpin jalannya evaluation.
- Penunjukan notulen untuk merangkum hasil evaluation.
- Pembukaan forum evaluation oleh ketua forum.
- Pemaparan data atau kasus studi yang perlu anggota diskusikan secara mendalam.
- Diskusi terbuka, bisa berlangsung dengan bebas atau dilakukan penunjukan bergantian kepada anggota untuk menyampaikan pendapatnya.
- Diskusi untuk memperbaiki masalah, atau menerapkan suatu sistem baru.
- Penarikan kesimpulan evaluation oleh notulen yang telah ditunjuk.
- Penutupan forum evaluation.
Kegiatan di atas merupakan gambaran besar saja. Anda bisa melakukan modifikasi lebih detail dan dapat Anda sesuaikan dengan keadaan forum.
3. Pengumpulan Data
Apa itu tahapan evaluasi ketiga? Setelah rancangan acara sudah terbuat, maka selanjutnya adalah pengumpulan data. Pengumpulan data berguna agar proses evaluation dapat berjalan lebih objektif berdasarkan data dan keadaan yang ada. Evaluation yang berjalan objektif lebih mudah untuk mencapai kata sepakat.
Pengumpulan data dapat Anda lakukan dari berbagai sumber untuk mendapatkan data yang komprehensif. Misalnya, ada permasalahan penurunan penjualan. Maka, Anda dapat mengumpulkan data penjualan dari jangka waktu yang luas, serta dari beberapa tempat berbeda.
4. Analisis Data
Setelah mendapatkan sejumlah data yang cukup, selanjutnya Anda dapat melakukan analisis data. Analisis data ini penting untuk membandingkan data satu dengan yang lain. Tujuannya untuk menarik kesimpulan dari banyak data, maupun untuk melihat kesalahan yang bisa jadi terdapat pada data tersebut.
Anda dapat melakukan analisis data dengan bantuan aplikasi tertentu. Seperti Microsoft Excel atau Minitab jika data tersebut adalah data kuantitatif. Namun, apabila data tersebut adalah data kualitatif, Anda perlu menganalisanya satu per satu.
Oleh karena itu, usahakan data yang Anda jadikan sebagai materi evaluation adalah data dalam bentuk kuantitatif. Jika data kualitatif, Anda bisa mengubahnya ke dalam range angka untuk mempermudah pengolahan.
5. Hasil
Setelah melakukan analisa data dan diskusi yang matang terkait suatu topik permasalahan, selanjutnya Anda akan mendapatkan hasil juga kesimpulan. Hasil evaluation dapat Anda tarik berdasarkan musyawarah bersama dan perolehan data yang telah Anda analisa dengan baik.
Hasil ini akan notulen jabarkan agar semua pihak dapat mengetahuinya. Tentu saja dengan harapan hasil evaluation dapat membawa perubahan serta dapat dilaksanakan secepat-cepatnya.
Sudah Memahami Apa Itu Evaluasi?
Sekian ulasan mengenai apa itu evaluasi, fungsi, tujuan, hingga tahapan melakukannya. Adanya proses evaluation dalam sebuah perkumpulan akan sangat membantu untuk mencapai sebuah target. Oleh karena itu, lakukan proses evaluation dengan baik dan benar, ya!
