Dalam kegiatan sehari-hari, khususnya dalam pekerjaan, pasti Anda banyak melakukan transaksi yang memerlukan tagihan. Namun, bukan tidak mungkin jika masih banyak orang yang belum mengerti apa itu faktur dan jenisnya. Mari simak ulasan menarik dan lengkap berikut ini!
Daftar ISI
Apa Itu Faktur?
Faktur atau tagihan merupakan sebuah dokumentasi yang ada pada sistem jual beli, di mana di dalamnya terdapat riwayat pembelian barang oleh pembeli dan penjual. Transaksi pembelian yang tercatat dalam sebuah tagihan dapat berupa transaksi pembelian tunai maupun transaksi pembelian kredit.
Jadi, ini merupakan sebuah bukti penjualan antar kedua belah pihak. Selain tagihan, dalam kehidupan masyarakat dokumen ini juga seringkali disebut sebagai kwitansi pembelian. Nah, untuk transaksi kredit dalam sebuah tagihan, akan tertera kesepakatan antara pembeli dan penjual tentang pelunasan barang yang dibeli.
Secara konvensional, tagihan dibuat langsung di atas kertas atau hard copy yang terdiri dari beberapa salinan. Baik penjual maupun pembeli akan memiliki salinan tersebut sebagai bukti penjualan dan pembelian yang sah.
Namun, seiring dengan kemajuan teknologi, tagihan telah beralih wujud ke dalam bentuk digital atau yang dikenal sebagai e-faktur.
Apa Itu E-Faktur?
Seiring dengan perkembangan teknologi, tagihan konvensional mulai tergantingan keberadaannya dengan e-faktur. Lalu apa yang dimaksud dengan e-faktur? E-faktur sendiri merupakan sebuah tagihan yang dibuat menggunakan sistem digital yang biasanya terintegrasi dengan email atau nomor telepon penerima.
Adanya e-faktur ini memiliki dasar karena tagihan dalam bentuk kertas tidak memiliki ketahanan lama dan memiliki potensi rusak yang tinggi. Sehingga, para pebisnis akan kesulitan untuk melakukan rekapitulasi data dalam jumlah banyak dan kurun waktu lama.
Sistem e-faktur yang saat ini marak digunakan adalah sistem milik direktorat jenderal pajak. Di mana sistem ini akan mempermudah para nasabahnya dalam melihat jumlah tagihan pajak yang perlu dibayarkan. Lewat adanya e-faktur ini kegiatan bisnis akan berjalan lebih mudah dan efisien.
Pengertian Faktur Menurut Para Ahli
Setelah mengetahui pengertian tagihan secara umum, ternyata banyak ahli ekonomi yang juga menjabarkan pengertiannya. Berikut ini adalah beberapa pengertian tagihan menurut para ahli:
1. Sugeng Harijanto
Sugeng Harijanto menyebutkan bahwa, tagihan merupakan catatan pembelian barang yang nantinya akan dikirimkan kepada calon pembeli sebelum atau sesudah adanya transaksi jual beli itu sendiri. Lewat dokumen ini, penjual dapat memiliki alat penagihan uang yang sah dan profesional.
Di dalam tagihan sendiri terdapat rincian barang dan harga yang akan dibeli. Selain itu, di dalamnya juga terdapat informasi penagihan yang nantinya bisa dibayarkan melalui kartu kredit atau sistem pembayaran lainnya yang telah ditentukan.
2. La Midjan
Dalam buku La Midjan menyebutkan bahwa, faktur merupakan sebuah laporan tertulis yang digunakan untuk bukti penjualan dari barang atau jasa tertentu. Dokumen ini berisikan informasi penagihan keuangan kepada konsumen atau pelanggan yang berkaitan secara rinci dan mendetail dengan baik.
3. Adrian Sutedi
Menurut Adrian Sutedi, tagihan merupakan dokumen penting yang digunakan dalam seluruh kegiatan bisnis. Dokumen ini menjadi sebuah benda yang penting karena informasi dan data yang ada di dalamnya. Data yang ada di dalamnya mulai dari penagihan barang, biaya bea cukai, biaya pajak, biaya asuransi, dan sebagainya.
Fungsi Faktur
tagihan sebagai bukti pembelian yang sah ini tentunya memiliki berbagai fungsi yang berguna dalam bidang bisnis. Berikut ini adalah beberapa fungsi tagihan yang perlu Anda ketahui:
- Dokumen ini berfungsi sebagai bukti pembelian dan penjualan yang sah. Hal tersebut diperlukan apabila Anda akan menambahkan transaksi ke dalam catatan atau pelaporan keuangan.
- Adanya tagihan juga bisa berfungsi sebagai laporan absah yang nantinya akan digunakan sebagai tanda terima barang antara penjual dan pembeli.
- Dokumen ini juga berfungsi sebagai penyimpanan arsip pembelian barang bagi para penjual.
- Dokumen ini juga dapat menjadi bukti rujukan yang sah apabila nantinya transaksi pembelian dan penjualan perlu dilaporkan atau diberitakan kepada orang lain.
- Tagihan juga berfungsi sebagai alat untuk menjamin kepastian hukum antara penjual dan pembeli
- Terakhir, tagihan juga dapat berfungsi sebagai sumber data untuk dilakukan analisis trend penjualan dan analisis keuangan yang terperinci.
Komponen dalam Faktur
Sebuah tagihan penjualan akan memiliki beberapa komponen di dalamnya yang wajib dibubuhkan sebagai sumber informasi bagi penjual dan pembeli. Agar dapat mengetahui lebih lanjut, berikut ini adalah beberapa komponen dalam tagihan yang perlu Anda ketahui:
1. Nama Perusahaan atau Penjual
Komponen pertama yang wajib ada dalam sebuah tagihan adalah nama perusahaan atau penjual yang menjual sebuah barang atau jasa. Nama perusahaan atau penjual berfungsi sebagai identitas pihak pertama yang dapat dipertanggung jawabkan apabila nantinya terjadi kekeliruan selama proses jual beli.
Biasanya, pemberian nama penjual atau perusahaan juga disertai dengan alamat lengkap dan nomor telepon. Agar memudahkan pemberian komponen ini dalam tagihan, maka banyak penjual yang membuat kop sebagai identitas penjual itu sendiri. Sehingga, tidak perlu lagi melakukan penulisan nama kembali.
2. Nama dan Alamat Konsumen
Komponen kedua yang perlu ada dalam sebuah dokumen ini adalah nama dan alamat konsumen. Nama konsumen berguna sebagai informasi yang juga dapat dipertanggungjawabkan. Lewat adanya nama konsumen juga, penjual dapat dengan mudah menelusuri data pembelian.
Biasanya, dalam tagihan selain terdapat nama konsumen juga terdapat alamat lengkap. Hal tersebut berguna bagi penjual yang akan mengirimkan barang kepada konsumen bukan melakukan pembelian langsung.
3. Nomor Transaksi
Nomor transaksi juga merupakan komponen yang penting dalam sebuah faktur. Fungsi dari nomor transaksi sendiri adalah sebagai sumber data penjual. Lewat nomor transaksi, maka penjual dapat dengan mudah melakukan pelacakan dan pembuatan laporan keuangan.
Sebagai penjual, Anda bebas menentukan nomor transaksi sendiri. Bisa dalam bentuk urutan angka atau bisa juga berbentuk urutan tanggal ditambah dengan urutan angka. Anda dapat memilih mana yang kiranya paling memudahkan.
4. Tanggal Cetak
Tanggal cetak tagihan merupakan suatu hal yang perlu Anda cantumkan. Nantinya, hal ini akan berkaitan dengan pelaporan keuangan baik dari pihak penjual maupun dari pihak pembeli apabila dibutuhkan. Tanggal cetak bisa Anda bubuhkan pada bagian atas tagihan agar dapat terlihat dengan mudah.
5. Detail Barang
Detail barang merupakan komponen utama yang harus ada dalam setiap tagihan. Lewat detail barang ini, pembeli dan penjual dapat melihat rincian pesanan dan menjadi bentuk transparansi keuangan antara keduanya. Tuliskan detail barang dengan hal yang dapat terbaca jangan berupa kode saja.
6. Nominal Pembayaran
Nominal total pembayaran juga merupakan suatu komponen penting yang biasanya terletak pada bagian bawah dari sebuah faktur. Para pembeli biasanya akan tertuju pada nominal pembayaran sebelum melihat komponen tagihan yang lain. Oleh karena itu, tuliskan secara jelas nominal pembayaran yang ada.
Usahakan nominal pembayaran memiliki huruf yang lebih besar dibandingkan dengan komponen lainnya. Apabila diperlukan, Anda bisa membuat huruf lebih tebal pada bagian nominal pembayaran.
7. Tanda Tangan Basah
Dokumen ini merupakan sebuah transaksi yang sah dan dapat resmi. Oleh karena itu, dalam tagihan harus tertera sebuah persetujuan tertulis yang dapat dipertanggungjawabkan. Persetujuan dalam bentuk kata-kata akan terlalu panjang dan rumit jika dituliskan.
Sehingga, sebagai pengganti dan representasi dari persetujuan tersebut terdapat tanda tangan dari pihak penjual maupun pihak pembeli. Tanda tangan bisa Anda buat secara elektronik maupun basah. Jika diperlukan, tambahkan juga stempel toko pada sisi kiri tanda tangan.
Jenis-Jenis Faktur
Setelah mengetahui pengertian, fungsi dan komponen dalam tagihan, kini saatnya Anda mengetahui berbagai jenisnya yang ada. Secara umum, jenis tagihan sendiri ada tiga macam, yaitu biasa, konsuler, dan proforma. Berikut ini adalah penjelasan dari ketiganya:
1. Biasa
Jenis yang pertama adalah tagihan biasa. Tagihan ini sangat umum ditemukan dalam semua bidang bisnis. Hal tersebut terjadi karena tagihan biasa lebih mudah untuk dipahami oleh masyarakat awam. Tampilannya yang sederhana dan tidak terdapat banyak komponen rumit merupakan alasannya.
Karena bentuknya yang sederhana, tagihan ini biasa digunakan pada berbagai transaksi yang tidak terlalu rumit. Isinya hanya sebatas daftar biaya yang harus dibayarkan oleh pembeli berdasarkan rincian pembelian barang atau jasa.
2. Proforma
Proforma merupakan salah satu jenis faktur yang kerap kali disebut juga dengan tentatif. Tagihan proforma merupakan dokumen yang tidak diberikan secara langsung pada pembeli. Namun, akan diberikan secara bertahap sesuai dengan barang yang akan dikirimkan.
Setelah semua barang pesanan telah dikirimkan ke pelanggan dengan baik, tagihan proforma yang digantikan posisinya dengan jenis biasa. Pemberian tagihan biasa adalah sebagai bukti bahwa transaksi antara penjual dan pelanggan telah selesai sepenuhnya dengan baik.
3. Konsuler
Jenis kedua adalah tagihan konsuler. Tagihan ini memang bisa dikatakan lebih rumit dibandingkan dengan jenis yang biasa. Konsuler umumnya digunakan pada proses pembelian barang ekspor dan impor, sehingga tentunya data yang dibutuhkan akan lebih banyak dan rumit.
Dalam tagihan konsuler, selain terdapat komponen dasar yangs seperti disebutkan di atas, terdapat juga komponen tambahan. Misalnya seperti legalitas dari berbagai pihak menyetujui seperti pihak bea cukai, kedutaan besar, negara tujuan, kantor konsuler, dan lain sebagainya.
Sudah Memahami Apa Itu Faktur dan Komponennya?
Sekian ulasan mengenai apa itu faktur, jenis, komponen, dan fungsinya. Anda juga bisa lebih mengenal e-faktur yang jauh lebih efisien. Semoga ulasan di atas dapat menambah wawasan Anda tentang dokumen tagihan ini dengan lebih baik, ya!
