Setiap perusahaan tentunya memiliki struktur organisasi yang jelas dan terstruktur, mulai dari pimpinan hingga stafnya. Setiap posisi memiliki tugas dan fungsinya masing-masing. Nah, salah satu posisi jabatan yang ada dalam perusahaan adalah general affair. Apa pengertian dan tugasnya? Simak selengkapnya di sini!
Daftar ISI
Pengertian General Affair
General Affair (GA) atau bagian umum biasanya ada dalam divisi Human Resource Development (HRD) dan menangani hal-hal yang bersifat operasional perusahaan. Setiap kegiatan yang dilaksanakan perusahan harusnya memiliki prospek dan tujuan yang jelas, serta direncanakan dengan baik agar hasilnya juga sebanding.
Nantinya, GA yang akan membuat dokumen perencanaan dan pelaksanaan tersebut, serta melaporkannya kepada pimpinan. Meskipun sering berada dalam divisi HRD, ada juga perusahaan yang menempatkan profesi ini pada divisi purchasing maupun divisi lain.
Tugas General Affair
Tugas seorang GA tidak akan jauh-jauh dari segala sesuatu yang berkaitan dengan kegiatan operasional perusahaan. Mulai dari pengadaan barang dan jasa, hingga perawatannya. Nah, berikut merupakan detail tugas dari bagian umum perusahaan:
1. Pengadaan Barang dan Jasa
Setiap barang yang ada dalam perusahaan tentunya memiliki batas waktu penggunaannya masing-masing. Misalnya, komputer akan layak digunakan sekitar 3-5 tahun. Setelah itu, performanya akan menurun dan memerlukan upgrade.
Seorang GA memiliki tugas mengurus pengadaan barang, memastikan barang yang memerlukan penggantian, dan lain sebagainya. Tugas mereka tidak hanya melakukan pembelian secara langsung, melainkan melakukan perbandingan harga terlebih dahulu. Tujuannya agar perusahaan tetap dapat menekan pengeluaran.
2. Pembelian dan Pembayaran Rutin
Tugas bagian umum yang kedua adalah melakukan pembelian dan pembayaran rutin. Selain pengadaan barang dan jasa yang bersifat jangka panjang, GA juga bertanggung jawab atas pembelian rutin perusahaan. Contohnya seperti alat tulis kantor, tinta printer, kertas, air minum, dan lain sebagainya.
Selain barang, GA juga bertanggung jawab atas tagihan rutin perusahaan. Seperti air, WiFi, listrik, pajak, dan pembayaran rutin lainnya. Kini dengan banyaknya opsi pembayaran yang saling terintegrasi satu sama lain bisa sangat memudahkan bagian umum dalam melaksanakan tugasnya.
3. Pemeliharaan AsetÂ
Sebagaimana pemaparan sebelumnya, seorang general affair tidak hanya melakukan pembelian, tetapi juga melakukan pemeliharaan. GA memiliki wewenang untuk mengingatkan karyawan yang lain jika tidak turut serta menjaga aset yang ada atau bahkan merusak aset.
Hal tersebut GA lakukan karena mereka yang bertanggung jawab penuh apabila terjadi kerusakan aset perusahaan. Oleh karena itu, memiliki ketelitian jika ingin menggeluti profesi ini sangatlah penting.
4. Renovasi dan Pembukaan CabangÂ
Apabila terjadi kerusakan maupun hal lain di perusahaan, bagian umum memiliki tugas melakukan pertimbangan. Misalnya, apakah layak renovasi total atau bagian mana saja yang perlu renovasi. Lalu, mereka akan melakukan estimasi dana yang sesuai.
Tak hanya itu, apabila perusahaan utama telah berkembang pesat dan ingin membuka cabang. Maka, bagian umumlah yang merinci biaya yang akan digunakan untuk membuka cabang baru.
Tak hanya merinci saja, apabila pengerjaan sudah berjalan, GA juga membuat laporan terkait renovasi atau pembangunan yang telah selesai. Laporan pun harus disertai dengan bukti pembelian seperti nota, faktur, dan lain sebagainya.
5. Memastikan Pembayaran Tenaga Kerja sesuai dengan Regulasi
Tugas bagian umum kelima, yaitu memastikan pembayaran tenaga kerja sesuai dengan peraturan yang berlaku. Tenaga kerja dalam hal ini bukanlah karyawan tetap, melainkan tenaga harian. Misalnya, dalam melakukan renovasi tentulah membutuhkan tukang bangunan yang mendapatkan gaji harian.
Gaji pegawai harian juga perlu perusahaan catat dalam pembukuan. GA memiliki kewenangan untuk menentukan berapa upah yang sesuai dengan kinerja. Seiring dengan perkembangan teknologi, GA bisa menggunakan aplikasi seperti slip gaji online dalam melakukan tugasnya.
Fungsi General Affair
Setelah mengetahui apa saja tugas pokok dari GA, Anda juga perlu tahu apa saja fungsi umum yang dimiliki oleh jenis pekerjaan satu ini. Berikut merupakan fungsi umum dari GA:
1. Memelihara Fasilitas Perusahaan
Fungsi umum GA pertama yaitu memelihara fasilitas yang ada pada perusahaan. Seperti gedung, toilet, ruang karyawan, gudang, kantin, dan lain-lain. Berkaitan dengan tugas GA yang lain, yaitu renovasi. Maka, dalam hal ini juga melakukan penilaian kondisi fasilitas.
Penilaian fasilitas perlu untuk membuat anggaran renovasi sebelum diajukan ke atasan. GA juga menentukan prioritas mana yang harus didahulukan. Misalnya, toilet lebih urgent untuk mendapat perbaikan daripada memperluas ruang karyawan.
2. Membantu Perizinan
Perizinan yang perusahaan miliki tentu memiliki batas waktu tersendiri dan memerlukan perpanjangan jika diperlukan. Bagian umum memiliki fungsi untuk membantu segala bentuk perizinan yang berkaitan dengan pihak eksternal. Misalnya seperti instansi pemerintah, kepolisian, maupun yang lainnya.
3. Membuat Laporan Berkala
Fungsi general affair selanjutnya adalah membuat laporan berkala yang berguna saat rapat anggaran. Ini merupakan fungsi lanjutan dari fungsi pertama, yaitu bagian umum perlu membuat anggaran. Setelah anggaran selesai, acc atasan, dan pelaksanaannya selesai, maka perlu membuat laporan.
Laporan tersebut berisi aset, fasilitas, dan pengeluaran perusahaan berupa apa saja dan untuk apa saja. Sehingga, dapat diketahui seberapa efektif investasi internal yang terjadi.
4. Membina Hubungan Baik
Karena berada dalam divisi HRD, GA juga memiliki fungsi untuk menjalin hubungan baik, khususnya dengan pemasok. Hubungan baik ini meliputi kontrak kerja keduanya, pembayaran yang tepat waktu, menanyakan juga menyampaikan keluhan jika perlu serta penting untuk perusahaan, dan lain sebagainya.
Tidak hanya dengan pemasok, menjalin hubungan baik juga harus terjalin dengan karyawan maupun perusahaan lain. Seperti memastikan hak-hak karyawan telah tertunaikan sebagaimana mestinya. Dengan begitu, secara tidak langsung produktivitas karyawan juga meningkat.
Lewat produktivitas yang meningkat, tentu akan membuka kemungkinan perusahaan agar dapat menghasilkan keuntungan lebih.
5. Melakukan Survei Kepuasan
Fungsi terakhir adalah melakukan survei kepuasan. Survei ini ditujukan kepada seluruh karyawan. Hasil survei nantinya akan bermanfaat sebagai bahan evaluasi dan meningkatkan kualitas serta pelayanan lebih baik lagi.
Skill yang Harus Dimiliki
Seorang general affair harus memiliki beberapa skill yang penting untuk menunjang kinerjanya. Berikut beberapa poin skill yang bagian umum butuhkan:
- Komunikasi interpersonal.
- Teliti dan jujur.
- Kemampuan menyelesaikan masalah.
- Kemampuan menyusun, mencatat pengeluaran, dan melakukan penilaian aset.
- Manajemen waktu dengan baik.
- Kemampuan negosiasi.
Jenjang Karir
Sebagai pekerjaan yang memiliki tugas cukup krusial dalam perusahaan, tentunya profesi ini memiliki jenjang karir yang jelas dan menjanjikan. Semakin tinggi jenjang karir yang dimiliki akan berpengaruh pada jumlah gaji yang akan mereka terima. Berikut beberapa jenjang karir dari bagian umum:
- Staf Bagian Umum: Ini merupakan jenjang karir pertama seorang GA. Pada jenjang ini, Anda hanya mengerjakan satu unit tugas dan dengan target yang sedikit juga.
- Supervisor Bagian Umum: Jenjang karir selanjutnya adalah sebagai supervisor. Pada jenjang general affair ini tugas yang akan Anda emban lebih banyak, lebih dari satu unit.
- Manajer Bagian Umum: Jenjang karir ketiga adalah manajer. Seorang manajer akan mempunyai wewenang untuk memberikan tugas kepada staf dan mengawasinya.
- Kepala Bagian Umum: Jenjang karir tertinggi seorang GA adalah kepala bagian. Di mana Anda akan memiliki tugas melakukan koordinasi pekerjaan, serta membuat laporan dengan CEO atau pimpinan maupun dengan departemen lain yang berkepentingan.
Gaji General Affair
Gaji GA tentu berbeda-beda, tergantung dengan perusahaan, domisili, dan jenjang karir yang ada pada perusahaan tersebut. Namun, untuk rata-rata gajinya berada di rentang Rp3.000.000,00 hingga Rp5.000.000,00 setiap bulannya.
Rentang gaji tersebut merupakan gaji pokok. Terkadang dalam perusahaan gaji ikut bertambah seiring dengan pencapaian yang karyawan berikan kepada perusahaan atau biasa dikenal dengan bonus kinerja.
Sudah Tahu Detail Profesi General Affair?
Nah, itu tadi merupakan bahasan mengenai bagian umum dan seluk beluknya. Jika Anda berminat untuk menjadi GA, mempersiapkan skill sangat penting. Apalagi, tugas dan tanggung jawab bagian umum cukup banyak. Sehingga, Anda harus terus belajar dan bekerja keras untuk mencapai puncak karir tertinggi.
Jika memang ingin menekuni profesi ini, Anda bisa mengambil jurusan kuliah Manajemen, Bisnis, Administrasi Perkantoran, dan sebagainya. Beberapa contoh universitas yang bisa Anda tuju adalah Binus University, Universitas Diponegoro, Universitas Brawijaya, Universitas Gadjah Mada, dan lainnya. Semoga bermanfaat!
