Dalam dunia bisnis, terdapat berbagai metode dan prosedur untuk memastikan bahwa transaksi berjalan lancar dan pembayaran dapat dilakukan dengan tepat waktu. Salah satu metode yang paling umum adalah inkaso atau collection.
Sama halnya dengan metode transaksi lainnya, collection juga terdiri atas beberapa jenis dan memiliki mekanisme masing-masing. Apa saja? Mari ketahui informasi lengkapnya di sini!
Daftar ISI
Apa Itu Inkaso?
Collection atau inkaso adalah suatu proses di mana bank bertindak sebagai pihak yang melakukan penagihan terhadap surat atau dokumen berharga kepada pihak ketiga. Tujuan utama dari collection adalah memastikan penerimaan pembayaran yang tepat waktu dan mengurangi jumlah piutang yang belum terbayarkan.
Melalui metode ini, bank menjadi perantara untuk memastikan pembayaran sesuai dengan persyaratan yang telah disepakati. Biasanya, ini adalah upaya untuk mendapatkan pembayaran yang jatuh tempo atau belum terbayar sepenuhnya.
Pasalnya, dalam beberapa kasus, perusahaan mengandalkan bank untuk membantu dalam proses collection. Bank memiliki pengetahuan dan pengalaman dalam menangani penagihan yang sulit dan dapat membantu meningkatkan keberhasilan dalam mendapatkan pembayaran yang tertunda.
Terdapat berbagai jenis surat atau dokumen berharga yang dapat diproses. Misalnya, aksep, hadiah undian, bilyet giro, cek, wesel, dan kwitansi. Bank akan memproses dokumen-dokumen tersebut untuk memastikan penagihan dan pembayaran dilakukan dengan tepat.
Secara keseluruhan, collection adalah proses pengumpulan atau penagihan pembayaran yang tertunda kepada pihak ketiga melalui bank. Metode ini bertujuan untuk memastikan penerimaan pembayaran yang tepat waktu dan mengurangi jumlah piutang yang belum lunas.
Manfaat Inkaso
Collection menawarkan beberapa manfaat bagi semua pihak yang terlibat dalam transaksi. Beberapa manfaatnya antara lain:
1. Keamanan Transaksi Pembayaran
Melalui collection, bank akan mengendalikan dokumen-dokumen penting terkait dengan transaksi. Tentunya hal ini akan memberikan jaminan pembayaran dan mengurangi risiko pembayaran yang tidak lancar atau tidak tepat waktu.
2. Kemudahan Administrasi
Bank menangani semua proses administrasi terkait dengan pembayaran dan pengiriman barang. Maka, hal ini akan mengurangi beban administratif bagi kedua belah pihak dan memungkinkan mereka untuk fokus pada kegiatan bisnis inti.
3. Pengurangan Risiko Piutang Macet
Inkaso membantu mengurangi risiko piutang yang tak tertagih atau macet. Selain itu, perusahaan dapat mengidentifikasi pelanggan yang memiliki masalah keuangan atau riwayat pembayaran yang buruk.
Tentu saja, ini akan memungkinkan Anda untuk mengambil langkah-langkah proaktif seperti penyesuaian kredit atau tindakan hukum untuk mengurangi risiko piutang macet.
4. Peningkatan Pengelolaan Risiko
Anda dapat mengidentifikasi risiko terkait kredit dan pembayaran yang lebih awal. Ini memberikan wawasan yang berharga tentang profil kredit pelanggan dan membantu dalam pengambilan keputusan.
Melalui pemahaman risiko dengan lebih baik, Anda dapat mengambil tindakan pencegahan yang tepat untuk mengurangi risiko yang terkait dengan transaksi dan piutang.
5. Peningkatan Efisiensi Keuangan
Anda juga dapat meningkatkan efisiensi keuangan dengan menggunakan layanan collection. Proses ini akan membantu mempercepat aliran kas dengan memungkinkan penagihan yang efektif dan pengumpulan pembayaran yang lebih cepat.
Sehingga, penggunaan collection akan membantu mengoptimalkan pengelolaan keuangan dan mengurangi risiko kekurangan likuiditas
6. Pemeliharaan Hubungan Pelanggan
Proses collection juga membantu memelihara hubungan yang baik dengan pelanggan. Ketika melakukan penagihan, penting untuk mempertahankan komunikasi yang profesional dan menghormati dengan pelanggan.
Dengan memperlakukan pelanggan dengan baik dan memahami situasi keuangan mereka. Maka, Anda dapat menjaga hubungan yang positif dan meminimalkan dampak negatif pada hubungan bisnis jangka panjang.
Jenis Inkaso
Terdapat dua jenis collection yang terbagi berdasarkan perputaran dana dan sistem transaksi yang digunakan, yaitu sebagai berikut:
1. Berdasarkan Lalu Lintas Dana
Apabila melihat dari perspektif lalu lintas dana, collection dapat dibagi menjadi dua kategori, yaitu collection keluar dan masuk.
Collection masuk mencakup tagihan yang dibebankan ke rekening nasabah. Sementara itu, collection keluar melibatkan proses penagihan kepada pihak ketiga di luar kota setelah menerima instruksi dari nasabah.
2. Berdasarkan Transaksi
Pembagian collection juga dapat dilakukan berdasarkan jenis transaksi dan kebutuhan dokumen terlampir. Pertama, terdapat warkat yang tidak memerlukan dokumen pendukung, seperti cek dan giro. Dalam jenis ini, Anda dapat melakukan transaksi meskipun hanya dengan menggunakan instrumen keuangan tersebut.
Selain itu, terdapat pula warkat yang melibatkan dokumen pendukung. Seperti polis asuransi dan instrumen keuangan lainnya yang telah mendapatkan persetujuan dari lembaga keuangan terkait.
Mekanisme Inkaso
Seperti halnya dengan layanan perbankan lain, sistem collection dapat bervariasi tergantung pada kebutuhan dan mekanismenya. Inilah tiga macam mekanisme collection yang umum:
1. Melalui Bank Sendiri
Dalam mekanisme ini, collection dilakukan ketika bank tujuan berada di kota yang sama dengan bank yang mewakili pihak pembeli. Sehingga, melalui layanan collection, nasabah dapat dengan mudah melakukan penagihan.
2. Melalui Bank Koresponden
Mekanisme berikutnya melibatkan pihak ketiga yang membantu dalam proses inkaso. Jika bank tujuan tidak memiliki cabang di kota yang sama dengan nasabah, maka perlu adanya bank koresponden.
Proses dalam mekanisme ini bisa cukup rumit dan memakan waktu lebih lama dibandingkan dengan menggunakan layanan collection melalui bank sendiri.
3. Antar Cabang Bank Sendiri
Mekanisme ini merupakan proses yang paling mudah daripada menggunakan layanan collection melalui bank sendiri maupun melalui bank koresponden. Melalui mekanisme ini, collection dilakukan antara cabang-cabang yang berbeda. Namun, merupakan bagian dari bank induk yang sama.
Keuntungan Menggunakan Inkaso
Setelah memahami definisi dan mekanisme collection, penting bagi Anda untuk mengetahui beberapa keuntungan yang dapat Anda peroleh melalui penggunaan layanan ini. Berikut adalah beberapa keuntungan tersebut:
1. Menghemat Biaya
Manfaat pertama adalah menghemat biaya. Melalui collection, biaya yang Anda keluarkan akan lebih rendah daripada harus menagih sendiri. Oleh karena itu, layanan ini sekaligus membantu dalam pengelolaan anggaran yang lebih terkontrol.
2. Menghemat Waktu
Selain menghemat biaya, collection juga dapat menghemat waktu. Menagih pembayaran sendiri membutuhkan waktu yang cukup lama, terutama jika pihak yang harus Anda tagih berada di luar kota. Nah, dengan adanya layanan collection, Anda dapat menagih pembayaran dengan lebih efisien dan menghemat waktu.
3. Menghindari Risiko Kehilangan
Mayoritas pengguna bilyet giro adalah perusahaan dagang yang sering melakukan pengiriman uang atau pembayaran dalam jumlah besar. Nah, dengan menggunakan layanan collection, transaksi antar perusahaan menjadi lebih aman dan menguntungkan.
Selain itu, Anda dapat menghindari risiko seperti kehilangan uang akibat perampokan, pencurian, atau kejahatan lainnya.
Pihak-Pihak yang Terlibat dalam Inkaso
Dalam pelaksanaan collection, ada dua jenis pihak yang terlibat agar pembagian tugas menjadi lebih jelas, yaitu bank pemrakarsa dan bank pelaksana. Berikut ini penjelasannya:
1. Bank Pemrakarsa
Bank pemrakarsa berperan sebagai pihak yang menerima warkat, seperti wesel, giro, cek, atau surat berharga lainnya, dari pihak ketiga yang harus ditagih.
Sehingga, bank pemrakarsa akan menjadi penerima hasil keuntungan pada akhir bulan. Umumnya, bank pemrakarsa akan menerima jumlah komisi sebesar 50% dari total keuntungan.
2. Bank Pelaksana
Bank pelaksana memegang tanggung jawab dalam melaksanakan proses penagihan terhadap instrumen keuangan. Seperti cek dan giro kepada pihak ketiga sesuai dengan instruksi dari bank pemrakarsa.
Sehingga dalam prosesnya, bank pelaksana bertanggung jawab dalam proses penagihan menggunakan warkat tersebut.
Contoh Kasus Inkaso
Perusahaan ABC adalah sebuah perusahaan ritel yang menjual berbagai produk kepada pelanggannya. Perusahaan ini memiliki kebijakan pembayaran 30 hari setelah faktur terbit.
Namun, mereka menghadapi beberapa masalah dengan pelanggan yang seringkali terlambat atau gagal membayar tagihan tepat waktu. Tentu saja, hal ini berdampak negatif pada aliran kas perusahaan dan mengganggu operasional bisnis.
Demi mengatasi masalah ini, Perusahaan ABC memutuskan untuk menggunakan layanan collection dari bank yang bekerja sama dengan mereka. Misalnya, total tagihan kepada salah satu pelanggan adalah sebesar Rp50.000.000,00. Apabila komisinya sebesar 0,25%, maka biaya inkasonya adalah sebagai berikut:
Warkat yang diterima – Collection = Rp50.000.000,00 – (Rp50.000.000,00 x 0,25%) = Rp50.000.000,00 – Rp125.000,00 = Rp49.875.000,00
Jadi, inkasonya adalah sebesar Rp49.875.000,00.
Sudah Tahu Apa Itu Inkaso dan Mekanismenya?
Demikian ulasan mengenai jenis dan mekanisme collection. Melalui sistem ini, bank memainkan peran penting dalam mengelola penagihan surat atau dokumen berharga kepada pihak ketiga. Anda bisa menggunakan jasa dari Bank BCA, BNI, BTN, dan lain sebagainya untuk menggunakan layanan satu ini.
