Jenis-jenis surat dinas ada banyak, tergantung kepentingan dan sifat keamanannya. Dengan mengetahui jenisnya, kamu akan bisa mengenali tujuan dan fungsi dari surat dinas tersebut.
Artikel ini akan menyajikan berbagai jenis surat dinas, struktur penulisan, prinsip dan syarat penulisan, hingga contoh surat dinas. Segera dapatkan informasi tersebut dengan membaca artikel ini sampai selesai sekarang juga!
Daftar ISI
Pengertian dan Fungsi Surat Dinas
Surat dinas adalah surat yang berisi informasi kedinasan, bisa berupa pernyataan, pemberitahuan, penugasan, dan permintaan serta ditujukan kepada pihak diluar organisasi yang membuat surat tersebut.
Biasanya, setiap jenis-jenis surat dinas dibuat oleh lembaga atau instansi yang bersifat resmi. Selain itu, pada umumnya, surat dinas dikirimkan langsung ke tempat tujuan dan bebas dari masalah biaya.
Sementara itu, surat dinas juga memiliki beberapa fungsi. Berikut fungsi dari surat dinas, antara lain:
- Surat dinas memiliki fungsi sebagai alat korespondensi antar organisasi atau lembaga.
- Sebagai dokumen tertulis yang mengandung informasi tertentu dan dijadikan arsip.
- Surat dinas dapat dijadikan sebagai pedoman kerja untuk memulai suatu pekerjaan.
- Berfungsi sebagai alat bukti, misalnya berlaku untuk surat perjanjian.
- Surat dinas memiliki fungsi sebagai bukti perkembangan lembaga atau organisasi.
Jenis-Jenis Surat Dinas Berdasarkan Kepentingan
Berikut jenis-jenis surat dinas berdasarkan kepentingan yang perlu kamu ketahui, yaitu:
1. Surat Edaran
Jenis surat dinas pertama yaitu surat edaran. Surat ini ditujukan untuk berbagai pihak dan mengandung isi penting, supaya pihak tersebut mendapatkan informasi yang sama.
Dengan adanya surat edaran, maka dapat meminimalisir beredarnya kesalahpahaman atau tersebarnya informasi-informasi palsu. Oleh karenanya, surat edaran keberadaannya cukup krusial di sebuah lembaga atau organisasi.
2. Surat Instruksi
Surat dinas memiliki fungsi sebagai pedoman melakukan pekerjaan. Nah, salah satu jenis surat yang mempunyai fungsi tersebut adalah surat instruksi.
Pada umumnya, surat instruksi berisi perintah yang ditujukan kepada seseorang atau unit tertentu dalam sebuah lembaga. Selain itu, surat instruksi tersebut juga disertai dengan petunjuk-petunjuk tertentu untuk melaksanakan hal yang diinstruksikan.
3. Surat Tugas
Surat tugas memiliki kesamaan fungsi dengan surat instruksi, yaitu bisa dijadikan sebagai pedoman kerja. Bedanya, surat tugas berisi penugasan yang ditujukan untuk seseorang atau anggota organisasi untuk melaksanakan kegiatan tertentu yang ditugaskan demi kepentingan organisasi tersebut.
Dengan mengantongi surat tugas, artinya orang yang sedang melakukan aktivitas atau kegiatan tersebut bersifat resmi, bukan untuk kepentingan pribadi.
4. Surat Undangan
Jenis surat dinas berikutnya yaitu surat undangan. Surat ini digunakan untuk mengumpulkan peserta, agar mengikuti kegiatan yang diadakan oleh suatu organisasi atau instansi. Misalnya, mengundang untuk kegiatan rapat, webinar, seminar, pameran, atau lainnya.
Dengan mengirimkan surat undangan kepada seseorang atau organisasi lain, artinya pihak pembuat surat benar-benar mengharapkan kehadirannya, agar kegiatan berjalan lancar.
Maka, bisa disimpulkan surat undangan adalah surat ajakan formal untuk kegiatan yang bersifat resmi.
5. Surat Permohonan
Selanjutnya, ada surat permohonan yang berisi permintaan untuk melakukan atau menjadi suatu hal kepada instansi lain. Surat permohonan harus ditulis secara ringkas dan jelas, sehingga mudah dipahami oleh pihak yang dituju.
Pastikan dalam membuat surat permohonan menggunakan bahasa yang baik dan benar. Selain itu, surat permohonan juga harus bersifat persuasif, karena bertujuan untuk meminta bantuan. Oleh karena itu, sertakan alasan atau latar belakang individu atau organisasi yang membutuhkan bantuan dari pihak lain.
6. Surat Perintah
Jenis-jenis surat dinas selanjutnya adalah surat perintah. Surat ini memiliki kesamaan dengan dengan surat instruksi. Namun, surat perintah hanya berisi sebuah perintah yang ditujukan kepada seseorang atau unit tertentu dalam instansi untuk melaksanakan suatu hal.
Berbeda dengan surat instruksi yang sifatnya lebih instruksional disertai petunjuk-petunjuk pelaksanaan instruksi.
Meski begitu, keduanya sama-sama memiliki fungsi sebagai pedoman melakukan pekerjaan untuk kepentingan organisasi atau instansi terkait.
7. Surat Keputusan
Dalam lingkungan kedinasan, tentu saja memiliki kebijakan yang harus ditaati oleh semua individu yang terlibat. Sehingga, dibuatlah surat keputusan.
Surat ini umumnya memuat petunjuk pelaksanaan peraturan atau kebijakan yang telah ditetapkan sebelumnya. Bisa dikatakan, kehadiran surat keputusan memiliki tujuan untuk menjaga kewibawaan yang menjadi ciri institusi terkait.
Selain itu, sebagai bukti bahwa menjunjung tinggi peraturan yang sudah disepakati bersama. Oleh karenanya, surat keputusan termasuk surat dinas yang memegang peran penting.
8. Surat Perjalanan Dinas
Jenis surat dinas terakhir, yaitu surat perjalanan dinas. Surat ini memiliki kesamaan dengan surat tugas. Pasalnya, keduanya sama-sama memberikan penugasan kepada seseorang atau unit tertentu dalam organisasi.
Bedanya, surat perjalanan dinas berisi keterangan yang menyatakan pihak penerima surat harus ke lokasi atau wilayah tertentu untuk mengerjakan sesuatu hal demi kepentingan organisasi.
Dengan begitu, perjalanan tersebut termasuk tugas resmi. Oleh karena itu, biasanya pihak yang ditugaskan wajib membuat laporan terkait pekerjaannya tersebut.
Jenis-Jenis Surat Dinas Berdasarkan Sifat Keamanan
Selain kepentingan, surat dinas juga dibagi menjadi 4 jenis berdasarkan sifat keamanannya sebagai berikut:
1. Surat Sangat Rahasia
Pertama, surat dinas yang bersifat sangat rahasia. Umumnya, surat ini berisi dokumen atau informasi penting yang menyangkut keamanan negara.
Sebagai penanda, biasanya surat sangat rahasia diberi tanda SR atau SRHS serta tidak diperbolehkan diterima oleh sembarang pihak. Maka dari itu, proses pengirimannya pun cukup ketat, agar langsung diterima oleh pihak yang berhak menerimanya.
2. Surat Rahasia
Jenis surat dinas berdasarkan sifat keamanan yang selanjutnya adalah surat rahasia. Sama halnya dengan surat sangat rahasia, jenis surat ini juga tidak diperbolehkan diterima ataupun diketahui sembarang pihak.
Oleh karena itu, surat rahasia diberi tanda R atau RHS. Selain itu, biasanya menggunakan sampul rangkap dua. Pada sampul dalam diberi tanda R atau RHS. Dengan begitu, dokumen atau informasi penting tersebut tidak jatuh ke pihak yang salah.
3. Surat Terbatas
Berikutnya, jenis surat terbatas. Artinya, hanya pihak-pihak tertentu yang boleh membaca surat tersebut. Misalnya, hanya ketua organisasi atau instansi terkait dan lain sebagainya.
Umumnya, surat terbatas berfungsi untuk meminta pertimbangan atau pendapat kepada pihak tertuju sebelum informasi tersebut diketahui umum. Dengan demikian, bisa meminimalisir keadaan yang tidak diinginkan.
4. Surat Biasa
Jenis-jenis surat dinas berdasarkan sifat keamanan yang terakhir adalah surat biasa. Surat ini boleh diketahui dan dibaca oleh siapa saja. Pasalnya, surat hanya berisi masalah atau informasi biasa, sehingga tidak perlu dirahasiakan.
Adapun surat dinas yang termasuk surat biasa, misalnya surat edaran, surat undangan, surat tugas, dan lainnya.
11 Struktur Penulisan Surat Dinas
Berikut 11 struktur penulisan surat dinas yang perlu dipahami, agar tidak salah dan keliru, yaitu:
1. Kop Surat
Struktur pertama adalah kop surat atau kepala surat. Kop surat berisi logo institusi atau lembaga yang membuat surat, nama instansi, alamat, nomor telepon yang bisa dihubungi, serta email milik institusi.
Kop surat terletak di halaman paling atas sebagai identitas instansi pembuat surat. Selain itu, keberadaan kepala surat juga menjadi simbol keaslian surat yang menunjukkan surat benar-benar berasal dari instansi tersebut.
2. Nomor Surat
Dalam membuat surat resmi, pastikan kamu mencantumkan nomor surat. Fungsi nomor surat yaitu untuk mengetahui jumlah surat yang telah diterbitkan.
Kode yang terdapat pada nomor surat setiap instansi tentu saja berbeda-beda. Selain itu, memiliki kategori masing-masing sesuai jenis surat. Meski begitu, umumnya nomor surat memuat bulan dan tahun surat diterbitkan. Contohnya, Nomor: 57 / V / PN / 2022.
3. Tanggal Surat
Selanjutnya, surat dinas harus menyertakan tanggal pembuatan surat. Dengan adanya tanggal surat, maka dapat diketahui waktu pembuatan tersebut, mulai dari tanggal, bulan, dan tahun.
Selain memuat tanggal surat, biasanya disertai juga dengan tempat pembuatan surat dinas. Sehingga, lokasi pembuatan surat dapat diketahui oleh penerima surat.
Misalnya, Semarang, 30 November 2023. Namun, umumnya hanya tanggal surat saja yang ditulis. Contohnya, 4 Juli 2023.
4. Lampiran
Saat membuat jenis-jenis surat dinas, biasanya dibutuhkan lampiran atau hal yang perlu ditambahkan sebagai dokumen pendukung.
Oleh karena itu, perlu ditulis pada surat, agar penerima mengetahui bahwa terdapat lampiran atau hal yang perlu diperhatikan. Namun, karena hanya sebagai pendukung, maka struktur surat ini bersifat opsional. Contohnya ada penulisan kata Lampiran pada surat dinas.
5. Alamat Tujuan
Baik surat pribadi maupun surat resmi, tentu harus mencantumkan alamat tujuan yang ditujukan langsung kepada pejabat, bukan nama kantor pejabat tersebut. Dengan demikian, dapat mempermudah proses pengiriman. Selain itu, meminimalisir kesalahan surat diterima oleh pihak yang tidak memiliki hak.
Berikut hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menulis alamat tujuan surat, yaitu:
- Hanya gunakan salah satu, antara Kepada atau Yth, tidak perlu menulis keduanya. Contoh: Yth. Kepala SMAN 3 Semarang
- Nama jalan tidak boleh disingkat.
- Dalam menulis alamat tujuan tidak perlu diakhiri dengan tanda titik. Contoh: Jalan Lombok 345 Semarang
6. Salam Pembuka
Struktur berikutnya dalam penulisan surat dinas yang tidak boleh terlewat adalah salam pembuka. Salam ini bisa berisi kata pengantar singkat menggunakan bahasa formal dan sopan. Contoh salam atau pembuka surat, yaitu:
- Berdasarkan surat edaran nomor . . .
- Bersama ini kami beritahukan . . .
- Dalam upaya meningkatkan . . .
- Membalas surat Saudara tertanggal . . .
7. Isi Surat
Isi surat menjadi bagian utama dalam surat dinas. Bagian ini memuat informasi yang ingin disampaikan kepada pihak penerima surat.
Pastikan dalam membuat isi surat harus jelas, tepat, tidak bertele-tela, serta menghindari kata atau kalimat yang bermakna ganda. Selain itu, perhatikan penulisannya harus menggunakan bahasa yang baik dan benar sesuai pedoman.
8. Salam Penutup
Setelah menyampaikan informasi pada bagian isi surat, struktur berikutnya adalah salam penutup. Buatlah salam penutup yang baik pada setiap jenis-jenis surat dinas, sehingga dapat mencerminkan perilaku yang baik pula melalui komunikasi tertulis.
Meski begitu, kamu tidak perlu membuat salam penutup yang terlalu berlebihan. Tulislah salam penutup secukupnya saja.
Selain salam pembuka, dalam menulis penutup juga perlu memperhatikan beberapa hal, diantaranya yaitu:
- Penutup surat berisi ucapan terima kasih, harapan, serta menunjukkan kenyataan yang sudah disebutkan dalam isi surat.
- Sesudah kata sapaan, dicantumkan tanda koma.
9. Tanda Tangan Pengirim Surat
Selain kop surat, tanda tangan pengirim surat menjadi simbol keaslian surat dinas. Di samping itu, hal ini menjadi informasi juga, siapa pihak yang bertanggung jawab mengenai isi surat tersebut.
Pada umumnya, di bawah tanda tangan disertai dengan nama lengkap pihak yang bertanda tangan. Dalam menulis nama terang, pastikan tidak disertai dengan tanda kurung serta tanpa menggunakan nama kantor.
Tidak jarang pula yang membubuhkan stempel instansi atau organisasi pembuat surat. Dengan begitu, keaslian surat dapat dipertanggung jawabkan.
10. Tembusan
Apabila surat perlu dikirimkan kepada pihak lain, tambahkan bagian tembusan atau salinan. Dengan adanya tembusan, salinan surat dapat diterima oleh pihak-pihak selain penerima utama.
Dalam penulisannya, tembusan surat terletak di posisi paling bawah surat dinas. Selain itu, struktur ini bersifat opsional.
11. Inisial (Kode Singkatan Nama)
Struktur terakhir yaitu inisial yang merupakan kode atau tanda pengenal berupa singkatan nama pengetik dan pengonsep surat.
Inisial memiliki fungsi untuk memudahkan pimpinan untuk mengecek atau mengembalikan surat kepada pihak yang terkait, apabila terdapat kekeliruan. Sehingga, proses perbaikan surat tidak membutuhkan waktu lama.
Contoh Jenis-Jenis Surat Dinas
Berikut contoh surat dinas untuk menambah pemahaman kamu mengenai jenis-jenis surat dinas, yaitu:
1. Contoh Surat Tugas
Contoh surat dinas pertama adalah surat tugas. Jenis surat ini berisi informasi yang menyatakan penugasan ke seseorang atau unit tertentu dalam suatu organisasi atau institusi. Berikut contohnya, yaitu:
2. Contoh Surat Edaran
Kedua, contoh surat dinas yang termasuk surat edaran. Jenis surat ini menginformasikan pemberitahuan agar informasi yang diperoleh sama. Berikut contoh surat edaran menjaga ketertiban dan keamanan dalam areal kantor, yaitu:
PEMERINTAH KABUPATEN LOMBOK BARAT
SEKRETARIAT DAERAH
Jalan Soekarno Hatta Giri Menang-Gerung 83363
Telp. (0370)6183001, Fax (0370) 6183006
Homepage: http://www.lombokbaratkab.go.id
Gerung, 9 Juni 2016
Kepada:
Yth: 1. Asisten
2. Staf Ahli
3. Kepala SKPD
Lingkup Pemda Kab. Lombok Barat
di
Tempat
SURAT EDARAN
Nomor: 017/159/Pol PP/2016
Dalam rangka menjaga ketertiban dan kea,aan dalam areal Kantor Bupati Lombok Barat perlu dilakukan pengaturan arus keluar masuk dan parkir kendaraan. Untuk maksud tersebut diminta perhatian Saudara hal-hal sebagai berikut:
- Jalur masuk melalui pintu timur di sebelah kanan ATM Bank NTB.
- Jalur keluar melalui pintu barat depan Pos Pol PP pada saat jam kerja dan melalui pintu timur depan Pos Pol PP di luar jam kerja.
- Agar memarkir kendaraan pada lokasi parkir yang sudah disiapkan dengan pengaturan sebagai berikut:
- Sepanjang jalan di dalam Areal Kantor Bupati merupakan zona dilarang untuk parkir kendaraan.
- Untuk parkir kendaraan roda 4 disiapkan lokasi di depan Gedung Sekretariat Daerah. Halaman parkir eks Kantor PU Pengairan (sebelah timur Gedung BKD 1, Depan Kantor Sekretariat Dewan, Samping utara Gedung Bagian Humas.
- Asisten, Staf Ahli, dan Kepala BKD lokasi parirnya di halaman parkir sebelah barat gedung Wakil Bupati.
- Kepala KAD, Pejabat Eselon III BKD, dan DPRD lokasi parkirnya di halaman parkir depan gedung KAD.
- Untuk parkir kendaraan Roda 2 disiapkan lokasi di sebelah kanan dan kiri Gedung Wakil Bupati, sebelah selatan Gedung bagian Humas, sebelah selatan Masjid Kantor Bupati (Lokasi Parkir Roda 2 sudah dibuat permanen dan menggunakan Atap).
- Sat Pol PP Kab. Lombok Barat akan melakukan penggembokkan ban untuk kendaraan yang parkir tidak pada tempatnya.
- Menginformasikan poin 1 sd 4 kepada seluruh staf masing-masing.
- Hal-hal yang belum diatur dalam edaran ini akan diatur secara teknis di lapangan oleh Satpol PP Kab. Lombok Barat.
Demikian untuk menjadi perhatian dan dilaksanakan sebagaimana mestinya.
Sekretaris Daerah
Tanda Tangan dan Stempel
Ir.H. MOH. Taufiq, m.Sc
Pembina Utama Madya (IV/d)
NIP. 195912281986031017
3. Contoh Surat Undangan
Jenis-jenis surat dinas yang mungkin tidak asing bagi kamu adalah surat undangan. Selanjutnya, kamu bisa memperhatikan contoh dari surat undangan berikut ini.
KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
JALAN JENDERAL SUDIRMAN KAV. 69, JAKARTA 12190, TELEPON (021) 7398381 – 7398382
SITUS http://www.menpan.go,id
Nomor : B/ 103 /SM.02.00/2019 11 April 2019
Lampiran : 5 (lima) lembar
Hal : Undangan Rapat Koordinasi
Penyusunan Kebijakan Manajemen
Talenta Nasional
Yth. Daftar Terlampir
Di
tempat
Dalam rangka pelaksanaan proses penyusunan kebijakan tentang Manajemen Talenta Nasional, diperlukan perspektif bersama lintas sektoral, khususnya pada sekor pemerintahan daerah. Oleh karena itu, bersama ini dengan hormat kami mengundang Saudara atau pejabat yang ditunjuk yang menangani bidang pembinaan kepegawaian sebanyak 2 (dua) orang untuk hadir pada Rapat Koordinasi Penyusunan Kebijakan Manajemen Talenta Nasional dengan tema “ASN Berkelas Dunia: Indonesia Membangun Manajemen Talenta Nasional”, yang akan dilaksanakan pada :
Hari, tanggal: Senin, 22 April 2019
Waktu: Pukul 08.00 WIB – Selesai (mohon hadir sesuai jadwal terlampir)
Tempat: The Sultan Hotel & Residence Jakarta Jl. Jenderal Gatot Subroto, RT.1/RW.3, Gelora, Tanah Abang, Central Jakarta City, Jakarta 10270
Untuk konfirmasi kehadiran dapat menghubungi Sdr. Muhammad Afid (HP +62 822-9855-0371), pada jam kerja pukul 09.00-15.00 WIB. Mengingat pentingnya acara tersebut, kami mengharapkan kehadiran Saudara tepat pada waktunya.
Atas perhatian dan kehadiran Saudara, disampaikan terima kasih.
Deputi SDM Aparatur,
Tanda tangan dan stempel
Tembusan :
1. Menteri PANRB
2. Sekretaris Kementerian PANRB
4. Contoh Surat Keputusan
Selain empat di atas, masih ada contoh surat dinas keputusan seperti berikut ini:
SEKOLAH TINGGI PASTORAL
YAYASAN INSTITUT PASTORAL INDONESIA MALANG
(STP IPI MALANG)
Jalan Seruni No 6 Malang, Kode Pos 65141 – Jawa Timur
Telp 0341-498554, Fax 0341-410386 Website http://www.stp-ipi.ac.id
SURAT KEPUTUSAN
KETUA STP IPI MALANG
Nomor: K/SK-004/1/2021
Tentang
PANITIA PELAKSANA PENERIMAAN MAHASISWA BARU TAHUN AKADEMIK 2021/2022
Menimbang:
1. Bahwa untuk menunjang kelancaran pelaksanaan penerimaan mahasiswa baru, perlu ditetapkan panitia pelaksana untuk memudahkan dan memperlancar pelaksanaan penerimaan mahasiswa baru Tahun Akademik 2021/2022.
2. Bahwa Sekolah Tinggi Pastoral Yayasan Institut Pastoral Indonesia Malang (STP-IPI Malang)merupakan lembaga penyelenggara pendidikan tinggi yang memiliki kewajiban mengelola penerimaan mahasiswa baru secara formal dan prosedural.
Mengingat:
1. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional.
2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2005 tentang Standar Pendidikan Nasional.
3. Statuta Sekolah Tinggi Pastoral Yayasan Institut Pastoral Indonesia Malang (STP-IPI Malang) Bab IV Pasal 13 (3) dan Pasal 18 (3).
MEMUTUSKAN
Menetapkan:
Pertama: Panitia penerimaan mahasiswa baru Program Studi Pendidikan Keagamaan Katolik (S1) Tahun Akademik 2021/2022, seperti tersebut pada lampiran 1 Surat Keputusan ini,
Kedua: Panitia Penerimaan mahasiswa baru Program Studi Pelayanan Pastoral (S1) Tahun Akademik 2021/2022, seperti tersebut pada lampiran 2 Surat Keputusan ini.
Ketiga: Panitia penerimaan mahasiswa baru Program Studi (S2) Tahun Akademik 2021/2022, seperti tersebut dalam lampiran 3 Surat Keputusan ini.
Keempat: Panitia yang telah ditetapkan tersebut diharapkan dapat menjalankan tugasnya dengan sebaik-baiknya sesuai dengan ketentuan yang telah diatur seperti tersebut pada lampiran 4 Surat Keputusan ini.
Kelima: Segala pembiayaan yang timbul akibat pelaksanaan keputusan ini, dibebankan pada pos anggaran yang sesuai.
Keenam: Surat keputusan ini diserahkan kepada yang bersangkutan, untuk diketahui dan dilaksanakan secara selayaknya dan dengan penuh tanggung jawab.
Ketujuh: Keputusan ini dapat ditinjau kembali apabila di kemudian hari ternyata terdapat kekeliruan di dalamnya
Ditetapkan di Malang
Pada tanggal 5 Januari 2021
Oleh Ketua STP IPI Malang
Tanda tangan dan stempel
Yohanes Subasno, S.Pd., M. Th.
5. Contoh Surat Instruksi
Salah satu lembaga yang sering mengeluarkan surat dinas jenis instruksi adalah lembaga pemerintah. Khususnya ketika masa pandemi tahun lalu yang membuat Gubernur Bali menerbitkan surat instruksi kepada Walikota dan Bupati Bali untuk menginstruksikan kepada masyarakat agar menerapkan protokol kesehatan dll.
Berikut contoh suratnya:
6. Contoh Surat Permohonan
Ketika hendak menggunakan tempat atau lokasi di suatu kawasan, maka kamu juga perlu membuat salah satu dari jenis-jenis surat dinas, yakni surat permohonan kepada lembaga atau tokoh pejabat terkait.
Contohnya ketika kamu menjadi ketua dari organisasi karang taruna yang hendak melakukan acara di suatu desa, maka bisa membuat surat seperti berikut:
7. Contoh Surat Perintah
Jika kamu menjabat sebagai Kepala Dinas Perindustrian dan Tenaga Kerja, lalu hendak memerintahkan kepada bawahan untuk melakukan tugas tertentu, maka kamu bisa menerbitkan surat perintah seperti contoh berikut:
8. Contoh Surat Perjalanan Dinas
Bila kamu hendak memerintahkan staff atau karyawan untuk pergi ke suatu tempat atau daerah tertentu, maka kamu bisa mengeluarkan Surat Perjalanan Dinas. Agar staff kamu nantinya bisa terima dengan baik oleh orang-orang di tempat tujuan. Karena staff tersebut adalah utusan resmi dari lembaga atau perusahaan kamu.
Berikut contoh suratnya:
Prinsip dan Syarat Penulisan Surat Dinas
Saat menulis jenis-jenis surat dinas, ada aturan tertentu yang harus diperhatikan, karena berkaitan dengan instansi atau organisasi. Oleh karena itu, penyusunan surat dinas memiliki prinsip dan syarat yang wajib ditaati. Adapun prinsip dari penulisan surat dinas yang perlu diperhatikan adalah sebagai berikut:
- Surat dinas harus memiliki tujuan, sehingga informasi yang disampaikan tidak menyimpang dari kepentingannya.
- Pastikan isi surat ditulis dengan jelas, singkat, padat, dan tidak bertele-tele. Dengan demikian, informasi mudah dipahami oleh penerima surat.
- Penyusunan surat dinas harus berorientasi pada pembaca. Artinya, buatlah surat tersebut mudah dipahami serta tidak membuat pembaca bingung dengan isi surat.
Sedangkan, syarat-syarat penulisan surat dinas yang wajib diperhatikan, antara lain:
- Tulislah surat dinas menggunakan format standar penulisan resmi sesuai struktur. Susunan dalam pernyataan surat resmi harus teratur.
- Surat dinas wajib menggunakan deskripsi tugas yang disampaikan secara padat, jelas, dan singkat untuk meminimalisir kesalahpahaman pembaca.
- Penulisan surat dinas menggunakan bahasa baku sesuai tata bahasa Indonesia. Jika menggunakan istilah asing, perhatikan aturan penulisannya dalam bahasa Indonesia, yaitu ditulis miring atau italic.
- Gunakan gaya penulisan surat dinas yang dapat menggambarkan citra organisasi atau instansi.
Dengan mengetahui prinsip dan syarat-syarat penulisan surat dinas, kamu tidak perlu bingung lagi untuk membuatnya. Sehingga, kepentingan instansi atau organisasi dapat terwujud.
Sudah Paham Jenis-Jenis Surat Dinas?
Itulah jenis-jenis surat dinas berdasarkan kepentingan, struktur penulisan, prinsip dan syarat, serta contohnya. Setidaknya, ada 8 jenis surat dinas yang perlu diketahui dan sering digunakan untuk urusan kedinasan serta korespondensi.
Setelah mengetahui informasi ini secara lengkap, kamu tidak akan bingung lagi untuk membedakan jenis surat dinas dan bisa membuatnya sendiri untuk kepentingan organisasi atau instansi tempat kerja kamu.
