Surat undangan terdiri dari tiga jenis. Jenis-jenis surat undangan ini dibagi berdasarkan dengan kepentingannya. Nah, bagi Anda yang tidak mengetahui jenis surat undangan, silahkan simak artikel berikut ini hingga selesai!
Daftar ISI
Mengenal Pengertian Surat dan Surat Undangan
Surat merupakan salah satu alat komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan sebuah informasi secara tertulis. Informasi ini biasanya disampaikan dari satu pihak kepada pihak lainnya.
Surat sendiri terbagi menjadi beberapa jenis. Nah, salah satunya adalah surat undangan itu sendiri. Berdasarkan KBBI, surat undangan adalah surat berisi panggilan agar datang mengunjungi pesta, rapat, dan sebagainya.
Jika mengutip dari buku berjudul “Mail Merge Solusi Praktis untuk Surat-Surat Bisnis” karya A. Fauzi, biasanya surat undangan ini akan berisikan permohonan.
Baik itu permohonan kepada seseorang atau suatu badan dengan tujuan untuk menghadiri suatu acara. Jenis-jenis surat undangan ini akan berisikan informasi mengenai hari, tanggal, waktu, dan tempat acara.
Isi dari Surat Undangan
Surat undangan merupakan surat yang dibuat dengan tujuan untuk mengajak atau mengundang seseorang untuk menghadiri sebuah acara tertentu. Penulis suratnya bisa berupa organisasi atau individu. Begitu juga dengan konteks acaranya, bisa formal maupun non-formal.
Kedua konteks acara ini tentunya memiliki struktur surat undangan yang berbeda-beda. Hal tersebut tergantung pada kebutuhan atau kepentingan pembuatan surat undangannya. Dalam surat undangan tersebut harus terdapat nama acara, tempat, dan waktu pelaksanaan acaranya.
Selain itu, surat undangan ini ada baiknya dikirimkan dalam kurun waktu yang cukup lama. Biasanya adalah sekitar seminggu sebelum acara berlangsung. Dengan begitu, pihak penerima undangan pun bisa mempersiapkan waktunya jauh-jauh hari.
Jenis-jenis surat undangan ini biasanya dibuat dalam jumlah yang besar. Sebab, surat undangan ini akan ditujukan untuk banyak orang.
Oleh karena itu, ketika membuat undangan tidak bisa dilakukan dengan waktu yang singkat. Hal tersebut terjadi karena surat undangan harus dikirimkan kepada penerima, jadi sebaiknya dikirimkan jauh-jauh hari sebelum acara berlangsung.
Jenis-Jenis Surat Undangan
Pembuatan dari surat undangan ini dibedakan berdasarkan jenis undangannya. Surat undangan sendiri terbagi menjadi beberapa jenis. Nah, berikut ini ada beberapa jenis surat undangan yang perlu Anda ketahui:
1. Surat Undangan Pribadi
Jenis surat undangan pertama yang perlu Anda ketahui adalah surat undangan pribadi atau tidak resmi. Surat undangan pribadi sendiri merupakan surat undangan untuk menghadiri acara kekerabatan. Misalnya adalah undangan pesta ulang tahun, pernikahan, dan undangan lain yang bersifat kekeluargaan.
Pada umumnya, surat pribadi banyak menggunakan gaya tulisan yang mengandung seni. Bahasanya pun non-formal dan jauh lebih bervariasi. Sebab, hal ini akan disesuaikan dengan fungsi dari surat tersebut. Namun, tetap saja penggunaan bahasanya harus sopan.
Selain itu, untuk membuat undangan ini lebih menarik biasanya dilengkapi juga dengan gambar atau ilustrasi tertentu yang berkaitan dengan isi undangan tersebut. Surat undangan pribadi ini biasanya ditulis dengan nama pribadi dan ditujukan untuk perorangan.
Nah, berikut ini ada struktur surat undangan pribadi atau tidak resmi yang bisa Anda pelajari:
- Nama penerima.
- Alamat penerima.
- Pembuka.
- Isi undangan, bagian ini harus menjelaskan acara seperti apa yang diselenggarakan, beserta waktu dan tempatnya)
- Penutup.
- Nama pengirim.
- Alamat pengirim.
2. Surat Undangan Setengah Resmi
Jenis-jenis surat undangan selanjutnya adalah undangan setengah resmi. Surat undangan setengah resmi ini merupakan dokumen yang dikategorikan sebagai surat resmi dan juga tidak resmi. Jadi, surat ini belum bisa disebut dengan surat resmi, karena posisinya berada di tengah-tengah.
Surat undangan setengah resmi biasanya ditujukan untuk mengundang seseorang ke sebuah acara. Di mana acara ini tidaklah terlalu formal, namun tidak juga terlalu sederhana. Salah satu contohnya adalah rapat RT dan RW. Surat undangan ini bisa dibuat tidak terlalu formal, karena menyesuaikan dengan agenda rapat.
Seperti halnya surat undangan tidak resmi, surat undangan setengah resmi ini dikirimkan oleh perorangan. Acaranya biasanya bersifat sederhana, tapi bukan acara informal. Selain itu, bahasa dan strukturnya akan lebih fleksibel. Namun, juga tetap harus penuh sopan santun.
Bagi Anda yang masih bingung, berikut ini akan diberikan contoh struktur pembuatan surat undangan setengah resmi:
- Kop surat, penggunaannya tidak wajib.
- Tempat dan tanggal pembuatan surat undangan.
- Nama penerima.
- Alamat penerima.
- Tujuan pembuatan surat.
- Pembuka.
- Isi surat.
- Penutup.
- Tanda tangan dan stempel, penggunaannya tidak wajib.
- Nama pengirim.
- Alamat pengirim.
3. Surat Undangan Resmi
Jenis surat undangan yang terakhir adalah surat undangan resmi. Surat undangan resmi ini merupakan surat yang ditulis secara resmi. Tujuannya untuk mengundang seseorang atau instansi resmi dalam suatu acara tertentu.
Undangan yang berada di dalam instansi pemerintahan disebut dengan surat undangan resmi atau dinas. Surat resmi ini biasanya digunakan untuk kepentingan yang sifatnya adalah formal. Salah satu contohnya adalah untuk urusan kedinasan.
Dikutip dari buku “Master Bahasa Indonesia” karya Ainia Prihatini, S.Hum., biasanya undangan resmi ini akan dikeluarkan oleh lembaga tertentu. Lembaga ini bisa berupa perseorangan, perusahaan, maupun organisasi resmi.
Contoh surat resmi bisa berupa undangan untuk pertemuan bisnis, hingga surat edaran resmi. Formal invitation sendiri biasanya diberikan untuk dalam maupun luar lingkungan sebuah organisasi.
Mengenal Surat Undangan Resmi
Formal invitation berbeda dengan jenis surat undangan lainnya. Salah satu perbedaan paling mencolok adalah harus ada penggunaan kop surat. Agar lebih mengenal surat resmi, simak beberapa informasi penting lainnya berikut ini:
1. Bagian-Bagian Surat Undangan Resmi
Perlu Anda ketahui bahwa, jenis surat undangan ini memiliki kekuatan hukum tersendiri. Jadi, surat undangan ini bisa Anda gunakan sebagai barang bukti di pengadilan untuk keperluan penting. Nah, berikut ini ada struktur dari surat resmi yang perlu Anda ketahui:
- Kop surat: Berisi nama lembaga atau instansi yang ditulis dengan huruf kapital. Mencantumkan alamat dengan variasi huruf kapital dan kecil yang sesuai dengan kaidah, serta dilengkapi juga dengan logo.
- Nomor surat: Nomor urut dari surat yang dikirimkan.
- Lampiran: Berisi beberapa lembaran lain yang diikutsertakan dalam surat resmi.
- Perihal: Berisi tujuan dan maksud dari pembuatan surat resmi.
- Tanggal: Ditulis di sebelah kanan dan sejajar dengan nomor surat.
- Alamat surat: Berisi nama atau tempat tujuan surat. Ditulis tanpa menggunakan kalimat kepada.
- Pembukaan: Berisi salam pembuka atau sapaan. Diakhiri dengan tanda koma (,).
- Isi surat: Berisi informasi beserta uraian mengenai hari, tanggal, waktu, dan tempat acara untuk penerima.
- Penutup: Salam penutup biasanya akan ditandai dengan keterangan jabatan, nama lengkap pembuat undangan, dan tanda tangan. Biasanya, nama lengkap juga disertai dengan gelar dan NIP untuk memperkuat surat undangan resmi.
- Tembusan: Digunakan apabila surat resmi membutuhkan tembusan. Tembusan yang dimaksud merupakan pihak yang mendapatkan salinan surat, selain dari pihak yang dialamatkan. Isinya adalah pemberitahuan kepada atasan mengenai adanya suatu acara.
2. Ciri-Ciri Surat Undangan Resmi
Setelah Anda mengetahui struktur penulisan dari salah satu jenis-jenis surat undangan ini, maka Anda juga harus tahu apa saja ciri-cirinya. Nah, berikut ini adalah ciri-ciri surat undangan resmi yang perlu Anda pelajari:
- Menggunakan aturan format baku pada penulisannya.
- Memakai kop surat, terlebih jika yang mengeluarkan adalah lembaga instansi atau organisasi.
- Terdapat nomor surat, lampiran, dan perihal.
- Menggunakan bahasa resmi atau formal.
- Terakhir, menyertakan stempel dari lembaga resmi yang mengundang.
3. Fungsi dari Surat Undangan Resmi
Melansir dari modul Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Bahasa Indonesia karya Dian Astuti, surat resmi memiliki beberapa fungsi. Di antaranya adalah sebagai berikut:
- Sebagai pedoman pekerjaan.
- Alat pengingat.
- Sebagai bukti atas perkembangan suatu lembaga.
Dalam setiap pembuatannya, jenis surat undangan resmi harus ditulis dengan mengikuti aturan surat menyurat yang formal. Salah satu contohnya adalah harus memperhatikan format dan bahasa yang digunakan.
Sudah Tahu Apa Saja Jenis-Jenis Surat Undangan?
Itulah jenis-jenis surat undangan yang perlu Anda ketahui. Tentunya masing-masing surat undangan ini memiliki ciri, struktur, dan tujuan tersendiri dalam pembuatannya. Semoga dengan adanya artikel ini Anda bisa lebih paham dan bisa membedakan, mana surat undangan pribadi, setengah resmi, dan resmi.
