Dalam dunia bisnis dan keuangan, kwitansi atau kuitansi menjadi salah satu bentuk bukti transaksi yang mungkin kamu butuhkan pada setiap aktivitas jual beli produk atau layanan. Baik itu transaksi online maupun offline.
Lembaran ini berisi berbagai detail informasi yang berkaitan dengan pembayaran atas pembelian produk atau layanan milik penjual. Oleh sebab itu, sejatinya pihak penjual maupun pembeli akan mendapatkan kuitansi sebagai tanda terima dan bukti bahwa proses pembayaran telah berlangsung.
Ketimbang bentuk bukti transaksi lain seperti struk, nota, hingga faktur atau invoice, pelaku bisnis sering mengandalkan kuitansi sebagai dokumen pendukung yang penting dalam penyusunan atau pembukuan laporan keuangan bisnis. Kamu bisa ketahui informasi selengkapnya seputar kuitansi dengan membaca artikel berikut ini.
Daftar ISI
Apa Itu Kwitansi?
Secara definisi, kuitansi atau kwitansi adalah sebuah dokumen tertulis yang umumnya dibuat oleh penjual (sebagai penerima pembayaran) untuk diberikan ke pembeli (sebagai pembayar) sebagai bukti transaksi pembayaran produk atau layanan.
Kuitansi tidak hanya sekedar lembaran kertas yang berguna sebagai bukti transaksi. Dokumen pembayaran ini memiliki beberapa fungsi atau kegunaan penting, antara lain:
- Menjadi bukti bahwa pembeli telah melakukan pembayaran dengan cara memberi uang kepada penjual secara tunai atau mencicil.
- Menjadi bukti bahwa penjual telah menerima pembayaran dari pembeli.
- Membantu dalam melacak dan mencatat semua arus kas transaksi keuangan, sehingga kamu dapat membuat laporan keuangan maupun perpajakan dengan mudah.
- Membantu proses audit keuangan perusahaan, sehingga kamu dapat memverifikasi validitas transaksi yang terjadi.
- Menjadi bukti sah pembayaran yang mana dapat kamu gunakan untuk menyelesaikan sengketa atau permasalahan keuangan yang mungkin terjadi di kemudian hari.
- Berguna sebagai dokumen pendukung yang membantu pembeli untuk klaim garansi atau pengembalian barang (apabila terdapat masalah pada produk atau layanan).
Komponen dan Karakteristik Kwitansi
Umumnya, kwitansi mencakup informasi-informasi utama, seperti:
- Nomor kuitansi, bisa kamu tulis dalam format angka, huruf, atau kombinasi angka dan huruf.
- Nama dan kontak dari penjual maupun pembeli.
- Nama atau jenis produk atau layanan beserta jumlahnya.
- Nominal pembayaran atau jumlah uang yang pembeli bayarkan, biasanya kamu tulis dalam format huruf dan angka yang lengkap dengan satuan mata uang.
- Tujuan pembayaran.
- Tanggal dan lokasi pembayaran.
- Metode pembayaran (jika ada).
- Stempel sebagai tanda dari setiap status pembayaran (lunas atau cicilan).
- Lampiran materai dan tanda tangan.
Sebagai catatan, lampiran materai umumnya bersifat penting dalam kuitansi, apabila aktivitas pembayaran yang penjual dan pembeli lakukan bernilai besar atau berisiko tinggi.
Sehingga, apabila terjadi suatu masalah yang berkaitan dengan pembayaran, maka kuitansi akan menjadi salah satu bukti yang sah dan dapat dipertanggungjawabkan. Lalu, penjual maupun pembeli dapat menyelesaikan masalah tersebut melalui proses hukum yang adil.
Selain itu, perlu kamu perhatikan pula bahwa kwitansi memiliki sejumlah karakteristik atau ciri-ciri yang membedakannya dengan bentuk bukti transaksi lainnya, antara lain:
- Selembar kuitansi terdiri dari dua rangkap, yaitu rangkap pertama (bagian atas) yang diberikan ke pembeli dan rangkap kedua (bagian bawah) yang penjual simpan sebagai arsip untuk kebutuhan penyusunan laporan keuangan.
- Pada masing-masing rangkap, kuitansi terbagi menjadi dua sisi, yaitu sisi kiri dan sisi kanan. Umumnya, bagian kiri berguna sebagai bukti pembayaran yang harus penjual simpan sebagai arsip. Sedangkan bagian kanan diberikan ke pembeli sebagai bukti pembayaran yang telah ia lakukan.
- Kuitansi dapat berupa lembaran kertas atau digital yang mencakup sembilan komponen yang telah kami sebutkan di atas.
Apa Perbedaan Kwitansi dengan Nota, Struk, dan Invoice?
Meskipun sama-sama merupakan lembaran bukti pembayaran, perlu kamu ingat bahwa kuitansi berbeda dengan nota, struk, maupun invoice. Sebab, secara umum keempatnya memiliki fungsi dan komponen yang berbeda. Berikut ini penjelasannya:
1. Kwitansi
Kuitansi adalah dokumen tertulis yang dikeluarkan oleh penerima pembayaran kepada pembayar sebagai bukti transaksi atau penerimaan uang dalam suatu transaksi.
Seperti penjelasan di atas, kuitansi berfungsi sebagai bukti sah dari setiap transaksi yang terjadi dan dapat berguna untuk keperluan pencatatan dan pelacakan transaksi, klaim garansi, atau penyelesaian masalah transaksi tertentu.
2. Nota
Nota merupakan dokumen fisik yang terdiri dari informasi terkait pesanan, pengiriman produk, atau penerimaan layanan. Secara umum, nota berguna untuk mencatat dan mengatur transaksi dalam setiap proses perdagangan, antara penjual dan pembeli sebelum produk atau layanan sampai ke tangan pembeli.
Sebuah nota mencakup rincian jumlah, harga, dan total biaya dari produk atau layanan yang dipesan.
3. Struk
Berbeda dengan kwitansi, struk merupakan lembaran berukuran kecil yang penjual berikan kepada pembeli sesaat setelah transaksi jual-beli produk atau layanan.
Biasanya, struk bertujuan untuk membantu kebutuhan transaksi ritel atau konsumen langsung, seperti saat berbelanja di toko, restoran, atau tempat usaha lainnya. Struk mencakup informasi-informasi seperti:
- Nama toko atau tempat bisnis.
- Nomor transaksi.
- Tanggal dan waktu pembelian.
- Nama dan jumlah produk atau layanan yang dibeli.
- Harga satuan dan total harga dari produk atau layanan.
4. Invoice
Invoice adalah dokumen yang penjual buat untuk pembeli sebagai bukti permintaan dan penghitungan pembayaran atas produk atau layanan. Oleh karena itu, invoice sangat berguna untuk memberikan rincian lengkap dan resmi terkait tagihan pembayaran yang harus pembeli bayar kepada penjual. Sebuah invoice terdiri dari informasi terkait:
- Nama, nomor telepon, dan alamat penjual.
- Nama, nomor telepon, dan alamat pembeli.
- Instruksi atau metode pembayaran.
- Nama, jumlah, harga satuan, dan total harga dari produk atau layanan.
Jenis Umum Kwitansi dan Contohnya
Tentu saja, kuitansi memiliki beberapa jenis yang seringkali bermanfaat dalam berbagai proses transaksi bisnis. Berikut adalah beberapa jenis beserta contoh tampilannya yang perlu kamu ketahui:
1. Kuitansi Pembayaran
Jenis kuitansi ini paling umum digunakan saat seseorang atau perusahaan selaku pembeli melakukan pembayaran kepada penjual yang merupakan penerima pembayaran, baik itu secara lunas atau mencicil.
Penggunaan kuitansi pembayaran membantu penjual dalam menjelaskan jumlah pembayaran dan informasi lain dari pembeli selama proses jual-beli produk atau layanan. Berikut ini contoh umum kuitansi pembayaran:
2. Kwitansi Cash Receipt
Kuitansi cash receipt adalah dokumen tanda pembayaran tunai yang penjual terima dari pembeli. Biasanya, kuitansi ini digunakan oleh badan perusahaan selama proses audit keuangan.
Jenis kuitansi ini berfungsi sebagai bukti bahwa pembayaran telah berhasil masuk dalam bentuk tunai, baik dalam transaksi penjualan, pembayaran uang muka, atau pembayaran lainnya. Artinya, kuitansi cash receipt merepresentasikan jumlah uang yang keluar dan masuk selama proses bisnis perusahaan.
Supaya makin jelas, berikut ini contoh umum kuitansi cash receipt:
3. Kuitansi Penjualan Produk
Seperti namanya, kuitansi penjualan menjadi bukti seseorang atau perusahaan saat menjual produk atau layanan kepada pembeli. Kuitansi ini mencatat informasi tentang pembelian, seperti rincian jumlah dan harga produk atau layanan, total pembayaran, serta metode pembayaran. Berikut ini contoh umum kuitansi penjualan produk:
4. Kwitansi Transfer Uang
Kuitansi transfer uang adalah lembar dokumen yang mencatat pembayaran atau penerimaan uang melalui transfer bank atau layanan pembayaran elektronik sejenisnya. Jenis kuitansi ini sering berguna dalam transaksi perbankan, di mana nomor rekening penerima tertulis secara jelas di dalam kuitansi.
Berikut ini contoh umum kuitansi transfer uang:
5. Kuitansi Transaksi Produk
Jenis kuitansi ini sangat berguna untuk mencatat detail transaksi atau pembelian produk dari pihak penjual. Mulai dari nomor seri produk, jenis produk, identitas pembeli, dan harga produk. Sehingga, secara tak langsung kuitansi transaksi produk menjadi bukti bahwa pembelian produk telah berhasil.
Berikut ini contoh umum kuitansi transaksi produk:
6. Kwitansi Serah Terima
Kuitansi serah terima adalah kuitansi yang berguna saat ada transfer kepemilikan produk, layanan, hingga bahkan uang dari satu pihak ke pihak lain. Jenis kuitansi ini mencatat rincian produk, layanan, atau uang yang diserahkan, seperti deskripsi, jumlah, kondisi, dan informasi terkait penerimaan produk, layanan, atau uang tersebut.
Oleh sebab itu, penggunaan kuitansi ini bermanfaat sebagai bukti pembayaran sah, karena telah mendapat persetujuan dari kedua pihak. Berikut ini contoh umum kuitansi serah terima:
7. Kuitansi Jual Beli Tanah
Sesuai dengan penamaannya, kuitansi jual beli tanah akan kamu temui saat melakukan transaksi penjualan dan pembelian tanah. Kuitansi jual beli tanah akan menjadi bukti tertulis yang mencatat perjanjian jual beli tanah antara penjual dan pembeli.
Sehingga, kuitansi tersebut dapat mendukung keabsahan beberapa dokumen tanah lainnya yang menjauhkan kamu dari sengketa kepemilikan tanah. Berikut ini contoh umum kuitansi jual beli tanah:
8. Kwitansi Pembayaran Sekolah
Jenis kuitansi terakhir adalah kuitansi pembayaran sekolah. Dalam penggunaannya, kuitansi pembayaran sekolah akan diberikan kepada siswa atau orang tua/wali siswa sebagai bukti administrasi biaya sekolah atau biaya pendidikan lainnya.
Umumnya, kuitansi ini berguna untuk mencatat rincian pembayaran biaya sekolah, seperti uang pangkal, uang SPP (Sumbangan Pembinaan Pendidikan), biaya seragam, biaya kegiatan ekstrakurikuler, dan biaya lainnya yang terkait dengan pendidikan di sekolah.
Beberapa sekolah juga membuat kuitansi ini untuk kebutuhan pencatatan transaksi pendanaan bantuan operasional sekolah. Sehingga, nantinya pihak sekolah dapat mempertanggungjawabkan arus keuangan dari sekolah ke pihak dinas pendidikan. Berikut ini contoh umum kuitansi pembayaran sekolah:
Tips dan Cara Penulisan Kwitansi
Setelah memahami komponen hingga jenisnya, kini saatnya kamu buat kuitansi yang sesuai dengan kebutuhan bisnis. Kamu bisa membuat format dasar kuitansi menggunakan bantuan aplikasi Ms. Word atau Google Docs dan Ms. Excel atau Google Spreadsheet.
Namun, apabila Anda masih bingung bagaimana bentuk kuitansi yang tepat, simak tips pembuatan atau penulisan kuitansi berikut ini:
1. Mengetahui Seluruh Informasi yang Diperlukan
Pertama-tama, kamu perlu mengetahui sekaligus mencatat semua informasi yang relevan terkait transaksi, seperti:
- Identitas penjual selaku penerima pembayaran, mulai dari nama lengkap atau nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan informasi kontak lainnya.
- Identitas pembeli selaku pembayar (sama seperti identitas penjual).
- Deskripsi atau rincian transaksi, mulai dari jenis, jumlah, harga satuan, dan total biaya transaksi produk atau layanan yang dibeli. Tulislah nominal harga dengan format angka “Rp1.000.000,00” atau “Rp1.000.000,-”.
- Tujuan pembayaran, misalnya “Untuk pelunasan pembelian satu unit TV Samsung 50 inch”.
- Tanggal pembayaran dengan format yang jelas, misalnya format dd/mm/yy atau dd/mm/yyyy.
- Metode pembayaran yang digunakan selama transaksi, misalnya tunai, transfer bank, dan metode pembayaran elektronik lainnya.
- Nomor kwitansi yang unik, misalnya KW010/001.
Pastikan untuk mencatat semua informasi di atas dengan jelas dan akurat. Sehingga, kamu dapat menciptakan kuitansi yang komprehensif dan efektif dalam mencatat transaksi.
2. Gunakan Format dan Bahasa yang Jelas
Tips selanjutnya adalah buatlah format yang mudah dibaca dan gunakan bahasa yang mudah dipahami oleh orang awam. Maksudnya, kamu perlu menyesuaikan tata letak komponen-komponen kuitansi dengan rapi, sehingga kamu dapat lebih mudah dalam mencatat semua informasi penting terkait transaksi pembayaran.
Selain itu, kamu pastikan telah membuat kuitansi dengan bahasa yang sederhana dan sesuai dengan karakteristik pembeli. Perhatikan kejelasan penulisan bagian judul, informasi penerima pembayaran, deskripsi transaksi, dan tanda tangan. Bila perlu, hindari penggunaan kata atau istilah yang ambigu atau memiliki makna ganda.
3. Tambahkan Tanda Baca Titik (.) di Setiap Akhir Kalimat
Kemudian, tambah tanda baca titik (.) pada setiap akhir kalimat yang kamu tulis dalam kwitansi. Tujuannya adalah agar pembeli atau pihak lain tidak menyalahgunakan kuitansi kamu dengan menambahkan kalimat di luar transaksi, yang mana dapat merugikan kamu.
Selain itu, tanda baca titik (.) juga dapat memastikan bahwa kuitansi kamu terlihat lebih terorganisir dengan baik dan mudah dipahami oleh penerima kuitansi.
4. Tanda Tangan Harus Dekat dengan Materai
Jika kuitansi kamu memerlukan materai sebagai bukti transaksi yang valid, maka usahakan tanda tangan kamu mengenai sedikit bagian dari materai. Sebab, tanda tangan dan materai yang saling tumpang tindih akan sulit dimanipulasi atau dipalsukan.
Maka dari itu, pastikan ada ruang yang cukup untuk pembeli membubuhkan tanda tangannya di kuitansi. Sehingga, kamu maupun pembeli dapat memastikan bahwa kuitansi telah memenuhi persyaratan hukum dan dapat diakui sebagai bukti pembayaran yang sah di mata hukum.
5. Jangan Menandatangani Kuitansi Kosong
Dalam penulisan kuitansi yang tepat, penting untuk tidak menandatangani kuitansi yang masih kosong. Sebab, apabila kamu menandatangani kuitansi yang kosong, maka kamu bisa terlibat dalam masalah hukum dan keuangan.
Jadi, pastikan kamu mengisi semua informasi dan rincian transaksi yang kamu perlukan pada kuitansi secara lengkap dan akurat sebelum menandatanganinya. Sehingga, kamu dapat memastikan bahwa kuitansi memiliki validitas dan dapat dipercaya sebagai bukti pembayaran yang sah.
Sudah Siap Membuat Kwitansi yang Tepat untuk Bisnis Kamu?
Demikian penjelasan informasi tentang kuitansi yang perlu kamu ketahui. Melalui pemahaman mendalam apa pentingnya kuitansi dan penerapan praktik terbaik dalam pembuatannya, harapannya kamu dapat menjaga transparansi dan mempermudah proses administrasi keuangan bisnis kamu. Semoga artikel ini bermanfaat, ya!
