Setelah melakukan kegiatan atau aktivitas tertentu, membuat laporan itu penting. Sebab, dokumen catatan tersebut bisa berguna sebagai bahan evaluasi atas kegiatan yang telah dilakukan.
Pada artikel berikut, kita akan bersama-sama membahas pengertian, fungsi, ciri-ciri, struktur, jenis, hingga cara membuat laporan yang benar. Sehingga, Anda bisa memahami kebergunaan dokumen catatan terutama setelah melakukan aktivitas penting.
Pengertian Laporan
Secara istilah, laporan adalah proses penyampaian informasi secara lengkap terkait apa yang sudah diperoleh atau dilakukan sebelumnya. Dokumen catatan ini menggambarkan jawaban dari pertanyaan “who”, “where”, “when”, “why”, “who”, dan “how”.
Adapun “what” meliputi pertanyaan apa yang telah terjadi, kemudian “where” menjelaskan tentang dimana kejadian itu berlangsung, dan “when” menjelaskan kapan peristiwa tersebut terjadi.
Lalu “why” mencakup pertanyaan mengapa hal tersebut bisa terjadi, “who” menjelaskan siapa yang bertanggung jawab, dan “how” yang mengacu pada pertanyaan bagaimana peristiwa itu terjadi.
Sehingga, laporan menggambarkan fakta, data, analisis, dan kesimpulan yang relevan terkait dengan pembahasan topik atau masalah. Serta menyampaikan informasi secara jelas, sistematis, dan objektif kepada pembaca.
Maka dari itu, beberapa fungsi utama dari pembuatan catatan ini adalah:
- Sebagai bahan pendukung dalam pengambilan keputusan.
- Menjadi bahan analisis, evaluasi, dan bahan pertanggungjawaban.
- Sebagai alat menyampaikan sebuah informasi sekaligus alat pengawasan.
Ciri-ciri Laporan
Ada beberapa ciri dari dokumen catatan yang bisa membedakannya dengan jenis teks catatan lainnya, yaitu:
- Melaporkan hasil percobaan.
- Memaparkan prosedur pelaksanaan kerja sekaligus pencatatan hasil kegiatan.
- Pada bagian akhir laporan terdapat kesimpulan hasil.
- Dokumen catatan yang mengandung fakta dan bersifat objektif.
- Biasanya diawali dengan kalimat-kalimat yang memaparkan tujuan beserta bahan dan alat yang digunakan.
- Dokumen yang harus ditulis dengan baik nan sempurna, jelas nan lengkap dan logis.
- Tidak memasukkan hal-hal yang menyimpang.
Struktur Utama Laporan
Struktur utama dokumen catatan ini terdiri dari beberapa bagian yang harus terrsusun secara terorganisir. Berikut adalah struktur utamanya:
1. Halaman Judul (Cover)
Bagian halaman judul terletak di bagian paling awal dokumen yang biasanya mencakup judul, identitas penulis, dan keterangan umum lainnya terkait laporan tersebut. Halaman judul juga dapat mencakup logo atau lambang institusi.
2. Kata Pengantar
Kata pengantar memiliki fungsi sebagai pengantar singkat untuk pembaca agar mereka bisa memahami isi dokumen yang Anda buat. Untuk itu, bagian ini termasuk bagian wajib yang tidak boleh terlewatkan.
3. Daftar Isi
Sesuai namanya, daftar isi berisi pemetaan daftar judul dan nomor halaman pada setiap bagian laporan. Bagian ini biasanya akan memudahkan pembaca dalam menavigasi dan mencari informasi yang mereka butuhkan.
4. Pendahuluan
Pendahuluan umumnya menjelaskan latar belakang, tujuan hingga manfaat penulisan dokumen. Namun, hal yang paling penting dan harus ada adalah latar belakang dan tujuan pembuatan atau penulisan.
5. Metode
Metode adalah bagian yang boleh ada atau tidak dalam dokumen ini. Namun, jika kegiatan yang Anda laporkan menggunakan langkah sistematis, maka bagian metode wajib ada.
6. Pembahasan
Bagian pembahasan adalah inti dan isi dari sebuah laporan karena akan menjawab 5W + 1H di atas. Berhubung bagian pembahasan merupakan isi dari dokumen catatan ini, maka Anda harus menuliskannya secara detail, jelas, dan terstruktur sehingga pembaca mengerti apa yang Anda tulis.
7. Penutup
Umumnya, penutup berisi kesimpulan terkait kegiatan yang sudah dilakukan. Selain itu, bagian ini juga biasanya mencakup saran untuk berbagai pihak terkait tentang isi pencatatan atau kegiatan yang sama di masa mendatang.
8. Daftar Pustaka atau Referensi
Jika Anda membuat laporan ilmiah dan resmi serta mengambil beberapa kutipan dari sumber tertentu, maka bagian ini wajib Anda letakkan. Bagian ini mencantumkan sumber-sumber yang digunakan dalam penelitian atau referensi yang dikutip dalam laporan.
9. Lampiran
Untuk aktivitas yang membutuhkan bukti dokumentasi atau pelengkap kegiatan, maka bagian lampiran adalah hal yang harus Anda masukkan. Bagian ini biasanya akan berisi foto, surat, tabel, dan sejenisnya.
Jenis-jenis Laporan
Secara umum, terdapat beberapa jenis laporan yang umum digunakan dalam berbagai bidang dan konteks. Beberapa jenis yang sering ditemui antara lain:
1. Berdasarkan Bentuk
Apabila berdasarkan bentuk, dokumen catatan ini terbagi menjadi tiga jenis, yaitu:
- Surat: Isinya sekitar satu sampai empat halaman.
- Naskah: Isinya bisa panjang dan pendek tergantung kebutuhan.
- Memo: Isinya cenderung pendek.
2. Berdasarkan Waktu
Jika berdasarkan waktunya, laporan terbagi menjadi dua, yaitu:
- Berkala: Catatan yang dibuat secara periodik dalam jangka waktu tertentu.
- Insidental: Catatan yang dibuat apabila diperlukan saja.
3. Berdasarkan Sifat
Kemudian, ketika berdasarkan sifatnya, dokumen catatan dibagi menjadi dua jenis, yaitu:
- Biasa: Catatan bersifat biasa dan tidak rahasia, sehingga tidak akan menimbulkan apapun
- Penting: Catatan bersifat penting dan rahasia, sehingga pihak terkait harus menandatangani Non Disclosure Agreement (NDA).
4. Berdasarkan Isinya
Sedangkan jenis-jenis dokumen catatan yang mengacu pada isinya adalah:
- Informatif: Berisi informasi saja.
- Analisa: Berisi hasil analisis secara mendalam.
- Rekomendasi: Berisi penilaian sekilas, tanpa ada pembahasan lanjutan.
- Pertanggungjawaban: Berisi pertanggungjawaban atas tugas yang diberikan.
- Kelayakan: Berisi hasil penentuan mana opsi terbaik.
5. Berdasarkan Penyampaian
Terakhir, bila berdasarkan penyampaiannya, teks ini dibagi menjadi tiga jenis, yaitu:
- Tertulis: Catatan yang disampaikan dalam bentuk tulisan dengan rangkaian kalimat dan angka.
- Lisan: Catatan yang disampaikan langsung secara lisan.
- Visual: Penyampaian catatan menggunakan media visual seperti presentasi.
Cara Membuat Laporan
Supaya Anda bisa membuat laporan dengan baik dan menarik, Anda bisa mengikuti langkah dan tips berikut:
1. Pemilihan Topik
Hal pertama yang harus Anda lakukan adalah memilih topik atau judul yang tepat. Untuk menentukan topik, Anda bisa bertanya pada seseorang yang ahli di bidangnya. Walau begitu, lebih baik Anda memilih topik sendiri. Sebab, dengan menentukan topik sendiri, Anda bisa memiliki hal yang Anda kuasai dan sukai.
2. Mengambil Data
Data hasil kegiatan atau penelitian penting dalam membuat dokumen ini. Tanpa adanya data, maka Anda tidak akan bisa menyusunnya.
Adapun data tersebut bisa berupa kuantitatif dan kualitatif. Data kuantitatif berupa angka, sedangkan kualitatif berupa kata, kalimat, atau teks.
Dalam proses pengambilan data, ketelitian sangat diperlukan, terutama jika Anda mengambil penelitian ilmiah dan angka. Menulis angka yang salah dapat mempengaruhi keseluruhan data dan hasil akhir.
Begitu juga saat Anda membuat laporan keuangan bisnis. Anda harus teliti. Karena jika Anda salah memasukkan satu angka saja, maka akan mempengaruhi hasil tulisan dan juga akan berpengaruh pada kegiatan produksi selanjutnya.
3. Membuat Kategori dan Kerangka
Data hasil kegiatan atau penelitian biasanya akan berbentuk data mentah yang masih acak-acakan. Untuk itu, Anda perlu membuat kategori tertentu agar bisa lebih mudah menyusunnya.
Misalnya, data pengeluaran dan data pemasukan. Kedua datanya ini sama-sama dalam bentuk angka, sehingga harus Anda pisahkan agar tidak menimbulkan kebingungan nantinya.
Selain itu, Anda juga bisa membuat kerangka tertentu untuk mempermudah dalam penulisan laporan nantinya. Kerangka tersebut bisa dalam bentuk struktur dan beberapa highlight kalimat yang akan Anda tulis.
4. Menyusun Hasil Kegiatan atau Penelitian
Jika Anda sudah membuat kategori, maka selanjutnya yaitu menyusun hasil kegiatan. Penyusunan ini adalah langkah wajib yang pasti akan Anda lakukan. Tanpa melalui tahapan ini, maka teks ini tidak akan pernah jadi.
Adapun hal-hal yang tersusun sesuai dengan struktur dari teks ini yaitu dari halaman judul hingga lampirannya. Proses penyusunan ini pun tidaklah mudah dan membutuhkan waktu, untuk itulah diperlukan kesabaran ekstra dalam prosesnya.
5. Mengedit atau Menyunting
Setelah berhasil menyusun dan membuat laporan, tahap selanjutnya yaitu meng-edit atau menyunting. Tahapan ini penting agar kata dan kalimat yang Anda gunakan tepat dan sesuai dengan EYD.
Selain itu, Anda bisa cek kembali apakah tulisan tersebut sudah baik dan mudah dipahami. Caranya yaitu dengan membaca ulang tulisan Anda dari halaman judul hingga lampirannya. Jika Anda merasa ada kesalahan penulisan, maka Anda bisa langsung perbaiki.
Tidak hanya itu, Anda juga perlu memperhatikan kesesuaian setiap kalimat yang Anda gunakan. Hindari menggunakan kalimat membingungkan karena bisa mempengaruhi kualitas dari tulisan. Dalam hal ini, lebih baik Anda meminta saran ahli untuk mengeceknya.
Sudah Tahu Cara Membuat Laporan?
Dalam kesimpulannya, laporan adalah bagian penting untuk evaluasi suatu kegiatan atau pekerjaan. Penulisannya tidak bisa sembarang karena ada kaidah dan struktur dasar seperti pada penjelasan di atas. Jadi, sebaiknya gunakan infomasi pada artikel ini sebagai pedoman dalam pembuatannya.