Microsoft Access adalah salah satu program aplikasi berbasis data komputer dan sudah ada di dalam paket Microsoft Office. Aplikasi ini berperan penting bagi perusahaan, baik skala kecil atau menengah.
Karena menggunakan basis data komputer, aplikasi ini dapat mengolah data untuk semua jenis database yang khususnya mendukung standar ODBC. Penasaran bagaimana sejarah, fungsi, manfaat, dan cara menggunakannya? Simak rangkuman di bawah ini!
Daftar ISI
Sejarah Microsoft Access
Aplikasi Microsoft ini tepatnya rilis pada bulan November 1992 dalam versi 1.0. Satu tahun kemudian, Microsoft mengembangkan aplikasi ini menjadi versi 2.0. Versi kedua ini menyediakan spesifikasi minimum bagi penggunanya, agar bisa menggunakan aplikasi ini dengan mudah.
Namun, sayangnya spesifikasi pada versi 2.0 tersebut hanya berlaku untuk komputer yang memiliki sistem Microsoft Windows versi 3.0, kapasitas RAM 4 MB atau 6 MB, dan hard disk sekitar 8-14 MB.
Selain itu, kode pertama kali dari Microsoft Access adalah “Cirrus”. Nama kode tersebut sudah muncul sebelum perusahaan Microsoft merilis sistem Microsoft Visual Basic. Selain “Cirrus”, Microsoft juga memakai nama lain seperti “Ruby” pada kode form antarmukanya.
Kemunculan aplikasi tersebut memiliki potensi yang cukup baik, sehingga Bill Gates yang merupakan pendiri perusahaan Microsoft pun melakukan pengembangan terhadap aplikasi yang berbasis database ini.
Salah satu bukti pengembangan dari aplikasi database ini adalah bahasa pemrograman BASIC secara bersamaan. Proyek pengembangan tersebut bernama “Thunder”.
Fungsi Microsoft Access
Kemunculan aplikasi ini menuai ulasan positif dari para penggunanya. Sebab, keberadaannya cukup krusial bagi pelaku bisnis untuk memanajemen database jadi lebih efektif. Selain itu, beberapa fungsi dari aplikasi Microsoft Access adalah sebagai berikut:
1. Bidang Bisnis
Kemunculan Microsoft Access merupakan sebuah solusi untuk pebisnis, baik skala kecil, menengah, hingga besar. Karena, menjalankan bisnis tak lepas dari manajemen database, seperti untuk pencatatan keuangan, penjualan, laba, gaji karyawan, serta yang lainnya.
Pekerjaan tersebut tentunya akan lebih mudah dan cepat, jika pebisnis menggunakan aplikasi seperti Microsoft Access. Jika pengelolaan database dilakukan dengan benar dan cepat, maka pebisnis bisa lebih mudah untuk mengembangkan usahanya.
2. Fungsi Microsoft Access di Bidang Perkantoran
Microsoft Access adalah perangkat lunak yang keberadaannya juga berperan penting di lingkungan perkantoran. Karena, fungsi aplikasi berbasis data ini mirip seperti fungsi di bidang bisnis. Sebab, program aplikasi ini biasanya digunakan oleh staf atau divisi tertentu yang bertanggung jawab untuk mengelola database.
Bidang perkantoran yang membutuhkan aplikasi ini, antara lain administrasi, sekretaris, keuangan, dan lainnya. Meski begitu, tidak menutup kemungkinan bahwa semua karyawan harus mengetahui bagaimana cara menggunakan aplikasi ini, untuk kebutuhan kantor jadi lebih mudah dan cepat.
3. Bidang Pendidikan
Selain untuk keperluan bisnis dan perkantoran, aplikasi berbasis data ini juga sangat berfungsi di bidang pendidikan. Umumnya, fungsi Microsoft Access pada bidang pendidikan bisa kamu sesuaikan terhadap keperluan tingkat sekolah.
Misalnya, administrasi sekolah membutuhkan Microsoft Access untuk mengelola data sekolah, mulai dari jadwal sekolah, guru, tata usaha, hinga perpustakaan.
Pengelolaan data sekolah yang baik, akan bantu memudahkan pekerjaan staff administrasi dalam membuat, mengatur, mengedit, dan menghapus data sekolah.
Secara keseluruhan, fungsi utama Microsoft Access adalah untuk mempermudah pengelolaan data. Fungsi ini hampir mirip seperti fungsi aplikasi lainnya, seperti Microsoft Excel dan Word.
Perbedaannya ada pada performa khusus Microsoft Access umtuk mempermudah manajemen data bagi para pemilik bisnis, pegawai kantoran, organisasi, programer, serta pengguna lainnya.
Manfaat Microsoft Access
Setelah mengetahui fungsi Microsoft Access di bidang bisnis, perkantoran, dan pendidikan, hal selanjutnya yang perlu diketahui adalah manfaatnya.
Karena, di era serba digital seperti sekarang, tentu semua perusahaan atau organisasi membutuhkan aplikasi pengolahan data. Meningkatnya kebutuhan pasar tentu menjadi kesempatan perusahaan Microsoft untuk mengembangkan aplikasi tersebut jadi lebih baik.
Fitur-fitur yang terus dikembangkan oleh Microsoft mengutamakan fungsional dan profesional sesuai penggunanya. Selain itu, aplikasi ini juga memiliki fitur yang menarik, agar meningkatkan jumlah penggunanya.
Secara umum, aplikasi berbasis database ini memiliki tiga manfaat bagi para penggunanya. Ketiga manfaat dari Microsoft Access adalah sebagai berikut:
- Kerja yang jauh lebih efektif.
- Waktu pengerjaan lebih efisien.
- Memudahkan pengelolaan data perusahaan.
Ketiga fungsi di atas tentu sangat dibutuhkan oleh perusahaan, baik skala kecil, menengah, atau besar untuk kepentingan pengolahan data.
Cara Menggunakan Microsoft Access yang Benar
Banyak yang masih belum tahu bagaimana cara menggunakan aplikasi pengelolaan database dengan benar. Apakah kamu salah satunya? Berikut cara menggunakan Microsoft Access adalah:
1. Membuat Basis Data
Basis data merupakan wadah penyimpanan berbagai bentuk data. Pengguna bisa membuat basis data kosong atau menggunakan template yang sudah ada.
Basis data kosong merupakan pilihan paling standar serta sudah lengkap dengan tabel bagi para pengguna lokal. Sedangkan template merupakan database yang sudah didesain untuk berbagai keperluan, seperti manajemen waktu, manajemen pekerjaan, data siswa, inventori, dan lainnya.
Caranya adalah klik fitur “File”, lalu pilih “New”. Selanjutnya pilih “Blank Database” atau “Template”. Berikutnya klik “Create” dan buat nama pada database tersebut.
2. Membuat Tabel
Dalam pembuatan database, pengguna harus membuat tabel untuk setiap data. Kamu dapat menginput data pada tabel secara manual maupun menyalinnya dari sumber lain.
Cara membuat tabel baru cukup mudah, yaitu klik “Create”, lalu klik “Table” atau “Table Design”. Selanjutnya, tambahkan field yang terbagi menjadi beberapa tipe, seperti “Short Text’, “Long Date”, dan “Currency”.
Kemudian masukkan nilai field, seperti “Usia” di mana nilai field dalam kolom tersebut berupa data usia yang berbeda-beda.
3. Mengimpor Data
Cara ketiga menggunakan Microsoft Acces adalah mengimpor data. Kamu bisa menggunakan tutorial ini untuk mengimpor file data dari berkas maupun perangkat yang tersedia. Sederhananya, pengguna bisa dengan mudah mengambil semua informasi pada perangkat lain dan memasukkannya ke dalam aplikasi database.
Pertama, klik “External Data”. Kemudian, klik “New Data Source”, bila ingin membuka pilihan lain. Jika kamu ingin mengimpor data dari file Excel, maka pilih Excel. Terakhir, klik “Browse” untuk menentukan lokasi penyimpanan data.
4. Mengatur Hubungan Tabel
Cara keempat dalam menggunakan Microsoft Access adalah kamu bisa mengatur hubungan tabel. Perlu diketahui, setiap entri data, tabel memiliki kunci yang unik. Jadi, langkah pertama adalah memahami cara kerja kunci utama tersebut.
Setelah memahami kunci-kunci yang unik, langkah berikutnya adalah klik “Database Tools”, lalu pilih “Relationships” yang muncul pada toolbar. Selanjutnya, tarik field yang akan digunakan sebagai foreign key.
5. Membuat Query
Query merupakan bagian penting dalam membuat laporan. Oleh karena itu, pengguna Microsoft Acces harus membuat dan memahami peran query. Pengguna bisa menggunakan Query Design untuk membuat select dasar.
Pengguna juga bisa membuat query berdasarkan kriteria, parameter, tabel, dan query append.
6. Membuat Form
Cara keenam adalah membuat form. Dalam aplikasi database, form berfungsi untuk melihat data setiap field dan pindah ke setiap entrinya dengan mudah serta cepat. Form juga penting untuk penyimpanan data jangka panjang.
Cara membuatnya, yakni klik fitur “Form Design” pada tab Create. Kemudian klik Design, lalu pilih “Property Sheet” untuk menggunakan tabel yang ada. Selanjutnya, pengguna harus merubah record yang ada, lalu tambahkan form baru dan simpan jika sudah selesai.
7. Cara Terakhir Microsoft Access adalah Membuat Laporan
Laporan akan bantu pengguna untuk melihat rangkuman database yang ada. Misalnya laporan gaji, keuangan, hingga pengiriman membutuhkan laporan database. Hasil laporan berasal dari tabel maupun query yang sudah tersimpan.
Cara membuatnya, yaitu klik “Create” dan pilih “Report Wizard”. Selanjutnya, silakan tambahkan field pada laporan, kemudian kamu kelompokkan laporan, dan terakhir simpan laporan atau bisa pula kamu bagikan.
Baca Juga : Sejarah Perkembangan Komputer dari Masa ke Masa, Lengkap
Sudah Tahu Serba-Serbi dari Microsoft Access?
Menjadi salah satu aplikasi berbasis database, Microsoft Access adalah perangkat lunak yang sangat membantu pekerjaan di lingkungan pendidikan, bisnis, dan perkantoran. Setiap perusahaan atau organisasi membutuhkan aplikasi ini untuk mengelola data keuangan, karyawan, penjualan, dan lainnya.Ketika ingin menggunakan Microsoft Access, pengguna harus mengetahui fitur-fitur di dalamnya, mulai dari membuat basis data, membuat tabel, mengimpor data, mengatur hubungan tabel, membuat query, membuat form, hingga membuat laporan. Agar proses pembuatan database lebih mudah dan cepat selesai.
