Ketika melakukan transaksi seperti jual beli, Anda perlu melakukan pencatatan agar bisa melacak uang yang masuk dan keluar. Dari banyaknya jenis jurnal akuntansi, sales journal adalah pembukuan yang wajib pedagang atau pebisnis lakukan untuk mengetahui kegiatan penjualan yang terjadi, baik secara tunai maupun kredit.Â
Jika mengetahui transaksi yang terjadi dalam perusahaan, maka akan memudahkan Anda untuk memantau kinerja bisnis. Apalagi, catatan keuangan terus bertambah setiap harinya karena proses pertukaran dengan konsumen hingga supplier yang berlangsung. Simak pembahasan berikut untuk mengetahui detailnya.
Daftar ISI
Apa Itu Sales Journal?
Dalam dunia bisnis, bentuk catatan keuangan yang sering akuntan pakai untuk pembukuan adalah jurnal khusus. Sebab, penggunaan jurnal umum kurang efektif untuk mengelompokkan akun-akun yang sering muncul. Jadi, beberapa perusahaan memutuskan untuk memakai jurnal khusus sebagai pencatat transaksi keuangan.
Jenis-jenis jurnal khusus terdiri dari jurnal pembelian, penjualan, penerimaan, dan pengeluaran kas. Salah satu bagian jurnal khusus yang berfungsi mencatat transaksi penjualan adalah sales journal atau jurnal penjualan.
Saat proses transaksi jual beli, hal yang penting Anda catat bukan hanya pembelian saja, melainkan juga penjualan. Sales journal adalah jenis pembukuan yang mencatat transaksi penjualan dalam perusahaan selama periode waktu tertentu.
Sesuai dengan namanya, jurnal ini hanya berisi informasi penjualan bisnis berupa barang dagang. Namun, perlu Anda soroti bahwa dalam jurnal ini, penjualan yang tercatat berasal dari transaksi kredit.
Jadi, pelanggan diberi waktu untuk membayar tagihan setelah menerima barang dagang, sehingga akun yang tercatat dalam jurnal ini adalah akun piutang usaha.
Sebagian orang sulit membedakan antara jurnal penjualan dengan jurnal penerimaan kas. Keduanya sama-sama mencatat hasil penjualan. Akan tetapi, sales journal lebih ke transaksi yang bersifat kredit. Sementara jurnal penerimaan kas adalah bagian dari jurnal khusus yang mencatat penjualan secara tunai.
Jenis-Jenis Sales Journal
Seorang akuntan umumnya mengkategorikan jenis jurnal penjualan menjadi tunai, kredit, diskon, dan retur. Pembagian tersebut berdasarkan proses transaksi yang dilakukan.
Supaya pemahaman Anda terkait jurnal penjualan semakin mendalam, Anda perlu mengetahui masing-masing penjelasan jenisnya berikut. Adapun jenis-jenis sales journal adalah sebagai berkitu:
1. Jurnal Penjualan Tunai
Sebagai pemilik perusahaan, Anda memiliki kebebasan untuk menentukan metode pembayaran barang dagang, baik secara tunai maupun kredit. Jika pelanggan membayar barang secara tunai, maka pencatatan penjualan masuk ke dalam jurnal penjualan tunai.
Lalu, transaksi tersebut akan diteruskan ke mesin kasir yang nantinya tercatat ke dalam akun tertentu. Contohnya, Anda telah melakukan penjualan sebesar Rp1.500.000,00. Di dalam jurnal penjualan akan tertuang sebagai berikut:
- Kas (Debit) Rp1.500.000,00
- Penjualan (Kredit) Rp1.500.000,00
2. Jurnal Penjualan Kredit
Jurnal penjualan kredit atau credit sales journal adalah jurnal yang mencatat segala transaksi penjualan dengan kredit sebagai metode pembayarannya. Bukan hanya itu, jurnal ini juga mencatat besaran piutang usaha yang belum pelanggan bayar.
Jenis jurnal penjualan satu ini membantu perusahaan memantau arus piutang usaha. Misalnya, penjualan kredit perusahaan A senilai Rp400.000,00 dengan harga pokok sebesar Rp200.000,00. Maka penulisannya bisa Anda lakukan seperti ini:
- Piutang Usaha (Debit) Rp400.000,00
- Penjualan (Kredit) Rp200.000,00
- Harga Pokok Penjualan (Debit) Rp200.000,00
- Persediaan (Kredit) Rp200.000,00
3. Jurnal Penjualan Diskon
Berikutnya, discount sales journal adalah catatan akuntansi yang berisi penjualan diskon oleh perusahaan kepada pelanggan. Pelanggan menerima potongan harga sesuai dengan syarat kredit yang telah disepakati bersama. Bila Anda menetapkan tenggat waktu pembayaran 30 hari, maka syaratnya n/30.Â
Lalu, untuk menarik pembeli agar membayar sebelum tenggat, Anda bisa memberikan diskon sebesar 3% jika berhasil melunasi pembayaran sebelum tenggat waktu 10 hari, maka pencatatannya adalah 3/10 n/30. Maksudnya, pembeli mendapat diskon 3% jika membayar dalam waktu 10 hari dengan jumlah bersih jatuh tempo selama 30 hari.
4. Jurnal Retur dan Potongan Penjualan
Jenis jurnal penjualan yang terakhir adalah retur dan potongan penjualan. Seperti namanya, jurnal ini mencatat pengembalian barang oleh pembeli. Biasanya, retur atau pengembalian barang ini bisa terjadi karena beberapa kondisi seperti rusak atau cacat.
Tujuan dan Fungsi Sales Journal
Pada dasarnya, fungsi sales journal adalah mencatat segala transaksi penjualan barang dagang yang terjadi secara kredit atau utang dalam perusahaan. Setelah itu, hasil pembukuan akan dipindahkan ke dalam buku besar. Nah, lebih lengkapnya, tujuan dan fungsi akuntan melakukan jurnal penjualan adalah sebagai berikut.
1. Mencatat Segala Transaksi Penjualan
Seperti yang sudah pernah disinggung pada pembahasan sebelumnya, transaksi penjualan yang terjadi selama periode waktu tertentu dalam perusahaan akan masuk ke jurnal penjualan.
Jadi, jurnal ini berfungsi mencatat setiap penjualan kredit yang terjadi secara akurat dan terperinci. Mulai dari tanggal penjualan, nama klien, jumlah barang, harga, total penjualan, sampai dengan metode pembayaran.
2. Laporan Total Penjualan
Sales journal adalah jurnal yang berfungsi sebagai laporan yang berisi total penjualan barang dagang selama periode waktu tertentu. Misalnya, periode harian, mingguan, atau bahkan bulanan.
Akuntan perlu menghitung seluruh penjualan yang terjadi dan memastikan bahwa jumlah uang sudah sesuai dengan penerimaan dari klien.
3. Mengawasi Kinerja Bisnis
Karena jurnal penjualan berisi data penjualan produk yang telah akuntan catat, Anda bisa menggunakan data tersebut untuk melihat bagaimana performa bisnis. Semakin lengkap pencatatan transaksi penjualan, semakin akurat analisis data yang bisa Anda lakukan.
Anda bisa melihat apa saja barang dagang atau layanan yang paling banyak pelanggan minati. Selain itu, Anda juga bisa memanfaatkan sales journal sebagai pertimbangan untuk mengambil keputusan. Misalnya, mengadakan kembali persediaan barang, mengurangi atau memperbanyak stok, dan lain sebagainya.
4. Melacak Arus Kas
Berikutnya, fungsi sales journal adalah melacak arus kas. Jika setiap transaksi penjualan tercatat ke dalam jurnal, maka Anda bisa dengan mudah melacak uang yang keluar dan masuk ke perusahaan. Jurnal ini akan memudahkan Anda untuk memeriksa saldo kapan saja.
Selain itu, mengetahui dengan baik bagaimana kondisi arus kas dalam perusahaan, membantu Anda agar dapat mengambil keputusan untuk mengembangkan bisnis. Anda bisa menghindari masalah likuiditas serta mengelola pembayaran dari klien secara efektif.
Isi dari sales journal adalah catatan dari semua transaksi penjualan yang terjadi dalam perusahaan, sehingga Anda bisa menggunakan catatan tersebut sebagai bukti laporan keuangan yang sah dan transparan. Laporan keuangan tersebut bisa Anda pakai untuk kepentingan pajak dan hukum lainnya.
Jika Anda menuliskan segala catatan transaksi penjualan secara lengkap dan tanpa manipulasi, maka Anda bisa terhindar dari risiko terkena masalah hukum serta sanksi pajak yang menyebabkan perusahaan merugi.
Komponen yang Terdapat di Dalam Sales Journal
Dalam jurnal penjualan terdiri beberapa komponen utama hingga pendukung yang saling melengkapi. Biasanya, terdapat format umum jurnal penjualan yang para akuntan gunakan untuk mencatat transaksi dalam bisnis.
Format tersebut terdiri dari 6 kolom mulai dari tanggal, nomor faktur, hingga akun piutang dagang dan penjualan. Adapun komponen sales journal adalah sebagai berikut:
- Tanggal. Kolom ini menunjukkan informasi waktu ketika transaksi terjadi.
- Nomor faktur. Anda bisa mengisi kolom ini berdasarkan nomor yang tertera pada faktur.
- Keterangan. Pada bagian keterangan, Anda bisa menuliskan pihak yang membayar secara kredit.
- Ref atau referensi. Kolom ini bisa Anda sesuaikan kembali dengan kebutuhan perusahaan.
- Syarat pembayaran. Isi dari kolom ini adalah ketentuan pembayaran dari penjual kepada pembeli. Contohnya seperti n/30, 5/10, dan lain sebagainya.
- Piutang dagang dan penjualan. Pada kolom ini, akun piutang dagang mendapat label debit dan penjualan mendapat kredit.
Selain itu, Anda juga membutuhkan beberapa hal untuk melengkapi komponen jurnal penjualan seperti faktur penjualan, kwitansi pembayaran, bukti pengiriman, hingga catatan kredit pelanggan.
Baca Juga: Apa itu Sales Officer? Definisi, Tugas, Gaji, dan Kualifikasinya
Bisa Membedakan Sales Journal dengan Jurnal Lainnya?
Seperti yang sudah Anda ketahui, dalam pencatatan transaksi keuangan terdapat berbagai jenis jurnal yang memiliki fungsi masing-masing. Misalnya, dalam jurnal khusus, jurnal pembelian bertugas mencatat seluruh pembelian, jurnal penerimaan kas untuk mencatat penerimaan uang, dan seterusnya.Â
Sales journal adalah salah satu bagian dari jurnal khusus yang berfungsi mencatat penjualan secara kredit. Tujuan pemisahan pencatatan transaksi keuangan ke dalam beberapa kategori jurnal berfungsi untuk memudahkan menganalisis data. Jadi, jika ada klien yang berutang kepada perusahaan, maka akan tercatat di jurnal penjualan.Â
