Dalam mengelola sebuah organisasi atau perusahaan tentunya harus memiliki sistem yang mengaturnya. Maka dari itu, terdapat salah satu sistem bernama sistem pengendalian manajemen yang perlu Anda pahami. Sistem tersebut menjelaskan berbagai hal seputar manajemen di ruang lingkup sebuah pekerjaan.
Nah, mungkin Anda yang sekarang ini sedang ingin mendalami bagaimana mengelola organisasi atau perusahaan dengan baik, bisa mencari tahu lebih dalam dari materi ini. Tidak perlu berlama-lama lagi, berikut beberapa penjelasannya.
Daftar ISI
Apa Itu Sistem Pengendalian Manajemen?
Sistem pengendalian manajemen menurut e-book Sistem Pengendalian Manajemen merupakan sebuah cara menghimpun informasi berbasis teknologi dan kinerja sebagai sumber daya organisasi seperti manusia, keuangan, dan fisik organisasi berdasarkan cetak biru.
Selain itu, terdapat definisi lain mengenai sistem pengendalian tersebut berdasarkan pandangan para ahli, yaitu sebagai berikut:
1. Siswanto
Menurut Siswanto, pengendalian manajemen merupakan sebuah usaha secara sistematik untuk mendapatkan standar kerja. Kemudian sasarannya berupa mendesain sistem umpan balik informasi, perencanaan, membandingkan kinerja, mengukur signifikansi penyimpangan, dan mengambil tindakan perbaikan.
2. Arief Suadi
Menurut Arief Suadi, sistem pengendalian manajemen merupakan upaya untuk menjamin sumber daya perusahaan telah digunakan secara efektif dan efisien demi tujuan bersama.
3. Anthony dan Govindarajan
Menurut Anthony dan Govindarajan, pengendalian manajemen merupakan mekanisme formal dan informal yang terbentuk untuk menciptakan peluang dan memperoleh pencapaian. Selain itu, nantinya bisa mendapatkan hasil yang diinginkan dengan fokus terhadap tujuan dari organisasi atau perusahaan.
4. Harold Koontz
Menurut Harold Koontz, pengendalian manajemen merupakan pengukuran dan pemantauan kinerja karyawan, supaya rencana yang telah ada untuk mencapai tujuan dapat terlaksana.
5. Earl P. Strong
Menurut Earl P. Strong, sistem pengendalian manajemen merupakan proses pengaturan yang melihat dari berbagai faktor agar nantinya pelaksanaan sesuai dengan rencana.
6. Griffin
Menurut Griffin, pengendalian manajemen merupakan pengamatan secara organisatoris terhadap tujuan yang akan dicapai organisasi atau perusahaan. Sehingga pengendalian tersebut terjadi demi mencapai tujuan bersama.
7. Anthony dan Reece
Menurut Anthony dan Reece, pengendalian manajemen merupakan sistem untuk menentukan penerapan strategi dan cara mencapai tujuan organisasi melalui hasil evaluasi setiap aktivitas perusahaan atau organisasi.
Fungsi Sistem Pengendalian Manajemen
Penjelasan selanjutnya mengenai fungsi dari pengendalian manajemen, antara lain:
- Melakukan proses komunikasi yang baik.
- Membuat perencanaan yang matang untuk sebuah perusahaan.
- Menjadi pedoman untuk mengambil keputusan dalam berbagai hal.
- Memberikan motivasi kepada karyawan atau sumber daya agar memiliki nilai, perilaku, dan norma yang sesuai dengan tujuan perusahaan.
- Mengorganisir berbagai kegiatan dalam perusahaan atau organisasi agar berjalan efektif dan efisien.
- Memberikan perlindungan terhadap aset di dalam perusahaan atau organisasi.
- Menstimulasi untuk mematuhi segala kebijakan yang berlaku di dalam perusahaan.
- Mengendalikan apa saja yang ada di dalam perusahaan atau organisasi.
- Meningkatkan sistem akuntabilitas dari sebuah perusahaan atau organisasi.
Manfaat Sistem Pengendalian Manajemen
Berikutnya yaitu mengenai manfaat dari pengendalian manajemen, yakni sebagai berikut:
- Memastikan setiap karyawan atau anggota perusahaan tidak mengalami kendala dalam hal pribadi maupun tugas perusahaan.
- Mengecek kualitas setiap pekerjaan dalam perusahaan telah memenuhi standar yang berlaku.
- Memastikan setiap anggota perusahaan berpartisipasi secara proaktif dan reaktif dalam kegiatan.
- Memberikan dukungan kepada anggota perusahaan secara personal maupun dalam pekerjaannya.
- Sebagai wadah untuk menerima semua pesan-pesan dan perspektif anggota dari semua kegiatan.
- Menciptakan ruang bagi supervisi untuk memantau dan memikirkan pekerjaan yang sedang mereka lakukan.
- Sebagai upaya dalam mencari tahu faktor-faktor yang menjadi penyebab munculnya kegiatan menyimpang.
- Dapat melihat bagaimana waktu dan kondisi sumber daya yang tersedia sudah tercukupi atau belum serta proses pengerjaannya.
- Bisa mengetahui berbagai macam penyimpangan yang terjadi dalam perusahaan.
- Dapat melihat sejauh mana progres program yang sedang berjalan di dalam perusahaan.
Unsur-Unsur Sistem Pengendalian Manajemen
Perlu Anda ketahui bahwa dalam sistem pengendalian manajemen terdapat unsur-unsur yang membangun di dalamnya. Unsur-unsur tersebut seperti detektor, selektor, efektor, dan komunikator, untuk penjelasannya sebagai berikut:
1. Pelacak (Detektor)
Unsur pertama yaitu detektor yang artinya sebagai pelacak. Maksud dari pelacak ini merupakan suatu alat perusahaan yang berguna untuk mengidentifikasi apa yang terjadi dalam kegiatan pengendalian manajemen.
2. Penilai (Selektor)
Unsur kedua adalah selektor yang berguna untuk melakukan penilaian. Maksud penilaian ini, nantinya untuk menilai signifikansi dari apa yang sedang terjadi ketika kegiatan pengendalian manajemen.
3. Umpan Balik (Efektor)
Adapun unsur efektor atau bisa disebut umpan balik. Nantinya unsur ini sebagai alat perusahaan untuk memberikan dorongan terhadap perilaku tertentu ketika kegiatan yang berlangsung tidak sesuai dengan aturan.
4. Hubungan Komunikasi (Komunikator)
Unsur terakhir yaitu hubungan komunikasi atau bisa menyebutnya komunikator. Nantinya unsur ini merupakan alat perusahaan yang berguna untuk mengirimkan pesan dari detektor ke assessor maupun sebaliknya.
Langkah-Langkah Pengendalian Manajemen
Dalam sistem pengendalian manajemen, terdapat beberapa langkah yang harus Anda perhatikan sebelum memulainya, antara lain:
1. Merancang Program
Langkah pertama yaitu dengan melakukan pengontrolan proses manajemen yang meliputi tahapan sebagai berikut:
a. Menentukan Tujuan
Dalam membuat program yang bagus harus memiliki tujuan dan target jelas. Sebagai pijakan, tentunya harus melihat berdasarkan visi misi perusahaan. Kemudian buat tujuan yang memiliki jangka pendek dan panjang.
b. Menentukan Waktu Program
Perlu adanya waktu yang jelas dalam mencapai tujuan program. Kemudian, setiap anggota organisasi yang terlibat harus memiliki komitmen untuk mencapai tujuan berdasarkan jangka waktu tertentu.
c. Penentuan Penanggung Jawab
Agar program berjalan lancar pastinya harus memiliki penanggung jawab. Nantinya penanggung jawab memastikan aktivitas program berjalan dengan baik dari setiap tugas anggotanya masing-masing.
d. Merencanakan Manajemen Risiko
Setiap program yang berjalan pasti memiliki risiko tertentu meskipun berkomitmen melaksanakannya dengan lancar. Sehingga dengan manajemen risiko ini akan mengatasi secara cepat hambatan yang muncul.
2. Perencanaan Biaya
Langkah sistem pengendalian manajemen berikutnya adalah perencanaan biaya. Pastinya Anda sudah tahu bahwa melaksanakan sebuah program memerlukan sejumlah dana. Nantinya pembiayaan tersebut bisa mencakup kebutuhan menjalankan tugas manajemen, seperti perlengkapan kantor dan material lainnya.
3. Operasi dan Akuntansi
Langkah yang paling perlu Anda perhatikan lebih yaitu pada operasi dan akuntansi. Nantinya dalam langkah ini akan mencatat berbagai sumber daya yang terpakai dan perolehan pendapatan. Kemudian akan mengkategorikannya sesuai program yang ditetapkan.
4. Laporan dan Evaluasi
Langkah terakhir yaitu memberikan laporan berdasarkan hasil aktivitas pengendalian manajemen yang ada di lapangan. Kemudian, laporan berisi hal seperti apakah terdapat suatu hal yang perlu pembenahan seperti perubahan anggaran, peninjauan kebijakan, dan lainnya.
Faktor yang Mempengaruhi Pengendalian Manajemen
Berikutnya penjelasan mengenai faktor-faktor yang mempengaruhi aktivitas sistem pengendalian manajemen, yaitu:
1. Penyebaran Enterprise dan Ukurannya
Setiap perusahaan besar maupun kecil memiliki perbedaan dari proses penyebarannya, sehingga bisa menjadi pengaruh terjadinya aktivitas pengendalian manajemen. Selain itu, hal tersebut bisa menjadi sebuah penentu isi dan sifat yang terdapat di dalam sistem pada setiap organisasi atau perusahaan.
2. Struktur Organisasi, Desentralisasi, dan Delegasi
Setiap perusahaan yang memiliki struktur organisasi dan proses desentralisasi serta delegasi akan mempengaruhi pengendalian manajemen. Misalnya saja filosofi manajemen yang ada pada Bank Central Asia akan berbeda dengan filosofi manajemen State Bank of India.
3. Jenis Pusat Tanggung Jawab
Dari adanya pusat tanggung jawab yang berbeda dalam sebuah perusahaan, akan mempengaruhi sistem pengendalian manajemen. Nantinya, sebagai perhitungan performa pusat tanggung jawab tersebut, bisa dilihat dari biaya, keuntungan, dan lainnya.
4. Sifat Pembagian Operasi
Sifat dan pembagian operasi ini maksudnya ketika sub-unit sebuah perusahaan tidak bisa dibentuk berdasarkan produksinya. Kemudian biasanya yang bisa membentuk divisi tertentu tersebut merupakan perusahaan besar dan bisa menentukan produk yang akan mereka buat.
Baca Juga: Teori Manajemen: Bunyi, Jenis, Pentingnya, dan Implementasi
Sudah Tahu Mengenai Sistem Pengendalian Manajemen?
Itulah beberapa penjelasan mengenai sistem pengendalian manajemen yang terjadi pada perusahaan atau organisasi. Kemudian dari adanya pengendalian manajemen tersebut akan memberikan dampak positif demi perkembangan perusahaan atau organisasi.
