Surat merupakan alat komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertentu dari pengirim ke penerima. Saat menulis surat, termasuk jenis surat dinas, tentu harus memperhatikan banyak hal, khususnya struktur dan bahasa yang kamu gunakan dalam surat tersebut. Berikut pembahasan selengkapnya mengenai surat dinas..
Daftar ISI
Pengertian
Surat dinas merupakan surat yang digunakan untuk menyampaikan informasi terkait kedinasan. Informasi tersebut bisa berupa permintaan, pemberitahuan, penyampaian naskah dinas, dan sebagainya.
Ada juga yang mendefinisikan bahwa surat dinas merupakan surat yang dikirimkan secara langsung oleh kantor pemerintahan serta umumnya bebas biaya.
Surat tersebut juga kerap dikategorikan sebagai surat resmi karena dikeluarkan oleh lembaga atau instansi tertentu karena ada keperluan terkait urusan kedinasan. Maka dari itu, dalam penulisan surat tersebut harus benar-benar memperhatikan kaidah penulisan yang tepat.
Misalnya surat dinas harus menggunakan bahasa baku, isinya harus jelas dan efektif, serta dibuat sesuai keperluannya. Agar lebih mengenal tentang surat resmi tersebut, berikut informasi lain yang juga penting untuk kamu pelajari.
Fungsi Surat Dinas
Beberapa fungsi yang dimiliki surat resmi ini antara lain:
- Sebagai sarana informasi mengenai hal-hal khusus yang dapat disampaikan satu pihak ke pihak yang lain.
- Sebagai alat pengingat bagi si penerima surat, baik organisasi, instansi, lembaga, atau bahkan perorangan.
- Sebagai bukti secara tertulis serta berbentuk dokumen cetak di mana isi surat tersebut dapat dipertanggungjawabkan.
- Kemudian surat tersebut juga bisa menjadi pedoman kerja di dalam melakukan aktivitas terkait langkah-langkah kerja yang sudah ditetapkan.
- Sebagai bukti historis, arsip, maupun bukti kronologis jika suatu saat dibutuhkan.
Jenis Surat Dinas Berdasarkan Fungsinya
Adapun jenis surat dinas jika melihat dari fungsi maupun tujuannya, yaitu:
1. Surat Undangan
Surat ini digunakan untuk mengumpulkan peserta agar datang ke dalam sebuah event atau kegiatan organisasi. Undangannya pun bermacam-macam, seperti undangan menghadiri rapat, undangan raker (rapat kerja), dan sebagainya.
2. Surat Edaran
Surat ini dikirimkan ke berbagai pihak agar mereka mendapatkan informasi yang sama tentang surat tersebut. Melalui surat ini, pihak pengirim ingin membagikan informasi yang sama untuk keperluan tertentu.
3. Surat Perintah
Jenis yang ketiga yaitu surat perintah. Surat tersebut dikirimkan seseorang maupun unit tertentu di dalam organisasi. Tujuannya yaitu agar unit atau orang yang dituju menjalankan perintah sesuai yang tercantum di dalam surat.
4. Surat Instruksi
Berikutnya ada surat instruksi yang sebenarnya hampir sama dengan surat perintah. Di dalamnya terdapat keterangan bahwa pembaca atau penerima surat tersebut harus menjalankan perintah sesuai yang tertera di dalam surat.
Hanya saja, di dalam surat instruksi terdapat petunjuk atau langkah-langkah yang sifatnya instruksional. Jadi pada surat instruksi memiliki langkah-langkah yang lebih seperti mengajarkan.
5. Surat Tugas
Surat ini isinya tentang penugasan kepada seorang pegawai atau pejabat agar melaksanakan aktivitas tertentu yang dimandatkan atau diberikan oleh lembaga/organisasi. Tentunya aktivitas tersebut dilaksanakan demi kepentingan lembaga maupun organisasi tersebut.
6. Surat Permohonan
Sesuai namanya, ini adalah surat yang isinya tentang permohonan untuk bisa melakukan maupun menjadi sesuatu yang ada kaitannya dengan institusi atau organisasi.
Pada surat tersebut terdapat informasi secara jelas mengenai permohonan apa yang diinginkan. Misalnya surat permohonan untuk meminta dana, permohonan magang, permohonan izin, dan sebagainya.
7. Surat Perjalanan Dinas
Surat ini isinya terkait penugasan seseorang baik dari lembaga, organisasi, atau instansi tertentu ke wilayah, lokasi, atau bahkan lembaga lain. Tujuannya untuk mengerjakan sesuatu sesuai yang dibutuhkan lembaga atau organisasi yang memberikan tugas.
8. Surat Keputusan
Jenis surat dinas berikutnya yaitu surat yang isinya tentang petunjuk pelaksanaan maupun kebijakan yang telah ditetapkan oleh lembaga, institusi, maupun organisasi. Surat tersebut bertujuan untuk memberikan penegasan sekaligus untuk mempertahankan maupun menjaga kewibawaan organisasi maupun institusi tersebut.
Jenis Surat Dinas Menurut Keamanannya
Sementara itu, surat dinas juga bisa kamu bedakan berdasarkan keamanannya. Berikut penjelasannya.
1. Surat Sangat Rahasia
Surat tersebut isinya tentang naskah maupun dokumen yang sifatnya sangat penting. Biasanya menyangkut kerahasiaan dan keamanan negara. Pada surat tersebut juga biasanya akan ditandai dengan label SRHS atau SR.
Tidak semua orang boleh membukanya. Hanya mereka yang mendapatkan kewenangan yang diizinkan untuk membuka surat tersebut maupun membaca isinya.
2. Surat Rahasia
Berikutnya ada surat resmi kategori rahasia yang isinya terkait dengan dokumen penting. Biasanya pada surat tersebut kamu akan menemukan kode RHS atau R. Surat tersebut hanya dapat diketahui atau diterima oleh pihak yang memang memiliki kewenangan untuk menerimanya.
Biasanya pengirim surat akan memakai sampul rangkap dua. Untuk sampul dalam terdapat kode R maupun RHS. Kemudian untuk sampul luarnya ditulis biasa.
3. Surat Terbatas
Selanjutnya ada surat dinas terbatas yaitu surat yang hanya bisa dibaca oleh pihak atau pejabat tertentu. Jadi, hanya segelintir atau bahkan satu orang saja yang diberikan hak untuk mengetahui isi surat tersebut.
4. Surat Biasa
Adapun surat biasa merupakan surat yang isinya tentang masalah dan bisa diketahui siapa pun. Misalnya surat tugas, surat edaran, surat undangan, dan surat-surat lain yang tidak ada unsur kerahasiaan di dalamnya.
Struktur Surat Dinas
Setiap surat sudah pasti mempunyai strukturnya masing-masing. Begitu juga pada surat resmi terdapat beberapa struktur penyusun tertentu seperti berikut ini.
1. Kop Surat
Struktur yang pertama yaitu kop surat atau kepala surat. Adanya kop surat ini memang sangat wajib untuk menunjukkan bahwa ini merupakan surat resmi dari instansi atau organisasi tertentu. Pada kop surat tersebut, terdapat beberapa elemen seperti:
- Logo perusahaan, institusi, lembaga, atau organisasi.
- Nama dari institusi atau perusahaan.
- Nomor telepon, alamat, dan faks dari perusahaan atau instansi tersebut.
2. Nomor Surat
Struktur yang kedua yaitu nomor surat. Setiap institusi, organisasi, maupun lembaga tertentu pastinya akan mencantumkan nomor surat di dalam surat dinasnya. Tujuannya untuk mempermudah ketika ingin mengetahui berapa total surat yang sudah dikeluarkan dalam waktu setahun.
3. Tanggal Surat
Pada surat resmi juga harus mencantumkan informasi tentang tanggal surat. Tujuannya untuk memudahkan pengirim atau penerima surat terkait informasi kapan surat tersebut dibuat.
4. Hal atau Lampiran
Biasanya ketika membuat surat resmi juga akan ditambahkan tentang lampiran atau hal. Maksudnya, untuk menginformasikan kepada penerima atau pembaca surat bahwa terdapat dokumen atau lampiran pada surat tersebut.
5. Alamat Tujuan
Surat dinas juga harus mencantumkan informasi tentang alamat tujuan. Alamatnya harus kamu tulis secara lengkap yang nantinya akan memudahkan saat proses pengiriman surat.
6. Salam Pembuka
Struktur selanjutnya yaitu salam pembuka. Adapun salam pembuka atau pengantar yang kamu gunakan harus bersifat sopan. Kamu bisa menulis “Assalamualaikum”, “Selamat Pagi”, dan sejenisnya. Intinya, penulisan salam pembuka tersebut harus formal dan sopan.
7. Isi Surat
Ketika salam pembuka sudah kamu tulis, lanjutkan dengan mulai menuliskan isi surat. Ini adalah bagian yang menjadi penentu apakah surat yang kamu tulis merupakan surat resmi atau tidak.
Isi surat yang kamu tulis juga harus jelas, tepat, serta tidak bertele-tele. Pastikan pembaca langsung paham dengan isi surat tersebut sehingga bisa segera ditindaklanjuti jika memang perlu.
8. Salam Penutup
Jika ada salam pembuka, maka sudah tentu harus ada salam penutup. Bagian ini juga sangat penting yang menunjukkan perilaku pengirim surat melalui surat yang dikirimkan kepada penerima.
9. Tanda Tangan
Bagian lain yang tak kalah penting dari pembuatan surat dinas yaitu tanda tangan. Pada surat tersebut harus kamu cantumkan tanda tangan lengkap dengan nama pengirim surat. Bahkan jika memang perlu juga harus ada stempel resmi yang semakin menegaskan legalitas dari surat ini.
10. Tembusan
Berikutnya adalah tembusan atau salinan. Surat resmi juga identik dengan tembusan yang kamu butuhkan jika surat tersebut ingin dikirimkan ke pihak lain.
11. Inisial atau Kode Singkatan Nama
Ini merupakan kode pengenal atau inisial berupa singkatan nama dari pengonsep surat maupun pengetik surat. Fungsi adanya inisial yaitu agar saat terjadi kesalahan pada surat dinas tersebut, maka pemimpin instansi atau organisasi yang bersangkutan bisa langsung mengembalikan pada pembuat surat untuk segera diperbaiki.
Ciri-ciri Surat Dinas
Surat resmi yang kamu buat nanti akan mempunyai beberapa ciri berikut ini:
- Memakai bahasa baku sesuai penulisan bahasa Indonesia yang benar atau EYD.
- Terdapat kop surat yang mencantumkan nama instansi atau lembaga yang mengeluarkan atau membuat surat tersebut.
- Menggunakan bahasa yang padat, efektif, dan mudah dipahami pembaca.
- Pada surat resmi akan ada perihal, nomor surat, alamat, tanggal, tujuan, maupun lampiran jika diperlukan.
- Tidak memakai bahasa yang implisit. Surat ini memakai bahasa eksplisit serta dibuat di dalam format tertentu.
- Biasanya surat dinas bukan sekadar dilengkapi tanda tangan melainkan cap khusus atau stempel.
- Pada surat tersebut juga dibuka dengan salam pembuka serta ditutup dengan salam penutup yang menunjukkan kesopanan.
Perbedaan Surat Dinas dan Pribadi
Ketika membahas surat resmi tentu akan selalu dikaitkan dengan surat pribadi. Keduanya terkadang membuat orang bingung ketika ditanya apa perbedaan surat pribadi dan resmi.
Perlu dipahami, surat resmi atau surat dinas penulisannya menggunakan bahasa resmi dan kata-kata baku. Selain itu, surat tersebut juga memiliki struktur yang berbeda dari surat pribadi. Misalnya pada surat resmi terdapat kop, nomor surat, dan lampiran sementara pada surat resmi tidak terdapat struktur tersebut.
Selain itu, surat resmi merupakan surat yang dikirimkan organisasi atau instansi tertentu. Namun pada surat pribadi, pengirimnya merupakan perorangan atau individu. Kemudian pada surat dinas memiliki tujuan untuk keperluan terkait kedinasan sementara untuk surat pribadi ditulis karena ada keperluan pribadi.
Contoh Surat Dinas
Berikut beberapa contoh surat resmi:
1. Surat Dinas Undangan
2. Surat Resmi tentang Keputusan Pengurus OSIS
3. Contoh Surat Tugas
4. Surat Dinas Permohonan
5. Surat Dinas Keputusan
Itulah beberapa contoh surat resmi untuk berbagai keperluan. Jika kamu perhatikan, setiap surat tersebut mempunyai kop, nomor surat, dan alamat yang memang menjadi komponen penting sekaligus pembeda dari surat pribadi.
Sudah Paham tentang Surat Dinas?
Sekian pembahasan seputar pengertian, fungsi, struktur, dan beberapa contoh surat dinas. Seperti yang kamu lihat bahwa pada surat resmi ini memang terdapat beberapa perbedaan dibandingkan surat pribadi. Maka dari itu, pastikan kamu paham perbedaannya sehingga bisa menulis surat resmi tersebut dengan benar.
