Salah satu jenis surat yang biasa digunakan dalam kegiatan bisnis adalah surat penawaran. Sebagian besar perusahaan menggunakan media surat penawaran negosiasi untuk menyampaikan berbagai informasi seputar jasa atau produk perusahaan kepada mitra bisnis atau calon konsumen.
Surat ini juga bisa menjadi bukti tertulis atas sebuah perjanjian atau kerja sama antara perusahaan dan mitra bisnis maupun calon konsumen. Oleh sebab itu, keberadaan surat penawaran sangat penting dalam dunia bisnis. Lalu, bagaimana struktur surat penawaran beserta contohnya? Simak selengkapnya dalam ulasan berikut ini!
Daftar ISI
Pengertian Surat Penawaran Negosiasi
Surat penawaran adalah salah satu jenis surat bisnis yang berisi penawaran kerja sama antara perusahaan dengan pihak internal maupun eksternal. Bentuk penawaran kerja sama yang dimaksud dapat berupa penawaran untuk jual beli barang dan jasa, negosiasi harga, atau kepentingan lainnya.
Surat penawaran negosiasi biasanya berisi informasi mengenai suatu produk atau jasa yang ingin perusahaan tawarkan kepada calon mitra atau pelanggan. Negosiasi dapat bertujuan untuk menawarkan harga, cara pembayaran, benefit produk, dan keterangan lainnya.
Tujuan penggunaan surat penawaran dalam sebuah bisnis adalah untuk menawarkan produk kepada calon mitra agar tertarik untuk kerja sama dengan perusahaan. Serta untuk menarik perhatian calon konsumen atau sebagai balasan atas penawaran sebelumnya. Tidak hanya itu, surat penawaran juga bisa memperluas jaringan bisnis.
Fungsi Surat Penawaran
Secara umum, surat penawaran mempunyai fungsi yang cukup penting untuk perkembangan bisnis Anda. Salah satunya adalah untuk memperkenalkan produk atau jasa kepada pihak lain yang lebih luas. Berikut ini beberapa fungsi lengkap dari penggunaan surat penawaran dalam bisnis:
- Media untuk meningkatkan pemasaran produk berdasarkan target pasarnya.
- Membantu pihak lain untuk mempelajari produk atau jasa yang Anda tawarkan agar tertarik untuk membeli.
- Memperkenalkan produk atau jasa kepada pihak lain agar tertarik untuk bekerja sama dengan perusahaan.
- Menjangkau calon konsumen yang potensial secara lebih luas.
- Menjaga relasi dengan berbagai pihak yang terlibat agar tetap setia terhadap perusahaan.
Format Surat Penawaran
Sebelum membuat surat penawaran negosiasi bisnis, penting bagi Anda untuk memperhatikan beberapa komponen atau format surat yang baik dan benar. Berikut adalah beberapa komponen surat yang wajib Anda perhatikan:
1. Kop Surat Perusahaan
Kop surat adalah bagian utama dari sebuat surat penawaran. Bagian ini berisi informasi lengkap tentang identitas perusahaan. Seperti nama, alamat kantor, nomor telepon, alamat email, dan website resmi.
Posisi kop surat berada di bagian paling atas surat dan biasanya ditulis dengan huruf yang lebih besar dari teks lainnya. Semua identitas perusahaan perlu Anda cantumkan di kop surat untuk memudahkan penerima apabila ingin menghubungi perusahaan.
2. Tanggal Penerbitan Surat
Bagian selanjutnya adalah tanggal penerbitan surat beserta nama kota dari perusahaan tersebut. Anda harus mencantumkan dua komponen ini dengan jelas di bagian atas setelah kop surat. Tanggal penerbitan atau perilisan surat ini berfungsi untuk memudahkan penerima mengetahui waktu pengiriman surat penawaran negosiasi.
3. Nomor Surat
Nomor surat biasanya juga berada di bawah kop surat dan dekat dengan tanggal penerbitan. Pihak perusahaan biasanya mengeluarkan nomor surat dan urutan nomor surat untuk memudahkan pengarsipan berkas. Jadi, Anda tetap bisa melacaknya apabila terdapat kesalahan di kemudian hari.
4. Perihal dan Lampiran
Perihal surat berisi maksud dari isi yang ada di dalam surat seperti penawaran barang ataupun harga. Sedangkan lampiran biasanya dapat berupa informasi detail terkait produk atau promosi tertentu. Bagian lampiran tidak wajib ada di dalam surat.
5. Identitas Penerima Surat
Tidak hanya identitas perusahaan, penulisan surat penawaran ini juga harus mencantumkan identitas. Seperti nama dan alamat penerima yang jelas dan lengkap. Identitas penerima surat penawaran ini berfungsi untuk memudahkan pengiriman surat kepada pihak yang tepat.
6. Salam Pembuka
Setelah menuliskan identitas perusahaan dan penerima surat, Anda bisa mulai menulis salam pembuka untuk mengawali surat penawaran. Salam pembuka umumnya kan berisi perkenalan diri. Lalu, perusahaan akan menyampaikan niat untuk kerja sama dengan pihak yang bersangkutan.
Selanjutnya, Anda bisa menambahkan pengantar surat. Pengantar surat ini berisi deskripsi singkat mengenai produk atau jasa yang ingin Anda tawarkan. Anda harus menuliskan deskripsi ini dengan jelas dan mudah dipahami agar tidak menyulitkan penerima.
7. Isi Surat
Hal terpenting dari surat penawaran negosiasi tentu saja berada di bagian isinya. Bagian ini merupakan inti dari penawaran dari perusahaan kepada calon mitranya. Anda bisa menampilkan rincian penawaran yang mencakup deskripsi produk atau jasa, harga, jumlah, ketersediaan stok, maupun cara transaksinya.
Selain itu, Anda juga harus mencantumkan syarat dan ketentuan kerjasama secara rinci dan jelas di dalam isi surat. Hal tersebut bertujuan agar penerima surat bisa mempertimbangkan berbagai hal sebelum mengambil keputusan untuk menjalin kerja sama dengan perusahaan.
8. Salam Penutup
Bagian penghujung surat adalah salam penutup. Bagian ini bertujuan untuk menyampaikan ucapan terima kasih atas perhatian yang penerima surat berikan terhadap penawaran yang Anda lakukan.
Serta berisikan harapan agar pihak mitra bersedia untuk melakukan kerja sama. Anda juga bisa menambahkan informasi mengenai cara untuk menghubungi perusahaan untuk negosiasi lebih lanjut.
9. Nama dan Tanda Tangan
Pada bagian akhir setelah salam penutup, surat harus disertai dengan tanda tangan dan nama terang dari pihak perusahaan. Selain itu, biasanya juga dilengkapi dengan stempel di area tanda tangan sebagai tanda bahwa surat penawaran negosiasi ini resmi dari perusahaan tertentu.
Struktur Surat Penawaran
Selain berbagai komponen dalam surat penawaran negosiasi di atas, secara garis besar susunan surat penawaran terdiri dari tiga paragraf dengan rincian sebagai berikut:
1. Paragraf Pertama
Paragraf pertama sama dengan salam pembuka, yaitu berisi tentang identitas atau informasi umum seputar produk atau jasa yang ingin Anda tawarkan kepada calon mitra. Apabila surat penawaran ini merupakan surat balasan, Anda bisa menuliskannya secara rinci untuk menyampaikan respon atas permintaan penawaran sebelumnya.
2. Paragraf Kedua
Paragraf kedua bisa membahas mengenai inti dari penawaran yang Anda berikan. Anda bisa menyampaikan informasi yang lebih detail terkait cara transaksi barang atau jasa ataupun harga khusus yang Anda tawarkan kepada calon mitra. Bagian ini bisa menyesuaikan dengan tujuan pembuatan surat penawaran dari setiap perusahaan.
3. Paragraf Ketiga
Paragraf ketiga sama dengan salam penutup, yaitu berisi tentang ucapan terima kasih dan harapan kepada calon mitra atau pihak lain yang menerima surat tersebut. Anda bisa menyesuaikan isi surat penawaran sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan tidak harus sama persis dengan struktur di atas.
Contoh Surat Penawaran
Surat penawaran terdiri dari berbagai macam format yang berbeda-beda. Setiap perusahaan biasanya juga mempunyai format surat tersendiri. Meski demikian, secara umum surat penawaran mempunyai struktur yang hampir sana. Berikut ini beberapa contoh surat penawaran berdasarkan jenis dan tujuannya:
1. Surat Penawaran Negosiasi
Di bawah ini terdapat salah satu contoh surat penawaran negosiasi yang sesuai dengan struktur dan komponen surat yang baik dan benar:
2. Surat Penawaran Jasa
Ini adalah contoh surat penawaran jasa untuk bisnis yang Anda jalankan:
3. Surat Penawaran Barang
Berikut ini beberapa contoh surat penawaran barang yang bisa Anda contoh:
4. Surat Penawaran Harga
Ada juga contoh surat penawaran harga yang bisa Anda jadikan acuan dalam membuat surat bisnis. Berikut adalah contoh suratnya:
5. Surat Penawaran Kerja Sama
Ada pula contoh surat penawaran kerja sama yang bisa Anda sesuaikan dengan kebutuhan perusahaan untuk menawarkan kerja sama dengan pihak lain. Berikut adalah contoh suratnya:
6. Surat Penawaran Balasan
Selain surat penawaran barang, jasa, harga, ataupun kerja sama, ada pula contoh surat penawaran yang memiliki tujuan sebagai balasan dari permintaan sebelumnya. Berikut ini salah satu contoh surat yang bisa menjadi referensi Anda:
Sudah Bisa Membuat Surat Penawaran Negosiasi?
Demikian informasi seputar struktur dan contoh surat penawaran negosiasi untuk berbagai kepentingan bisnis. Anda bisa menggunakannya sebagai panduan untuk membuat surat penawaran dengan menyesuaikan berdasarkan kepentingan perusahaan Anda. Semoga bermanfaat!
