Surat resmi adalah hal yang paling banyak digunakan ketika berhubungan dengan administrasi baik itu di perusahaan swasta ataupun instansi pemerintahan. Dalam penulisan surat ini pun tidaklah sembarang, ada beberapa ketentuan penulisannya. Pada artikel ini akan dibahas cara membuat nomor surat resmi yang baik dan benar.
Pengertian Surat Resmi dan Fungsinya
Sebelum membahas lebih lanjut tentang bagaimana cara membuat nomor surat, sebaiknya Anda ketahui dulu pengertian surat resmi. Adapun surat resmi merupakan surat yang biasanya digunakan untuk keperluan formal seperti pada lembaga-lembaga terkait.
Jenis surat ini biasanya memiliki fungsi-fungsi tertentu, antara lain:
1. Sarana Informasi
Fungsi utama dari surat resmi adalah sebagai sarana informasi dan pemberitahuan mengenai suatu hal tertentu kepada pihak yang dituju dari surat tersebut.
2. Bukti Tertulis
Surat resmi juga berfungsi sebagai bukti tertulis. Maksudnya, surat ini akan menjadi dokumen bukti yang isinya bisa dipertanggungjawabkan. Ini juga akan berfungsi sebagai bukti historis jika sewaktu-waktu dibutuhkan untuk keperluan mendesak.
3. Pedoman Kerja
Surat resmi yang dibuat juga memiliki fungsi sebagai pedoman kerja dalam melakukan suatu kegiatan tertentu. Selain itu, biasanya surat ini juga berisi tentang langkah-langkah kerja untuk kebutuhan tertentu.
4. Pengingat
Fungsi lainnya dari surat resmi adalah sebagai pengingat sesuatu, terutama untuk mengingatkan kepada penerima surat baik itu perorangan maupun lembaga tertentu tentang suatu hal.
Ciri-Ciri Surat Resmi
Dalam pembuatan surat resmi, ada beberapa hal yang mencirikannya dengan surat lainnya sehingga bisa Anda jadikan sebagai pedoman. Adapun ciri-ciri dari surat resmi yaitu:
- Menggunakan bahasa yaitu baku berdasarkan dengan kaidah bahasa Indonesia dan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD).
- Bahasa yang digunakan umumnya singkat, padat, efektif, serta mudah dipahami konteksnya.
- Bahasa yang umumnya digunakan dalam surat resmi tidak implisit, melainkan bahasa eksplisit.
- Memiliki kop surat. Kop surat merupakan bagian yang berisi informasi pihak yang mengeluarkan surat tersebut.
- Selalu tercantum tanggal, alamat, dan lampiran.
- Terdapat cap khusus untuk kondisi tertentu.
- Memiliki nomor surat sebagai penanda dan kode.
Pengertian Nomor Surat
Setelah mengetahui sekilas tentang surat resmi tersebut, selanjutnya yaitu pembahasan inti terkait nomor surat. Adapun nomor surat adalah susunan nomor dan kode sebagai pembeda antara satu surat dan surat lainnya.
Pemberian nomor surat ini juga dapat lebih mempermudah dalam melakukan penyimpanan surat oleh suatu lembaga, perusahaan, atau instansi tertentu. Adapun dalam penulisannya, nomor surat biasanya diletakkan pada bagian atas kiri surat.
Pentingnya Mengetahui Cara Membuat Nomor Surat
Pada pengaplikasiannya, penulisan nomor surat ini sangat penting karena sebagai penanda surat. Bahkan untuk surat elektronik sekalipun, nomor surat ini wajib untuk Anda letakkan.
Selain itu, kode yang ada pada nomor surat juga bisa menjadi penentu jenis surat yang telah dikeluarkan. Lebih jauh, ini akan lebih mempermudah penerima surat dalam mengetahui jenis surat yang dia terima dan apa yang harus dilakukan terhadap surat tersebut.
Untuk itulah pembuatan nomor surat ini sangat penting, apalagi untuk surat resmi di kantor. Tanpa nomor surat, pihak administrasi akan kesulitan jika ada masalah terkait administrasi nantinya.
Fungsi Pembuatan Nomor Surat
Ada beberapa fungsi dari mengetahui cara membuat nomor surat, antara lain:
1. Untuk Memudahkan Pengaturan
Nomor surat memiliki fungsi dalam mempermudah pengaturan terkait penyimpanan surat-surat tersebut. Secara tidak langsung, ini juga akan bermanfaat dalam proses pencarian kembali jika diperlukan nantinya.
2. Mengetahui Jumlah Surat yang Diterima
Fungsi lainnya dari penggunaan nomor surat yaitu bisa mengetahui jumlah surat yang diterima dan dikeluarkan oleh organisasi, perusahaan, ataupun lembaga terkait. Dengan mengetahui jumlah surat ini juga bisa sebagai penanda jika nantinya ada surat yang hilang dan sejenisnya.
3. Memudahkan Pengklasifikasian
Pada nomor surat pasti terdapat kode angka. Dari kode ini bisa lebih mempermudah dalam pengklasifikasian surat berdasarkan isinya.
4. Mempermudah dalam Melanjutkan Penomoran
Adanya nomor dalam surat juga bisa menjadi penanda itu surat ke berapa. Melalui hal ini juga lah nantinya sekretaris bisa lebih mudah untuk melanjutkan penomoran berikutnya.
5. Referensi dalam Surat Menyurat
Melalui kode dan nomor yang ada serta pencatatan yang Anda lakukan bisa mengetahui surat tersebut merupakan jenis apa. Nah melalui hal ini, Anda bisa dengan mudah ketika mencari dan menggunakan surat tersebut untuk membuat surat yang sama jika dibutuhkan.
Cara Membuat Nomor Surat Resmi
Mempraktikkan cara membuat nomor surat resmi tidak boleh asal-asalan karena setiap huruf dan angka pada bagian nomor surat memiliki kode dan arti tertentu, mulai dari siapa yang membuat surat, waktu pembuatan, hingga jumlah dari surat yang telah dibuat. Untuk itulah, berikut ini dibahas cara membuat nomor surat resmi.
1. Memahami Komponen Nomor Surat
Pada nomor surat, Anda akan menemukan beberapa nomor dan huruf yang dipisahkan dengan tanda miring. Setiap nomor dan huruf tersebut memiliki makna yang berbeda-beda sehingga tidak bisa ditulis secara sembarangan. Secara umum, nomor surat terdiri dari beberapa komponen sebagai berikut:
- Kode nomor surat;
- Nomor urutan surat yang dikeluarkan;
- Nama lembaga yang mengeluarkan surat;
- Bulan berjalan dengan angka romawi; dan
- Tahun berjalan.
Semua komponen dari nomor-nomor surat tersebut biasanya penulis surat pisahkan dengan tanda miring (/) agar pembaca atau penulis dapat membedakannya dan tetap sesuai dengan maknanya.
2. Format Penomoran Surat
Setelah mengetahui beberapa komponen dalam nomor surat tersebut, Anda juga harus mengetahui format penulisannya. Ini penting karena format penulisan yang salah bisa menyebabkan kebingungan kepada pembaca. Berikut ini contoh cara membuat nomor surat sesuai format yang benar.
“Nomor: 09.119/DP-KM/VI/2022”
Dalam nomor surat tersebut, ada beberapa kode penting dengan maknanya masing-masing, yaitu:
Kode 09: Kode keterangan nomor surat keluar.
Kode 119: Nomor urut surat dari instansi.
DP-KM: Nama profil instansi yang mengeluarkan surat.
VI: Bulan pembuatan surat dengan angka romawi.
2022: Tahun berjalan dari pembuatan surat tersebut.
Urutan penulisan surat tersebut sebaiknya tidak terbalik karena bisa mempengaruhi maknanya atau membuat bingung pembaca. Selain itu, dalam membuat kode-kode tersebut sangat diharapkan untuk lebih teliti untuk menghindari kesalahan penulisan.
3. Penentuan Kode Surat
Dalam penulisan surat resmi ini, ada beberapa kode surat yang bisa Anda gunakan. Berikut ini contoh penentuan kode surat resmi yang bisa Anda ikuti:
01. Surat Keputusan (SK)
02. Surat Undangan (SU)
03. Surat Permohonan (SPm)
04. Surat Pemberitahuan (SPb)
05. Surat Peminjaman (SPp)
06. Surat Pernyataan (SPn)
07. Surat Mandat (SM)
08. Surat Tugas (ST)
09. Surat Keterangan (SKet)
10. Surat Rekomendasi (SR)
11. Surat Balasan (SB)
12. Surat Perintah Perjalanan Dinas
13. Sertifikat (SRT)
14. Perjanjian Kerja (PK)
15. Surat Pengantar (SPeng)
.32 Koperasi Usaha Desa
420 PENDIDIKAN
.1 Putra/I Irja
421 Sekolah
.1 Pra Sekolah
.2 Sekolah Dasar
.3 Sekolah Menengah
.4 Sekolah Tinggi
.5 Sekolah Kejuruan
.6 Kegiatan Sekolah, Dies Natalis Lustrum
.7 Kegiatan Pelajar
.71 Reuni Darmawisata
.72 Pelajar Teladan
.73 Resmen Mahasiswa
.8 Sekolah Pendidikan Luar Biasa
.9 PLS/Pemberantasan Buta Huruf
422 Administrasi Sekolah
.1 Ujian Pendaftaran, Mapras, peloncoan 2
.2 Tahun Pelajaran
.3 Hari Libur
.4 Uang Sekolah, Klasifikasi Dismi SPP
.5 Beasiswa
423 Metode Belajar
.1 Kuliah
.2 Ceramah, Simposium
.3 Diskusi
.4 Kuliah Lapangan
.5 Kurikulum
.6 Karya tulis
.7 Ujian
424 Tenaga Pengajar
425 Sarana Pendidikan
.1 Gedung
.11 Gedung Sekolah
.12 Kampus
.13 Pusat Kegiatan Mahasiswa
.2 Buku
.3 Perlengkapan Sekolah
426 Keolahragaan
.1 Cabang Olah Raga
.2 Sarana
.21 Gedung Olah Raga
.22 Stadion
.23 Lapangan
.24 Kolam Renang
.3 Olimpiade
.4 KONI
427 Remaja
428 Kepramukaan
429 Pendidikan Kedinasan untuk Depdagri
430 Kebudayaan
431 Kesenian
.1 Cabang Kesenian
.2 Sarana
.21 Gedung Kesenian
432 Kepurbakalaan
433 Sejarah
434 Bahasa
435 Usaha Pertunjukan
440 Kesehatan
441 Pembinaan Kesehatan
442 Obat-obatan
443 Penyakit Menular
444 Gizi
445 Puskesmas
446 Tenaga medis
448 Pengobatan tradisional
450 Agama
451 Islam
.1 Peribadatan
.11 Shalat
.12 Zakat fitrah
.13 Puasa
.14 MTQ
.2 Rumah Ibadah
.3 Tokoh Agama
.4 Pendidikan
.41 Tinggi
.42 Menengah
.43 Dasar
.44 Pondok Pesantren
.45 Gedung Sekolah
.46 Tenaga Pengajar
.47 Buku
.48 Dakwah
.49 Organisasi/Lembaga Pendidikan
.5 Harta Agama Wakaf
.6 Peradilan
.7 Organisasi Keagamaan bukan politik
.8 Mazhad
456 Urusan Haji
.1 ONH
.2 Manasik
560 Tenaga kerja
.1 Pengangguran
561 Upah
562 Penempatan Tenaga Kerja
563 Latihan Kerja
564 Tenaga Kerja
800 Kepegawaian
810 Pengadaan
820 Mutasi
822 Kenaikan Gaji Berkala
823 Kenaikan Pangkat/Pengangkatan
824 Pemindahan/Pelimpahan/Pembantuan
825 Detasering dan Penempatan
826 Penunjukan Tugas Belajar
828 Mutasi dengan Instansi Lain
830 Kedudukan
831 Perhitungan Masa Kerja
832 Penyesuaian Pangkat
833 Penghargaan Ijazah
834 Jenjang Pangkat
840 Kesejahteraan Pegawai
841 Tunjangan
.1 Jabatan
.2 Kehormatan
.3 Kematian/Uang Duka
.4 Tunjangan Hari Raya
.5 Perjalanan Dinas
.6 Keluarga
.7 Sandang, papan, dan pangan
842 Dana
.1 Taspen
.3 Asuransi
843 Perawatan Kesehatan
844 Distribusi
845 Perumahan
846 Bantuan Sosial
850 Cuti hamil, cuti naik haji
860 Penilaian
861 Penghargaan
.1 Bintang/Satya Lencana
.2 Kenaikan pangkat Anumerta
.3 Kenaikan Gaji istimewa
.4 Hadiah berupa uang
.5 Pegawai Teladan
862 Hukuman
863 Konduite, DP3, Disiplin Pegawai
864 Ujian Dinas
865 Penilaian Kehidupan Pegawai Negeri
870 Tata Usaha Kepegawaian
871 Formasi
872 Daftar Unit Kepegawaian
873 Registrasi
.1 NIP
.2 KARPEG
.3 Tanda Pengenal
.4 Daftar Keluarga, Perkawinan
874 Daftar Riwayat Pekerjaan
875 Kewenangan Mutasi Pegawai
876 Penggajian
.1 SKPP
877 Sumpah/Janji
878 Korps Pegawai
880 Pemberhentian Pegawai
881 Permintaan Sendiri
882 Dengan Hak Pensiun
883 karena Meninggal
884 Alasan Lain
885 Uang Pesangon
886 Uang Tunggu
887 Untuk Sementara Waktu
888 Tidak Dengan Hormat
891 Perencanaan
893 Pendidikan dan Pelatihan/non Reguler
4. Letak Penulisan Nomor Surat
Ada beberapa ketentuan dalam cara membuat nomor surat resmi tergantung dari konten surat tersebut. Namun secara umum, biasanya nomor surat terletak di bagian posisi atas kiri di bawah kop surat.
Jika dalam surat terdapat lampiran atau perihal, maka nomor surat diletakkan di atas tulisan lampiran atau perihal tersebut. Untuk itulah, sebaiknya Anda memperhatikan dengan baik dan benar dalam penulisannya.
Ketentuan Khusus Penomoran Surat Dinas di bawah Menteri/ Pimpinan Instansi
Dalam penulisan surat dinas yang ditandatangani oleh pejabat di bawah pimpinan instansi terdiri dari:
- Kode derajat pengamanan Surat Dinas;
- Nomor naskah;
- Singkatan atau akronim instansi;
- Singkatan satuan organisasi/unit kerja pemrakarsa;
- Kode klasifikasi arsip;
- Bulan; dan
- Tahun terbit.
Singkatan Satuan Unit Instansi
Dalam pembuatan singkatan satuan unit instansi juga tidak bisa sembarang. Berikut ini singkatan nama instansi yang banyak digunakan:
- SJ : Sekretariat Jenderal;
- IJ : Inspektorat Jenderal;
- OTDA : Direktorat Jenderal Otonomi Daerah;
- PUM : Direktorat Jenderal Pemerintahan Umum;
- BANGDA : Direktorat Jenderal Bina Pembangunan Daerah;
- PMD : Direktorat Jenderal Pembangunan Masyarakat Desa;
- KEUDA : Direktorat Jenderal Keuangan Daerah;
- DIKLAT : Badan Pendidikan dan Pelatihan;
- LITBANG : Badan Penelitian dan Pengembangan.
Sudah Tahu Cara Membuat Nomor Surat Resmi?
Belajar cara membuat nomor surat resmi tergolong susah-susah gampang. Proses pembuatannya akan menjadi lebih mudah jika Anda memperhatikan maksud dan urutan dari angka dan huruf yang ada dalam nomor surat untuk kemudian bisa disesuaikan dengan pembuatan surat sesuai dengan versi Anda sendiri.