Email atau electronic mail saat ini hampir menjadi keseharian dalam masyarakat. Kemudahan dan kecepatan informasi menjadi salah satu faktor utamanya. Namun, di dalamnya terdapat beberapa fitur seperti opsi pengiriman To, Bcc, dan Cc email yang mungkin membingungkan. Jika penasaran, simak selengkapnya di sini!
Mengenal Apa Itu Email?
Email merupakan kependekan dari electronic mail, yaitu sebuah sistem berkirim pesan secara digital. Sistem ini merupakan versi modern dan digital dari surat pos yang telah ada sejak zaman dahulu. Keberadaan email ini tentunya akan memudahkan banyak orang ketika saling berkirim pesan.
Di awal kemunculannya, email benar-benar digunakan sebagai sarana komunikasi informal dalam kegiatan sehari-hari. Namun, seiring dengan berkembangnya teknologi, peran ini telah tergantikan oleh berbagai aplikasi chatting atau berkirim pesan.
Sehingga, saat ini email lebih banyak digunakan sebagai sarana komunikasi secara formal. Maksud dari sarana komunikasi secara formal adalah email digunakan untuk kepentingan pekerjaan maupun organisasi secara resmi.
Contohnya mulai dari memberikan pengumuman penerimaan kerja, memberikan bukti pembayaran, melakukan koordinasi sehari-hari, dan masih banyak lagi. Karena itu, terdapat fitur To, Bcc, dan Cc email sebagai alat pendukung.
Mengenal Opsi Pengiriman To, Bcc, dan Cc Email
Tentu saja, agar dapat memaksimalkan penggunaan email, Anda harus memahami perbedaan setiap opsi pengiriman. Berikut adalah penjelasan lengkapnya:
1. Opsi Pengiriman To
Opsi pengiriman email To, merupakan opsi pertama dan utama setiap Anda akan melakukan pengiriman email. Pada kolom ini, Anda diminta untuk menuliskan alamat email tujuan yang benar.
Pada kolom To, sebenarnya Anda dapat menuliskan beberapa alamat email tujuan sekaligus, sehingga pekerjaan akan lebih efisien. Hanya saja, semua penerima akan melihat daftar alamat email tersebut.
Ketika akan mengirim, pastikan alamat email yang Anda tulis telah benar dan tidak ada ejaan yang salah. Karena kesalahan penulisan email menyebabkan pesan Anda tidak akan terkirim. Selain itu, pastikan domain email yang ada juga sudah benar apakah menggunakan @gmail, @yahoo, @hotmail, dan lain sebagainya.
Meskipun demikian, Anda tidak perlu terlalu khawatir alamat email tujuan yang Anda tuliskan salah. Karena lewat kecanggihan digital sekarang ini, ketika Anda menuliskan alamat email dengan tepat akan muncul foto profil penerima di bawahnya yang bisa langsung Anda klik.
Jadi, jika tidak muncul opsi foto profil tersebut, maka bisa dipastikan alamat email yang Anda tuliskan salah.
2. Opsi Pengiriman Cc
Cc email merupakan singkatan dari carbon copy. Sebenarnya, istilah carbon copy telah lama digunakan sebelum munculnya email dan internet. Carbon copy ini merujuk pada salinan karbon.
Jika Anda pernah melihat orang menuliskan nota pembelian, lalu di baliknya ada kertas karbon yang mereka pakai untuk menyalin tulisan pada halaman kosong. Nah, hal inilah yang disebut dengan carbon copy. Konsep carbon copy yang ada pada email juga sama.
Secara otomatis, sistem email akan menyalin email yang Anda tuliskan kepada orang lain tanpa harus membuat ketikan kembali. Lewat adanya sistem Cc ini, seluruh pekerjaan kantor maupun organisasi akan menjadi lebih efektif dan efisien.
Sebagai contoh, apabila Anda ingin mengirimkan email kepada atasan yang mana hasil pekerjaan tersebut juga harus dikirimkan ke rekan kerja tim. Maka, Anda dapat meletakkan email atasan sebagai penerima utama. Sedangkan email rekan kerja Anda pada kolom Cc. Secara otomatis, email akan terkirim ke dua orang tersebut.
3. Opsi Pengiriman Bcc
Selain Cc, terdapat juga opsi pengiriman email Bcc. Bcc sendiri merupakan singkatan dari Blind Copy Carbon. Sesuai dengan namanya, Bcc digunakan untuk meneruskan atau mengirimkan email kepada orang lain secara rahasia.
Sebenarnya, fungsi dari Cc dan Bcc adalah sama, yaitu untuk meneruskan email ke penerima lain secara otomatis. Jika menggunakan Bcc, perbedaanya terletak pada ketidaktahuan penerima email utama bahwa Anda mengirimkan email tersebut ke orang lain juga.
Sedangkan, jika menggunakan fitur Cc, maka penerima pesan utama dapat mengetahui kepada siapa saja Anda mengirimkan email tersebut. Sehingga, bisa Anda simpulkan bahwa perbedaan keduanya terletak di masalah privasi.
Kapan Menggunakan Cc dan Bcc yang Tepat?
Setelah mengetahui apa itu sistem Bcc dan Cc email, mungkin Anda bingung kapan waktu yang tepat untuk menggunakan kedua sistem ini. Pada praktiknya, Cc dapat Anda gunakan ketika ingin mengirimkan pesan ke banyak orang.
Namun, seperti yang sudah dibahas sebelumnya, Anda bisa mengirimkan email pada kolom penerima utama ke banyak orang sekaligus. Lalu, apa guna Cc? Cc berguna dalam hierarki kerja dan etika.
Usahakan, jika ingin mengirimkan email ke banyak orang, letakkan email atasan atau orang penting di kolom To. Kemudian, untuk yang lainnya di kolom Cc.
Sedangkan Bcc sebenarnya juga dapat Anda gunakan untuk menjunjung tinggi etika walaupun dalam dunia digital sekalipun. Bcc umumnya digunakan untuk mengirimkan email ke banyak orang. Namun, karena setiap penerima tidak saling tahu, sehingga notifikasi yang ada pada email masing-masing tidak menumpuk.
Jika tidak menggunakan Bcc, maka akan ada daftar panjang siapa saja penerima email yang tentunya akan mengganggu pembaca. Namun, biasanya Bcc akan memiliki kesan negatif karena dinilai sembunyi-sembunyi.
Sudah Memahami Fungsi Opsi To, Bcc dan Cc Email?
Sekian ulasan mengenai pengertian serta fungsi opsi to, bcc dan cc email. Kemajuan elektronik membuat Anda harus belajar banyak terkait istilah yang ada pada dunia digital. Semoga ulasan di atas dapat menambah wawasan Anda dalam berkirim surat elektronik kepada sesama maupun rekan kerja, ya!