Kegiatan mengirim surat memang sudah sangat jarang dilakukan karena masyarakat sudah mengandalkan teknologi. Akan tetapi, surat menyurat masih dilakukan oleh instansi atau institusi, yaitu berupa surat pengantar. Ada banyak contoh surat pengantar yang bisa kamu lihat dan dibuat berdasarkan kebutuhan.
Meskipun terkesan konvensional, namun instansi memiliki alasan tersendiri mengapa masih menggunakan surat fisik. Alasan utama yaitu surat fisik bisa disimpan sebagai barang bukti atau arsip penting. Selain itu, surat fisik juga dinilai masih relevan dengan kondisi saat ini.
Supaya kamu tidak bingung memahami surat pengantar dan bagaimana cara membuatnya, maka ikuti terus artikel ini hingga tuntas!
Pengertian Surat Pengantar
Surat pengantar merupakan jenis surat penting yang tujuan pembuatannya yaitu untuk hubungan antar institusi. Tak hanya penting, surat pengantar juga bersifat resmi. Umumnya, surat pengantar akan berisi penugasan atau tanggungjawab yang harus dilakukan oleh penerima surat.
Tugas atau tanggung jawab yang termuat dalam surat pengantar sudah mendapatkan persetujuan dari pihak yang bertanggung jawab. Dengan kata lain, surat pengantar juga bisa berupa mandat resmi dari institusi dan harus dijalankan sesuai kewajiban.
Contoh Surat Pengantar
Di bawah ini adalah beberapa contoh surat untuk berbagai macam keperluan yang bisa kamu simak dan pelajari:
1. Surat Pengantar Pembuatan Dokumen
Berikut merupakan contoh surat keterangan dokumen pernikahan
PEMERINTAH KABUPATEN MALANG
KECAMATAN LOWOKWARU
DESA TLOGOMAS
RT/RW: 007/005
SURAT KETERANGAN PENGANTAR
Nomor: 109/SP/XI/2020
Yang bertanda tangan dibawah ini, Ketua RT 007 RW 005 Desa Tlogomas Kecamatan Lowokwaru Kabupaten Malang. Menerangkan dengan sebenarnya bahwa:
Nama : Prasetya Agung
Jenis Kelamin : Laki-laki
Tempat tanggal lahir: Malang, 11 Januari 1995
Kewarganegaraan : Islam
Status : Belum Kawin
KTP 000400989045002109
KK 00040080759
Surat Bukti : –
Alamat : Jl. Raya Tlogomas No 149 gang 15C
Sesuai dengan nama bersangkutan diatas, surat keterangan/pengantar ini dibuat untuk keperluan Pengantar Nikah. Dan berlaku mulai 5 Mei 2020 sampai dengan 9 Mei 2020.
Demikian surat keterangan/pengantar ini kami buat untuk dapat dipergunakan dengan benar dan penuh tanggung jawab.
Lowokwaru, 5 Mei 2020
Ketua RT/007 RW/005
Tanda Tangan
Dan cap stempel
(Winarno Supari)
2. Surat Pengantar Keterangan Tidak Mampu
Contoh surat pengantar berikutnya yaitu surat keterangan tidak mampu.
PEMERINTAH KABUPATEN BANYUWANGI
KECAMATAN PURWOHARJO
DESA PURWOHARJO
SURAT KETERANGAN TIDAK MAMPU
Nomor: LBN/I/2022
Yang bertanda tangan di bawah ini Kepala Desa Purwoharjo Kecamatan Purwoharjo, menerangkan dengan sebenarnya bahwa:
Nama : Novia Handayani
Jenis Kelamin : Perempuan
Tempat Tanggal Lahir: Banyuwangi, 4 Agustus 2004
Siswa pada sekolah: SMA Negeri 1 Purwoharjo
Alamat : Desa Purwoharjo RT/RW: 001/006
Adalah benar-benar anak dari:
- Nama Bapak : Paijo
Umur : 42 tahun
Pekerjaan : Buruh tani
Alamat : Desa Purwoharjo RT/RW: 001/006
- Nama ibu : Tini
Umur : 37
Pekerjaan : Ibu rumah tangga
Alamat : Desa Purwoharjo RT/RW: 001/006
Sesuai pengamatan kami, keluarga tersebut tidak dapat menanggulangi kehidupan sehari-hari karena ekonomi lemah.
Atas dasar tersebut, maka kami menilai bahwa yang bersangkutan tidak mampu membiayai semua ongkos yang diperlukan dalam rangka pendidikan anaknya. Oleh karena itu, yang bersangkutan berhak mengusulkan anaknya untuk mendapatkan Beasiswa Bidik Misi sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Demikian surat keterangan ini dibuat dan diberikan kepada yang bersangkutan untuk digunakan sebagaimana perlunya.
Purwoharjo, 30 Januari 2020
Mengetahui
Camat Purwoharjo Kepala Desa Purwoharjo
Suryono Heri Handoko
3. Pengantar Dana Bantuan
Bagi kamu yang ingin melakukan penggalangan dana, maka bisa membuat surat pengantar dana bantuan. Silakan simak contoh surat pengantar dana bantuan berikut:
Nomor : 09/P.EP/VII/2021
Lampiram : 2 proposal
Hal : Permohonan Bantuan
Kepada Yth,
Ibu Nur Aini Sholihah
Di Tempat
Salam Sejahterah,
Puji syukur kepada Allah SWT, Tuhan yang Maha Agung, karena telah melimpahi kita semua dengan rahmatnya.
Sehubungan dengan peringatan Hari Bumi, kami selaku panitia berniat meminta bantuan dana kepada kepala desa. Dana tersebut akan kami gunakan untuk membeli bibit pohon yang akan ditanam di kawasan Desa Makmur yang gundul dan gersang.
Demikian surat permintaan bantuan yang kami buat. Kami mengucapkan terima kasih atas perhatiannya.
Makmur, 20 Maret 2021
Hormat kami,
Panitia
4. Keterangan Domisili
Bagi kamu yang tinggal di domisili di suatu kota, maka perlu membuat surat keterangan domisili jika akan mengurus dokumen. Kamu bisa meniru contoh berikut ini:
Nomor :150/RSCIA/CPP/SEK/III/2017
Lampiran : –
Perihal : Permohonan Surat Rekomendasi Domisili
Yth. Bapak Lurah Kecamatan Gayungan
Di Surabaya
Dengan Hormat,
Melalui surat ini kami a/n RSIA Cempaka Puri Permata meminta rekomendasi Keterangan domisili untuk karyawan RSIA Cempaka Puri Permata, sebagai syarat pengurusan Surat Izin Perekam Medis.
Adapun nama karyawan adalah sebagai berikut:
Nama : Reza Rahmat Agung
Jenis Kelamin : Laki-laki
Alamat : Jl. Melati No. 15 RT/RW: 11/09 Gayungan Surabaya
Demikian data karyawan kami. Saya ucapkan terima kasih atas kerjasamanya.
Surabaya, 9 April 2022
Hormat kami,
dr. Hartanto Anwar Sp. Og
Direktur RSIA Cempaka Puri Permai
5. Surat Pengantar Kerja
Dibawah ini adalah contoh surat pengantar kerja atau surat dinas. Jenis surat ini dikeluarkan langsung oleh instansi untuk penugasan karyawannya.
PT. Laksana Sejahtera
Jalan Raya Tulangan No 100-114 Sidoarjo Jawa Timur
Telp 0321 567980
SURAT PENGANTAR DINAS
NO:90/PT.SIP/III/2020
Sesuai dengan peraturan perusahaan NO: 23/TT/PTSJA/2020 yaitu mengenai audit kantor cabang yang dilakukan setiap tiga bulan sekali. Bersama dengan surat ini, kami mengirim:
Nama : Alvaro Maulana
Jabatan : Kepala Personalia
NIP : 00967854
Guna melakukan audit SOP dan keuangan pada PT. Laksana Sejahtera cabang Malang. Oleh karenanya, kami mohon kepada para pegawai dan manajemen supaya memberikan berkas-berkas yang diperlukan. Untuk mendukung kelancaran proses audit, kami mohon kerjasamanya.
Demikian surat pengantar ini kamu buat. Kami mengucapkan terima kasih atas kerjasamanya.
Sidoarjo, 4 Maret 2020
Direktur Utama,
Hari Tommy Wijaya
6. Surat Pengantar Dokumen Finansial
Contoh surat berikut umum digunakan oleh perusahaan yang ingin melakukan penagihan pembayaran. Supaya lebih jelas, silakan simak contohnya berikut ini:
PT MEKAR ABADI
JL. Sunset Road Kuta Badung Bali
Telepon 0361 665098
SURAT PENGANTAR DOKUMEN
Badung, 10 Januari 2018
No : 25/SPD/XI/2018
Hal : Surat Pengantar Dokumen
Yth. Pimpinan Toko Prima Rasa
Jl. Raya Munduk Buleleng
Dengan Hormat,
Berdasarkan kesepakatan yang sudah disetujui, tagihan akan dibayarkan setiap bulan pada tanggal 8. Bersama dengan surat ini, kami menyampaikan tagihan untuk periode Desember 2018.
Demikian surat ini kami buat. Mohon segera menyelesaikan pembayaran tepat waktu. Kami mengucapkan terimakasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat Kami,
PT. Mekar Abadi
Finance Manager
Kadek Ayu Astuti
7. Surat Pengantar PKL (Praktek Kerja Lapangan)
Contoh surat pengantar yang terakhir yaitu untuk PKL atau Praktek Kerja Lapangan.
Surat Keterangan/Pengantar Praktek Kerja Lapangan
Nomor: 220/V/KPS.F-FM.MM.09.05/09/2022
Dengan ini, atas nama Program Studi Fisika, Fakultas Matematika Dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Negeri Malang, menyampaikan bahwasanya mahasiswa berikut ini:
Nama : Linggar Jati
Nim : 192123918110092
Tempat Tanggal Lahir : Surabaya, 9 Juli 1995
Alamat : Jl. Sumbersari No. 145 Kota Malang
No HP : 085789009678
Akan melaksanakan PKL (Praktek Kerja Lapangan) di perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin selama minimal 1 bulan penuh.
Kegiatan PKL ini adalah mata kuliah wajib yang harus ditempuh oleh semua mahasiswa agar mendapatkan pengenalan dan pengalaman dunia kerja kepada calon wisudawan.
Oleh sebab itu, kami mengharapkan bantuan dan kerjasama Bapak/Ibu supaya mahasiswa dengan nama tersebut dapat menjalankan kegiatan PKL hingga selesai.
Demikian surat pengantar ini kami buat dan semoga dipergunakan semestinya. Kami ucapkan terima kasih atas perhatiannya.
Malang, 2 September 2022
Hormat Kami,
Drs. Effendi Syarif Amin, S.Si, M.Si
Kaprodi Fisika
Cara Membuat Surat Pengantar
Setelah menyimak beberapa contoh surat di atas, apakah kamu sudah siap membuat pengantar sendiri? Sebaiknya, kamu juga simak tips dan trik cara membuatnya agar surat pengantar terlihat resmi, profesional, dan rapi. Inilah penjelasannya:
1. KOP Surat
Hal pertama yang harus diperhatikan dalam membuat surat pengantar yaitu kop surat. Kop tersebut akan memberikan informasi institusi, instansi, atau organisasi. Selain bisa sebagai identitas, menggunakan kop juga akan membuat surat tampak resmi dan profesional.
Adapun beberapa poin yang perlu kamu masukkan ke dalam kop surat seperti logo instansi, nama instansi, alamat, nomor kontak, alamat email atau laman resmi. Hanya dengan memerhatikan kop surat tersebut, penerima pun bisa mengenali instansi mana yang mengirimnya.
Contoh kop surat pengantar sederhana sebagai berikut:
PT. Lestari Jaya
Jalan Raya Pasirian No. 1 Lumajang
WA: 085233098567 Telepon: 0344 571987
Email: Lestarijaya@gmail.com Website: lestarijaya.com
2. Kepala Surat
Kop dan kepala surat adalah dua hal yang berbeda. Kelapa surat dibuat setelah kop surat. Selain itu, kepala surat juga mempunyai sejumlah elemen yang harus dimuat. Berikut adalah elemen yang dimaksud:
- Tempat dan tanggal yang menginformasikan dimana dan kapan surat tersebut dibuat.
- Nomor surat, yaitu identitas surat untuk membantu proses pengarsipan agar lebih mudah dan rapi. Nomor surat ini banyak ditemui pada surat dinas atau surat pengantar dari instansi.
- Lampiran adalah dokumen yang disertakan bersama dengan surat.
- Hal adalah informasi singkat mengenai tujuan surat tersebut dibuat.
- Nama dan alamat penerima juga menjadi elemen wajib yang harus ditulis untuk memberikan kejelasan kepada siapa surat tersebut ditujukan.
3. Badan atau Isi Surat
Saat menulis badan atau isi surat, dimulai dengan pembukaan. Biasanya, pembukaan tersebut menggunakan “Dengan hormat, Salam Sejahtera” dan berbagai macam lainnya.
Pada bagian ini, pengirim surat mengutarakan tujuannya mengirim atau membuat surat tersebut dengan bahasa yang lugas dan singkat. Kamu bisa melihat cara menulis isi atau badan surat dengan melihat contoh surat pengantar di atas.
4. Penutup
Struktur terakhir dalam membuat surat pengantar yaitu menyertakan penutup. Penulisan penutup juga dibuat secara singkat dengan memberikan ucapan terima kasih. Selain itu, cantumkan pula informasi pengirim seperti nama, jabatan, dan tandatangan.
Fungsi Surat Pengantar
Kamu mungkin bergumam dalam pikiran, mengapa masih menggunakan surat pengantar fisik di zaman yang sudah modern seperti sekarang ini, kan?
Membuat surat pengantar bukan karena tidak mengikuti arus perkembangan zaman. Namun sebaliknya, karena surat pengantar memiliki fungsi tersendiri. Kamu bisa simak beberapa fungsinya sebagai berikut:
1. Kesopanan
Fungsi pertama dari surat pengantar yaitu untuk kesopanan. Seperti yang telah kita ketahui bahwa instansi atau institusi merupakan ranah formal. Dengan membuat surat pengantar setiap kali akan mengajukan apapun, itu artinya kamu telah mengikuti tata tertib kesopanan yang diberlakukan oleh administrasi instansi.
2. Bukti Resmi
Surat pengantar memiliki fungsi krusial, yaitu sebagai bukti resmi yang dikeluarkan oleh instansi. Bahkan, surat tersebut juga dilengkapi penanggung jawab dari instansi yang mengirimkan surat.
Orang yang memegang surat pengantar tersebut bisa mendapatkan hak atau melakukan kegiatan secara legal. Misalkan, surat pengantar untuk dinas di luar kota, keperluan magang, atau PKL. Tanpa menyertakan surat pengantar sebagai bukti resmi, tentu tidak akan diterima oleh instansi lain.
3. Syarat Mengurus Dokumen Resmi
Fungsi surat pengantar berikutnya adalah sebagai syarat untuk mengurus dokumen penting. Adapun dokumen yang dimaksud antara lainnya SKCK, surat permohonan nikah, surat pengantar dari ketua RT/RW, dan masih banyak lagi lainnya.
Umumnya, contoh surat pengantar yang dimaksud adalah untuk mengurus dokumen yang berhubungan dengan pemerintahan.
4. Tujuan Membuat Surat
Surat pengantar juga berfungsi untuk mengutarakan tujuan membuat surat tersebut. Misalkan, surat pengantar dari perusahaan berfungsi untuk menagih pembayaran sesuai dengan perjanjian, surat pengantar untuk penggalangan dana, dan lain sebagainya.
Dengan menyertakan tujuan yang jelas, maka pihak yang bertanggung jawab mengeluarkan izin dari surat pengantar pun akan lebih mudah memberikan surat tersebut.
Jenis-Jenis Surat Pengantar
Ada banyak jenis surat pengantar yang perlu kamu ketahui supaya tidak bingung ketika harus mengurusnya. Silakan simak beberapa jenisnya di bawah ini:
1. Surat Dinas
Instansi pemerintah, perusahaan swasta, ataupun organisasi sering membuat surat pengantar dinas untuk pegawainya. Surat tersebut merupakan bukti penugasan secara resmi yang dikeluarkan oleh lembaga atau instansi terkait.
Dengan demikian, pihak yang menjadi tujuan dinas pun akan mendapatkan informasi yang valid mengenai pihak ketiga yang ditugaskan. Surat dinas ini pun tidak bisa disalah gunakan karena sudah memuat informasi spesifik dari yang ditugaskan.
Adapun informasi yang dimaksud yaitu nama lengkap, jabatan dalam perusahaan atau instansi, nomor induk kepegawaian, stempel instansi atau perusahaan, serta tanda tangga penanggungjawab.
2. Surat Pengantar Pembuatan SKCK
SKCK (Surat Keterangan Catatan Kepolisian) merupakan salah satu dokumen yang wajib disertakan setiap melamar pekerjaan atau pendaftaran tertentu. Surat tersebut penting untuk mengetahui track record seseorang apakah pernah terlibat tindak kriminal atau tindak kejahatan.
Untuk mengurus SKCK, kamu pun perlu surat pengantar dari aparat desa seperti ketua RT hingga ke kantor kelurahan. Apabila sudah menyelesaikan proses tersebut, barulah kamu bisa mengurusnya di kantor polisi.
Dengan demikian, kamu tidak bisa secara langsung mengurus SKCK ke kantor polisi karena harus menggunakan surat pengantar terlebih dahulu. Cara membuat surat pengantar dokumen semacam ini bisa kamu lihat pada contoh surat pengantar di atas.
3. Surat Pengantar Dokumen
Jenis surat pengantar berikutnya yaitu surat pengantar dokumen. Surat ini biasa dibuat oleh perusahaan dan dikirim ke mitra bisnisnya. Tujuan mengirimkan surat pengantar dokumen ini adalah untuk mengingatkan pembayaran tagihan atau invoice.
Surat pengantar dokumen ini pun bisa membantu melancarkan perputaran uang karena perusahaan yang bersangkutan memberikan peringatan supaya membayarkan tagihan tepat waktu.
Pembayaran tagihan biasanya dilakukan per bulan dan tanggal yang sudah menjadi kesepakatan kedua belah pihak.
4. Surat Pengantar RT
Setiap lingkungan tempat tinggal pasti mempunyai kepala RT. Warga akan mencari kepala RT apabila hendak mengurus dokumen yang berkaitan dengan pemerintahan. Misalkan warga yang tidak memiliki KTP dan ingin segera membuatnya, maka terlebih dahulu harus meminta surat pengantar dari ketua RT.
Jika kamu mengurus KTP tanpa ada surat pengantar dari RT, tentu permintaan tersebut tidak akan diproses karena tidak sesuai dengan prosedur yang berlaku. Pastikan kamu sudah mengantongi surat pengantar dari ketua RT sebelum berangkat mengurus KTP di kecamatan atau ke kantor Disduk Capil.
Selain itu pembuatan KTP, surat pengantar RT juga diperlukan ketika membuat surat keterangan domisili dan surat keterangan tidak mampu.
5. Surat Pengantar Magang atau PKL
Surat pengantar dinas dan pengantar magang atau PKL mempunyai fungsi yang hampir sama. Namun, hal yang membedakan yaitu surat dinas digunakan untuk menugaskan seseorang yang bekerja di suatu perusahaan atau instansi.
Sedangkan surat pengantar magang atau PKL adalah surat yang dibuat oleh guru wali, kepala sekolah, atau ketua prodi. Surat ini juga seperti surat permohonan supaya perusahaan atau instansi mengizinkan yang namanya tersebut dalam surat untuk magang.
Tujuan dari kegiatan magang atau PKL yaitu untuk merasakan dunia kerja yang sesungguh dan mendapatkan pengalaman baru.
6. Surat Pengantar untuk Surat Kuasa
Jenis surat pengantar selanjutnya untuk surat kuasa. Surat ini wajib dipenuhi jika ingin mengambil sesuatu atas nama orang lain. Misalkan, mengambil ijazah saudara atau mengambil barang berharga lainnya. Mengambil barang atau dokumen penting tentu tidak boleh diwakilkan agar tidak disalahgunakan.
Namun, apabila yang bersangkutan sudah membuatkan surat kuasa dan membubuhi surat tersebut dengan tanda tangan, maka proses pengambilan barang atau dokumen berharga pun bisa diwakilkan. Supaya surat kuasa tersebut sah dan resmi, maka harus mengurusnya terlebih dahulu ke aparat desa.
Tidak perlu khawatir jika belum bisa membuat surat pengantar untuk surat kuasa karena contoh surat pengantar untuk pembuatan surat kuasa bisa kamu temukan dengan mudah.
7. Surat Pengantar untuk SKTM
SKTM merupakan singkatan dari Surat Keterangan Tidak Mampu. Surat tersebut bisa digunakan untuk mengajukan bantuan beasiswa ketika akan melanjutkan kuliah. Jika ingin mendapatkan SKTM, maka kamu harus mengurusnya dulu di ketua RT.
Peran ketua RT yaitu membuat surat pengantar dan meminta dokumen yang diperlukan. Setelah selesai mengurus di ketua RT, maka kamu pun bisa segera mengurus di kantor desa dengan mengikuti alur yang berlaku.
8. Surat Pengantar Kematian
Jenis surat pengantar yang terakhir yaitu keterangan kematian. Sama dengan jenis-jenis surat yang berhubungan dengan pemerintah lainnya, cara mengurusnya yaitu dengan meminta surat pengantar dari kepala RT.
Surat pengantar kematian ini penting supaya jenazah bisa segera dimakamkan. Pihak keluarga yang ditinggalkan dan sudah mendapatkan pengantar dari RT, maka bisa segera mengurusnya ke kantor TPU.
Sudah Bisa Memahami Contoh Surat Pengantar?
Sekian pembahasan mengenai contoh surat pengantar, pengertian, cara membuat, fungsi dan jenis-jenisnya. Pada intinya, surat pengantar masih sering digunakan dalam kehidupan sehari-hari untuk mengurus sesuatu yang bersifat formal dan profesional.
Semoga setelah membaca artikel ini, kamu menjadi lebih paham tentang surat pengantar dan mampu membuatnya sendiri.