Bicara soal inventaris perusahaan memang tidak terlepas dari surat-menyurat yang menjadi bagian dari proses administrasi. Adapun salah satunya adalah surat serah terima barang. Lantas, bagaimana contoh surat serah terima barang dengan format yang benar?
Nah, untukmu yang sedang mencari informasi perihal surat serah terima barang, simak selengkapnya dalam artikel di bawah ini, ya!
Pengertian Surat Serah Terima Barang
Secara umum, surat serah terima barang atau yang sering disebut sebagai berita acara serah terima adalah jenis surat formal yang banyak digunakan dalam berbagai aktivitas. Mulai dari pengadaan barang, penyerahan inventaris, uang, dokumen, hingga jabatan.
Surat ini menjadi bentuk legalitas dokumen, sekaligus bukti resmi dari transaksi atau kejadian tertentu yang terjadi di suatu perusahaan. Oleh karena itulah, isi dari surat serah terima ini lebih kepada poin-poin pernyataan dan juga alasan terjadinya transaksi tersebut.
Akan tetapi, detail penulisannya tetap tergantung dari jenis serah terima yang akan dilakukan. Makanya, sangat penting bagimu untuk mengetahui berbagai contoh surat serah terima barang dengan struktur yang benar. Jadi, nantinya kamu tidak akan bingung lagi saat harus membuatnya untuk kepentingan tertentu.
Manfaat Surat Serah Terima Barang bagi Perusahaan
Keberadaan surat serah terima barang dalam administrasi perusahaan tentu bukanlah tanpa alasan. Sebab, ada banyak sekali manfaat yang bisa dirasakan perusahaan yang senantiasa membuat surat formal tersebut dalam segala jenis transaksi. Berikut ini adalah beberapa manfaatnya yang perlu kamu ketahui:
- Menjadi lampiran yang disisipkan dalam laporan stok barang inventaris sebagai wujud transparansi dan akuntabilitas.
- Meminimalkan kemungkinan terjadinya selisih barang ketika mengadakan stock opname.
- Menghindari adanya risiko kecurangan atas transaksi serah terima yang telah dilakukan. Contohnya seperti tidak mengaku jika sudah menerima barang ataupun menyerahkan barang dalam kondisi tidak sesuai dengan harapan.
- Sebagai bukti tertulis yang bisa menjadi penengah, apabila nantinya terjadi perselisihan di suatu hari nanti.
Jadi, bisa kamu simpulkan bahwa contoh surat serah terima barang ini memang cenderung lebih fokus digunakan untuk mengantisipasi adanya kemungkinan-kemungkinan buruk yang bisa terjadi di kemudian.
Oleh karena itulah, perusahaan akan melakukan serah terima terhadap hal apapun secara tertulis dan bukan sekadar secara lisan saja. Bukti tertulis ini juga dibuat sesuai dengan format yang semestinya, agar tetap valid.
Biasanya, setiap perusahaan atau instansi sudah memiliki format surat serah terima barang sendiri sesuai dengan kebutuhan mereka. Hal ini karena format surat serah terima tidak dipergunakan seperti halnya undangan resmi yang biasa dikirim ke instansi lain.
Makanya, tak heran jika dalam surat formal ini, terdapat isi yang detail dan terperinci serta disahkan langsung dengan tanda tangan dari kedua belah pihak yang bersangkutan. Sebagai bukti pertanggungjawaban di kemudian hari.
Cara Membuat Surat Serah Terima Barang yang Benar
Sebagai surat resmi, tentunya penulisan surat serah terima barang ini mempunyai format dan struktur yang harus kamu patuhi. Sebab, isi surat ini mengarah pada pernyataan, pengesahan, sekaligus menjadi dokumentasi pekerjaan yang telah diselesaikan.
Walaupun saat ini sudah banyak perusahaan yang memiliki format surat serah terima barang sendiri, kamu bisa mengikuti panduan ini dalam membuat surat formal tersebut. Berikut ini adalah tata cara membuat surat serah terima barang dengan format penulisan yang benar untuk disimak:
1. Pembukaan
Pada contoh surat serah terima barang, khususnya di bagian pembukaan, kamu perlu mencantumkan beberapa informasi penting, di antaranya kop perusahaan serta tempat dan tanggal pembuatan surat, termasuk juga nomor surat.
Bagian pembukaan ini bukan hanya sekedar menjadi identitas si penerbit surat saja, tetapi juga dapat berfungsi sebagai penanda bahwa surat tersebut merupakan dokumen yang legal.
2. Isi
Bagian selanjutnya yang sudah pasti harus ada dalam surat ini adalah isi. Bagian isi pada berita acara perlu kamu perhatikan, karena dokumen ini berfungsi untuk menerangkan penyerahan pekerjaan jasa atau barang yang telah selesai.
Jadi, dalam bagian ini harus mencantumkan dengan jelas objek yang menjadi bagian dari transaksi serah terima tersebut. Selain itu, biasanya dalam bagian ini juga akan tertulis dengan jelas mengenai nama, jabatan, atau identitas lainnya yang berkaitan dengan pihak terkait.
Oleh karena itu, pastikan kamu menulisnya secara rinci, khususnya pada objek-objek yang menjadi dasar jasa atau barang yang ditransaksikan, agar nantinya tidak akan menimbulkan salah persepsi.
3. Waktu
Dalam penulisan surat serah terima barang, kamu juga harus mencantumkan detail bulan, tanggal, dan tahun penyerahan pekerjaan barang atau jasa ke dalam berita acara. Contohnya adalah ‘Hari ini, Selasa, 2 Mei 2023, telah dilakukan serah terima pekerjaan’.
4. Para Pihak
Kemudian, format penulisan surat serah terima juga harus mencantumkan nama para pihak, yaitu pihak pertama yang merupakan pihak pemberi dan pihak kedua yang merupakan pihak penerima. Selain itu, kamu juga perlu menuliskan alamat dan jabatan dari masing-masing pihak.
Identitas dari nama kedua pihak ini harus ditulis dengan jelas dan benar, seperti nomor identitas. Misalnya, KTP, NIP, NIDN, SIM, NIM, dan juga NPWP lengkap dengan tanggal lahir, pekerjaan, hingga jabatannya.
Hal ini menjadi penting, karena identitas tersebut berkaitan dengan validitas surat dan mempunyai kredibilitas sekaligus menjadi pertanggungjawaban.
5. Rincian Barang atau Jasa
Surat serah terima barang bisa menjadi tidak valid, jika tidak disertai dengan rincian jasa ataupun barang yang ditransaksikan. Oleh karena itulah, kamu harus mencantumkan dengan detail terkait dengan nilai barang atau jasa tersebut.
6. Penutup dan Tanda Tangan
Sama seperti jenis surat resmi lainnya, surat serah terima barang juga memiliki bagian penutup. Tak hanya itu saja, pada bagian ini, kamu juga harus membubuhkan nama lengkap, tanda tangan, dan juga materai apabila diperlukan, untuk kebutuhan legalitas tambahan.
Aspek yang Diperiksa saat Menerima Berita Acara Serah Terima Barang
Ketika membuat surat serah terima barang, tentu saja tim pemeriksa juga harus melakukan pemeriksaan terhadap barang atau jasa tersebut. Biasanya, pihak perusahaan akan dibantu oleh konsultan pengawas atau tim ahli dan tim teknis.
Nantinya, mereka akan melakukan pemeriksaan terhadap kesesuaian barang atau jasa terhadap kriteria atau spesifikasi yang tercantum di dalam perjanjian kontrak. Adapun kesesuaian spesifikasi barang atau jasa harus meliputi berbagai aspek berikut ini:
1. Aspek Mutu atau Kualitas
Pada aspek mutu dan kualitas ini, pihak pemeriksa harus memastikan bahwa barang atau jasa yang diberikan sesuai dengan spesifikasi barang atau jasa yang telah dijanjikan oleh penyedia barang.
Jadi, semua yang tertuang di dalam kontrak, termasuk juga perubahannya meliputi fungsi tertentu, desain, kapasitas, warna, keandalan, atau kuantitas barang atau jasa perlu dicek secara menyeluruh.
2. Aspek Jumlah
Pada bagian ini, pihak pemeriksa harus memastikan jika jumlah barang atau jasa yang diberikan telah sesuai dengan perjanjian kontrak yang sudah dibuat.
3. Aspek Waktu
Pihak pemeriksa harus memastikan apakah penyedia barang menyelesaikan pekerjaannya dengan tepat waktu?
Oleh karena itulah, sudah menjadi keharusan bahwa orang yang memeriksa perlu mengetahui apakah barang atau jasa tersebut diserahkan tepat waktu atau malah melampaui waktu yang telah ditentukan dalam perjanjian kerja.
4. Aspek Pelayanan
Terakhir, saat menyerahkan berita acara serah terima barang, pihak pemeriksa juga harus memastikan jika jenis pelayanan yang ditawarkan oleh penyedia barang telah sesuai dengan perjanjian yang dibuat.
Apabila ternyata ditemukan ketidaksesuaian dalam pemeriksaan barang atau jasa tersebut, maka pihak pemeriksa bisa memerintahkan penyedia barang atau jasa untuk memperbaiki dan/atau melengkapi kekurangan barang atau jasa tersebut.
Kumpulan Contoh Surat Serah Terima Barang
Berikut ini adalah kumpulan berbagai contoh surat serah terima barang dengan format dan struktur yang benar untuk kamu simak:
1. Contoh Surat Serah Terima Barang Non Resmi
BERITA ACARA SERAH TERIMA
Yang bertanda tangan di bawah ini:
1. Dra. Nurul Aryanti
NIP 132064906
Mantan Ka. PPPM Polsri, selanjutnya disebut Pihak Pertama
2. Dr. M. Syahirman Yusi, S.E., M.Si.
NIP 132055669
Ka. PPPM Polsri, selanjutnya disebut Pihak Kedua
Hari Sabtu, tanggal dua puluh enam bulan April tahun 2008, Pihak Kedua menerima kembali Laptop Merk Toshiba sebagai inventaris Pusat Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat Politeknik Negeri Sriwijaya dari Pihak Pertama dalam kondisi tidak layak pakai (rusak) setelah dilakukan pemeriksaan oleh Teknisi UPT. PP Polsri.
Demikian berita acara ini dibuat dengan sebenarnya untuk dimaklumi.
Palembang, 28 April 2008
Pihak kedua, Pihak pertama,
Dr. M. Syahirman Yusi, S.E., M.Si. Dra. Nurul Aryanti
NIP 132055669 NIP 132064906
Saksi,
Affandi, S.T
Teknisi UPT. PP Polsri
2. Contoh Surat Serah Terima Barang
BERITA ACARA SERAH TERIMA BARANG
Pada hari ini, Rabu tanggal 25 bulan Maret tahun 2015, kami yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: Jefri A. Nahak, S.Pd
Jabatan: Alumni Pendidikan Teknik Mesin Undana
Alamat: Jl. Sadar Bakti Nasipanaf Kupang
Selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA
Nama: Drs. Priyono, M.Si
Jabatan: Ketua Program Studi Pendidikan Teknik Mesin
Alamat: Jl. Adisucipto Penfui Kupang
Selanjutnya disebut PIHAK KEDUA
PIHAK PERTAMA menyerahkan barang kepada PIHAK KEDUA dan PIHAK KEDUA menyatakan telah menerima barang dari PIHAK PERTAMA berupa daftar terlampir:
Sepeda Motor Honda Astrea Prima Tahun 1991 berjumlah 1
Demikianlah berita acara serah terima barang ini diperbuat oleh kedua belah pihak. Adapun barang-barang tersebut dalam keadaan baik dan cukup. Sejak penandatanganan berita acara ini, maka barang tersebut menjadi tanggung jawab PIHAK KEDUA, memelihara/merawat dengan baik serta dipergunakan untuk keperluan (tempat dimana barang itu dibutuhkan).
Yang Menerima, Yang Menyerahkan,
PIHAK KEDUA PIHAK PERTAMA
(Drs. Priyono, M.Si) (Jefri A. Nahak, S.Pd)
3. Contoh Surat Serah Terima Barang
BERITA ACARA SERAH TERIMA BARANG
Berita acara serah terima barang ini dibuat pada hari ini, Senin tanggal 9 November 2020 bertempat di PT. Sejahtera ABC, Jl. Jenderal Soedirman, Kel. Barurambat Timur, Jawa Timur, oleh dan di antara:
1. Nama: …
Tempat/Tanggal Lahir: …
Alamat: …
No. KTP: …
Selanjutnya disebut sebagai “Pihak Pertama”
2. Nama: …
Tempat/Tanggal Lahir: …
Alamat: …
No. KTP: …
Selanjutnya disebut sebagai “Pihak Kedua”
Keputusan para pihak dengan hal menerangkan hal-hal sebagai berikut:
1. Bahwa Pihak Pertama dan Pihak Kedua sebelumnya telah mengadakan suatu hubungan kerja sama jual beli barang berdasarkan Perjanjian … Nomor … Tanggal …, dan dalam perjanjian tersebut, Pihak Pertama adalah penjual, sedangkan Pihak kedua adalah pembeli.
2. Bahwa sebagai penjual, Pihak Pertama wajib untuk menyerahkan kepada Pihak Kedua sebagai pembeli, sebuah barang berupa … Merek … Jenis … Nomor … Warna … dengan jumlah … unit.
3. Bahwa untuk melaksanakan kewajiban tersebut seperti dimaksud dengan Butir 2 di atas, Pihak Pertama dengan ini menyerahkan barang kepada Pihak Kedua seperti Pihak Kedua menerima barang dari Pihak Pertama.
4. Kewajiban Pihak Pertama sebagai penjual adalah untuk menyerahkan barang tersebut kepada Pihak Kedua sebagai pembeli berdasarkan perjanjian yang telah dilaksanakan.
5. Berita acara ini merupakan wujud dan bagian dari pelaksanaan perjanjian dan sekaligus sebagai Tanda Terima Barang di antara para pihak. Oleh karenanya, merupakan satu kesatuan yang tidak dipisahkan dari perjanjian tersebut.
Demikian berita acara tersebut dibuat dengan penuh tanggung jawab dan untuk digunakan sebagaimana mestinya.
Pihak Pertama, Pihak Kedua,
Nama Nama
4. Contoh Surat Serah Terima Jabatan
BERITA ACARA SERAH TERIMA JABATAN
Nomor: 07/BA-STJ/2019
Pada hari Rabu tanggal dua puluh tujuh bulan Maret tahun 2019, kami yang bertanda tangan di bawah ini:
1. Nama: WIWI FIANDA, SSTP, MPA. NIP. 198005121999122001. Pangkat Pembina – IV/a Jabatan Kasubag Umum & Kepegawaian Badan Keuangan Kota Bukittinggi disebut PIHAK PERTAMA.
2. Nama: RISMA NOVARINA, SE.Akt, M.SI. NIP. 197411071999032008. Pangkat Pembina Tk 1 – IV/b Jabatan Sekretaris Badan Keuangan Kota Bukittinggi disebut PIHAK KEDUA.
Berdasarkan Surat Keputusan Walikota Bukittinggi Nomor: 821.20/03/II-BKPSDM-2019 tanggal 22 Maret 2019, tentang Rotasi, Mutasi, dan Promosi Jabatan Struktural di Lingkungan Pemerintah Kota Bukittinggi dengan disaksikan oleh Kepala Badan Keuangan Kota Bukittinggi melakukan serah terima jabatan sebagai berikut:
Pasal 1: Pihak Pertama menyerahkan kepada Pihak Kedua dan Pihak Kedua telah menerima dari Pihak Pertama Tugas, Wewenang, Tanggung Jawab, Hak dan Kewajiban Jabatan Kasubag Umum & Kepegawaian Badan Keuangan Kota Bukittinggi.
Pasal 2: Pihak Pertama menyerahkan kepada Pihak Kedua dan Pihak Kedua telah menerima dari Pihak Pertama Inventaris dan Personil pada Kasubag Umum & Kepegawaian Badan Keuangan Kota Bukittinggi.
Bukittinggi, tanggal sebagaimana tersebut di atas.
PIHAK KEDUA PIHAK PERTAMA
RISMA NOVARINA, SE.Akt, M.SI WIWI FIANDA, SSTP, MPA
NIP. 197411071999032008 NIP. 198005121999122001
Disaksikan Oleh:
Kepala Badan Keuangan
Kota Bukittinggi
HERRIMAN, SH, M.Hum
NIP. 196805251993081001
5. Contoh Surat Serah Terima Barang Perusahaan Swasta
PT. SEGAR ALAM ABADI
Riko Edelweis Permai Blok AB3 No. 4 Jl. Raya Wangi Teh Melati Km. 3,8 Bandung 670977
Telp. 022 332769 Fax. 022 332766 Mobile. 09762 467925
Website: www.segaralamabadi.com Email: info@segaralamabadi.com
SERAH TERIMA
No. 18/SAA/PSAB/XI/16
Pada hari Sabtu, tanggal 14 (empat belas) bulan November tahun 2016, kami yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: Deni Eko Hariawan
Jabatan: Manager Purchasing PT. Segar Alam Abadi
Alamat: Jl. Teratai No. 30 Bandung
No. KTP/SIM: 3173082810780016
Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama PT. Segar Alam Abadi yang selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA
Nama: Mieska Kariniah
Jabatan: Staff QC PT. Makmur Jaya Sentosa
Alamat: Jl. Jaringan 3 No. 109 Bandung
No. KTP/SIM: 3273145804956990
Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama PT. Makmur Jaya Sentosa yang selanjutnya disebut PIHAK KEDUA.
Telah melakukan serah terima barang pinjaman dari PIHAK PERTAMA kepada PIHAK KEDUA. PIHAK KEDUA telah menerima sejumlah barang dari PIHAK PERTAMA sebagai berikut:
1. 20 unit laptop merk Samsung
2. 4 unit proyektor merk Hitachi
3. 10 unit walkie talkie merk Samsung
Demikianlah surat serah terima barang ini dibuat oleh kedua belah pihak, keterangan barang-barang tersebut dalam kondisi baik dan cukup. Setelah penandatanganan surat serah terima ini, maka semua barang-barang yang telah dijelaskan di atas menjadi tanggung jawab PIHAK KEDUA. PIHAK KEDUA yang akan merawat atau memelihara barang tersebut dengan baik dan digunakan untuk keperluan atau sesuai dengan kebutuhan.
Yang menerima, Yang menyerahkan,
Pihak Kedua Pihak Pertama
Mieska Kariniah Deni Eko Hariawan
6. Contoh Surat Serah Terima Barang Milik Instansi Pemerintah
BERITA ACARA SERAH TERIMA BARANG MILIK NEGARA (BAST-BMN)
Nomor: Kw.02/5-d/BAST-BMN/2014
Pada hari ini Selasa tanggal tiga bulan Juni tahun dua ribu empat belas, kami yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: BADARUL HAMZAH, S.Ag
NIP: 197110162009121001
Pangkat/ Golongan: Penata Muda Tk. I (III/b)
Jabatan: Staf
Seksi: Pendidikan Madrasah
Alamat: Padangsidimpuan
Selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA
Nama: SAYUTI HARAHAP, S.Ag
NIP: 197105041995031002
Jabatan: Penyelenggara Syariah
Alamat: Gunungtua
Selanjutnya disebut PIHAK KEDUA
Dengan ini menyatakan bahwa PIHAK PERTAMA telah menyerahkan kepada PIHAK KEDUA berupa 1 unit laptop merk ACER yang merupakan barang milik negara untuk diserahkan kepada seksi Penyelenggara Syariah Kantor Kementerian Agama Kabupaten Padang Lawas Utara.
Demikian berita acara serah terima barang milik negara ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
PIHAK PERTAMA PIHAK KEDUA
BADARUL HAMZAH, S.Ag SAYUTI HARAHAP, S.Ag
NIP. 197110162009121001 NIP. 197105041995031002
Mengetahui,
Kepala Sub. Bagian Tata Usaha
Drs. H. SARIPUDDIN SIREGAR
NIP. 19691111990031001
7. Contoh Surat Serah Terima Barang Inventaris
BERITA ACARA SERAH TERIMA BARANG INVENTARIS
Nomor: 1016/BAST-LK/FKM/2012
Pada hari ini, Kamis tanggal enam belas bulan Agustus tahun dua ribu dua belas, kami yang bertanda tangan di bawah ini:
1. Nama: Arpentius, ST., MM
NIP: 196907241989011001
Jabatan: Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Andalas Padang
Selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA
2. Nama: Ahmad Zaki, A.Md
NIP: 197811022006041001
Jabatan: BPP Belanja Gaji/Pegawai dan Barang dan Pembuat Daftar Gaji Dana Rupiah Murni Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Andalas Padang
Selanjutnya disebut PIHAK KEDUA
PIHAK PERTAMA atas nama Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Andalas Padang menyerahkan 1 (satu) unit laptop dengan merek Lenovo IdeaPad Model 20063 dalam kondisi baru dan baik serta siap dipakai untuk keperluan pelaksanaan tugas-tugas di Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Andalas Padang.
PIHAK KEDUA atas nama BPP Belanda Gaji/Pegawai dan Barang dan Pembuat Daftar Gaji Dana Rupiah Murni Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Andalas Padang menerima 1 (satu) unit laptop dengan merek dan kondisi sebagaimana tersebut di atas dan PIHAK KEDUA akan menggunakan, merawat dengan baik, serta mengembalikannya setelah jabatan berakhir kepada PIHAK PERTAMA.
Demikian berita acara serah terima barang inventaris ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
Yang menyerahkan, Yang menerima,
PIHAK PERTAMA PIHAK KEDUA
Arpentius, ST., MM Ahmad Zaki, A.Md
NIP. 196907241989011001 NIP. 197811022006041001
Mengetahui,
Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas Kesehatan Masyarakat
Wakil Dekan II Fakultas Kesehatan Masyarakat
Sudah Paham Contoh Surat Serah Terima Barang yang Benar?
Nah, itu dia ulasan singkat tentang pengertian, manfaat, cara membuat, hingga contoh surat serah terima barang yang benar. Dari penjelasan mengenai berita acara tersebut, tentunya kini kamu sudah paham betul tentang penulisan surat resmi yang satu ini, kan?