Surat undangan merupakan jenis surat resmi yang isinya tentang ajakan seseorang, organisasi, atau instansi tertentu untuk menghadiri suatu acara. Surat tersebut terbagi menjadi dua yaitu surat undangan resmi dan tidak resmi. Salah satu jenis surat undangan resmi dari sekolah adalah contoh surat undangan rapat sekolah
Pengertian Surat Undangan Sekolah
Sesuai namanya, ini merupakan surat undangan yang dikeluarkan sekolah untuk ditujukan baik kepada siswa maupun wali murid. Namun terkadang undangan dari sekolah juga ada yang ditujukan untuk guru maupun pihak lain di luar sekolah sesuai kebutuhan atau tujuan surat tersebut.
Biasanya sekolah memberikan undangan tersebut agar penerima surat menghadiri acara atau rapat tertentu sesuai dengan waktu dan tempat yang telah ditulis pada surat tersebut.
Surat undangan ini merupakan surat resmi karena dikeluarkan oleh lembaga tertentu, dalam hal ini lembaga formal yaitu sekolah. Di dalam surat tersebut juga tertera informasi secara jelas mengenai tujuan surat atau undangan dibuat, misalnya untuk rapat.
Fungsi Surat Undangan Rapat Sekolah
Beberapa fungsi surat undangan resmi antara lain:
- Sebagai sarana informasi maupun pemberitahuan dari sekolah terkait hal-hal khusus yang akan disampaikan lewat surat tersebut.
- Surat undangan resmi juga menjadi bukti secara tertulis dan isinya dapat dipertanggungjawabkan.
- Selain itu, surat tersebut juga merupakan pedoman di dalam melaksanakan kegiatan atau acara seperti waktu dan lokasi.
- Surat undangan juga berfungsi sebagai pengingat oleh penerima surat.
Tips Membuat Surat Undangan Rapat Sekolah yang Benar
Beberapa hal penting untuk kamu perhatikan ketika menulis contoh surat undangan rapat sekolah antara lain:
- Pastikan kamu menyertakan kop surat.
- Terkadang surat undangan sekolah juga menyertakan informasi tentang nomor surat, perihal, dan lampiran.
- Pastikan mencantumkan penerima surat secara jelas.
- Surat undangan tersebut juga harus menyertakan tanggal, alamat, serta waktu pelaksanaan rapat.
- Pastikan juga untuk memberikan salam di awal.
- Jangan lupa memberikan salam penutup di akhir surat.
- Dalam penulisan surat ini juga perlu ada tanda tangan dari kepala sekolah. Bahkan terkadang juga perlu memberikan stempel.
Bagian yang Harus Ada pada Surat Undangan Resmi
Dalam penulisan contoh surat undangan rapat sekolah, terdapat beberapa elemen penting yaitu:
1. Kop Surat
Kop surat adalah identitas lembaga, instansi, atau perusahaan yang mana dalam hal ini kop surat tersebut adalah instansi sekolah.
Setiap surat resmi memang perlu mencantumkan kop surat. Tujuan penulisan kop surat ini yaitu agar penerima surat paham dari mana asal surat tersebut. Kemudian, pada kop surat tersebut juga biasanya tercantum informasi tentang alamat sekolah dan nomor telepon.
2. Tanggal Surat
Setelah menulis kop surat, maka struktur berikutnya pada surat undangan resmi yaitu tanggal surat. Tanggal ini posisinya berada di sebelah kanan surat.
Penulisan tanggal tersebut bertujuan sebagai acuan kapan surat tersebut dibuat. Contoh penulisannya yaitu “Surabaya, 15 Januari 2023”, “Jakarta, 16 November 2021”, dan sebagainya.
3. Nomor Surat, Perihal, dan Lampiran
Beberapa surat undangan resmi sekolah ada yang menggunakan nomor, perihal, maupun lampiran. Namun ada juga yang tidak menggunakannya.
Adapun tujuan penulisan ketiga bagian ini adalah menginformasikan sekaligus memperjelas tujuan penulisan surat. Selain itu, terkadang juga penting untuk kebutuhan arsip jika suatu saat nanti sekolah perlu untuk melampirkan surat undangan yang pernah dibuat demi kelengkapan data.
4. Nama serta Pihak yang Dituju
Struktur berikutnya pada contoh surat undangan rapat sekolah yaitu nama serta pihak yang dituju. Bagian ini wajib kamu tulis karena tidak mungkin ada surat yang dikirimkan tanpa mencantumkan penerimanya, apalagi ini merupakan surat resmi.
Penulisan pihak yang dituju seperti “Yth, Bapak/Ibu Guru SMK 01 Surabaya”, “Yth, Bapak/Ibu wali murid siswa-siswi kelas XII”, dan sebagainya. Jadi pastikan surat resmi yang kamu buat mencantumkan pihak yang dituju.
5. Isi Surat
Berikutnya merupakan isi surat. Setiap surat yang dibuat pasti memuat isi yang menginformasikan ajakan atau maksud sekolah mengundang pihak yang diundang, dalam hal ini permintaan untuk menghadiri kegiatan rapat.
6. Waktu dan Tempat
Bagian lain yang tidak boleh kamu lupakan saat menulis surat undangan yaitu menyebutkan waktu dan tempat. Baik surat undangan resmi maupun tidak resmi umumnya bagian ini tidak akan terlewatkan karena menjadi informasi yang sangat penting kapan dan di mana rapat tersebut diselenggarakan.
7. Penutup
Struktur surat undangan sekolah berikutnya adalah penutup. Setelah kamu mencantumkan informasi tentang waktu serta tempat pelaksanaan undangan, maka jangan lupa menuliskan kalimat penutup.
Untuk penulisan kalimat penutupnya bisa bermacam-macam. Hal ini menyesuaikan selera masing-masing. Namun memang untuk kalimat penutupnya tidak jauh berbeda dengan surat-surat resmi lainnya.
8. Stempel dan Tanda Tangan
Ketika sudah selesai menulis kalimat penutup, di bagian bawah biasanya dicantumkan informasi tentang di mana dan kapan surat tersebut dibuat. Lalu dilanjutkan dengan nama kepala sekolah beserta tanda tangan.
Terkadang surat undangan juga perlu diberi stempel. Tujuannya untuk semakin mempertegas bahwa memang surat tersebut resmi dikeluarkan oleh sekolah dan sudah mendapatkan tanda tangan dari kepala sekolah.
Contoh Surat Undangan Rapat Sekolah
Berikut beberapa contoh surat undangan rapat sekolah.
1. Surat Undangan Sekolah kepada Lurah
DINAS PENDIDIKAN KOTA SURABAYA
SEKOLAH MENENGAH ATAS NEGERI 01 SURABAYA
Jalan Putra Bangsa Nomor 15, Kecamatan Gading, Kota Surabaya
Telp. (031) 891081
KOTA SURABAYA
Surabaya, 28 April 2023
Nomor: 15/SUS/V/2023
Perihal: Rapat pengadaan kegiatan pembersihan kawasan Pantai Kuta
Lampiran: –
Kepada Yth,
Kepala Lurah Desa Gading
Dengan hormat,
Dalam rangka untuk memperingati Hari Pendidikan serta gerakan peduli lingkungan, maka kami bermaksud untuk mengadakan kegiatan sosial yaitu pembersihan kawasan Pantai Kuta. Berkaitan dengan hal tersebut, kami mengundang Bapak agar berkenan hadir dalam rapat pembahasan acara tersebut yang Insya Allah diselenggarakan pada:
Hari, tanggal: Senin, 1 Mei 2023
Waktu: 09.00 WIB – selesai
Tempat: Balai Desa Gading
Demikian surat undangan dari kami sampaikan. Atas perhatian serta partisipasi yang Bapak berikan, kami menyampaikan banyak terima kasih.
Surabaya, 28 April 2023
Kepala SMA Negeri 1 Surabaya
Ketut Suradji, S.Pd, M.Pd
2. Contoh Surat Undangan Rapat Sekolah SMP
SEKOLAH MENENGAH PERTAMA NEGERI 01 SURABAYA
Jalan Putra Bangsa Nomor 15, Kecamatan Gading, Kota Surabaya
Telp. (031) 891081
KOTA SURABAYA
Surabaya, 03 Mei 2023
Nomor: 110/SUS/IV/2023
Perihal: Undangan rapat
Lampiran: 1 (satu)
Yth. Bapak/Ibu Guru
SMP Negeri 01 Surabaya
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami bermaksud untuk mengundang Bapak/Ibu Guru dalam rangka persiapan pembagian rapor para siswa yang Insya Allah diselenggarakan pada:
Hari/tanggal: Jumat, 05 Mei 2024
Pukul: 10.00 WIB – selesai
Tempat: Ruang Guru SMP Negeri 01 Surabaya
Acara: Rapat persiapan pembagian rapor
Mengingat acara yang sangat penting ini, kami berharap agar Bapak serta Ibu Guru hadir pada rapat tersebut. Atas waktu dan perhatiannya, kami menyampaikan terima kasih.
Surabaya, 03 Mei 2023
Kepala SMP Negeri 01 Surabaya
Mukhammad Suradji, S.Pd, M.Pd
3. Contoh Surat Undangan Rapat Sekolah ke Wali Murid
SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN DARUL ULUM
Jl. Sido Muncul Nomor 15, Kecamatan Purwodadi, Kabupaten Pasuruan
Purwodadi, 15 Mei 2022
Nomor: 11/SUS/V/2022
Perihal: Undangan rapat penyelenggaraan pelatihan untuk siswa
Kepada Yth,
Orang tua/wali murid siswa dan siswi kelas XI SMK Darul Ulum Purwodadi
di tempat
Dengan hormat,
Demi meningkatkan pengetahuan dan pemahaman para siswa dalam perawatan luka, kami selaku pengurus PMR SMK Darul Ulum Purwodadi bermaksud untuk mengadakan rapat penyelenggaraan kegiatan pelatihan. Rapat tersebut Insya Allah akan dilaksanakan pada:
Hari, tanggal: Selasa, 18 Mei 2022
Waktu: 08.00 WIB – selesai
Tempat: Aula SMK Darul Ulum Purwodadi
Maka dari itu, kami bermaksud untuk mengundang Bapak/Ibu wali murid kelas XI agar turut hadir pada rapat tersebut. Sebelum mulainya rapat, kami mengharap Bapak/Ibu untuk hadir tepat waktu.
Demikian undangan yang dapat kami sampaikan. Atas waktu dan perhatiannya, kami menyampaikan terima kasih.
Purwodadi, 15 Mei 2022
Kepala SMK Darul Ulum Purwodadi
Eko Wahyudi, S.Pd, M.Pd
4. Contoh Surat Undangan Rapat Sekolah Persiapan Study Tour
SMA NEGERI 50 KOTA KEDIRI
STATUS AKREDITASI: “A”
Jl Pangeran Arjuna, Nomor 15, Kecamatan Pakuwuhan, Kota Kediri
Telp. (031) 615781 Fax (031) 615187
Kediri, 21 Desember 2022
Nomor: 15/SUS/XII/2023
Lampiran: –
Perihal: Undangan rapat
Kepada Yth,
Bapak/Ibu/Wali Murid Kelas 12 (Dua Belas)
SMA Negeri 50 Kota Kediri
Di Tempat
Assalamualaikum Warohmatullahi Wabarokatuh
Melalui surat ini, kami selaku pihak sekolah berdoa agar Bapak/Ibu sekeluarga senantiasa breada dalam kondisi yang sehat serta selalu diliputi oleh Ridha-Nya.
Melalui surat ini juga, kami bermaksud untuk mengundang Bapak/Ibu Wali Murid kelas 12 (Dua Belas) SMA Negeri 50 Kota Kediri untuk menghadiri rapat yang Insya Allah diselenggarakan pada:
Hari, tanggal: Sabtu, 7 Mei 2023
Waktu: 08.00 WIB – selesai
Tempat: Hall SMA Negeri 50 Kota Kediri
Acara: Rapat untuk persiapan Study Tour
Demikian surat undangan kami sampaikan. Atas waktu, perhatian, serta kehadiran dari Bapak/Ibu kami menyampaikan terima kasih.
Kediri, 4 Mei 2023
Kepala SMA Negeri 50 Kota Kediri
Reza Sulaiman Ihsan, S.Pd, M.Pd
5. Contoh Surat Undangan Rapat Sekolah dan Pembagian Rapor
SMP NEGERI 15 KOTA KEDIRI
STATUS AKREDITASI: “A”
Jl Pangeran Yudistira, Nomor 15, Kecamatan Pakuwuhan, Kota Kediri
Telp. (031) 667118 Fax (031) 667811
Kediri, 21 Desember 2022
Nomor: 31/SUS/XII/2023
Lampiran: –
Perihal: Undangan rapat
Kepada Yth,
Bapak/Ibu/Wali Murid Kelas IX (Sembilan)
SMP Negeri 15 Kota Kediri
Di Tempat
Assalamualaikum Warohmatullahi Wabarokatuh
Melalui surat ini, kami bermaksud untuk mengundang Bapak/Ibu Wali Murid kelas IX (Sembilan) SMP Negeri 15 Kota Kediri untuk menghadiri acara yang Insya Allah diselenggarakan pada:
Hari, tanggal: Sabtu, 7 Mei 2023
Waktu: 08.00 WIB – selesai
Tempat: Aula SMP Negeri 15 Kota Kediri
Acara: Rapat dan pembagian rapor semester genap
Demikian surat undangan kami sampaikan. Atas waktu, perhatian, serta kehadiran dari Bapak/Ibu kami menyampaikan terima kasih.
Wassalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh
Kediri, 4 Mei 2023
Kepala SMP Negeri 15 Kota Kediri
Dendi Setiawan, S.Pd, M.Pd
Sudah Paham Contoh Surat Undangan Rapat Sekolah?
Itulah beberapa contoh surat undangan dari sekolah untuk menghadiri rapat maupun keperluan yang lain. Kesimpulannya, surat ini merupakan surat resmi dan terdapat struktur surat yang mesti kamu pahami. Semoga bermanfaat.