Menulis surat resmi jadi salah satu aktivitas yang akan Anda butuhkan, khususnya ketika Anda mengatur acara-acara resmi perusahaan maupun pemerintahan. Biasanya, surat ini diberikan kepada mereka yang merupakan tamu-tamu penting. Untuk Anda yang perlu mengundang secara resmi, ini contoh surat undangan resmi.
Apa itu Surat Undangan Resmi?
Surat undangan resmi adalah surat yang ditulis dengan tujuan mengundang orang untuk datang ke acara tertentu, seperti event pemerintahan, pernikahan, kelulusan, hari tahunan, pameran, serta acara besar lainnya.
Surat undangan ini biasanya berguna untuk mengatur jumlah posisi, khususnya untuk para tamu-tamu resmi yang penting supaya orang-orang yang datang tidak melebihi kapasitas ruangan.
Yang membedakan contoh surat undangan resmi dengan surat undangan umumnya salah satunya adalah menggunakan bahasa resmi yang formal. Selanjutnya, Anda akan melihat cara membuat surat undangan resmi.
Cara Membuat Surat Undangan Resmi
Menulis surat undangan resmi cukup mudah meski ada banyak detail-detail yang perlu Anda penuhi. Ini dia cara membuat surat undangan resmi.
1. Buat Kop Surat
Surat undangan resmi yang dari pemerintah atau perusahaan wajib menggunakan kop surat. Umumnya, kop surat ini berisi nama perusahaan, organisasi, atau instansi.
Biasanya, kop surat ini berada di bagian paling atas surat. Kop surat juga berisi logo instansi Anda secara profesional. Pada bagian bawah dari kop surat ini juga berisikan alamat dari pengirim. Informasi ini sangat penting untuk Anda tulis supaya penerima surat tahu, siapa yang mengirimkan surat tersebut.
2. Tulis Judul Acara
Selanjutnya, buatlah judul acara. Contoh judul acara adalah seperti “Undangan Ulang Tahun Perusahaan XXX yang ke-23”. Pada undangan cetak, biasanya ia berada di bagian bawah dari kop surat.
3. Tulis Nama dan Penerima
Setelah menulis judul undangan, langkah selanjutnya adalah menulis nama serta alamat penerima. Tuliskan juga kata Yang Terhormat atau Yth, khususnya jika undangan ini diberikan kepada orang penting. Contohnya seperti:
“Yth. Bapak Wisnu
di – Jakarta”
4. Tuliskan Salam
Setiap pembuka surat undangan resmi harus berisikan salam serta berisi koma. Biasanya, setelah menulis salam, Anda harus menambahkan satu baris di bawahnya sebelum menuliskan isi surat undangan.
Contoh ucapan salam seperti “Dengan hormat,” atau “Selamat pagi,” kemudian tambahkan satu baris untuk menambahkan isi dari surat undangan resmi Anda.
5. Tulis Isi Surat Undangan
Ketika menulis surat undangan, ada beberapa hal yang perlu Anda tambahkan sebagai isi, seperti,
“Kami dengan senang hati mengundang Anda dalam acara…”
“Kami berharap Anda bersedia untuk datang ke acara…”
“Atas nama instansi, kami menyambut Anda dalam acara perusahaan kami…”
Menggunakan kalimat atau frasa seperti di atas adalah tanda hormat Anda kepada pihak yang Anda undang. Ini juga untuk menunjukan betapa senangnya Anda ketika orang tersebut bisa datang ke acara Anda.
Setelah menulis kata-kata salam penuh hormat tersebut, Anda bisa menulis maksud dari acara yang Anda buat tersebut.
Kemudian, tulislah hari, tanggal, tempat, dan waktu dari acara setelah paragraf pertama. Pisahkan keterangan tersebut dengan satu baris kosong setelah paragraf pertama untuk memudahkan undangan membaca surat tersebut.
Paragraf selanjutnya, Anda bisa menambahkan alasan penerima undangan harus datang ke acara tersebut. Anda bisa juga menambahkan instruksi tambahan seperti mengikuti protokol kesehatan ataupun pesan lain yang ingin Anda sampaikan kepada para undangan.
6. Tambahkan Penutup dan Tanda Tangan Anda
Setelah menjelaskan tujuan serta detail lainnya tentang acara, jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih atas perhatian dari undangan yang kemungkinan membaca undangan Anda sampai akhir.
Kamu juga bisa tambahkan misalnya meminta undangan untuk mengonfirmasi kehadiran melalui telepon, serta kapan tenggat waktu mereka harus mengonfirmasi kehadiran mereka.
Anda juga bisa minta mereka mengisi formulir kehadiran jika Anda tidak ingin mendapat banyak telepon.
15 Contoh Surat Undangan Resmi yang Bisa Anda Tiru
Ada beberapa contoh surat undangan resmi yang bisa Anda tiru jika membutuhkan surat undangan resmi untuk berbagai kebutuhan Anda.
1. Undangan Acara Ulang Tahun Perusahaan
[KOP Surat]
Undangan Ulang Tahun PT. XXX Sejahtera Indonesia yang ke- 34 Tahun
Nomor: xxx/yyy/2023
Lampiran: –
Hal: Undangan Acara Ulang Tahun
Yth. Bapak Aswin
di- Bali
Dengan hormat,
Salam hormat saya sampaikan kepada Bapak, semoga selalu dalam keadaan sehat walafiat.
Sehubungan dengan diadakannya acara ulang tahun PT XXX Sejahtera Indonesia, kami bermaksud mengundang Bapak, selaku pihak Independen Perusahaan untuk hadir dalam acara yang diselenggarakan pada:
Hari/Tanggal: Selasa, 21 Maret 2023
Pukul: 19.00 WITA – selesai
Tempat: Gedung MM, Denpasar
Kami mengharapkan Bapak bisa hadir dalam acara tersebut karena tiada kesan tanpa kehadiran Bapak Aswin. Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.
Denpasar, 10 Maret 2023
Direktur Utama
2. Undangan Resmi dalam Konferensi
[KOP Surat]
Surat Undangan Konferensi
Yang Terhormat, Ibu Sabrina
Kami bermaksud mengundang Anda untuk menghadiri Konferensi Bisnis Internasional tahunan, yang akan diadakan pada tanggal 15 Juni 2023 di Hotel Grand Jakarta. Konferensi ini akan mempertemukan para pemimpin bisnis, pengusaha, dan pakar dari seluruh dunia untuk membahas tren dan perkembangan terbaru di industri ini.
Konferensi ini akan menampilkan pidato utama, diskusi panel, dan peluang jaringan. Kami mengharapkan lebih dari 500 peserta, menjadikannya kesempatan yang sangat baik bagi Anda untuk terhubung dengan orang lain di bidang Anda.
Harap RSVP paling lambat 1 Juni 2023 untuk mengonfirmasi kehadiran Anda. Anda dapat membalas melalui email di conference@granjakartahotel.com atau melalui telepon di (021) 123-4567.
Terima kasih
Rizki Andika
[jabatan]
3. Undangan Resmi Makan Malam
Perihal: Surat Undangan
Denpasar, 22 April 2022
Yang Terhormat, Tuan Ariel Kharisma
Kami dengan senang hati melampirkan undangan untuk upacara tahunan kami, yang akan berlangsung pada tanggal 20 Januari 2023. Sebagai salah satu siswa kami yang terhormat, kami bertanya-tanya apakah Anda bersedia membagikan beberapa hadiah, dan memberikan pidato pengantar singkat tentang topik apapun yang sesuai.
Kami ingin mengundang Anda untuk makan malam formal setelah upacara. Acara ini akan diadakan di apartemen Direktur, pada pukul 18.30 hingga selesai.
Kami sangat senang jika Anda dapat menerima undangan kami. Kami berharap kami mendapatkan konfirmasi kehadiran maksimal pada tanggal 15 Januari 2023.
Dengan hormat,
Maudy
4. Undangan Resmi Launching Produk
5. Undangan Resmi Pernikahan
22 April 2021
50, Jalan Durian
Palu
Bapak dan Ibu Atmodjo,
Dengan hormat,
Kami mengharapkan kesediaan Anda untuk hadir di pernikahan putra-putri kami, Farhan dan Lala. Acara akan diadakan pada 09.00 – 12.00 WIB di Gedung Cahaya Mulia, Palu.
Merupakan kebahagiaan bagi kami jika Anda bisa datang dan memberikan doa Anda untuk pasangan ini. Silahkan RSVP ke Clara di 08345678.
Hormat kami,
Bapak Saputra Sekeluarga
6. Undangan Resmi Acara Seminar
7. Undangan Resmi untuk Malam Penghargaan
8. Undangan Resmi Ulang Tahun Perseorangan
15, Jalan Berawa
15 Desember 2022
Untuk Vika,
Saya dengan senang hati mengundang Anda ke pesta ulang tahun saya yang diselenggarakan di rumah kecil saya. Acara dilaksanakan tanggal 19 Desember 2022.
Pesta akan diadakan mulai dari jam 19.00 – 22.00 WIB. Mohon konfirmasi kehadiran maksimal tanggal 18 Desember 2022. Saya berharap Anda bisa hadir dalam acara ini.
Dengan penuh cinta,
Lina
9. Undangan Resmi Grand Opening Bisnis
10. Undangan Resmi Pertemuan Orang Tua
11. Undangan Resmi untuk Lomba
Kepada: Anggota Debat Bahasa Inggris
Saya ingin mengundang Anda untuk bergabung dengan debat Bahasa Inggris. Selanjutnya akan diadakan pada tanggal 10 Juli 2023 di Gandaria School. Acara ini akan dimulai pada pukul 09.00 WIB sampai dengan pukul 17.00 WIB.
Jangan sampai ketinggalan!
Salam,
Marsha
12. Undangan Resmi untuk Upacara
13. Undangan Resmi Pentas Seni
Kepada Yang Terhormat Semua Guru di Sekolah KKK
Sehubungan dengan diadakannya acara pentas seni, kami bermaksud mengundang Anda datang untuk menonton pertunjukan siswa kami pada acara Festival Angklung pada tanggal 31 Mei 2022 di aula Sekolah Mulia Sejahtera pada pukul 08.00 hingga akhir acara.
Dengan hormat,
Didi Sudartana
14. Undangan Resmi Buka Puasa Bersama
15. Undangan Resmi Undangan Program
Siap Menulis Surat Undangan Resmi Anda Sendiri?
Itulah beberapa contoh surat undangan resmi beserta cara membuatnya dengan mudah. Seperti yang sudah dipelajari, surat undangan resmi berguna untuk mengundang orang penting agar hadir dalam sebuah acara tertentu. Kendati demikian, surat ini juga bisa dimanfaatkan oleh individu.
Jadi, bukan hanya perusahaan atau instansi yang bisa menulis surat undangan resmi. Apabila masih kurang paham, Anda bisa gunakan contoh di atas sebagai referensi ketika membuat undangan resmi untuk berbagai acara Anda. Yuk, buat surat undangan resmi Anda sendiri!