Term of Reference atau TOR merupakan kerangka acuan kerja yang biasanya muncul saat mengerjakan sebuah proyek. Umumnya, kerangka acuan kerja ini dibuat dalam bentuk dokumen atau berkas yang berisi gambaran serta perjanjian bagi pihak-pihak yang terlibat.
Namun, sebenarnya apa itu Term of Reference dan isi di dalamnya? Bagi kamu yang ingin tahu informasi selengkapnya tentang Term of Reference, simak penjelasannya dalam artikel di bawah ini!
Daftar ISI
Pengertian Term of Reference (TOR)
Secara umum, Term of Reference merupakan penjelasan lengkap yang dibuat dalam bentuk berkas ataupun dokumen tentang landasan, tujuan, serta struktur proyek yang akan segera dikerjakan.
Tak hanya itu saja, dokumen ini juga berisi tentang perjanjian, jadwal pertemuan, hingga negosiasi yang sudah atau akan dilakukan oleh pihak-pihak terkait. Jadi, bisa dikatakan bahwa dokumen ini menjadi acuan atau panduan dalam melaksanakan sebuah proyek.
Biasanya, tim project management menjadi pihak yang dipercaya untuk membuat dan juga menyusun dokumen tersebut. Jika kamu tergabung dalam tim ini, maka nantinya kamu yang akan menyusun alasan dan tujuan sebuah proyek dikerjakan.
Adapun beberapa tujuan dan manfaat dari pembuatan dokumen Term of Reference ini adalah sebagai berikut.
- Sebagai dasar rencana atau landasan dilaksanakan sebuah proyek atau kegiatan.
- Sebagai dasar perhitungan audit yang dilakukan oleh pihak manajemen dan keuangan.
- Sebagai bahan penilaian mengenai kualifikasi sebuah proyek.
- Sebagai media dan juga sarana bagi seorang pemimpin untuk mengendalikan kinerja para bawahannya.
Namun, perlu dipahami juga bahwa Term of Reference ini berbeda dengan proposal, ya. Meski keduanya memiliki kesamaan, namun jika dilihat dengan seksama, Term of Reference dan proposal adalah dua dokumen yang berbeda.
Perbedaannya ini bisa dilihat dari tujuan pembuatan kedua dokumen tersebut. Berdasarkan tujuan pembuatannya, Term of Reference lebih banyak digunakan untuk urusan bisnis dan dunia kerja profesional. Meskipun ada beberapa kegiatan perkuliahan yang juga menggunakan dokumen ini.
Sedangkan proposal bisa digunakan untuk berbagai kepentingan dan keperluan. Selain itu, struktur penyusunan proposal juga lebih detail dan lengkap, jika dibandingkan dengan dokumen Term of Reference.
Isi Term of Reference (TOR)
Bagi yang belum familiar dengan dokumen ini, sebenarnya Term of Reference disusun dengan menggunakan kaidah What, Why, Who, When, Where, How, dan juga How Much. Oleh karena itulah, penyusunan Term of Reference harus sesuai dengan struktur dan ketentuan yang ada. Berikut ini adalah berbagai elemen penting yang menjadi bagian dari isi dokumen TOR:
1. Latar Belakang
Latar belakang penyusunan Term of Reference ini mewakili konsep Why yang bertujuan untuk memberikan penjelasan tentang latar belakang pelaksanaan proyek tersebut secara rinci dan detail.
Pada bagian ini, kamu harus menuliskan tentang landasan, ide, hingga konsep proyek. Selain itu, dasar hukum dan kebijakan yang berkaitan dengan proyek juga dapat dijabarkan pada bagian ini.
2. Uraian Kegiatan
Secara umum, bagian ini menjelaskan tentang apa saja jenis kegiatan proyek yang nantinya akan dilaksanakan. Tak lupa juga, bagian ini pun menyertakan batasan-batasan kegiatan tersebut.
3. Maksud dan Tujuan
Hampir sama dengan bagian latar belakang, maksud dan tujuan harus disusun dengan tepat dan detail. Pada bagian ini, kamu bisa menjelaskan mengenai apa saja maksud dan tujuan dilaksanakannya proyek atau kegiatan tersebut.
Jangan lupa juga untuk menuliskan hasil akhir yang diharapkan sekaligus manfaat yang bisa diperoleh dari adanya proyek tersebut.
4. Metode dan Tahapan
Bagian ini bertujuan untuk menjelaskan bagaimana (How) proyek tersebut nantinya akan dilaksanakan. Jadi, kamu harus menuliskan tentang metode apa yang digunakan serta apa saja tahapan pelaksanaannya yang disusun dari awal hingga akhir. Termasuk juga komponen penting yang dapat mendukung pencapain proyek.
Kemudian, jangan lupa untuk mencantumkan materi dalam bentuk dokumen pendukung, seperti hasil wawancara, workshop, data, hingga laporan hasil observasi terkait rencana proyek yang telah ataupun perlu dilakukan.
5. Jadwal dan Tempat
Selanjutnya, tuliskan juga mengenai jadwal dan tempat yang telah disetujui untuk melakukan pertemuan hingga lokasi berlangsungnya proyek tersebut. Agar lebih mudah untuk dipahami, kamu bisa menyertakan time table yang berisi kapan, durasi, dan lokasi proyek tersebut dilaksanakan.
6. Produk
Apabila dalam kegiatan tersebut memang ada produk yang dihasilkan, maka kamu juga perlu menuliskannya ke dalam TOR ini. Dengan kata lain, segala hal yang berkaitan dengan perencanaan produksi, proses, workshop, hingga presentasi produk harus ditulis dengan jelas di bagian ini.
7. Tim Evaluasi
Bagian Term of Reference yang satu ini memuat tentang spesifikasi siapa saja yang tergabung ke dalam tim pengerjaan proyek. Tak hanya nama, kamu juga harus mencantumkan data diri setiap anggota tim serta keterampilan atau kemampuan khusus yang mereka miliki.
Bila perlu, cantumkan juga mengenai pengalaman mengerjakan proyek lain sebelumnya dan jumlah keseluruhan anggota tim yang akan bekerja dalam proyek tersebut.
8. Logistik dan Anggaran
Dalam isi Term of Reference, kamu perlu menyusun Rencana Anggaran Biaya atau RAB secara detail dan juga lengkap, terkait dengan segala kebutuhan selama proyek tersebut berjalan.
Beberapa rincian yang perlu dimasukkan ke dalam bagian ini, antara lain nominal gaji, akomodasi perjalanan, dan biaya penggantian lainnya, seperti transportasi, layanan jaringan internet, komputer, dan lain sebagainya.
9. Pelaksana dan Penanggung Jawab
Terakhir, Term of Reference juga berisi tentang rincian siapa saja pihak-pihak yang bertugas sebagai pelaksana dan penanggung jawab proyek tersebut.
Contoh Term of Reference (TOR)
Agar lebih mudah dalam memahami pengertian dan isi Term of Reference di atas, berikut ini adalah contoh penyusunan TOR yang benar untuk kegiatan mahasiswa dalam bentuk seminar nasional.
SEMINAR NASIONAL CEGAH AKSI CYBERBULLYING DI LINGKUNGAN KAMPUS
UNIVERSITAS PADJADJARAN
Latar Belakang
Perkembangan teknologi dan informasi telah membuka akses informasi bagi masyarakat untuk mendapatkan informasi dengan mudah dan cepat. Sayangnya, perkembangan teknologi ini juga diikuti dengan adanya cyberbullying yang terjadi di internet.
Tak hanya itu, hal ini juga berdampak pada munculnya cyberbullying di lingkungan kampus yang marak terjadi akhir-akhir ini. Maka dari itu, untuk meminimalisir terjadinya cyberbullying di lingkungan kampus, Universitas Padjajaran akan mengadakan Seminar Nasional dengan tema “Cegah Aksi Cyberbullying di Lingkungan Kampus”.
Tujuan Kegiatan
- Mencegah terjadinya cyberbullying di kalangan mahasiswa dan seluruh elemen kampus lainnya.
- Memberikan sosialisasi kepada mahasiswa terkait bahaya cyberbullying bagi kesehatan mental.
Jadwal dan Tempat Pelaksanaan
Hari: Kamis
Tanggal: 6 Juli 2023
Jam: 09.00-selesai
Tempat: Aula Utama Universitas Padjadjaran
Peserta
Jumlah peserta kegiatan ialah 150 orang yang didominasi oleh mahasiswa dari berbagai jurusan Universitas Padjadjaran, dosen psikologi, ahli IT, dan praktisi pendidikan.
Penyelenggara
Penyelenggara kegiatan adalah Himpunan Mahasiswa Jurusan Psikologi, Universitas Padjadjaran.
Penutup
Demikian Term of Reference kegiatan Seminar Nasional Cegah Aksi Cyberbullying di Lingkungan Kampus ini. Untuk informasi lebih lanjut mengenai kegiatan tersebut, silakan menghubungi penyelenggara kegiatan.
Sudah Paham Tentang Apa Itu Term of Reference?
Itu dia penjelasan lengkap tentang pengertian, isi, hingga contoh Term of Reference (TOR) dengan format yang benar untuk disimak. Dari penjelasan di atas, apakah kini kamu sudah lebih paham tentang apa itu Term of Reference?
