Lost and found adalah sebuah kondisi dimana ditemukannya barang-barang bawaan tamu dikamar ataupun di area hotel yang lain. Lost and Found berada di bawah tanggung jawab Housekeeping Departement dan dikelola sepenuhnya oleh mereka.
Lost and Found adalah salah satu bagian dari service hotel yang mempunyai peranan yang cukup besar dalam mendukung operasional hotel.
Dari sekian banyak tamu yang datang terkadang ada saja satu atau dua barang yang tertinggal di hotel.
Room attendant atau staff hotel lain yang menemukan barang tersebut harus segera melaporkan dan menyerahkannya ke kantor Housekeeping.
Nantinya, Barang ini akan disimpan di lemari Lost and Found dan diarsipkan secara baik dan rapi. Tujuannya, agar memudahkan pengambilan jika pemilik datang untuk klaim barang tersebut.
Daftar ISI
Bagaimana Prosedur Penanganan Lost and Found?
Sekali lagi, Lost and Found adalah tanggung jawab dari bagian Housekeeping Departement di sebuah hotel, dan idealnya dalam pencatatan dan penyimpanan barang-barang harus dilakukan secara rapi dan baik.
Biasanya dengan cara barang-barang tersebut yang ditemukan dibungkus dengan plastik transparan agar kelihatan jenis barang dan mereknya.
Berikut prosedur penanganan dari lost and found:
- Jika ada penemuan barang, itu harus di laporkan ke houskeeping supervisor
- Barang tersebut kemudian dibungkus dengan plastik yang transparan agar mempermudah dalam mengenali barang.
- Mengisi keterangan barang di formulir Lost and Found. Ini poin-poin yang harus diisi :
- Nama dan jenis barang yang ditemukan
- Nomor seri barang
- Nama staff yang menemukan barang
- Nomor kamar atau tempat barang ditemukan
- Jumlah barang
- Kemudian, data-data tersebut dimasukkan ke dalam buku Lost and Found
- Simpanlah barang pada rak atau lemari tempat menyimpan barang sesuai dengan bulan dan tanggal ditemukan
- Jika menemukan barang berharga, misalnya uang, perhiasan, atau surat berharga lainnya, segera dilaporkan kepada Executive Housekeeper.
- Barang-barang disimpan untuk jangka waktu 3 bulan sampai 1 tahun.
- Jika dalam jangka waktu yang ditentukan barang tersebut belum juga diambil oleh sang pemilik tidak ada yang maka barang tersebut diberikan kepada penemunya.
- Pengecualian untuk makanan, biasanya tidak masuk dalam prosedur ini.
Klasifikasi Barang-Barang Lost and Found
Biasanya barang-barang lost and found ini akan diklasifikasikan untuk memudahkan team housekeeping dalam melakukan sistem administrasi. Berikut adalah klasifikasi barang-barang lost and found :
1. Barang Biasa
Pengelompokan barang jenis ini ditentukan oleh faktor harga dan biasanya relatif murah, contohnya sandal, sepatu, baju, celana, kaos kaki dan lain sebagainya. Lama masa penyimpanan kelompok barang ini sampai dengan tiga bulan.
2. Barang Makanan dan Minuman
Sesuai nama pengelompokannya, barang-barang ini adalah jenis makanan atau minuman. Jika ditemukan makanan atau minuman dalam kamar tamu, barang ini tidak boleh langsung dibuang, dimakan atau bahkan dibawa pulang.
Misalnya, minuman kaleng, anggur, roti dalam plastic, atau buah segar. Lama penyimpanan kelompok ini biasanya 1-2 x 24 jam tergantung jenisnya.
Kenapa tidak boleh dimakan atau dibawa pulang? Dikhwatirkan tamu akan menanyakannya, tetapi setelah 1-2 x 24 jam barang tersebut tidak ada yang mencari maka barang tersebut akan diberikan kepada penemunya.
3. Barang Berharga
Dari namanya sudah bisa ditebak ya, kira-kira barang apa saja yang masuk dalam kategori ini. Barang-barang yg masuk disini adalah barang yang mempunyai value tinggi dan relatif mahal, contoh handphone, kamera, pulpen mahal, dokumen, paspor, perhiasan, kalkulator, cek, uang dalam jumlah banyak, dan sebagainya.
4. Barang yang Dibuang Oleh Tamu
Barang jenis ini biasanya sudah dibuang oleh tamu dan diletakkan di dalam tempat sampah di kamar tamu karena mungkin saja mereka sudah tidak membutuhkannya lagi.
Tapi yang harus digaris bawahi adalah untuk menentukan barang ini juga diperlukan kehati-hatian apakah memang benar dibuang atau tamu tersebut lupa.
Itulah kenapa jika tamu tersebut masih tinggal dan berada di dalam hotel maka perlu dikonfirmasi ke tamu yang bersangkutan, apakah barang tersebut dibuang atau tidak.
Kemudian setelah barang-barang Lost and Found tersebut diidentifikasi selanjutnya
barang-barang tersebut dibungkus dengan rapi serta di atasnya diletakkan format yang berisi kode, nomor, tanggal ditemukan dan siapa nama petugas penemu dari barang-barang Lost and Found tersebut.
Barang-barang tersebut kemudian dicatat ke dalam Lost and Found book untuk mempermudah di dalam melakukan pengadministrasiannya sesuai dengan prosedur yang sudah kita bahas di atas.
Contoh Form Lost and Found
Baca Juga :
