Staff administrasi adalah jabatan yang terbilang cukup umum. Sebab, jabatan ini dapat berada pada semua lini industri, antara lain dalam perusahaan manufaktur, logistik, gudang, hingga jasa.
Bahkan, dalam sebuah perusahaan yang terdiri dari beberapa divisi, setiap divisi dapat memiliki staff administrasi. Oleh sebab itu, tugas pekerjaan untuk jabatan ini secara umum akan menyesuaikan dengan bidang industri atau divisi tempat tugasnya.
Walau demikian, tetap ada benang merah untuk memahami fungsi, keahlian, hingga gaji dan jenjang karir untuk jabatan ini. Artikel ini akan mengulasnya secara lengkap. Sehingga, pemahaman tentang jenis pekerjaan ini akan lebih mudah.
Daftar ISI
Apa Itu Staff Administrasi?
Meskipun ini posisi yang terbilang umum, seorang staff administrasi memiliki peran penting bagi sebuah divisi maupun perusahaan. Sebab, jabatan ini memiliki ruang lingkup yang luas.
Secara garis besar, staff administrasi adalah yang bertanggung jawab atas segala macam dokumen. Namun, ia tidak hanya bertugas untuk menerima dan mengirim dokumen. Berbagai urusan terkait dengan dokumen masih dalam ruang lingkup pekerjaannya.
Sebab itu, seorang staff administrasi biasanya juga berperan sebagai gudang informasi. Ia mengetahui banyak hal tentang proyek pekerjaan yang sedang berlangsung. Lantas, seperti apa sebenarnya tugas-tugas pekerjaan seorang staff administrasi?
Tugas Staff Administrasi
Berikut ini adalah beberapa tugas pekerjaan seorang staff administrasi lengkap dengan penjelasannya:
1. Menerima dan Mengirim Surat
Tugas pertama seorang staff administrasi yaitu menerima dan mengirim surat. Dalam sebuah perusahaan, komunikasi melalui surat atau email tentu adalah hal umum sehari-hari.
Orang yang menjabat sebagai staff administrasi yang berperan besar akan hal ini. Ketika menerima surat, bagian administrasi akan memilah surat, yaitu berdasar keperluan dan tujuannya.
Dengan demikian, tindak lanjut dari setiap surat masuk akan segera dan tepat. Sedangkan dalam hal pengiriman surat, staff administrasi bertugas mulai dari pengetikan, pengiriman, hingga memastikan surat tersebut sudah sampai.
2. Bertanggung Jawab Atas Dokumentasi
Tugas berikutnya bagi seorang staff administrasi adalah bertanggung jawab atas pengelolaan dokumentasi. Tugas ini memiliki ruang lingkup yang luas. Sebab, ada berbagai macam dokumen yang perlu dikelola.
Mulai dari penyimpanan dokumen arsip surat masuk dan keluar serta dokumen berupa notulensi rapat. Hingga, dokumen-dokumen pendukung untuk proyek yang sedang berjalan pada tempatnya bertugas.
Sebagai contoh, staff administrasi yang bertugas pada divisi HRD. Maka, data-data kepegawaian mulai dari kontrak kerja, nomor induk, pengangkatan, evaluasi, hingga pensiun akan menjadi tanggung jawabnya.
Lain halnya apabila seorang staff administrasi bertugas pada divisi pembangunan. Dokumentasi arsip dapat berupa surat penawaran vendor, perhitungan biaya material, hingga berbagai surat kontrak.
3. Melakukan Penjadwalan
Tugas selanjutnya adalah berkaitan dengan penjadwalan. Staff administrasi bertugas untuk mengatur waktu, agar setiap hal dalam divisinya dapat berjalan dengan baik.
Dalam hal jadwal, dapat melibatkan internal maupun eksternal. Sebagai contoh adalah mengatur jadwal rapat lintas divisi. Staff administrasi yang mengetahui persis apakah personil dari divisinya memiliki kecocokan waktu untuk rapat tersebut.
Sedangkan dalam hal rapat dengan pihak eksternal. Staff administrasi tidak hanya bertugas untuk mencari waktu yang tepat. Namun, juga dalam hal membuat undangan serta mengatur tempat, hingga akomodasi dan konsumsi.
4. Menyediakan Perlengkapan
Tugas berikutnya bagi seorang staff administrasi adalah menyediakan perlengkapan yang menunjang pekerjaan untuk divisinya. Mulai dari ketersediaan Alat Tulis Kantor (ATK) seperti pulpen, kertas, tinta printer, post it, dan sebagainya.
Selain itu, staff administrasi juga bertugas untuk memastikan bahwa perlengkapan pendukung kerja untuk divisinya dalam kondisi baik. Perlengkapan pendukung kerja dapat terdiri dari komputer, printer, scanner, dan sebagainya.
Jadi, apabila terjadi kerusakan, bagian administrasi yang akan mengajukan permohonan perbaikan ke bagian terkait. Kemudian, juga melakukan follow up hingga alat kerja tersebut selesai proses perbaikannya.
5. Mendukung Proyek
Selain beberapa tugas yang telah dibahas sebelumnya, mendukung proyek yang sedang berlangsung juga menjadi tugas staff administrasi. Proyek ini tentu dapat sangat beragam sesuai dengan bidang kerja.
Sebagai contoh adalah apabila seorang staff administrasi bertugas pada kantor konsultan. Ia mungkin akan berkontribusi mendukung untuk pembuatan materi presentasi untuk klien.
Selain itu, apabila pertemuan dengan klien berada pada kota yang berbeda. Ketersediaan akomodasi dan transportasi menjadi menjadi tanggung jawabnya, antara lain memesan tiket pesawat hingga hotel untuk menginap.
6. Melakukan Entry Data
Terakhir, pada bidang kerja tertentu, salah satu tugas staff administrasi adalah melakukan entry data. Sebagai contoh adalah staf yang bertugas pada bagian gudang maupun logistik.
Bagian administrasi akan bertugas untuk mendata setiap barang dan melakukan entry pada database maupun sistem. Orang yang memiliki tugas seperti ini tentu membutuhkan kecekatan dan ketelitian.
Keahlian yang Dibutuhkan oleh Staff Administrasi
Untuk dapat melakukan tugas-tugas administrasi dengan baik, maka modal keahlian tentu menjadi hal yang penting. Berikut ini adalah beberapa keahlian penting bagi seorang dengan profesi administrasi:
1. Penguasaan Teknologi
Keahlian utama adalah penguasaan teknologi. Hal ini penting, sebab teknologi akan dapat sangat membantu setiap tugas seorang administrasi.
Misalnya adalah penguasaan akan komputer dan aplikasi office akan sangat menunjang untuk menyelesaikan tugas surat menyurat. Sedangkan tugas-tugas penjadwalan akan sangat membutuhkan digital calendar.
Kecepatan untuk beradaptasi dengan teknologi baru juga tak kalah pentingnya. Sebab, pekerjaan administrasi akan berkaitan erat dengan pembaharuan sistem. Misalnya adalah sistem untuk database.
2. Komunikasi
Keahlian kedua adalah komunikasi. Namun, komunikasi tidak hanya sekedar berbicara. Staff administrasi akan selalu bersinggungan dengan orang lain. Jadi, kecakapan untuk menerima dan menyampaikan informasi adalah hal penting.
Sebagai contoh adalah ketika melakukan penjadwalan rapat. Tugas staff administrasi adalah menghubungi semua orang yang terlibat untuk menyesuaikan waktu dan tempat.
Selain komunikasi lisan, bagian administrasi juga perlu cakap dalam komunikasi tertulis. Sebab, penyusunan surat dan email untuk korespondensi dengan pihak internal maupun eksternal juga tanggung jawabnya.
3. Manajemen Waktu
Administrasi adalah tugas pekerjaan yang menyita waktu. Oleh sebab itu, keahlian dalam manajemen waktu mutlak dibutuhkan. Dengan demikian, ia akan dapat menyelesaikan setiap tugas tepat pada waktunya.
Strategisnya posisi seorang administrasi, sebuah keterlambatan dapat memicu berbagai keterlambatan lain dalam proses kerja.
4. Ketelitian
Keterampilan terakhir adalah tentang ketelitian. Seorang staff administrasi harus detail dan teliti. Sebab, tugas pekerjaan yang dilakukan memang membutuhkannya.
Sebagai contoh adalah ketelitian untuk memproses setiap surat yang masuk. Apabila tidak teliti, seorang admin dapat melewatkan surat penting yang mungkin mempengaruhi jalannya sebuah proyek.
Contoh lain adalah ketelitian dalam melakukan entry data. Setiap data mungkin memiliki kemiripan satu sama lain, sehingga rentan terjadi kesalahan.
Prospek Gaji Staff Administrasi
Rentang gaji bagi seorang staff administrasi tentu dipengaruhi oleh beberapa hal. Pertama adalah lokasi kerja. Sebab, setiap wilayah memiliki angka upah minimum yang berbeda-beda.
Kedua, adalah bidang kerja. Staff administrasi yang bekerja pada bidang manufaktur mungkin menerima gaji yang berbeda dengan administrasi perkantoran. Demikian juga pada bidang logistik, gudang, maupun jasa lainnya seperti pendidikan.
Rentang gaji staff administrasi adalah sekitar Rp3.000.000,00 hingga Rp5.000.000,00. Ini adalah kisaran upah untuk mereka yang bekerja di daerah ibu kota Jakarta.
Wilayah lain dengan upah minimum yang lebih rendah sangat mungkin akan menawarkan gaji yang lebih rendah untuk jabatan ini.
Jenjang Karir
Setiap perusahaan tentu memiliki kesempatan jenjang karir yang berbeda-beda. Berikut ini adalah gambaran jenjang karir menurut masa kerja seorang administratif:
1. Junior
Jenjang yang pertama adalah entry level, yaitu junior. Posisi ini biasanya terisi oleh fresh graduate hingga yang berpengalaman 2 sampai 3 tahun pada posisi yang sama.
2. Senior
Berikutnya adalah level senior administrasi. Orang pada posisi ini biasanya memiliki pengalaman yang lebih lama. Posisi ini kemungkinan sudah bertanggung jawab juga atas pengambilan keputusan terkait tugas-tugas administrasi. Seorang senior administrasi kurang lebih berpengalaman kerja selama 3 hingga 5 tahun.
3. Supervisor
Jenjang berikutnya bagi pekerjaan administrasi adalah supervisor. Tidak hanya bertanggung jawab atas pengambilan keputusan, pada jenjang ini seorang admin juga sudah memiliki staf untuk membantunya.
Sebab itu, kemampuan leadership penting untuk posisi ini. Pengalaman kerja yang dibutuhkan adalah lebih dari 5 tahun.
4. Manager
Jenjang karir tertinggi untuk staff administrasi adalah manager. Tidak semua perusahaan memiliki posisi ini. Sebab, bagian administrasi umumnya tidak berdiri sendiri. Melainkan menjadi bagian dari divisi lain.
Berminat Menjadi Staff Administrasi?
Demikianlah pembahasan tentang tugas pekerjaan administrasi. Mulai dari pengertian, tugas-tugas sehari-hari, keahlian, hingga prospek gaji, dan jenjang karir. Dapat disimpulkan bahwa jabatan ini adalah posisi penting dalam sebuah organisasi.
Sebab, tugas-tugasnya sangat strategis untuk mendukung kelancaran proses kerja perusahaan secara keseluruhan. Tak heran, persiapan pertama untuk mengisi posisi staff administrasi adalah dengan menguasai semua keahlian dan keterampilan yang dibutuhkan.
