Night audit hotel ialah aktivitas yang dijalankan oleh staf front office ketika malam hari. Ada banyak alasan mengapa proses tersebut dilaksanakan pada waktu petang. kamu pasti tahu bukan apa tugas staf Front Office?
Mereka akan sangat sibuk ketika pagi hingga sore hari. Sementara ketika dini hari lebih sedikit tugas yang perlu dijalankan. Sehingga, dapat dipastikan bahwa tugas utamanya ketika itu ialah mengurus night audit.
Namun, sudahkah kamu apa itu night audit? Apabila belum mengetahui mengenai hal ini, mari ikut kami untuk menyimak informasi lengkapnya dalam artikel berikut. Akan kami ulas mengenai definisi hingga gajinya.
Daftar ISI
Mengenal Apa Itu Night Audit Hotel
Mengingat namanya, aktivitas ini tentu dijalankan tatkala malam hari. Saat proses ini dilakukan, biasanya hampir tidak ada aktivitas tamu check-in maupun check-out. Sehingga, proses tersebut dapat dijalankan saat sistem sudah freeze, juga minim gangguan.
Pada waktu itu, kebanyakan outlet juga sudah tutup. Sehingga, memang tidak banyak pekerjaan yang perlu dilakukan oleh staf terkait. Maka tidak heran jika nama aktivitasnya tersemat kata night atau malam.
Night audit hotel adalah proses peninjauan atau pembukuan transaksi semua outlet dan departemen di hotel yang dilakukan pada malam hari oleh staf Front office. Termasuk proses menghitung kelompok pendapatan dan pembayaran dari semua transaksi yang terjadi pada hari itu.
Secara sederhana Kamu dapat menyebutnya sebagai tutup buku harian.
Tujuannya supaya bisa mengeluarkan laporan revenue, perhitungan occupancy, dan laporan lain di mana sifatnya berupa analisis.
Aktivitas ini biasanya dijalankan secara manual oleh staf. Akan tetapi, banyak pula software hotel atau aplikasi yang dapat dimanfaatkan untuk membantu proses tersebut. Umumnya aplikasi membuat prosesnya menjadi lebih mudah dan tidak rumit.
Proses night audit hotel akan meneliti hasil posting revenue seluruh shift pada hari itu. Seluruhnya harus balance antara sistem dan bukti fisiknya.
Orang yang melakukan pekerjaan ini sebenarnya boleh berasal dari departemen Front Office maupun accounting.
Terkait penempatan karyawan ini disesuaikan dengan kebijakan perusahaan perhotelan terkait. Secara detail, aktivitas ini memuat close cashier, pergantian hari pada system atau running system, hingga menyusun laporan revenue harian untuk diserahkan ke management.
Fungsi Night Audit di Hotel
Industri hospitality seperti hotel yang mempunyai banyak sumber pendapatan akan sangat memerlukan night audit hotel. Kamu pasti juga tahu sendiri betapa kompleksnya bisnis hotel. Tidak heran jika perlu aktivitas khusus untuk mengendalikannya.
Audit ketika malam hari ini juga mempunyai banyak fungsi.
Mengingat aktivitas tersebut tergolong alat manajemen yang mampu memeriksa dan mereview pendapatan maupun active bill dalam satu hari. Mari menyimak beragam fungsinya di bawah ini.
1. Cek Posting
Salah satu fungsinya ialah mengecek benar tidaknya seluruh posting yang masuk. Baik itu berupa account tamu maupun bukan tamu. Seluruhnya perlu dicek secara teliti untuk mencegah hal-hal merugikan yang tidak diinginkan.
2. Balancing All Outlets
Fungsi lainnya ialah balancing atau menjadikan debet dan kredit nol. Balancing ini dijalankan untuk seluruh outlet yang ada di hotel.
Antara debet dan kredit tidak boleh ada kesenjangan atau harus seimbang, karena menentukan kelangsungan bisnis.
3. Mengurus Masalah Perbedaan Status Kamar
Ada kemungkinan yang terjadi ketika berhubungan dengan status kamar. Staf yang bekerja dalam night audit hotel perlu mengurus masalah tersebut hingga sesuai antara kondisi real dan sistem.
4. Memantau Batas Kredit Tamu
Staf juga perlu memantau batas kredit tamu. Jika terjadi over, maka perlu mengomunikasikannya dengan Credit Department. Pada bagian ini tidak boleh terlewat ketika audit.
5. Menyusun Laporan
Tidak lupa staf juga menyusun laporan untuk manajemen dan departemen lain. Tentu, hasil auditnya tidak akan tampak apabila tidak membuat laporan. Maka tidak heran jika perlu menyusun laporan.
6. Shift Commencement
Audit di malam hari ini juga berkaitan dengan shift. Misalnya saja berkaitan dengan pergantian atau perpindahan shift. Bisa pula berupa serah terima dari shift malam ke shift pagi.
Tugas Night Audit Hotel
Posisi Night Auditor pada hotel sepertinya masih belum familiar di tanah air. Akan tetapi, posisi ini sudah banyak diterapkan oleh banyak perusahaan perhotelan. Karena tugasnya yang cukup penting dalam menunjang bisnis perhotelan.
Posisi ini banyak diisi oleh mereka yang mempunyai latar belakang pendidikan akuntansi. Karena aktivitasnya juga perhubungan dengan accounting. Supaya lebih jelas, simak beragam tugasnya di bawah ini.
1. Pelayanan Tamu
Salah satu tugas dalam posisi ini berkaitan dengan pelayanan tamu. Seperti melakukan pemeriksaan tamu hingga memenuhi permintaan semalam tamu. Tugasnya bukan sekedar berkaitan dengan akuntansi.
2. Pembukuan
Tugas paling penting dalam night audit hotel ialah mengurusi pembukuan akhir hari, audit, dan rekonsiliasi akun. Seluruhnya perlu dilakukan secara tepat dan teliti supaya terhindar dari kesalahan.
4. Pre EOD Final Check
ALL Cash register CLOSED (buka kembali dan tutup semua register untuk memastikan ditutup). Tidak ada tamu yang masih dalam proses keberangkatan.
Pastikan tidak ada kedatangan tamu tanpa jaminan yang masih akan tiba pada saat audit sistem. Periksa apakah printer yang akan anda gunakan untuk print dokumen dengan jumlah kertas yang cukup dimuat dalam menjalankan EOD.
Logout semua komputer kecuali komputer yang akan digunakan untuk EOD. Menginformasikan semua outlet untuk tidak membuat/mengeprint cek/Bill/Pesanan apapun di sistem komputernya sampai waktu EOD selesai.
Mulai Proses Audit Akhir Hari atau pada Malam hari dengan perangkat lunak Front office. Setelah Proses EOD Selesai.
Print Newspapers Report dan buat daily newspaper order form. Serahkan Newspaper report kepada tim Bell Desk.
Laporan diatur untuk dicetak dan di berikan pada General Manager dan semua HOD. Re check-in semua kamar PM untuk posting POS (Cash, Credit Card, City Ledger, Lost posting)
5. Membantu Klien
Tugas lainnya ialah membantu para klien. Mulai dari melayani permintaan tamu, hingga menyelesaikan proses departure. Penting untuk menjalankan tugas ini secara optimal untuk menjaga citra baik hotel.
6. Rekonsiliasi Akun
Staf yang bertugas mengurus night audit hotel juga perlu merekonsiliasi seluruh akun. Termasuk juga menangani faktur hingga menyiapkan cek gaji. Jadi, dapat dikatakan cukup banyak tugas staf di posisi ini.
7. Perikas Bill yang Tertunda
Periksa semua Bill tertunda yang tersisa. Periksa kamar hotel yang telah dibayar di muka , atau gambar yang memiliki jaminan perusahaan.
Semua tamu yang baru datang dan belum membayar jangan dahulu diproses sebagai EOD. Periksa Pending Keberangkatan. Tinjau keberangkatan yang tertunda.
Jika ada keberangkatan tamu yang masih tersisa ,cross check dengan bell boy Errand Card untuk mencari informasi keberangkatan tamu, gunamemastikan bahwa status kamar adalah vancant. Dan cek check out untuk hal yang sama di sistem.
Gaji Staf Night Audit Hotel
Sebagai gedung untuk menginap, tentunya hotel memerlukan banyak staf berdasarkan keperluan setiap departemen. Salah satu staf yang diperlukan untuk bekerja di hotel ialah di bagian Front Office.
Biasanya, staf FO juga mengurus night audit hotel. Night audit berkaitan dengan upaya memperbaiki dan melengkapi seluruh posting serta transaksi yang masuk sebelum tutup buku pada hari itu.
Staf yang bekerja perlu mengecek secara teliti seluruh transaksi dan menemukan jika ada kesalahan. Jika bekerja dalam bidang ini, maka perlu terbiasa dengan seluruh sumber transaksi dan sistem pembayaran yang berlaku di kantor depan hotel.
Selain itu juga perlu menghitung total keuntungan dari perolehan kamar, menemukan rata-rata tingkat hunian kamar dan lain sebagainya. Bahkan juga menyiapkan ringkasan uang kas harian, cek, hingga pemakaian kartu kredit.
Tugas paling akhir ialah menyatakan tutup buku pada hari itu. Hal tersebut dilaksanakan usai seluruh pemeriksaan posting, transaksi, memperbaiki kesalahan dan meraih balance. Biasanya night audit dilaksanakan pada jam 11 malam sampai 7 pagi.
Lantas, berapa gaji untuk tugas ini? Sebenarnya, gaji untuk setiap hotel sangat berbeda. Selain itu juga menyesuaikan lokasi hotelnya. Kamu juga tahu sendiri jika setiap kota mempunyai stkamur gaji minimum berbeda.
Secara umum, gaji staf Front Office ialah 2 juta rupiah hingga 4,5 juta rupiah. Akan tetapi, nominal ini tidak dapat dijadikan patokan paten mengenai gaji staf FO yang mengurus Night Audit di hotel.
Apabila tertarik dengan bidang ini sebaiknya cari tahu dahulu nama hotel hingga lokasi gedungnya. Tentu gaji di hotel bintang 3 dengan bintang 5 akan berbeda.
Gaji untuk daerah Surabaya dan Jakarta tentu juga berbeda. Perusahaan mempekerjakan banyak staf pada hotel.
Salah satunya ialah staf Front Office yang umumnya mengurus night audit. Night audit hotel sendiri merupakan penutupan seluruh transaksi pada satu hari.
