Accounting Department Hotel: Pengertian, Struktur, Tugas dan Tanggung Jawab

Untuk mengelola pelaporan keuangan dalam bisnis perhotelan, Accounting Department Hotel memegang peranan yang krusial.

Sistem akuntansi perhotelan melakukan pencatatan menyeluruh atas semua jurnal transaksi keuangan, baik harian maupun dalam periode tertentu yang dibutuhkan.

Oleh karena itu, artikel kali ini akan membahas tentang Accounting Department Hotel yang meliputi pengertian, struktur, tugas dan tanggung jawab.

Pengertian Accounting Department Hotel

Accounting Department Hotel adalah departemen yang berkaitan dengan bagian keuangan hotel dan menjalankan tugas untuk mencatat transaksi keuangan secara menyeluruh.

Kewenangan departemen ini juga mencakup pembuatan laporan keuangan hotel, mulai dari pemasukan hingga pengeluaran.

Baca juga: Departemen yang Ada di Hotel dan Tugasnya

Seluruh divisi dari departemen juga bertanggung jawab dalam pembuatan jurnal transaksi keuangan dalam periode tertentu yang dibutuhkan, baik harian, bulanan, maupun tahunan.

Struktur Accounting Department Hotel

Dalam sebuah departemen keuangan yang ada di hotel, terbagi menjadi beberapa divisi yang saling berkesinambungan dalam menjalankan tugas spesifiknya masing-masing.

Terlebih untuk hotel berbintang kelas atas, ada struktur Accounting Department Hotel tertentu yang penting untuk dikenali, yang antara lain sebagai berikut.

Tugas dan Tanggung Jawab Accounting Department Hotel

Melihat dari struktur organisasi dari Departemen Accounting yang ada di hotel, masing-masing divisi memiliki peranannya masing-masing terkait tugas kerja.

Berikut ini tugas dan tanggung jawab Accounting Department Hotel baik secara umum maupun dari setiap divisi dalam sistem operasional hotel.

A. Tugas dan Tanggung Jawab Umum

Tugas Umum Accounting Department Hotel

• Menerima dan melakukan pembayaran, baik melalui cash payment maupun cek.
• Membuat pembukuan terkait pencatatan uang dan barang.
• Mencatat semua pembelian barang untuk operasional hotel, termasuk yang tidak dibayar secara cash atau tunai.
• Melakukan pencatatan terkait penyimpanan dan pengeluaran barang.
• Mencatat semua hasil penjualan hotel.

Tanggung Jawab Umum Accounting Department Hotel

• Mengawasi aliran uang dalam hotel.
• Mengontrol serta mengawasi bagian pendapatan dan pengeluaran hotel.
• Membuat pembukuan semua transaksi pembelian barang di hotel.
• Membuat laporan keuangan hotel, mulai dari pendapatan hingga pengeluaran.

B. Tugas dan Tanggung Jawab Accounting Department Hotel di Tiap Divisi

Sedangkan untuk tugas dan tanggung jawab Accounting Department Hotel di tiap divisi yaitu sebagai berikut.

1. Finance Manager

• Mengesahkan laporan keuangan, termasuk neraca dan laba/rugi, untuk dipertanggungjawabkan kepada General Manager dan diserahkan kepada Direktur.
• Memberikan persetujuan terkait pengelolaan anggaran, baik pemasukan maupun pengeluaran uang.
• Mengawasi dan menyetujui permintaan barang dari tiap departemen di hotel dan pengeluaran barang dari gudang.
• Mengelola operasional sehari-hari Departemen Accounting dan memimpin seluruh staf di bawahnya sesuai struktur organisasi.
• Bertanggung jawab langsung kepada General Manager.

2. Accounting Supervisor

• Membuat laporan keuangan, baik neraca maupun laba rugi, untuk disetujui Financial Administrative Manager.
• Mengawasi pekerjaan Accountant dan staf di bawahannya.
• Bertanggung jawab langsung kepada Financial Administrative Manager.

3. Night Audit

• Mengumpulkan pekerjaan semua kasir operation dalam satu hari.
• Membuat summary revenue atau ringkasan pendapatan pada malam hari.
• Menyerahkan summary beserta lampiran bills dan uang pada keesokan hari kepada Accounting Back Office setelah ditandatangani Chief Cashier.
• Bertanggung jawab langsung kepada Financial Administrative Manager.

4. Internal Auditor

• Memeriksa semua data akuntansi sesudah transaksi.
• Bekerja sama dengan Accounting Supervisor untuk membuat laporan keuangan.
• Melaporkan semua temuan penyimpangan keuangan kepada Finance Manager.
• Bertanggung jawab langsung kepada Financial Administrative Manager.

5. Cost Controller

• Mengerjakan pekerjaan akuntansi yang berhubungan dengan keuangan sebelum terjadi transaksi.
• Meneliti, memeriksa, dan menyetujui goods request dari departemen ke Finance Manager.
• Memeriksa semua invoice atau tagihan dari supplier sebelum dibayar.
• Memeriksa permintaan maintenance atau pemeliharaan dan pembuatan barang oleh ME sebelum disetujui Finance Manager.
• Melakukan update atas semua tarif produk hotel yang berlaku sebelum dipublikasi.
• Bertanggung jawab langsung kepada Finance Manager.

6. Purchasing Supervisor

• Memeriksa good request yang sudah disetujui dan mencarikan barang ke supplier.
• Mengetahui semua harga barang kebutuhan hotel di pasar untuk membuat purchase order.
• Membuat summary purchase bulanan sebagai laporan kepada Finance Manager.
• Bertanggung jawab langsung kepada Finance Manager.

7. Store Room Supervisor

• Menjaga semua barang yang ada di store room atau gudang.
• Mengatur alur keluar masuk barang di gudang.
• Membuat summary bulanan (inventory) barang untuk dilaporakan kepada Finance Manager.
• Bertanggung jawab langsung kepada Finance Manager.

8. Chief Cashier

• Memimpin semua outlet cashier yang ada di hotel.
• Bekerja sama dengan staf Night Audit.
• Membuat summary harian dan bulanan untuk diberikan kepada Finance Manager.
• Bertanggung jawab langsung kepada Finance Manager.

9. Accountant

• Membantu pekerjaan Accounting Supervisor
• Melakukan koordinasi pekerjaan bawahan, mulai dari City Ledger, Account Receivable, Account Payable, General Cashier, hingga Book Keeper.
• Menyusun laporan keuangan dengan Accounting Supervisor.
• Bertanggung jawab langsung kepada Accounting Supervisor.

10. City Ledger

• Memeriksa semua bentuk pendapatan credit untuk pembuatan invoice kepada customer.
• Menagih customer (pemakai jasa hotel) yang membayar secara non tunai untuk diserahkan kepada General Cashier.
• Membuat daftar piutang untuk Accountant.
• Bertanggung jawab langsung kepada Accountant.

11. Account Receivable

• Memeriksa data uang masuk/bill/outlet yang diterima dari Night Audit.
• Membuat summery revenue.
• Memberikan data bill cash atau pembayaran tunai kepada Book Keeper dan menyerahkan uang kontan kepada General Cashier.
• Menyerahkan bill credit kepada City Ledger untuk proses penagihan.
• Bertanggung jawab langsung kepada Accountant.

12. General Cashier

• Menyimpan uang kontan, cek, dan giro bilyet untuk pembayaran.
• Mengerjakan sejumlah buku harian kas dan bank.
• Menyimpan semua bukti kas dan bank yang keluar masuk untuk diserahkan kepada Book Keeper
• Menyetor dan mengambil uang di bank sesuai perintah atasan.
• Bertanggung jawab langsung kepada Accountant.

13. Account Payable

• Mengerjakan purchase ledger day book atau buku harian pembelian.
• Membuat summary atau ringkasan pembelian bulanan.
• Memproses pengeluaran uang hotel.
• Mengerjakan seluruh masalah teknis akuntansi dari awal sampai akhir.
• Bertanggung jawab langsung kepada Accountant.

14. Book Keeper

• Mengerjakan seluruh masalah teknis akuntansi dari awal sampai akhir
• Bertanggung jawab langsung kepada Accountant.

Berdasar rincian tugas dan tanggung jawab dari masing-masing divisi di atas, muncul pengelompokan bagian yang mencatat penerimaan dan pengeluaran serta memprosesnya.

Untuk bagian yang mencatat penerimaan, antara lain Night Audit, Internal Auditor, Account Receivable, Chief Cashier, dan General Cashier.

Bagian yang menangani pengeluaran dan pengendalian biaya yaitu Cost Controller, Purchasing Supervisor, Store Room Supervisor, Account Payable, dan General Cashier.

Sedangkan bagian yang memproses data akuntansi menjadi laporan keuangan adalah Book Keeper.

Nah, itulah tadi penjelasan detail tentang Accounting Department Hotel, pengertian, struktur, tugas dan tanggung jawab yang kami berhasil kami rangkum.

Melalui informasi Accounting Department Hotel di atas, kamu mudah untuk memahami job desc masing-masing sesuai dalam struktur organisasinya.