Briefing adalah bagian dari budaya setiap perusahaan termasuk perhotelan untuk memperkuat komunikasi baik itu antar department maupun internal department.
Percaya atau tidak, banyak penelitian yang mengatakan bahwa kegiatan komunikasi secara tatap muka antara 2 orang atau lebih ini kabarnya mampu meningkatkan kinerja dan produktfitas karyawan di perusahaan tersebut.
Pengertian Briefing Adalah
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), yang dimaksud dengan Briefing adalah diskusi singkat atau rapat ringkas.
Tujuan dilakukannya briefing adalah untuk mengingatkan sekaligus menegaskan apa yang akan dilakukan masing-masing pengampu tugas.
Memang pada dasarnya briefing yang biasanya di lakukan pagi sebelum mulai beraktivitas atau yang lebih dikenal dengan morning briefing itu tidak membutuhkan waktu yang lama.
Maksimal 1 jam bahkan kalau bisa kurang dari itu. Tentunya ini agar tidak mengganggu aktivitas masing-masing departement jika terlalu lama.
Di hotel sendiri, morning briefing adalah hal wajib yang biasanya di mulai jam 9 pagi dan dihadiri oleh masing-masing head of departement dari semua divisi.
Mereka wajib hadir karena biasanya disini akan dibahas tentang bagaimana performance hotel kemarin dan apa yang akan di lakukan selanjutnya masing-masing departement untuk tetap berkontribusi secara maksimal.
Apa saja yang dibahas saat briefing?
Seperti yang sudah dijelaskan di atas saat briefing adalah waktunya semua departemen menyampaikan visi dan misi mereka kedepan untuk mencapai target yang sudah disepakati. Berikut contoh pembahasannya :
1. Sales Marketing
Biasanya sales marketing akan membahas seputaran Occupancy month to date, Average room rate, dan juga room revenue yang harus mereka capai.
Nah disini biasanya strategi akan di review secara berkala dan langkah-langkah apa yang akan mereka lakukan jika seandainya angka yang mereka capai sekarang masih jauh dari target.
2. Food & Beverages Departement
FB Team membahas tentang pendapatan restaurant kemarin, berapa kontribusi dari breakfast, lunch , dinner atau bahkan dari afternoon tea. Selain itu juga jika ada event untuk kedepannya juga akan dibahas disini secara general
3. Housekeeping
Housekeeping melaporkan tentang kamar OO, Kasus lost & found, pemindahan kamar tamu dan lain-lain yang berhubungan dengan cleanliness hotel
4. Human Resources
HRD Membahas mengenai rencana rekruitment, keterlambatan staff, dan aturan-aturan baru yang mungkin saja baru di rilis.
5. Front Office
Front Office biasanya akan menginformasikan tentang actual check in kemarin, apakah statusnya no show guest, komplain tamu hotel, blocking kamar serta pick up dan drop off activity
Manfaat Briefing
Karena briefing adalah kegiatan yang sebaiknya dijadikan sebagai budaya dan rutin dilakukan, inilah manfaat yang seharusnya didapat :
1. Menjalin Komunikasi Yang Baik Antar Departement
Walaupun sekarang jamannya Whatsapp, bukan berarti semua aktivitas organisasi bisa di selesaikan dalam group WA.
Coba ingat-ingat seberapa sering kejadian missed komunikasi yang terjadi gara-gara komunikasi di group WA?
Hanya karena beda persepsi antara pengirim dan penerima.
Berkomunikasi langsung saat briefing adalah salah satu cara untuk menjalin komunikasi yang baik antar departement. Karena disini bisa diungkapkan langsung informasi dan emosi secara tepat dan cepat.
2. Membangun Keakraban dan Kekompakan
Bagi hotel, bersatunya semua departement adalah salah satu goals yang diinginkan. Kenapa ? Karena dengan semua bersatu otomatis apa yang menjadi visi dan misi perusahaan akan gampang tercapai.
Briefing adalah salah satu cara yang paling mudah untuk itu. Bertemu setiap pagi sebelum ke section masing-masing akan membuat mereka saling mengenal satu sama lain. Bukankah dengan seperti ini akan membuat mereka semakin akrab?
3. Tempat Menyalurkan Informasi dan Evaluasi Secara Singkat
Di awal kita sudah membahas briefing adalah tempat bertemunya semua departement head untuk melakukan evaluasi dan menyampaikan informasi sebelum diteruskan ke anggota teamnya masing-masing.
Evaluasi atas kinerja atau masalah yang terjadi sebelumnya bisa menjadi salah satu bahan yang sebaiknya dibicarakan bersama tim saat morning briefing.
Dengan begini , tim atau karyawan bisa bekerja lebih baik hari ini dan meminimalisir kesalahan kemarin.
Tapi yang harus diingat adalah , batas informasi atau evaluasi yang disampaikan dalam morning briefing adalah merupakan informasi yang bisa disampaikan dan dipahami dengan waktu yang singkat.
Jika informasi atau evaluasi yang ingin disampaikan cukup panjang, maka sebaiknya disampaikan dalam sebuah meeting yang durasinya lebih panjang.
Briefing adalah bagian dari suksesnya sebuah organisasi dalam membentuk team yang kuat dan solid. Hanya dengan 1 jam sehari, bukan tidak mungkin apa yang menjadi visi dan misi perusahaan bisa gampang tercapai.
Baca Juga: 40 Status Kamar Hotel yang Wajib Kamu Tahu
