Pada umumnya, sebuah Hotel berkewajiban untuk menampung tamu. Alasan yang sah untuk menolak mengakomodasi tamu dapat mencakup kurangnya ketersediaan kamar, perilaku tidak tertib calon tamu, atau keengganan untuk membayar akomodasi atau layanan.
Siapa Walk In Guest ini?
Walk in Guest adalah tamu atau pelanggan yang tiba di hotel tanpa melakukan reservasi terlebih dahulu.
Sebuah mimpi buruk klasik bagi setiap wisatawan yang melakukan perjalanan jauh yang kemudian masuk ke hotel dan menemukan bahwa hotel sudah terisi penuh.
Pada dasarnya hotel tidak memiliki kewajiban untuk mengakomodasi tamu yang datang tanpa reservasi ketika tidak ada kamar yang tersedia untuk malam itu.
Ketika hotel tidak dapat mengakomodasi tamu yang datang, front desk agent dapat membuat situasi sedikit mudah bagi tamu dengan menyarankan dan memberikan petunjuk arah ke hotel alternatif terdekat.
Baca juga: Tips Up Selling di Hotel yang Baik dan Benar Bagi Departemn FO
Staf kantor depan bahkan dapat menelepon hotel lain yang sejenis dan membantu tamu untuk membuat reservasi.
Jika tampaknya tidak ada alternatif untuk menolak tamu, manajer front desk agent harus menjelaskan masalah tersebut di kantor pribadi.
Mendaftarkan satu tamu untuk melihat tamu lain yang tidak dapat diakomodasi bisa sangat canggung dan memalukan.
6 Langkah yang harus dilakukan sebelum menerima Walk in Guest
- Jika tamu Menyajikan surat konfirmasi, verifikasi tanggal dan nama hotel; tamu mungkin tiba pada tanggal yang berbeda atau di hotel yang salah.
- Tanyakan kepada tamu apakah reservasi dilakukan oleh orang lain, kemungkinan agen reservasi telah memasukkan reservasi dengan nama pemesan/penelepon!
- Verifikasi ulang reservasi dengan mencari perangkat lunak hotel dengan nama belakang, nama depan, nomor reservasi, pencarian nama sebagian, nomor ponsel, nama pemesan, perusahaan, agen perjalanan, dll. Jika tamu telah memesan dari agen perjalanan, minta tamu untuk hubungi agen perjalanan dan dapatkan detail pemesanan lebih lanjut.
- Minta tamu untuk mengkonfirmasi kembali tanggal kedatangan dan tanggal keberangkatan, tamu mungkin datang pada tanggal yang berbeda atau mungkin saja tamu ini tidak hadir pada malam sebelumnya.
- Jika semua pemeriksaan di atas dan memberikan hasil negatif maka setelah memeriksa ketersediaan kamar di hotel agen meja depan dapat membuat reservasi baru. Saat reservasi dibuat untuk tamu yang datang langsung, segmen sumber reservasi harus ditandai sebagai ‘Masuk’.
- Ini juga merupakan praktik yang baik untuk mengumpulkan uang muka untuk sewa kamar lengkap dan perkiraan biaya tak terduga dari tamu Walk-in.
