Apa itu PR dan SR di hotel? Sering kali saat tim dari departemen hotel tertentu membutuhkan barang, maka harus ada permintaan melalui Departemen Keuangan atau Pembelian.
Dalam prosesnya, gudang atau store hotel akan mengeluarkan kebutuhan barang yang diajukan dalam form sesuai permintaan.
Dari sinilah istilah PR dan SR muncul untuk pengajuan permintaan pembelian maupun pemindahan barang dari gudang menuju departemen terkait yang membutuhkan.
Nah, berikut pembahasan mengenal apa itu PR dan SR di hotel berserta perbedaannya dengan PO sebagai gambaran umum yang akan memudahkan pemahaman.
Daftar ISI
Apa itu PR dan SR di Hotel?
PR merupakan kepanjangan dari Purchase Request atau Purchase Requisition yang secara umum berupa dokumen permintaan pembelian barang maupun jasa.
Di bidang hospitality, biasanya form Purchase Request akan dibuat Departemen Purchasing berdasar permintaan departemen hotel terkait untuk diserahkan kepada Divisi Keuangan.
Jika sudah disetujui, maka nantinya form PR akan diteruskan ke bagian Purchasing untuk segera dibuatkan dokumen pembelian ke vendor.
Jadi, artinya PR berfungsi sebagai dokumen permintaan persetujuan sebelum pembuatan Purchase Order (PO).
Keberadaan form PR ini juga menjadi prosedur kebijakan hotel untuk memperlancar proses operasional dan pembelian serta bukti fisik pencatatan pengeluaran tiap departemen hotel.
Dalam form Purchase Request biasanya akan tercantum informasi jenis barang yang diminta, alasan pembelian, jumlah kebutuhan, dan tanggal permintaan.
Selanjutnya, SR atau Store Request adalah formulir atau dokumen yang digunakan untuk melakukan pemindahan barang dari gudang umum hotel ke gudang departemen.
Meski sama-sama berupa dokumen permintaan barang, tetapi PR dan SR memiliki perbedaan yang cukup signifikan dalam tahapan prosesnya.
Dalam pelaksanaannya, form SR seperti kunci pass untuk pengambilan barang dari gudang hotel untuk diserahkan kepada Storekeeper.
Untuk meminta barang dari store hotel, departemen terkait harus mengisi formulir yang sudah dibubuhi persetujuan dari departemen head bersangkutan.
Nantinya, Storekeeper akan melakukan pengelolaan lebih lanjut dan menyerahkan lembar form SR ke Cost Control dan admin Purchasing serta departemen yang mengajukan.
Perbedaan SR dan PR dengan PO
Ada perbedaan SR dan PR dengan PO yang cukup signifikan untuk dikenali dalam proses pengajuan dan pembelian barang untuk operasional hotel
Dalam prosesnya, setelah pembuatan SR dan mendapat persetujuan untuk dibuatkan PR, maka permintaan kebutuhan barang akan berlanjut ke Purchase Order atau PO.
Jadi, baik SR maupun PR sendiri berbeda dengan PO, mulai dari tahapan hingga proses pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh setiap departemen di hotel.
Jika dokumen SR dan PR sifatnya lebih internal antar departemen, makan sistem pengadaan menggunakan form PO akan melalui komunikasi dengan vendor.
Departemen yang membuat SR, PR, dan PO pun berbeda, bahkan departemen tujuan penyerahan dokumen juga tidak sama.
Namun, dalam prosesnya, persetujuan dokumen SR menuju PR dan akhirnya menjadi PO akan diotorisasi oleh tim manajemen dan Departemen Keuangan atau Accounting.
Demi memudahkan pemahaman, berikut tabel perbedaan SR, PR, dan PO dari beberapa aspek pembeda yang penting untuk dikenali.
| Aspek Pembeda | Store Request (SR) | Purchase Request (PR) | Purchase Order (PO) |
| Pembuat | Tim dari divisi hotel | Departemen Purchasing | Departemen Keuangan |
| Penerima | Departemen Purchasing | Departemen Keuangan | Vendor |
| Otorisasi | Kepala Departemen | Manajer Purchasing | Manajer Accounting |
Manfaat Pembuatan Dokumen SR, PR, dam PO di Hotel
Terkait manfaat pembuatan dokumen SR, PR, dan PO di hotel sendiri berkaitan dengan efektivitas maupun efisiensi alur pengadaan barang maupun jasa.
Dengan membuat SR, alur permintaan dan pengeluaran barang dari gudang umum hotel atas permintaan salah satu departemen akan tercatat sesuai kebutuhan.
SR yang valid memungkinkan pembuatan PR akan sesuai dengan kebutuhan dari departemen terkait untuk segera dibelanjakan.
Nantinya, form PR ini akan menjadi acuan pembuatan form PO sebagai dokumen permintaan kepada vendor.
Tahapan pengadaan dan pembelian barang akan memungkinkan manajemen hotel untuk melakukan kontrol pengeluaran serta biaya operasional.
Jadi, proses pengadaan barang tidak akan berlebihan dan proses belanja lebih efisien sekaligus meminimalkan potensi kecurangan atau mark up harga.
Demikianlah pembahasan untuk mengenal apa itu PR dan SR di hotel berserta perbedaannya dengan PO yang sudah kami rangkum demi memudahkan pemahaman.
Melalui informasi di atas, kamu akan mengetahui gambaran umum tentang apa itu PR dan SR saat menjalankan prosedur operasional hotel.
Selain itu, kamu juga bisa mencari tahu berbagai istilah dalam bisnis perhotelan lainnya untuk menambah wawasan di bidang hospitality.
