Jika terbiasa dengan lingkup kerja perusahaan, kamu pasti juga akan lebih mudah memahami apa itu back office di hotel yang konsepnya tidak jauh berbeda.
Sesuai namanya, departemen back office yang ada di hotel bekerja untuk mendukung operasional hotel tanpa bersinggungan langsung dengan tamu.
Nah, untuk memudahkan pemahaman, berikut pembahasan tentang back office hotel meliputi pengertian, departemen di dalamnya, dan perbedaan dengan front office hotel.
Daftar ISI
Pengertian Back Office Hotel
Back Office Hotel adalah bagian dari kantor hotel di mana para stafnya berfokus pada kelancaran operasional internal dan pengelolaan hotel.
Umumnya, bagian back office hotel meliputi bagian manajemen, staf administrasi, marketing, pengelolaan data hotel, hingga human resources.
Mengingat departemen back office hotel bertugas di kantor, tidak heran jika para stafnya tidak berinteraksi langsung dengan tamu yang menginap di hotel.
Namun, staf back office tetap bekerja sama dan menjalin interaksi dengan staf front office yang menjadi garda terdepan hotel demi memberikan pengalaman terbaik untuk para tamu.
Fungsi Back Office Hotel
Fungsi back office hotel biasanya berkaitan dengan kontrol dalam bidang finansial, operasional, pengambilan keputusan, dan legal compliance.
Kontrol finansial meliputi pelacakan dan pelaporan keuangan yang akurat untuk membantu membuat keputusan bisnis yang tepat, mengendalikan biaya, hingga memaksimalkan profit.
Kontrol operasional berkaitan dengan efisiensi pengadaan, pengendalian inventaris, serta optimalisasi sumber daya dan cara menciptakan pengalaman tamu yang berkesan.
Selain itu, ada juga fungsi pengambilan keputusan berdasarkan data akurat yang akan membantu dalam penyusunan strategi, alokasi SDM, dan peningkatan penawaran hotel.
Sedangkan fungsi legal compliance back office hotel berkaitan dengan pemantauan aktivitas tiap departemen agar operasional hotel berjalan sesuai kebijakan dan prosedur yang berlaku.
Departemen di Back Office Hotel
Berikut beberapa departemen di back office hotel yang bekerja sama dan berkolaborasi untuk menjaga operasional hotel agar berjalan efisien.
1. Departemen Accounting & Finance
Departemen Accounting & Finance di back office hotel bertugas untuk mengelola keuangan hotel secara menyeluruh.
Staf-staf di dalamnya bertanggung jawab dalam menangani penggajian, penganggaran, dan pelacakan pendapatan hingga laporan keuangan untuk manajemen maupun investor.
2. Departemen Purchasing
Di back office hotel juga terdapat Departemen Purchasing yang melakukan tugas pengadaan untuk kebutuhan operasional hotel, termasuk pencarian hingga pembelian barang.
Biasanya tim Purchasing juga bertanggung jawab atas proses negosisasi dengan pemasok, inventaris, serta memastikan efektivitas biaya yang dikeluarkan.
Beberapa kebutuhan hotel yang dimaksud meliputi bahan makanan dan minuman, linen kamar tamu, hingga perlengkapan kebersihan.
3. Departemen Human Resources
Departemen back office hotel bagian Human Resources merupakan tulang punggung manajemen staf yang mengawasi langsung urusan kepegawaian.
Tim HR biasanya memegang wewenang dalam mengawasi perekrutan, pelatihan, tunjangan karyawan, jadwal kerja, dan kepatuhan terhadap UU ketenagakerjaan.
Selain itu, Departemen HR juga memainkan peran penting dalam mempertahankan tenaga kerja yang terampil agar merasa nyaman selama bekerja di bagiannya masing-masing.
4. Departemen IT
Sama seperti Departemen IT di perusahaan pada umumnya, back office hotel juga memiliki staf IT yang bertugas menangani infrastruktur teknologi dan sistem informasi.
Tugas ini mencakup maintenace jaringan, hardware, Property Management System (PMS), sistem point-of-sale (POS) untuk restoran, hingga keamanan siber.
5. Departemen Sales & Marketing
Di back office hotel juga terdapat Departemen Sales & Marketing dengan fungsi sebagai tim perencanaan penjualan dan pemasaran.
Staf Sales & Marketing bertugas untuk menganalisis tren pasar, mengembangkan kampanye promosi, serta menyusun strategi untuk memaksimalkan hunian kamar dan pendapatan.
6. Departemen Manajemen
Departemen Manajemen di back office hotel merupakan tim eksekutif yang menetapkan arahan hingga mengawasi kinerja seluruh departemen.
Selain itu, tim ini juga bertanggung jawab untuk membuat keputusan strategis yang berdampak bagi kesuksesan jangka panjang operasional hotel.
Perbedaan Back Office Hotel dan Front Office Hotel
Perbedaan back office dan front office hotel secara umum mencakup lingkungan kerja dan interaksi dengan tamu hotel.
Sesuai namanya, back office hotel bekerja di lingkungan dalam kantor dan front office hotel berada di bagian depan.
Jadi, tidak heran jika kemudian departemen front office hotel yang lebih sering bersinggungan langsung dengan tamu dibanding staf-staf back office hotel.
Namun, untuk tugas masing-masing tetap berkaitan dengan kelancaran operasional hotel hingga perlu dibangun interaksi serta kerja sama antara back office dan front office hotel.
Baik back office maupun front office hotel menjadi bagian yang saling membutuhkan dan memegang peranan penting dalam menjaga operasional hotel agar tetap berjalan lancar.
Demikianlah pembahasan tentang back office hotel meliputi pengertian, departemen di dalamnya, dan perbedaan dengan front office hotel yang sudah kami rangkum.
Berdasar informasi di atas, kamu akan semakin mudah memahami apa itu back office di hotel, terlebih jika terlibat langsung dalam bisnis perhotelan.
