Room Division dan departemen yang ada di hotel – Kalau kamu menginap dan beristirahat di hotel atau hanya sekedar berkunjung ke suatu hotel karena menghadiri sebuah acara, pasti kamu melihat beberapa dari pegawai hotel yang bertugas di bagian depan lobby hotel.
Merekalah yang disebut dengan Front Office Team, orang-orang yang menyambut tamu dan memberi informasi details tentang hotel tersebut .
Bekerja sebagai front ofice di sebuah hotel ternama bahkan hotel bintang lima pun menjadi impian dan cita-cita beberapa orang.
Apalagi sekarang banyak sekolah-sekolah yang sudah menyiapkan kurikulum khusus jurusan perhotelan.
Tulisan sebelumnya kita sudah secara general membahas departement apa saja yang ada di hotel. Front office masuk ke dalam Room Division Departement dimana ada Housekeeping juga yang menjadi pasangannya disini.
Yuk, kita bahas !
Baca Juga: Managemen Perhotelan dan Pembagian Divisinya
1. Departemen Front Office
Front Office atau biasanya dikenal dengan sebutan Resepsionis adalah pegawai di hotel yang memiliki tugas untuk menyapa tamu, melayani dan memberikan informasi kepada para pengunjung hotel atau pelanggan dari pihak yang berkepentingan di hotel tersebut.
Front Office inilah yang menjadi jembatan informasi antara pihak manajemen dari perusahaan dengan tamu yang datang ke hotel tersebut.
Pada umumnya, front office di bagi lagi menjadi 7 bagian seperti berikut :
a. Bellboy / Greeter
Garis paling depan dari FO team adalah bellboy atau greeter. Merekalah yang akan menuntun tamu ke reception untuk melakukan proses check in.
Selain itu mengeluarkan barang-baran yang dibawa tamu dari mobil dan menemani tamu ke kamar juga bagian dari pekerjaan seorang bellboy.
b. Front Desk Attendant / Receptionis
Seorang Front desk agent bertugas melayani proses check in dan check out tamu serta menerima pembayaran adalah tugas utama dari seorang resepsionis.
Selain itu juga mereka akan menjadi pusat informasi dari sebuah hotel. Menjadi sosok yang ramah dan berjiwa melayani adalah skill penting yang harus dimiliki seorang resepsionis.
c. Bell Driver
Urusan antar jemput tamu bagian jobdes seorang bell driver, makanya menjadi seorang wajib bell driver wajib punya SIM A dan bisa nyetir pastinya.
d. Guest Relation Officer ( GRO )
Hampir sama dengan resepsionis, seorang GRO juga bertanggung jawab atas kepuasan tamu bedanya GRO secara spesifik melayani tamu yang sedikit berbeda seperti VIP, repeater,dan tamu yang membutuhkan perhatian khusus lainnya.
e. Operator
Semua telepon yang masuk ke hotel akan di filter oleh seorang operator dan diteruskan ke departement yang dituju. Bukan hanya yang berkaitan dengan reservasi.
f. Night Audit
Transaksi seharian di hotel akan diperiksa dan di verifikasi oleh team night audit hotel sebelum melakukan closing di hari itu.
Dari sinilah informasi berupa daily revenue, occupancy, ARR akan didapatkan untuk digunakan sales departement untuk strategi mereka selanjutnya
Apa itu ARR, Occupancy dan sejenisnya akan kita bahas ditulisan terpisah.
2. Departemen Housekeeping
Housekeeping adalah salah satu dari bagian departemen yang ada di suatu hotel yang memiliki tugas menjaga, merawat dan membersihkan serta juga memelihara tiap kamar yang ada di hotel.
Termasuk membersihkan area di luar hotel yang masih termasuk dalam area public sebuah hotel.
Tujuannya agar para tamu yang datang tetap merasa nyaman saat berada di dalam area hotel tersebut.
Khusus untuk housekeeping sendiri ada terbagi menjadi beberapa bidang atau section, diantaranya adalah :
a. Room Section
Bagian ini adalah yang bertanggung jawab segala sesuatu yang berkaitan dengan kamar tamu. Mulai dari kebersihan, kelengkapan amenities dan lain-lain.
Jadi kalau kamu menginap di suatu hotel dan kamarnya masih berdebu, kamu bisa kontak tim ini.
B. Public Area Section
Public area tim mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam menjaga area kebersihan, kerapian, dan keindahan semua hotel area.
Baik itu indoor ataupun outdoor seperti lobby, restaurant, restroom dan lain-lain.
c. Laundry & Linen Section
Selain menyediakan jasa laundry untuk para tamu, Linen-linen hotel yang kotor dan perlu di bersihkan akan di lakukan oleh tim laundy section.
Satu lagi, menyiapkan seragam bersih karyawan juga bagian dari pekerjaan mereka.
d. Gardener & Florist
Sesuai namanya mereka ini bertugas untuk merawat tanaman-tanaman yang ada di hotel untuk menambah keindahan hotel tersebut.
Sementara florist sendiri bertanggung jawab untuk penyediaan dan merangkai bunga-bunga segar untuk dekorasi hotel.
e. Public Area Section
Bertugas membantu seksi lain dalam menjaga kebersihan ruang publik.
f. Recreation and Swimming Pool Section
Bertugas menjaga kebersihan air kolam renang dan area rekreasi tamu hotel
3. Food and Beverage Department
Mungkin kamu bisa menebak fungsi dari departemen ini dari namanya saja.
Food and beverage departemen memiliki tugas untuk menangani segala urusan yang berkaitan dengan penyediaan, pengolahan hingga pelayanan makanan dan minuman bagi tamu yang menginap.
Singkatnya, tim food and beverage adalah tim yang mengolah makanan dan minumanmu saat sedang menginap di hotel.
Tim food and beverage terbagi lagi menjadi dua bagian, yaitu:
a. Food and Beverage Product
Bagian yang pertama bertanggung jawab atas pengolahan makanan mentah hingga menjadi makanan matang. Tidak hanya mengurus makanan, bagian ini juga bertugas meracik dan meramu minuman untuk tamu yang memesan.
Umumnya bagian food and beverage production bekerja di belakang layar, sehingga jarang terlihat oleh tamu.
b. Food and Beverage Service
Berbeda dengan food and beverage production, food and beverage service selalu bekerja di depan layar, sebab tugas utamanya adalah menerima pesanan tamu, menyampaikan pesanan ke dapur dan mengantarkan makanan ke meja tamu.
3. Personali a/HRD Department
Departemen ini sering disebut sebagai personalia atau HRD (human resource department). Departemen personalia bertanggung jawab atas rekruitmen karyawan baru, mulai dari menerima, menyaring dan menempatkan karyawan/trainee yang baru masuk.
Selain itu, tim HRD juga memiliki peran untuk membantu menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh para karyawan hotel.
4. Engineering Department
Departemen yang ada di hotel selanjutnya adalah engineering department. Departemen ini bertugas melakukan perbaikan alat-alat dan mesin yang ada di hotel jika terjadi kerusakan. Selain itu, tim engineering juga bertugas merawat dan mengecek alat-alat dan mesin di hotel.
Pengecekan dilakukan untuk menghindari terjadinya masalah pada benda permesinan yang bisa mempengaruhi operasional hotel.
5. Marketing Department
Hotel juga memiliki tim marketing atau sales yang berfungsi sebagai agen pemasaran hotel.
Tim marketing merupakan tim yang sangat berpengaruh pada jalan atau tidaknya suatu hotel. Mereka harus memastikan bahwa tamu yang datang setiap tahunnya terus meningkat.
Akan ada target bulanan yang harus dicapai oleh tim marketing. Terkadang target yang ingin dicapai tidak kecil dan harus membutuhkan berbagai metode pemasaran untuk memenuhi target.
Tidak heran kalau tim marketing sering melakukan perjalanan ke luar kota dan luar negeri sebagai bagian dari peningkatan penjualan.
6. Accounting department
Departemen ini memiliki tugas dan tanggung jawab atas urusan administrasi hotel. Tim accounting adalah tim yang mengawasi dan mengatur pengeluaran dan pemasukan keuangan yang didapatkan hotel.
Mereka juga memiliki catatan transaksi dan keuangan yang nantinya dijadikan laporan bulanan yang berisi hotel revenue.
Tidak hanya itu, tim accounting harus menemukan cara untuk menekan pengeluaran berdasarkan skala prioritas, serta menjaga cash flow.
7. Purchasing Department
Purchasing departemen adalah departemen yang memastikan bahwa stok barang yang dibutuhkan hotel selalu tersedia dan tidak kosong.
Tim purchasing bertanggung jawab atas pembelian barang yang dibutuhkan dan melaporkan catatan pembelian kepada tim accounting.
Tim purchasing juga bertanggung jawab atas kualitas dari barang yang dibeli. Mereka harus memastikan barang, terutama makanan dibeli dalam keadaan baik.
8. IT Department
Departemen selanjutnya adalah IT department. Sebenarnya departemen ini masih satu bagian dari tim accounting, tetapi ada juga yang menjadi departemen terpisah.
Departemen ini bertugas atas segala hal yang berkaitan dengan sistem dan informasi.
Mulai dari membuat situs resmi hotel, mengadakan maintenance pada situs resmi hotel, dan pada beberapa hotel juga membuat aplikasi khusus. Pada dasarnya, tim IT turut menjaga dan memperlancar operasional hotel.
9. Security Department
Departemen terakhir adalah security department. Departemen ini memiliki tugas utama untuk memastikan dan menjaga keamanan tamu yang menginap dan area hotel selama 24 jam penuh.
Tugasnya meliputi menjaga pintu masuk, memantau ruang operasi kamera pengawas, melakukan patroli dan lain-lain. Dari kesembilan departemen yang ada di hotel di atas,
kira-kira departemen apa yang paling sesuai dengan minat dan kepribadian kamu?
