Apakah kamu tahu perbedaan PMS dan software Front Office? Jika belum, simak pembahasan berikut ini.
Perkembangan teknologi mendorong hotel untuk melakukan pengelolaan operasional menajemen menggunakan software yang semakin memudahkan pekerjaan.
Dua diantaranya yang cukup banyak dikenal dan digunakan adalah software PMS atau Property Management System dan software Front Office.
Kedua software ini disebut-sebut memiliki fitur unggulan dalam mengelola seluruh sistem untuk operasional hotel secara cepat dan akurat.
Namun, keduanya bukanlah software yang sama hingga penting untuk mengetahui apa saja perbedaan PMS dan software Front Office agar bisa dimanfaatkan dengan maksimal.
Daftar ISI
Property Management System
PMS atau Property Management System adalah software yang dirancang khusus untuk mengelola operasional hotel sehari-hari yang mencakup aktivitas front office dan back office.
Pengelolaan operasional ini meliputi sistem reservasi, housekeeping, penetapan kamar dan tarif, akuntansi tamu, manajemen folio, laporan keuangan lengkap.
PMS juga terintegrasi otomatis dengan sistem komputer terpusat untuk mengatur keseluruhan sistem dalam bisnis akomodasi.
Fungsi yang dikelola oleh PMS mencakup otomatisasi dalam banyak tugas umum di hotel, diantaranya sebagai berikut.
- Booking
- Check in dan check out
- Integrasi sistem telepon
- Integrasi point of sales
- Event planning
- Penetapan biaya Food and Beverage
- Pengelolaan inventaris hotel
- Laporan kinerja atau Key Performance Indicators
- Keamanan dan sistem room locks
Software Front Office
Berbeda dengan PMS yang mengelola keseluruhan sistem operasional hotel, software Front Office hanya menyediakan fitur-fitur yang hanya membantu aktivitas front office.
Aktivitas front office yang dimaksud hanya terbatas pada tugas dan pekerjaan di front desk yang berkaitan langsung dengan transaksi dengan tamu.
Biasanya, fitur tersebut mencakup pengelolaan untuk reservasi, check in dan check out, pembayaran, dan laporan keuangan harian sederhana di front office.
Singkatnya, software Front Office dimanfaatkan untuk berbagai keperluan sistem front Office hotel, mulai dari booking, penerimaan tamu, penerbitan invoice, hingga laporan harian.
Perbedaan PMS dan Software Front Office
Meski cara kerjanya sama-sama memudahkan tugas-tugas operasional hotel, tetapi ada perbedaan yang kentara antara PMS dan software Front Office.
Berikut ini beberapa perbedaan software Property Management System dan software Front Office yang penting untuk dipahami.
1. Fitur Yang Dimiliki
Jika menilik pada fitur yang dimiliki, ada perbedaan khas dari PMS dan software Front Office yang mudah dikenali.
PMS memiliki fitur yang lebih lengkap dan menyeluruh dalam sistem pengelolaan operasional di semua departemen hotel.
Aplikasi PMS dibuat untuk membantu kinerja di front office, Housekeeping, Food & Beverage, banquet, store room, hingga back office.
Sedangkan fitur dalam software Front Office hanya terbatas pada aktivitas di front desk oleh Reseptionis, mulai dari booking, check in dan check out, hingga laporan serta invoice harian.
2. Integrasi Sistem
PMS juga memungkinkan adanya integrasi sistem di semua departemen yang ada di hotel untuk memudahkan pengelolaan dan pengawasan secara menyeluruh dari tim menajemen.
Jadi, penggunaan PMS sendiri terbilang sangat efektif dan efisien karena semua modul antar departemen sudah terhubung secara cepat juga akurat.
Berbeda dengan PMS, software Front Office hanya fokus pada sinkronisasi kalender reservasi tanpa dilengkapi back office system di dalamnya.
Bisa dibilang Front Office System (FOS) hanya memfasilitasi kebutuhan operasional di departemen Front Office.
Namun, beberapa FOS juga menyediakan laporan keuangan sederhana yang umumnya hanya bisa menjangkau pengelolaan maksimum 100 kamar.
3. Hasil Laporan
Setiap sistem operasional akan menghasilkan laporan manajemen yang memungkinkan pengaturan dan pengawasan dalam mengelola hotel.
Melalui PMS, hasil laporan operasional hotel jauh lebih lengkap mengingat fitur-fiturnya memungkinkan pengelolaan menyeluruh di semua departemen atau divisi.
Sedangkan software Front Office hanya menyajikan laporan sederhana yang dijalankan di ruang kerja front desk.
4. Harga
Perbedaan yang menonjol antara PMS dan software Front Office lainnya juga bisa dilihat berdasar perbandingan harga kedua aplikasi tersebut.
Dengan segala kelengkapan fitur yang ditawarkan, tidak mengherankan jika software PMS jauh lebih mahal dibanding software Front Office.
Meski begitu, beberapa developer menawarkan harga yang cukup bervariasi untuk aplikasi berbasis PMS maupun FOS yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan operasional hotel.
5. Pengguna
Perbedaan berikutnya dari PMS dan FOS berkaitan dengan penggunanya mengingat kedua software memiliki keunggulan fitur masing-masing.
Umumnya, kelengkapan fitur PMS dan harganya yang lebih mahal membuat software ini lebih banyak digunakan oleh hotel berbintang, yaitu hotel bintang 3 ke atas.
Sedangkan FOS atau software Front Office menjadi alternatif bagi hotel skala kecil hingga menengah dengan maksimal 100 kamar.
Itulah tadi informasi terkait perbedaan software Property Management System dan software Front Office yang tekah kami rangkum untuk memudahkan pemahaman lebih lanjut.
Dengan mengetahui perbedaan PMS dan software Front Office, diharapkan penggunaan aplikasi tersebut bisa dimaksimalkan sesuai kebutuhan hotel dalam menjalankan sistem operasionalnya.
