banquet-adalah
source : freepik.com

Banquet adalah salah satu bagian dari team F & B khususnya food & beverage service. Tim banquet adalah orang-orang yang secara general bertugas menghandle event-event MICE ( meeting, incentive, convention, exibition ) yang ada di hotel ataupun restaurant. 

Keberadaan tim banquet justru sangat penting dalam sebuah hotel jika hotel tersebut memang memiliki market yang besar untuk MICE activity selain leisure. Lalu apa saja tugas dari banquet ini? Mari kita ulas.

Pengertian Banquet

Banquet adalah sebuah kata yang  berasal dari bahasa Perancis yang artinya panjang. Kabarnya, jaman dahulu bangsa Perancis sering mengadakan acara berkumpul sambil makan enak pada meja panjang diantara kelompoknya masing-masing.

Menurut kamus pariwisata dan perhotelan banquet adalah suatu resepsi eksklusif yang diselenggarakan di ruang khusus di hotel, dengan menyediakan makanan eksklusif dan fasilitas yang lain. 

Pendapat lain juga mengatakan banquet merupakan outlet Food and Beverage Departement yang bertugas untuk menangani semua jenis aktivitas acara pesta atau jamuan yang diadakan oleh satu panitia atau pihak lain yang membuat reservasi ke hotel.

Jadi secara umum bisa disimpulkan banquet adalah pelayanan sebuah acara yang telah direncanakan dan dibooking sebelumnya oleh pihak tertentu yang meliputi jamuan makan dan minum lengkap dengan ruangan serta dengan segala kelengkapan peralatan yang dibutuhkan dalam waktu tertentu.

Sejarah Banquet

Keberadaan banquet timbul karena dilatarbelakangi oleh kodrat manusia yang saling berhubungan dan berinteraksi pada zaman dulu khususnya orang-orang Perancis dalam hal ini keluarga maupun kerabat kaisar. 

Mereka sering kali mengadakan acara berkumpul sambil makan enak diantara kelompoknya masing-masing. Mereka biasanya mengundang para relasi untuk  berkumpul bersama-sama dengan makanan yang tersedia.

Banquet sendiri merupakan sarana yang tidak jauh berbeda dengan restoran baik dari segi   perlengkapan, peralatan serta tata saji yang disuguhkan. 

Satu hal yang membedakan adalah banquet tidak menyediakan sajian secara permanen seperi restoran, melainkan diselenggarakan setelah adanya kesepakatan antara pihak pemesan yang akan menyelenggarakan dengan pihak hotel dengan  berbagai bentuk  jaminan.

Struktur Organisasi Tim Banquet

Tentunya dalam sebuah tim, selalu ada struktur organisasi untuk memudahkan komunikasi dan pembagian tugas yang jelas. Berikut struktur organisasi banquet secara general :

banquet-staff
source : freepik.com

Banquet Manager 

  • Bertanggung jawab atas banquet section yang dia pimpin
  • Melakukan pengawasan dan Mengkoordinir semua staff yang berada di bawahnya serta memberikan pembinaan secara rutin agar pelayanan dibanquet tetap maksimal
  • Tetap menjaga hubungan baik dengan departement lain seperti dengan F & B Manager,Public Relation Manager, Sales Manager, Restaurant manager, Chief Engineering, Sous Chef, F&B Manager, Chief Security dan Executive Housekeeper
  • Memastikan kesiapan tugas dan seluruh staff. Dalam hal ini Banquet Manager harus memperhatikan dan mendengarkan input tamu serta menyelesaikan masalah yang harus dipecahkan.
  • Mengawasi operasional banquet hingga selesai.

Secretary

  • Membantu Banquet manager dalam menengani hal-hal yang bersifat administratif
  • Membuat laporan-laporan yang masuk, baik dari hasil rapat maupun laporan yang berasal dari pihak luar, termasuk pengaduan-pengaduan dan saran-saran dari tamu yang ada.
  • Selain itu secretary juga bertugas sebagai perantara sebelum bertemu dengan Banquet Manager, terutama yang menggunakan telepon

 Banquet Supervisor:

  • Memantau dan mengkoordinasi segala kegiatan, mulai dari menyiapkan kebutuhan acara sampai pelayanan kepada tamu.
  • Bekerja sama dengan tim kitchen, bar, ataupun bagian- bagian lain untukterciptanya suasana kerja yang baik.
  • Menghandle  segala keluhan dari tamu atau permintaan yang dibutuhkan tamu, juga mengecek segala peralatan yang ada
  • Membantu Banquet Manager jika mengalami kesulitan.
  • Bertanggung jawab langsung kepada Banquet Manager  atas segala kegiatan yang ada di Banquet serta mengawasi cara kerja semua bawahannya selama event masih  berlangsung.

 Banquet Captain

  • Membuat schedule ditambah dengan pembagian tugas sesuai jabatan masing-masing.
  • Menggambarkan konsep ruangan, pengaturan meja, kursi, meja buffet, mini garden, juga mengontrol dekorasi.
  • Mengontrol semua persiapan sebelum event dimulai.
  • Welcoming tamu yang akan datang sebelum menyerahkan lebih lanjut kepada waiter .
  • Membuat daily report
  • Melaporkan hasil kegiatan kepada supervisior dan banquet manager tentang hasil kerja selama event

Banquet Waiter 

  • Melaksanakan tugas yang sudah diinstruksikan oleh banquet captain.
  • Bertanggung jawab terhadap area yang merupakan bagian tugasnya, seperti kebersihan dan kerapian.
  • Mengecek  semua kelengkapan peralatan yang dibutuhkan untuk keperluan event nantinya, mulai dari table cloth, napkin, peralatan makan dan minum serta bagian-bagian lain-lain.
  • Mengatur ruangan kembali dengan sempurna setelah tamu meninggalkan ruangan.

Urutan Kegiatan Banquet

Sebelum kegiatan banquet ini diadakan, biasanya ada beberapa tahapan yang biasanya dilakukan antara pihak hotel dengan pihak yang ingin mengadakan banquet event. Bagaimana mekanismenya? Ini dia penjelasannya .

Sebelum Event

Pada saat proses dealing suatu event, pihak  Sales banquet akan menawarkan berbagai produk pelayanan dengan berbagai fasilitas disertai rincian biayanya. Pihak pelanggan akan memilih produk yang ditawarkan oleh pihak Banquet sesuai dengan keinginanya.

Dalam proses ini kedua belah pihak akan saling melakukan pendekatan, yang mana pihak diwakili oleh Banquet sales dan representative atau Banquet manager. Sedangkan pelanggan diwakili oleh tuan rumah atau panitia pelaksana. 

Hal ini dilakukan untuk mencapai kesepakatan yang nantinya technical meeting sebelum acara berlangsung yang melibatkan berbagai pihak terkait baik dari pihak hotel sendiri maupun dari pihak  pelanggan.

Setelah proses tersebut selesai dan kedua belah pihak sudah deal, selanjutnya adalah menandatangani surat perjanjian yang  berisi hak dan kewajiban masing-masing pihak.

Saat Event Berlangsung

Tahap inilah yang  merupakan saat yang dinantikan oleh tamu atas dasar kesepakatan yang telah dibuat bersama. Biasanya dalam pelaksaan ketika hari H, akan selalu ada perubahan-perubahan mendadaky ang muncul dari pihak pelanggan.

Jika perubahan tersebut sifatnya tidak terlalu krusial mungkin tidak menjadi masalah, akan tetapi jika tejadi sebaliknya maka akan menjadi masalah yang mengganggu.Karena itu pentingnya surat perjanjian diawal sebagai dasar kesepakatan bisa dijadikan pedoman dalam setiap penyelesaian masalah yang mungkin terjadi. 

Banquet service saat event berlangsung adalah sebagai berikut:

  • Preperation (persiapan menjelang pelaksanaa)
  • Service (pada saat acara berlangsung)
  • Clear up (begitu acara selesai segera dibersihkan dan dirapikan kembali seperti semula)

Setelah Event Selesai

Setelah acara selesai, hal-hal yang berkaitan dengan pembayaran sudah harus di finalisasi saat proses ini. Selain itu juga disini juga merupakan saat yang tepat bagi Banquet untuk menerima segala keluhan dan masukan dari pihak tamu atau pelanggan untuk perbaikan dan peningkatan service kedepannya.

Baca Juga :

Pengertian Buffet dan Jenis-Jenisnya

Jenis Menu Yang Ada Di Restaurant