Dalam praktik bisnis hospitality terkait batasan waktu, kita tidak hanya mengenal istilah due out tetapi juga due back hotel.
Hanya saja kedua istilah tersebut menjelaskan situasi yang berbeda di mana due out berkaitan dengan batas waktu check-out sementara due back untuk waktu check-in.
Nah, jika ingin mengtahui lebih jelasnya lagi, berikut ini pembahasan untuk mengenal due back hotel berserta jenis dan perbedaannya dengan due out.
Daftar ISI
Apa Itu Due Back Hotel?
Due back hotel adalah batas waktu tertentu dari pihak hotel untuk tamu datang dan melakukan check-in setelah reservasi.
Biasanya, setiap hotel memberlakukan kebijakan batas waktu due back yang berbeda-bedai berdasar jenis reservasinya.
Selain itu, beberapa hotel juga membuat aturan due back bukan hanya untuk waktu check-in tetapi juga batasan untuk konfirmasi pembayaran reservasi.
Aturan pembatasan waktu ini dilakukan dengan berbagai tujuan, utamanya untuk mengatur jadwal check-in dan check-out antar tamu agar tidak bentrok.
Selain itu, due back juga akan memudahkan Departemen Front Office untuk optimalisasi penggunaan kamar serta pengaturan logistik dan pelayanan fasilitas untuk tamu.
Konsekuensi Melewati Due Back Hotel
Dengan adanya penerapan batasan waktu, tamu juga berisiko menanggung konsekuensi melewati due back hotel, yang antara lain sebagai berikut.
1. Pembatalan Reservasi Sepihak
Jika tidak ada konfirmasi kelanjutan booking kamar melebihi waktu due back yang ditentukan hotel, maka akan ada risiko pembatalan reservasi sepihak.
Pasalnya, tamu yang memesan tanpa memberikan konfirmasi waktu kedatangan maupun pembayaran dianggap tidak datang untuk menginap di hotel.
Dengan begitu, pihak hotel akan melakukan tindakan lanjutan sesuai kondisi yang ada, seperti menjual kamar pada tamu lain atau mengenakan denda.
2. Kena Biaya Denda
Saat dianggap membatalkan reservasi karena melewati due back, kemungkinan besar hotel akan mengenakan biaya denda atau biaya tambahan lainnya sesuai kebijakan yang berlaku.
Tamu dianggap berstatus no show dan harus membayar biaya pembatalan reservasi, biasanya berupa hilangnya down payment yang sudah dibayarkan saat booking.
Pemberlakuan denda ini cukup banyak diatur sebagai kebijakan hotel untuk meminimalkan kerugian andai ada kamar yang batal terjual di menit-menit terakhir.
3. Kamar Dijual Kembali
Due back yang terlewat juga akan membuat kamar yang sudah dipesan dianggap batal ditempati dan hotel akan menjual kembali pada tamu lain.
Jadi, meski tamu akhirnya datang tidak akan mendapatkan kamar yang sudah dipesan karena melewatkan batas waktu konfirmasi yang diberlakukan oleh hotel.
Jenis Due Back Hotel
Berikut ini beberapa jenis due back hotel yang umum dikenal dan digunakan dalam bisnis hospitality.
1. Fixed Due Back
Jenis fixed due back memiliki batas waktu check-in yang tetap dan tidak bisa diubah hingga tamu tidak akan mendapat toleransi keterlambatan.
Jika datang terlambat atau melewati waktu due back hingga tamu tidak check-in tepat waktu, maka reservasi akan dibatalkan.
2. Flexible Due Back
Jenis due back selanjutnya yaitu flexible due back di mana batas waktu check-in yang berlaku bisa diubah atas izin dari hotel.
Biasanya, tamu akan diperbolehkan meminta perubahan jadwal check-in meski fleksibilitas waktu check-in tetap ditentukan oleh pihak hotel.
3. Auto Due Back
Berikutnya, ada jenis auto due back yang mana batas waktu check-in dari tamu secara otomatis diterapkan melalui sistem reservasi.
Artinya, pihak hotel tidak perlu melakukan konfirmasi manual dan reservasi akan otomatis batal saat tamu tidak check-in tepat waktu.
4. Guaranteed Due Back
Untuk jenis guaranteed due back yang relatif fleksibel, tamu diwajibkan membayar biaya tambahan jika ingin memastikan kamar tersedia.
Hanya saja, biaya pembatalannya akan cukup berdampak bagi tamu karena tarif yang diberlakukan relatif tinggi.
5. Non-Guaranteed Due Back
Non-guaranteed due back merupakan jenis due back di mana tamu tidak akan dikenakan biaya tambahan jika terjadi pembatalan reservasi karena tidak check-in tepat waktu.
6. Priority Due Back
Jenis due back priority diberlakukan bagi tamu VIP atau grup dengan batas waktu check-in khusus dan fleksibilitas perubahan jadwal.
Bahkan tamu VIP ini juga tetap mendapatkan layanan prioritas mengingat statusnya yang berbeda, seperti member loyality atau tamu pejabat dan selebriti.
7. Dynamic Due Back
Terakhir ada dynamic due back yang memberlakukan aturan perubahan batas waktu check-in sesuai ketersediaan kamar.
Biasanya, pihak hotel menyesuaikan jadwal check-in berdasar permintaan dari tamu dengan fleksibilitas tinggi.
Perbedaan Due Back dengan Due Out Hotel
Dalam bisnis perhotelan, ada perbedaan due back hotel dengan due out hotel yang cukup signifikan yang memudahkan pemahaman.
Perbedaan utama terletak pada batas waktunya, di mana due back hotel untuk menandai waktu check-in dan due out hotel untuk waktu check-out.
Selain itu, istilah due back digunakan untuk reservasi atau pemesanan kamar sementara due out untuk menandai akhir masa inap.
Contohnya, berlaku due back tanggal 3 Januari, artinya tamu diharapkan untuk datang dan check-in pada tanggal tersebut.
Sedangkan jika ada informasi due back tanggal 5 Januari maka tamu harus check-out dan meninggalkan kamar sesuai tanggal yang tertera tersebut.
Itulah tadi pembahasan untuk mengenal due back hotel berserta jenis dan perbedaannya dengan due out yang kami rangkum sebagai gambaran umum.
Berdasar informasi di atas, kamu akan lebih mudah dalam memahami due back hotel hingga bisa menerapkannya dengan tepat.
Selain itu, kamu juga bisa menemukan berbagai istilah dalam bisnis perhotelan lainnya untuk dipelajari agar wawasan di bidang hospitality semakin bertambah.
