Kehadirannya sudah tidak asing lagi yaitu seorang penerima tamu, seorang receptionist biasanya banyak dijumpai di hotel, cafe atau restoran dan juga kantor perusahaan. Resepsionis adalah orang yang bertugas untuk menyambut tamu di pintu depan atau lobby ketika tamu masuk.
Mereka juga harus menjaga kesan yang baik, selalu tersenyum, dan ramah terhadap tamu yang berkunjung.
Dengan hati-hati menanyakan keperluan para pengunjung, membantu setiap kebutuhan yang dicari serta berikut beberapa hal berkaitan dengan resepsionis sebagai berikut.
Daftar ISI
Apa itu Resepsionis?
Banyak yang berpendapat bahwa pekerjaan sebagai resepsionis adalah menyambut tamu saja, sebenarnya selain itu peran resepsionis sangatlah penting.
Bekerja menjadi seorang resepsionis tidak semudah yang dibayangkan, pekerjaannya tidak hanya itu dan sangat krusial.
Resepsionis diambil dari bahasa Inggris yang berarti receptionist.
Yang artinya penerima tamu atau resepsionis.
Biasanya seorang penerima tamu ditempatkan di lobi, meja kantor bagian depan dan ruang ruang tunggu sebuah gedung. Dalam beberapa bidang pekerjaan, posisi ini lebih dikenal dengan sebutan front desk agent.
Resepsionis Hotel
Di hotel pengertian resepsionis ialah salah satu section yang bertempat di Front Office department.
Tugasnya yaitu menangani tamu atau pengunjung yang check in, check out, pindah kamar dan membantu dalam menyampaikan informasi fasilitas hotel.
Seorang resepsionis harus bersikap ramah karena berinteraksi langsung dengan pengunjung, jika seorang receptionist ramah, menyapa pengunjung dan melayani tamu dengan baik maka para pengunjung akan merasa nyaman.
Sebagaimana kita tahu, industri hospitality memang identik dengan pelayanan dan keramah tamahan.
Tugas Resepsionis di Berbagai Instansi
Ada beberapa tugas seorang resepsionis yang harus diperhatikan.
Meski secara awam, tugas utama bagian front office menyampaikan informasi serta menjawab panggilan yang masuk untuk kemudian diarahkan ke panggilan yang tepat.
Namun ada beberapa tugas dan wewenang seorang resepsionis yang wajib dietahui :
- Memberikan informasi kepada pengunjung, mencatat semua data para tamu yang keluar maupun yang akan masuk.
- Menerima panggilan yang masuk kemudian menghubungkan kepada pihak yang dituju.
- Menghubungkan telepon kepada nomor yang dituju atas permintan beberapa pihak.
- Mendata dan melaporkan semua kegiatan secara periodik.
- Menerima dan menyambut tamu dengan sikap yang baik, ramah dan profesional dalam bertugas.
- Mencatat setiap nomor panggilan yang masuk dan keluar dalam log book.
Fungsi dan Tujuan Resepsionis
Sebagai salah satu jembatan antara manajemen perusahaan dan juga para tamu, maka seorang resepsionis harus memberikan informasi yang sesuai dan tempat mengenai perusahaan tersebut.
Pentingnya keberadaan seorang resepsionis tidak lepas dari peran pentingnya di dunia kerja. Ada beberapa fungsi dan tujuan seorang resepsionis sebagai berikut:
1. Menjadi Diploma
Receptionist diibaratkan sebagai diplomat dalam sebuah kantor dimana dapat menuntut bernegosiasi dengan tamu.
Sebagai seorang resepsionis harus mengetahui serta paham terhadap prosedur dalam menerima dan menyampaikan pesan.
Pesan tersebut dapat disampaikan melalui tulisan maupun lisan dengan cara yang baik dan mudah dipahami serta dengan bahasa yang baik dan sikap sopan.
Seorang resepsionis juga harus paham terhadap tamu, karena tamu tentu memiliki tujuan yang berbeda-beda.
Tugas dan fungsi selanjutnya dari resepsionis adalah memberikan keputusan dan juga tindakan seperti seorang diploma dengan mengikuti prosedur hotel atau kantor.
2. Sebagai Sumber Informasi
Seorang tamu akan menuju front office desk sebelum masuk dan sering menanyakan beberapa informasi pada seorang petugas penerima tamu.
Contohnya menanyakan keberadaan seseorang, fasilitas, nomor kamar, reservasi, dan masih banyak lagi.
Oleh karena itu receptionist harus menjadi seseorang yang dapat menjadi sumber informasi yang valid, dengan begitu tamu akan merasa senang.
Sehingga akan tercipta hubungan yang baik diantara para pengunjung dan pihak hotel atau perusahaan.
3. Record Keeper
Tugas dan fungsi selanjutnya dari resepsionis adalah sebagai record keeper, ada beberapa tamu yang datang untuk menitipkan pesan kepada seseorang.
Seorang penerima tamu juga harus paham terhadap prosedur dalam menerima dan menyampaikan pesan kepada pihak terkait.
Agar sesuai dengan standar operasional prosedur atau SOP resepsionis juga harus mampu berbahasa dengan baik melalui lisan maupun tulisan.
Sehingga untuk mencapai hal tersebut diperlukan pantauan langsung dari kepala manager.
4. Sebagai Sales
Seorang resepsionis juga bertugas menjadi sales, dimana setiap ada tamu yang datang resepsionis akan merekomendasikan jasa serta meyakinkan customer yang hari itu berkunjung.
Ada banyak hal yang dapat dijual di hotel contohnya saja kamar hotel, jasa penginapan dan produk lain di hotel.
Biasanya di hotel dikenal dengan teknik Up Selling.
Syarat Menjadi Resepsionis
Semakin banyak yang berminat menjadi seorang resepsionis atau bekerja di penginapan.
Itu karena gaji seorang receptionist cukup beragam dan lumayan mulai dari 2jt sampai 5jt.
Bagi kamu yang berminat untuk menjadi seorang penerima tamu, berikut syarat-syaratnya :
1. Keterampilan Pribadi
Keterampilan yang pertama yaitu keterampilan pribadi, dimana keterampilan yang satu ini dimaksudkan setiap resepsionis mampu mengatur pekerjaan dan menangani tamu serta mengurus setiap tamu yang datang.
2. Keterampilan Teknis
Keterampilan teknis resepsionis bisa dikatakan senagai kemampuan dalam menggunakan alat-alat pendukung.
Seperti kemampuan dalam menggunakan komputer dan mengolah data.
Kemampuan ini tidak semuanya berkaitan dengan komputer, ada beberapa alat pendukung lainya yang harus dikuasi.
Selain itu dapat menggunakan telepon dan menghubungkan kepada pihak yang bersangkutan. Serta mengetahui ilmu tentang struktur organisasi dan juga denah dari perusahaan.
3. Komunikatif
Kemampuan komunikasi merupakan modal bagi seorang resepsionis karena bekerja dan bertemu langsung dengan tamu. Selain itu resepsionis adalah tempat mencari informasi dan informasi harus dapat tersampaikan kepada tamu dengan baik dan mudah dimengerti.
Pengetahuan yang Harus Dimiliki Resepsionis
Tentu untuk mengambil pekerjaan harus mempunyai bekal ilmu, pengetahuan yang dimiliki seorang resepsionis meliputi hal-hal berikut ini.
1. Pengetahuan Khusus
Resepsionis bekerja dengan ketelitian dan menjadi hal yang sangat penting karena berhubungan dengan mengurusi tamu.
Aspek-aspek yang harus diperhatikan ketika melayani tamu bukan hanya menguasai bahasa yang santun saja tetapi bisa mengakses berbagai platform.
2. Pengetahuan Umum
Menjadi seorang resepsionis harus menguasai kemampuan umum, terutama dalam menerima tamu dari berbagai budaya dan suku bahkan perbedaan negara.
Sehingga sangat perlu mempelajari kultur dari budaya-budaya di luaran.
Bila sudah menguasai hal tersebut maka bisa menjadi senjata ampuh bekerja menjadi seorang resepsionis, terutama bisa berbahasa asing maka dapat menunjang karir yang lebih baik.
3. Perilaku dan Kepribadian
Menjaga agar meja dan alat-alat tersusun dengan rapi sehingga enak untuk dipandang, tamu akan merasa pelayan yang diberikan oleh resepsionis baik, bersih serta rapi menjadi bentuk ketaatan aturan seorang resepsionis dalam dunia kerja.
Menjadi seorang resepsionis harus mempunyai kepribadian yang gigih, cerdas, baik, sopan serta sedang menolong sesama.
Perilaku yang baik akan membuat jalanya kerja juga semakin baik, apabila perilaku kurang baik maka kerja juga akan kurang maksimal.
Menjadi seorang resepsionis adalah dambaan beberapa orang, selain gajinya yang lumayan menjadi seorang resepsionis juga dapat menambah ilmu yang baru.
Apapun pekerjaanya jika dilakukan secara sungguh-sungguh akan memperoleh hasil yang baik.
