Setiap bisnis pasti memiliki buku besar dan di hotel lebih familiar dengan sebutan front office ledger. Namun, ada beberapa tipe front office ledger di hotel yang wajib diketahui.
Masing-masing tipe dari buku besar yang ada di hotel ini memuat pencatatan transaksi keuangan antara tamu dan staf hotel di front desk terkait penjualan layanan atau produk.
Dibuat dengan sistem otomatis terkomputerisasi, buku besar digunakan untuk memastikan pengelolaan dari pendapatan dan pengeluaran hotel sudah tepat.
Lalu, apa saja tipe front office ledger di hotel? Simak pembahasan dalam artikel berikut ini untuk memudahkan pemahaman.
Daftar ISI
Apa Itu Front Office Ledger di Hotel?
Front office ledger adalah bentuk ringkasan informasi yang dikumpulkan dari biaya dan pembayaran di front office.
Informasi ini digunakan untuk mengelola pendapatan dan pengeluaran hotel mana pun berdasarkan salinan dari semua folio yang disimpan di front office hotel.
Awalnya dibuat secara manual dalam ‘T’ account, format front office ledger kemudian diubah menjadi jurnal otomatis dalam sistem komputerisasi yang cepat, tepat, dan akurat.
Tipe Front Office Ledger di Hotel
Ada 3 tipe front office ledger di hotel yang penting untuk dikenali dan dipelajari jika berada dalam industri perhotelan, yaitu sebagai berikut.
1. Guest Ledger
Tipe front office ledger hotel yang pertama adalah guest ledger atau dikenal juga dengan istilah front office ledger sementara.
Disimpan di front desk, buku besar ini mencatat semua transaksi keuangan dan jumlah bersih yang dibayar oleh tamu selama menggunakan layanan di hotel.
Layanan hotel yang dimaksud meliputi biaya akomodasi berupa pembayaran sewa kamar hingga layanan binatu, makanan, kolam renang, spa, dan fasilitas berbayar lainnya.
2. Deposit Ledger
Deposit ledger adalah tipe kedua dari front office ledger hotel yang menyimpan rincian simpanan pelanggan yang telah membayar akomodasinya terlebih dahulu tetapi belum tiba.
Begitu tamu tersebut tiba dan menyelesaikan proses check in, detail catatannya akan dialihkan guest ledger.
3. City Ledger
City ledger menjadi tipe front office ledger hotel berikutnya yang sering disebut juga sebagai non-guest ledger dan berisi ringkasan transaksi keuangan pelanggan non-tamu hotel.
Pelanggan non-tamu yang dimaksud adalah mereka yang belum memilih akomodasi di hotel tetapi menggunakan layanan lain dari hotel.
Biaya-biaya pembayaran layanan tersebut diarsipkan berdasarkan nomor kamar yang meliputi tagihan di kafe, bar, dan restoran hotel hingga toko suvenir.
Namun, kasir harus memverifikasi penghitungan biaya dan memastikan bahwa tagihan tersebut telah ditandatangani oleh tamu.
Manfaat Front Office Ledger Di Hotel
Sistem front office ledger di hotel dapat memberikan sejumlah manfaat, seperti peningkatan pendapatan melalui pencatatan yang akurat dan menghindari penipuan atau pencurian.
Akurasi ini penting mengingat tamu hotel membayar atas layanan yang diterima hingga jumlah pembayaran yang ditagih harus akurat.
Berikut ini beberapa manfaat front office ledger di hotel.
- Mencatat, menyortir, merangkum, memverifikasi, dan menghitung semua transaksi keuangan dengan tamu hotel secara akurat demi menghemat waktu pada saat penyelesaian pembayaran.
- Menunjukkan posisi keuangan pada waktu tertentu.
- Memungkinkan staf yang menangani cek tamu dan mengetahui besaran piutang.
- Membantu buku besar menghindari masalah kelalaian akibat pencatatan manual yang berpotensi mendatangkan kerugian.
- Membantu dalam membuat tagihan terperinci dengan mudah.
- Memudahkan staf dalam mengelola daftar tamu dan lamanya tamu menginap di hotel.
- Memungkinkan staf untuk menghitung tarif kamar berdasarkan waktu yang dipesan.
- Sebagai rujukan di masa mendatang jika membutuhkan riwayat pencatatan transaksi di front desk.
- Menjaga hubungan yang sehat dengan tamu atas dasar kepercayaan dibangun dalam pencatatan transaksi yang bersih.
- Membantu dalam membuat laporan laba rugi hotel dengan mudah.
- Meminimalisir upaya penipuan staf karena detail setiap transaksi dicatat.
- Memungkinkan pemeriksaan barang habis pakai dan stok dapat diperiksa silang berdasarkan catatan dalam buku besar.
- Membantu pihak hotel dalam pengendalian persediaan.
- Menghubungkan transaksi dengan dampak keuangan terhadap operasional hotel.
- Memberikan gambaran yang jelas tentang jumlah pendapatan yang dihasilkan hotel dan besaran pendapatan yang dibelanjakan.
Demikianlah informasi tentang tipe front office ledger di hotel lengkap dengan manfaat yang didapat saat menggunakan sistem ini.
Pemahaman terkait informasi di atas memungkinkan pelaku bisnis perhotelan menerpakan pembukuan yang tepat, cepat, dan akurat.
