Front Office Hotel adalah salah satu pekerjaan yang sering ditemukan di brosur lowongan kerja karena prospeknya yang bagus. Pada dasarnya front office adalah orang yang bekerja untuk menyambut pelanggannya dengan baik.
Jadi, bisa dikatakan front office di hotel adalah orang yang melayani pelanggan hotel untuk mempersiapkan pemesanan kamar yang diinginkan oleh pelanggannya.
Namun, jika ditelusuri secara lebih mendalam, ada beberapa tugas yang dimiliki oleh front office sampai dengan gajinya.
Daftar ISI
Apa itu Front Office Hotel?
Pekerjaan front office memiliki peran penting dalam suatu perusahaan. Front office disebut dapat mencerminkan wajah hotel yang dikelola. Front office hotel adalah representasi dari divisi hotel yang langsung menangani pelanggan.
Contohnya adalah memberikan pelayanan pelanggan, penjualan, sampai melakukan transaksi antara pengunjung hotel dan front office. Adanya front office ini penting untuk menghasilkan pendapatan bagi hotel.
Tidak hanya ada istilah front office, ada juga back office yang berguna untuk mendukung SDM, teknologi, akuntansi, sampai fungsi administrasi.
Anda bisa dengan mudah mengenali pekerja front office karena biasanya ada di bagian depan atau di lobi setelah pintu masuk hotel. Front office ini adalah bagian pertama dari interaksi yang terjadi antara pelanggan dan organisasi.
Contohnya adalah bagian resepsionis yang ada di pintu masuk utama hotel. Di dalam industri perhotelan, tugas dari front office sendiri terletak di bagian paling depan guna memberikan jasa dan melayani tamu dengan baik.
Jadi, untuk menjadi front office di hotel diperlukan adanya skill komunikatif, ramah, serta solutif untuk menjawab pertanyaan pelanggannya dengan baik.
Tugas Front Office Hotel
Peran front office ini sangat penting dalam bisnis perhotelan. Hal ini karena pekerjaannya dapat mempengaruhi penghasilan dari hotel tersebut. Departemen ini juga yang nantinya akan memberikan pelayanan selama tamu hotel menginap.
Kepuasan pelanggan ini yang nantinya dapat meningkatkan pemasukan hotel dan promosi secara tidak langsung sehingga dapat meningkatkan pendapatan. Adapun untuk lebih detailnya tentang tugas front office di bidang perhotelan, yaitu sebagai berikut:
1. Melayani Check in dan Reservasi
Tugas dari staff FO hotel yaitu memberikan pelayanan terkait dengan pelanggan yang ingin melakukan check in dan reservasi.
Untuk melakukannya, perlu dilakukan dengan great the guest (menyapa tamu) dengan baik.
Hal ini merupakan standar yang dilakukan oleh industri perhotelan. Nantinya, FO akan menawarkan bantuan dan marketingnya untuk mempromosikan produk yang ada di hotel.
Tidak hanya itu, staf fornt office harus paham dengan baik apa itu guest cycle di hotel, agar tamu mendapatkan haknya mulai dari check in hingga departure.
2. Register The Guest
Selanjutnya, seorang FO juga memiliki tugas untuk meminta bukti identitas pelanggannya untuk validasi pendaftaran produk hotel. Identitas ini bisa dengan menggunakan KTP atau paspor untuk dijadikan jaminan.
Front office harus memastikan identitas tersebut benar agar memudahkan pendataan dan tidak adanya unsur penipuan. Setelah dicek, barulah dilakukan pendaftaran sebagai tamu hotel. Terakhir, yaitu isi registration card dan tamu hotel harus memberikan tanda tangan.
3. Assign a Room
Tugas berikutnya yaitu memberikan kamar pada tamu sesuai dengan kesepakatan sebelumnya baik itu dari nomor kamar yang diinginkan, fasilitas, sampai kelas kamar tersebut. Pemberian izin menginap tersebut ditandai dengan penyerahan kunci kamar.
4. Room The Guest
Tugas front office hotel lainnya yaitu mengarahkan tamu untuk menuju ke kamarnya. Mereka biasanya meminta karena hotel identik dengan tempat yang luas. Bagi pengunjung yang pertama kali pastinya bingung untuk mencari kamar mereka.
Front office harus memberitahukan tempat kamarnya dengan jelas.
5. Pemberian Informasi
Semua informasi yang ingin diketahui oleh pelanggan biasanya melalui front office. Oleh sebab itu, FO harus mengetahui dasar ilmu tentang pertanyaan seputar hotel.
Contohnya adalah fasilitas hotel, kegiatan hotel, diskon, dsb.
Informasi tersebut tidak hanya berasal dari resepsionis tetapi ada juga staf bagian informasi yang memberitahukannya pada pelanggan.
6. Menangani Komplain Tamu Hotel
Tugas dan tanggung jawab front office hotel tidaklah mudah. Anda juga harus menangani komplain yang diberikan oleh pelanggan hotel.
Front office harus paham mengenai standar dalam menghadapi sekaligus mengatasi komplain tamu hotel, dan tentunya juga memberikan solusi.
Semua itu dipelajari ketika Anda sudah menjadi front office. Tidak boleh memberikan solusi yang salah karena ini dapat mempengaruhi citra perusahaan hotel Anda.
7. Laporan / Night Audit
Tugas lainnya yang dimiliki oleh FO adalah membuat laporan tentang tingkat hunian kamar di hotel (occupancy). Pekerjaan ini dilakukan terutama bagi petugas FO shift malam atau biasa disebut dengan night audit hotel.
Hal tersebut dengan tujuan agar staf di shift berikutnya bisa mengatur operasional kamar dengan baik.
Jadi, FO tidak hanya menyediakan layanan, tetapi juga membuat laporan terkait dengan jumlah pengunjung hotel.
8. Bellboy
Bellboy adalah bagian FO yang memiliki tugas untuk membantu membawa barang tamu saat melakukan check in, check out, sampai pindah kamar.
9. Up selling
Up selling adalah salah satu tugas yang dilakukan oleh seorang staff Front Office di Hotel.
Upselling merupakan menawarkan produk-produk atau fasilitas tambahan di hotel agar semakin banyak produk hotel yang terjual.
Misalnya menawarkan laundry di hotel, layanan dinner.
Baca juga: 19 Tips Up Selling di Hotel Untuk Front Office Section
Struktur Organisasi Front Office
Di bidang perhotelan, ada struktur organisasi di bagian front office yang bergantung pada ukuran bisnis, ukuran fisik, dan kebijakan pada masing-masing hotel. Jabatan tertinggi dalam front office adalah manager front office sebagai pemimpinnya.
Manager ini membawahi beberapa jabatan lagi, diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Divisi Reservasi
Tugas dari divisi ini adalah menangani permintaan dan pemesanan pelanggan untuk mendapatkan pelayanan. Biasanya disebut dengan staf reservasi.
2. Divisi Resepsionis
Staf resepsionis memiliki tugas dalam hal menerima tamu dan membantunya untuk registrasi berdasarkan pendaftaran yang sudah pelanggan tersebut lakukan.
3. Divisi Guest Service
Nama stafnya adalah guest staff, bell staff, atau disebut juga dengan concierge. Tugasnya yaitu membawa barang bawaan para tamu, mengirimkan surat kabar, menangani surat tamu hotel, membantu parkir mobil, dsb.
Semua pelayanan tersebut yang memberikan kepuasan bagi para tamu hotel karena dapat menikmati kemudahan dalam menginap disana.
4. Divisi Account
Jabatan front office berikutnya adalah divisi accounts yang terdiri dari staf kasir. Adapun tugasnya yaitu menangani transaksi pelanggan dan pembayarannya.
Kemudian, melakukan pelaporan kepada manajer akuntan.
Selain itu, tugasnya juga sama seperti yang sempat disinggung sebelumnya yaitu membuat laporan untuk pekerja shift malam ke bagian front office dan akuntan.
5. Divisi Komunikasi
Bagian terakhir dari front office hotel adalah divisi komunikasi. Stafnya disebut sebagai switchboard operator yang memiliki tugas dapat menangani komunikasi departemen yang ada di hotel agar terjalin kerjasama yang baik.
Selain itu, komunikasi ini juga dilakukan untuk menjalin dengan pihak pelanggan hotel.
Gaji Front Office Hotel
Berdasarkan data dari IDN Times, gaji karyawan hotel terbilang cukup tinggi. Oleh sebab itu, ini merupakan karir dengan peluang bagus untuk masa depan.
Front office crew atau banyak yang menyebutnya sebagai resepsionis adalah pekerjaaan yang bertanggung jawab dalam melayani tamu hotel. Selain itu, tugas dari FO masih banyak lainnya yang berkaitan dengan tamu hotel seperti yang sudah dijelaskan di atas.
Adapun untuk gajinya juga bervariasi tergantung tempat hotel dan kelas hotel tersebut. Semakin tinggi bintangnya, maka kesempatan untuk mendapatkan gaji yang besar juga semakin tinggi.
Rata-rata gaji FO menurut IDN Times adalah sekitar Rp 2,5 juta sampai Rp 5 juta. Bekal yang harus dimiliki ketika tertarik untuk menjadi FO adalah harus punya beberapa keterampilan seperti hospitality, komunikatif, informatif, ramah, sopan, dan bertanggung jawab.
Selain itu, seorang front office juga harus memiliki kepribadian yang baik dan tidak boleh gampang emosian.
Anda harus menjaga emosi dengan baik ketika berhadapan dengan tamu hotel agar pelayanan yang didapat menjadi memuaskan dan tidak memperburuk branding hotel Anda.
Baca juga: Yuk Simak Besaran Gaji Kerja di Hotel Terbaru, Lengkap Semua Posisi!
Bedanya Front Office dan Back Office
Untuk mengetahui perbedaan secara mendalam terkait front office dan back office, simak beberapa poin berikut:
- Front office berfokus pada pendapatan bisnis, sedangkan back office berfokus pada mengurangi biaya operasional.
- Front office melayani dan berinteraksi langsung dengan pelanggan sedangkan back office lebih berinteraksi secara tidak langsung.
- Strategi front office untuk pengembangan sedangkan back office lebih bertanggung jawab pada kegiatan manajemen penyesuaian.
Penutup
Demikian penjelasan penting mengenai front office hotel. Front office adalah garda terdepan dari citra perhotelan yang ada.
Oleh sebab itu, jika Anda tertarik menekuni karir ini, persiapkan dengan matang agar mampu memberikan pelayanan terbaik dan meningkatkan pendapatan hotel.
